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 Identificar diferentes métodos electrónicos para editar  documentos. Describir aspectos para la ediciones electrónica d...
 Las tecnologías que surgen cada día originan un  constante cambio en las tareas que se realizan en la  oficina. Aunque a...
 Las comunicaciones electrónicas hacen posible el  intercambio de información para recibir  recomendaciones y así produci...
 Los documentos generados a través de un  programa de reconocimiento de voz, o dictados o  generados directamente a la co...
 La destreza de editar electrónicamente  documentos (edición de texto) requiere de  conocimiento en el uso de diferentes ...
 El uso de diccionarios (Speller o Thesaurus) es una  de las funciones que todo personal de oficina debe  saber. También...
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 La transcripción de dictado requiere que el  profesional administrativo posea las siguientes  destrezas:    Concentraci...
 Los programas para dictado integrados a las  computadoras proveen las instrucciones tanto  para grabar como para transcr...
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 Cont…    Acordar el lugar donde ubicará los documentos que     utilizara como referencia para la transcripción.    Com...
 El profesional administrativo debe recordar que  es su responsabilidad la custodia de todo tipo de  información en la of...
 La persona que ha aprendido la destreza de anotar  información usando un método de escritura rápida,  como la escritura ...
 La destreza de algún método de escritura rápida  permite que el mensaje se tome con rapidez, y esto  hace posible que la...
 El proceso de tomar dictado de persona a persona en  una oficina puede dividirse en tres fases:  Preparación para tomar...
 Etapa de tomar dictado. El profesional administrativo  debe:     Ocupar un lugar frente a la persona que va a dictar.  ...
 Etapa de transcripción. Durante esta etapa el  profesional administrativo debe:     Leer cuidadosamente el dictado, ins...
   Localizar y organizar los materiales para transcribir.   Utilizar un atril para colocar la libreta de dictado .   Al...
   Someter el documento para la firma del ejecutivo.   La correspondencia general puede esperar hasta que se    hayan tr...
 La correspondencia comercial no solamente tiene que  estar correcta en el contenido, sino que su apariencia  debe seguir...
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  • Esta tarea de edición requiere un profesional de la oficina competente en las destrezas de redacción, que aplique las reglas de puntuación y cree un documento en el formato final correspondiente.
  • La producción de documentos en grupos tiene la ventaja de que todos los miembros pueden aportar sus sugerencias individualmente o circular una copia del documento, de tal forma que cada editor trabaje sobre cada recomendación.
  • #2: A través de la internet se pueden hacer consultas a diccionarios o fuentes de referencia. Ejemplo la Real Academia Española: www.rae.es
  • El profesional de oficina que crea o edita el documento puede reenviarle el mismo por coreo electrónico a su jefe con las correcciones ya incorporadas o con las recomendaciones marcadas en la pantalla para que él decida si las acepta. Este documento regresa al profesional con las indicaciones finales del ejecutivo para su impresión en el papel correspondiente o para su envió electrónico.
  • #1: Grabar el documento con …: por si desea ver en el futuro las recomendaciones que sugirió. #2: Enviar el…: con los cambios incorporados o con los cambios marcados destacados en la copia original.#3: Generar…: si así lo desea, para darle lectura en su forma final.Este método todavía se utiliza en reuniones de juntas, en grupos de trabajo y en conferencias, entre otros.
  • #2: las computadoras ya tienen integrado un micrófono que facilita el dictado
  • Independientemente del medio que se utilice, es responsabilidad del profesional administrativo utilizar el dictado para crear un documento que esté aceptable en estilo y formato, y correcto en cuanto a redacción, puntuación y gramática.
  • #1: Todo material que este grabado en una cinta o disco y cuyo contenido es confidencial debe protegerse de personas que no deben tener acceso a la información.#2: Aquellos profesionales de oficina que poseen rapidez al entrar texto también pueden tomar dictado a la computadora y luego dedicar un tiempo para la edición—cotejo de la ortografía, puntuación y formato del documento. #3: Otra de las tendencias más utilizadas es que los ejecutivos crean sus documentos directamente a la computadora y los envían por correo electrónico para que el profesional administrativo le dé el formato correcto y coteje la redacción y la gramática.
  • #1: Estas destrezas adicionales contribuyen a la realización de un trabajo mas eficiente y por ello hacen al empleado mas valioso.
  • #6: Se escribe la fecha del día en el lado inferior derecho de la pág.
  • #1: Solo la primera pág.. de una carta lleva membrete y las de mas un header con el nombre, # de Pág. y fecha. El tamaño del sobre que se usa es el llamado #10.#6 (ultimo): Debe verificar la dirección del destinatario.
  • #2: Colocar en un cartapacio el material transcrito para someterlo a la firma del ejecutivo.#4 (ultimo): Suplir al ejecutivo una copia de los símbolos de corrección de pruebas mas utilizados para que los mantenga accesible y los utilice cuando vaya hacer correcciones en los trabajos.
  • Transcript of "Edición electrónica, dictado y transcripción de documentos"

    1. 1.  Identificar diferentes métodos electrónicos para editar documentos. Describir aspectos para la ediciones electrónica de documentos. Identificar los usos de la escritura rápida para procesar información en la oficina. Identificar las fases en el proceso de tomar dictado y transcribir documentos. Aplicar técnicas correctas al tomar dictado y transcribir de escritura alfabética abreviada o taquigrafía. 2
    2. 2.  Las tecnologías que surgen cada día originan un constante cambio en las tareas que se realizan en la oficina. Aunque aparezcan obsoletas las destrezas para tomar dictado y transcribir todavía son de gran importancia en la oficina. Las nueva destreza de edición electrónica de documentos es vital en todo profesional de oficina. 3
    3. 3.  Las comunicaciones electrónicas hacen posible el intercambio de información para recibir recomendaciones y así producir documentos finales. La tecnología de reconocimiento de voz y programas para dictado a través de la computadora, han impactado la oficina moderna para satisfacer la necesidad de generar documentos con rapidez. 4
    4. 4.  Los documentos generados a través de un programa de reconocimiento de voz, o dictados o generados directamente a la computadora hacen posibles la creación de un documento digital. Sin embargo un documento originado así no se considera un documento final hasta que se haya trabajado en él para producir un documento de calidad. 5
    5. 5.  La destreza de editar electrónicamente documentos (edición de texto) requiere de conocimiento en el uso de diferentes diccionarios, funciones y hasta programas para traducir información. La función Track Changes de MS Word permite que el autor del documento vea las recomendaciones que recibe del editor y acepte o rechace los mismos. 6
    6. 6.  El uso de diccionarios (Speller o Thesaurus) es una de las funciones que todo personal de oficina debe saber. También debe utilizar la función de división de palabras al terminar cada línea de escritura. 7
    7. 7.  En la edición electrónica de documentos se aplican muchos de los aspectos de las destrezas de transcripción de documentos. La edición de texto en un escrito electrónico implica:  la aportación de ideas  Sugerencias  correcciones de redacción  Sintaxis  ortografía  concordancia 8
    8. 8.  Recomendaciones para la producción final de documentos generados mediante métodos electrónicos:  Abrir una carpeta y asignarle un nombre apropiado.  Grabar el documento original en esa carpeta.  Activar la función para editar (Track Changes).  Selecciona la forma que desea que aparezcan sus recomendaciones (color de texto, tipo de letra, subrayado, etc.).  Incluir todas las recomendaciones y sugerencias. 9
    9. 9.  Cont…  Grabar el documento con los cambios visibles en pantalla con otro nombre o identificación.  Enviar el documento al autor en la forma acordada.  Generar un documento final con los cambios incorporados.  Dar el formato final al documento y utilizar la impresión o distribución electrónica acordada. Otro método electrónico para generar documentos es el dictado a máquina. 10
    10. 10.  Aún está vigente en algunas oficinas el grabar la información utilizando equipo de grabación. Hay oficinas en las que el ejecutivo prefiere grabar el dictado en alguna forma magnetofónica o electrónica. Este método de dictado es el mas económico, ya que utiliza el tiempo de una sola persona. 11
    11. 11.  La transcripción de dictado requiere que el profesional administrativo posea las siguientes destrezas:  Concentración al  Conocimiento del idioma escuchar en el se transcribe  Rapidez al  Conocimiento del mecanografiar vocabulario especializado de un material en  Destrezas en el uso de particular (legal, medico) computadoras 12
    12. 12.  Los programas para dictado integrados a las computadoras proveen las instrucciones tanto para grabar como para transcribir. Cuando el profesional administrativo tiene que transcribir un dictado debe tener en cuenta lo siguiente:  Asegurarse de que el programa, la maquina para transcribir, las bocinas y audífonos estén en buenas condiciones. 13
    13. 13.  Cont…  Escuchar atentamente y concentrarse en lo que se dicta.  Transcribir los documentos que tengan prioridad.  Escuchar el dictado por frases mientras mantiene un ritmo de transcripción continuo.  Al terminar el documento, escuchar la grabación en forma corrida mientras coteja. 14
    14. 14.  Cuando el ejecutivo acostumbra dictar a máquina, es responsabilidad del profesional de oficina:  Mantener el equipo (grabadora, micrófono) o programa en buen estado.  Coordinar el mantenimiento adecuado y la ubicación del equipo en el lugar acordado.  Ordenar los materiales que utilice el equipo y mantenerlos en un lugar accesible.  Compartir con el ejecutivo sugerencias para mejorar la calidad del dictado. 15
    15. 15.  Cont…  Acordar el lugar donde ubicará los documentos que utilizara como referencia para la transcripción.  Compartir con el ejecutivo literatura sobre técnicas de dictado.  Proveer al ejecutivo la literatura del equipo que utiliza para dictar para su referencia. 16
    16. 16.  El profesional administrativo debe recordar que es su responsabilidad la custodia de todo tipo de información en la oficina. Dictado directo a la computadora… Creación directa en la computadora… 17
    17. 17.  La persona que ha aprendido la destreza de anotar información usando un método de escritura rápida, como la escritura abreviada y la taquigrafía, ofrecen a la empresa un valor agregado (value added). Es importante que la persona que conoce estas destrezas las practique frecuentemente para no perder la rapidez ni olvidarlas. 18
    18. 18.  La destreza de algún método de escritura rápida permite que el mensaje se tome con rapidez, y esto hace posible que la correspondencia y los asuntos diarios de la oficina se procesen rápidamente. La escritura alfabética abreviada o la taquigrafía se puede utilizar para tomar:  Instrucciones  Dictado de correspondencia  Mensajes telefónicos comercial directamente del ejecutivo.  Notas en una conferencia  Minutas en una reunión 19
    19. 19.  El proceso de tomar dictado de persona a persona en una oficina puede dividirse en tres fases:  Preparación para tomar dictado. El profesional administrativo debe tomar en consideración lo siguiente:  Tener listo los materiales que va a utilizar (libreta, lápices o bolígrafos, bandas elásticas y sujetadores (clips).  Separar cada dictado con una raya en la pagina de la libreta.  Sujetar las págs. de la libreta utilizadas para dictados anteriores con una banda elástica.  Identificar la fecha del dictado. 20
    20. 20.  Etapa de tomar dictado. El profesional administrativo debe:  Ocupar un lugar frente a la persona que va a dictar.  Escuchar atentamente y concentrarse en lo que se dicta.  Utilizar las interrupciones o pausas del que dicta para:  Leer el documento  Hacer anotaciones (en rojo) sobre preguntas o dudas que hayas surgido.  Antes de reanudar el dictado leer en voz alta la ultima oración que se dicto para saber donde se debe continuar.  Enumerar los diferentes documentos del dictado.  Colocar el material de referencia con el escrito hacia abajo. 21
    21. 21.  Etapa de transcripción. Durante esta etapa el profesional administrativo debe:  Leer cuidadosamente el dictado, insertas preguntas, marcar párrafos y buscar en el diccionario cualquier palabra sobre la que tenga duda.  Transcribir los documentos tan pronto como sea posible.  Asegurarse de transcribir oraciones completas.  Verificar los datos que se incluyen en los documentos (fechas, horas, cantidades, nombres).  Transcribir los documentos que tengan prioridad, basándose en la urgencia que refleja el contenido. 22
    22. 22.  Localizar y organizar los materiales para transcribir. Utilizar un atril para colocar la libreta de dictado . Al transcribir leer por frases para tomar el sentido de lo que se esta transcribiendo. Trazar una línea diagonal (roja) para indicar la parte del dictado que ya se transcribió. Al terminar, cotejar las notas con la transcripción para asegurarse que no se omitiera oraciones o párrafos. Cotejar cuidadosamente en pantalla el documento transcrito antes de imprimirlo. 23
    23. 23.  Someter el documento para la firma del ejecutivo. La correspondencia general puede esperar hasta que se hayan transcrito varios documentos. Incluir con el documento a ser firmado, el sobre correspondiente y cualquier anexo que acompañará el documento Orientar al ejecutivo sobre los forma en que se hace las correcciones en los documentos transcritos. 24
    24. 24.  La correspondencia comercial no solamente tiene que estar correcta en el contenido, sino que su apariencia debe seguir las normas vigentes en formato y estilo. La calidad total – la exactitud junto con la rapidez- es un requisito indispensable en todo trabajo que genera el profesional administrativo. Todo profesional de oficina debe consultar y usar continuamente manuales de referencias y textos para mantenerse al día sobre la producción tipográfica de documentos. 25
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