Presentazione Conservazione Sostitutiva

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Presentazione Conservazione Sostitutiva

  1. 1. OMAT 2011 – Milano 5-6aprile
  2. 2. La nostra storia • Esperienza ventennale nell’Outsourcing • Partner di aziende leader nei rispettivi settori (al di là delle dimensioni) • B.P.O. 2 All contents are property of INDICOM
  3. 3. Alcuni numeri • Oltre 1.400.000 fatture fornitori all’anno • 70.000 pagine al giorno • 10.000.000 di pagine all’anno in Cons. Sostitutiva • 150.000.000 pagine online • oltre 50 risorse specializzate 3 All contents are property of INDICOM
  4. 4. Flussi C.S. Fatture Attive Fatture Passive Produzione PDF e indici Scansione docum. cartacei Abbinamento indici- Indicizzazione immagini C ontr Firma PDF? Firma PDF olli Produzione XML, firma e marca temporale 4 All contents are property of INDICOM
  5. 5. CS in outsourcing:VANTAGGI • Delega della Responsabilità • Delega dell’Operatività • Costi HW E SW • Sicurezza dei dati • Possibilità di esibizione on-line • Redazione del Manuale della Conservazione • Conoscenza Normativa / Aggiornamento costante 5 All contents are property of INDICOM
  6. 6. CS in outsourcing:PUNTI diATTENZIONE • Gestione documenti analogici ricevuti in formato elettronico • Modalità di firma dei documenti • Gestione originali unici (da non macerare) • Gestione allegati alle fatture (esibizione, macero) • Modalita’ indicizzazione (possibili errori) • Controlli da estendere a tutti i dati • Firma documenti perchè siano opponibili a 6 terzi All contents are property of INDICOM
  7. 7. C.S. Ciclo PassivoFatture cartacee Presa in Carico Stampa mailFatture via mail 7 All contents are property of INDICOM
  8. 8. 1° punto di attenzione :Stampa Fatturemail • Obbligo di stampa per le fatture arrivate via mail • Apposizione del protocollo progressivo sulla fattura 8 All contents are property of INDICOM
  9. 9. C.S. Ciclo Passivo Preparazione Gestione Presa in Carico Stampa mail originali uniciFatture Fornitori 9 All contents are property of INDICOM
  10. 10. 2° punto di attenzione :Originali unici • ORIGINALI UNICI da non macerare (Bolle doganali, Schede carburante, Fatture RSM…) • ALLEGATI da non macerare (D.D.T. originali, formulario di macero...) • ALLEGATI da non esibire (mail, documenti interni…) 10 All contents are property of INDICOM
  11. 11. C.S. Ciclo Passivo Gestione Presa in Carico Stampa mail Preparazione allegatiFatture Fornitori Controlli Indicizzazione Scansione 11 All contents are property of INDICOM
  12. 12. 3° punto di attenzione :Controlli • Sequenza fatture e completezza archivio • Criteri per gli indici (es. P.IVA per fornitori esteri) 12 All contents are property of INDICOM
  13. 13. C.S. Ciclo Passivo Gestione Presa in Carico Stampa mail Preparazione allegatiFatture Fornitori Opponibiltà a terzi Controlli Indicizzazione Scansione 13 All contents are property of INDICOM
  14. 14. 4° punto di attenzione :Opposizione a terzi • Firma digitale su ogni documento perchè sia opponibile a terzi • Firma di chi? 14 All contents are property of INDICOM
  15. 15. C.S. Ciclo Passivo Gestione Presa in Carico Stampa mail Preparazione allegatiFatture Fornitori XML, firma e Opposizione a terzi Controlli Indicizzazione Scansione marca 15 All contents are property of INDICOM
  16. 16. 5° punto di attenzione :Firma digitale • Chi firma realmente? • Quale modalità? • Quali strumenti? 16 All contents are property of INDICOM
  17. 17. Grazie per l’attenzione e … buon lavoro!! roberto.chieselli@indicom.biz 17 All contents are property of INDICOM

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