TW tagungswirtschaft: Fresh Hybrid Conference "Alleine, aber doch gemeinsam"

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How Can I Be Social (HCIBS) shares inspiration by facilitating meaningful conversations & online publications.

This article apeared in the German magazine for the events and meetings industry "TW tagungswirtschaft". The interview was initiated after Gerrit Heijkoop was a hybrid host and presenter for the online audience at the FRESH Conference in Copenhagen, Denmark on Tuesday January 15th 2013. Offical hashtag of the event was #FRESH13.

Text: Frank Wewoda

HYBRIDKONFERENZ „Allein, aber doch gemeinsam“

Gerrit Heijkoop, der die Web- Ausgabe der Fresh Conference in Kopenhagen moderierte, verrät, wie Online-Zuschauer aktiviert und bei der Sache gehalten werden können.

Gerrit Heijkoop (32) aus Amsterdam ist ein selbstständiger Social-Media-Berater und Redner. Heijkoops Firma „How Can I Be Social?“ (HCIBS) war unter anderem bei der Imex 2012 in Frankfurt und Las Vegas mit der Social- Media-Berichterstattung befasst. Der Niederländer arbeitete nach dem Studium einige Jahre als fest angestellter Unternehmensberater, bevor er seine eigene Firma gründete.

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TW tagungswirtschaft: Fresh Hybrid Conference "Alleine, aber doch gemeinsam"

  1. 1. THE GLOBAL MAGAZINE FOR MEETING PROFESSIONALS | www.tw-media.com 1 tagungswirtschaft HYBRIDKONFERENZ 1 „Allein, aber dochtagungswirtschaft tw gemeinsam“ Gerrit Heijkoop, der die Web- Ausgabe der Fresh Conference in Kopenhagen moderierte, verrät, wie Online-Zuschauer aktiviert März 2013 | 37. Jahrgang | D3285 und bei der Sache gehalten werden können. DAS GUTE KANN KEYNOTE SO NAH SEIN Erhebende Incentives sind keine Frage des Budgets. Auf die Idee kommt es an! CORPORATE EVENTS „Es muss bayrisch COMPLIANCE bleiben!“ Von Geistern und Gesetzen Wie die Jochen-Schweizer- Gruppe Hüttenkrimis und „Compliance“ rasselt schauerlich mit Ketten, Knebeln und dem Strafgesetzbuch, stoppt Veranstaltungen und Dax-Konzerne unter einen März 2013 | 37. Jahrgang | D3285 sorgt für Sprachlosigkeit. Doch muss das sein? Sepplhut bringt. MBTM Highlights von der Premiere. M:CON Chefdiplomat Johann W. Wagner soll es richten. MCH Neubau in Basel eröffnet.
  2. 2. FRESH CONFERENCE 2013 Selbstversuch im Konferenz-Labor 138 Delegierte reisten zur Fresh Conference nach Kopenhagen, 31 Teilnehmer loggten sich per Web „live“ ein. Alle diskutierten sie, wie Inhalte effektiv vermittelt werden und in die Köpfe möglichst vieler Teilnehmer gelangen. Als unterstützende Faktoren auf dem Prüfstand waren Apps ebenso wie Impro-Theater oder unkonventionelle Be- stuhlung. Die Meeting-Architecture-Bewegung vergewisserte sich ihrer Ziele und holte neuen Schwung. 138 Delegierte wagten 2013 den Selbstversuch im die Konkurrenzsituation hin, in der sich auch wissen- Konferenz-Labor. Dieser Vergleich drückt den Cha- schaftliche Verbände oft befinden. Immer mehr jün- rakter des Programms jedenfalls gut aus: Mit gehöri- gere Teilnehmer im Saal hätten Frontalvorträge ger Experimentierlust setzten die Veranstalter ihre und die herkömmliche, eher hierarchisch geprägte Teilnehmer einer Fülle an Konzepten, Apps und Soft- Beteiligung an Diskussionen satt. „Die verlassen ware zu Einbindung, Aktivierung und Networking aus. einfach den Saal, wenn sie einen Vortrag für nutzlos Nach zweieinhalb Tagen waren viele erschöpft. Man- halten“, gibt Mutschlechner zu bedenken. cher sehnte sich fast nach Frontalberieselung oder Um Teilnehmerfrust zu verhindern, engagieren Ver- Nichtstun. So ging es jedenfalls Lotten Tegstam Welin- anstalter, die es sich leisten können, gerne auch der, Meetingplanerin bei Ikea Services im schwedi- Dienstleister wie die Habegger AG. Dort ist Samuel „Die Spanne, in schen Helsingborg. Ihre Erschöpfung hatte einen Röthlisberger als Szenograf tätig. Als Teilnehmer hätte handfesten Grund: Am Abschlusstag war sie noch bei er sich am Ende „etwas mehr von der Konferenz erwar-der das Publikum einer Session in Aktion, die Elemente des Improvisati- tet“. Das mag allerdings auch am weit fortgeschritte- aufnahmefähig onstheaters nutzte. Dabei handelte es sich um eine fiktive Gerichtsverhandlung, siehe auch Kasten „Ge- nen Wissensstand des Schweizers liegen, was Event- Inszenierung und Partizipation angeht. „Unser Auftrag ist, wird immer richtsfall fesselt Teilnehmer“. „Das ist ein witziges, interessantes und sehr span- ist es, jeden Event so zu gestalten, dass die Zuschauer immer dann, wenn Content vermittelt wird, wirklich kürzer und ,, nendes Format, das eine sehr gute Auflockerung sein dranbleiben“, erläutert Röthlisberger. Der Szenograf: kann“, urteilte am Ende Christian Mutschlechner. Der „Die Spanne, in der das Publikum aufnahmefähig ist, kostbarer.“ Chef des Vienna Convention Bureau war äußerst enga- wird immer kürzer und kostbarer. Alle lassen sich sehr gierter Teilnehmer dieser Session, aber auch der ge- viel schneller ablenken als früher.“ Und checken dann Samuel Röthlisberger, Szenograf und Teilnehmer samten Konferenz. Durchaus hält es Mutschlechner „mal schnell“ ihre Emails auf dem Smartphone. Nur für möglich, selbst wissenschaftliche Gesellschaf- wenn der Eindruck entsteht, im Konferenzraum werde ten bei ihren Jahrestagungen für unkonventionelle etwas wirklich Wertvolles präsentiert, könnte das Auf- Formate wie dieses zu gewinnen. merksamkeit binden. Eine andere Möglichkeit: „Wir Immer öfter sei er als Ratgeber bei den Boards haben schon Events, bei denen wir Handy-Babysit- gefragt, wenn es darum gehe, die Veranstaltungen at- ting anbieten.“ traktiver oder teilnehmerorientierter zu gestalten. Um die Aufmerksamkeit buhlten neben den Refe- Mutschlechner weist in diesem Zusammenhang auf renten auch eine Vielzahl von Sponsoren wie Spotme, Interaktion bei der Fresh Conference 2013 entwickelte sich zwischen „Offline“ und „On- line“, untereinander im Saal wie hier, aber auch in virtu- ellen Breakout- Gruppen.46 1 | 2013 FOTOS: FRESH CONFERENCE
  3. 3. forum HYBRIDERFOLG TROTZ WEB-STÖRUNG Bei der Fresh Conference 2013 Fresh wurde zwar bereits 2012 als bauten Veranstalter Maarten Van- Hybrid-Event veranstaltet. Damals neste und seine Firma Abbit Mee- war der Livestream jedoch kosten- ting Support das Online-Angebot los, während diesmal 95 € fällig der Konferenz deutlich aus. Van- wurden. „Dadurch haben wir etwa neste orientierte sich dabei an der 25 % der Online-Teilnehmer ver- US-amerikanischen Non-Profit- loren“, räumt Vanneste ein. 31 Seite „TED“, Slogan: „Ideen, die es Teilnehmer zahlten. Die große He- verdienen, weiterverbreitet zu wer- rausforderung sei es, ein tragfähiges||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||| den“ (www.ted.com). Dort gibt es Geschäftsmodell zu entwickeln, bei Live-Webcasts ebenso wie „Video on dem am Ende keine Verluste stehen.AV Alliance, Eventmobi oder Synthetron. Ihre Themen Demand“, die Lösung gilt als vorbild- „Meinen Sie, Verbände würdenwaren neben Live-Voting im Saal und digital einge- lich. Die Online-Zuseher konnten Mehrkosten für eine Hybridüber-reichten Fragen oder Kommentaren via Smartphone wählen zwischen reinem Live-Bild tragung in Kauf nehmen?“ 2014 solloder Tablet auch die Social-Media-Integration sowie aus Kopenhagen oder einer Ansicht die Konferenz für Online-TeilnehmerRegistrierung. Die Ikea-Planerin Welinder prüft etwa mit aufgeteiltem Bildschirm, bei der zumindest zeitlich begrenzt wiederApps und Software und fragt: „Bietet diese Software das Live-Bild, aber gleichzeitig die kostenlos sein. Die Übertragungoder diese App einen echten Mehrwert für die Teil- Folien der gerade Vortragenden klappte reibungslos – bis am Ab-nehmer unserer Meetings und Konferenzen?“ Der Mö- eingeblendet waren. Zu den In- schlusstag das Web in ganz Europabelgigant wolle auf keinen Fall irgendeine „Software novationen der zweiten Fresh Confe- gestört war wegen Serverpro-einfach mal ausprobieren, um zu sehen, was dann rence gehörten vier reine Online- blemen in Amsterdam. Eventuellpassiert.“ Interesse und Bedarf besteht aber. Fresh- Redner, die nicht in Kopenhagen verpasste Sessions gab es späterVeranstalter Maarten Vanneste, seine Firma Abbit waren. Die Online-Delegierten wur- aber als Video on Demand. WEWMeeting Support und das von ihm gegründete Mee- den zudem unter dem Webservice ENGLISH COVERAGE:ting Support Institute sind da schon deutlich experi- „Gotomeeting.com“ zu Breakout- www.tw-media.com/en/infoworldmentierfreudiger. Der Onlineanteil der Konferenz wur- gruppen zusammengefasst.de deutlich ausgebaut. Allgemein zog Vanneste zufrieden Bilanz. DasProgramm sei deutlich umfangreicher gewesen als stitute eine „Toolbox“ zusammengestellt. Sie soll dieim Vorjahr, rund zwei Drittel der Teilnehmer kamen Grundlage einer künftigen, zertifizierten Ausbildungvon der Corporate-Seite, die Mischung habe ge- für „Meeting Architects“ bilden, die derzeit in Arbeitstimmt. „Das war eine großartige Gruppe!“ Die ist. Befürwortet und unterstützt wird die Initiative etwaVeranstaltung hat so auch der Meeting-Architectu- von der global tätigen Event-Agenturgruppe MCI.re-Initiative neuen Schwung gegeben. „Konferenzen sind das Rückgrat der Wissensgesell- Die von Maarten Vanneste angeführte Bewegung schaft oder gar unserer ganzen Gesellschaft“, zitiertwill ein neues Berufsbild schaffen. Dafür hat Vanneste Vanneste dazu sein Lieblingsmotto. Der Geist des Ko-und das von ihm gegründete Meeting Support In- penhagener Konferenz-Labors lebt. WEWGERICHTSFALL FESSELT TEILNEHMER Allein steht eine groß gewachsene Frau mit blon- Selbstversuch erfahren, wie Inhalte den Haaren im Scheinwerferlicht auf der Bühne. Ihr spielerisch so verpackt und präsentiert gegenüber sitzen drei Richter hinter einem Pult, in werden können, dass sie im Gedächtnis schwarze Roben gekleidet und mit weißen Perü- bleiben und Diskussionen auslösen. cken auf dem Kopf. Sie blicken grimmig. Im Saal Das bei Planern gefürchtete Kontrast- könnte man jetzt eine Haarnadel fallen hören, programm dazu sind Frontalvorträge, so still ist es. Die Frau im Lichtkegel blickt in die an den ermatteten Zuhörern nur die Zuschauermenge, holt tief Luft – und ruft: vorbeirauschen. „Setzen Sie Ihr Vertrauen nicht in Zahlen, Die fiktive Handlung des Kammer- sondern vertrauen Sie den Menschen!“ Ihre spiels brachte Polo Looser, VP Stra- Mitstreiter brechen in Jubel aus. tegy & Consulting der MCI Group Daraus entspinnt sich ein ganzes Plädoyer gegen ins Rollen. Am Streit zwischen Pro und die Erfolgsmessung bei Meetings und Konferenzen. Contra der Messung des Return on Natürlich ist alles nur Theater – eigentlich steht Investment (RoI) habe sich eine die blonde Frau voll hinter der Erfolgsmessung. Freundschaft zwischen ihm und einem ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||| Doch eben hat sich Lotten Tegstam Welinder, Kollegen entzweit. Die Teilnehmer sonst zuständig für Group Meeting & Travel bei stritten sich, aufgeteilt in zwei „gegnerische Par- Ikea Services, in eine fiktive Anwältin ver- teien“, stellvertretend für Looser und seinen Freund wandelt. Dieses spontan aufgeführte Stück mit über Pro und Contra. Ihre Argumente hatten sie Plädoyers und Urteilsverkündung verfolgt einen zuvor in Gruppenarbeit selbst entwickelt. Ein Spre- ganz bestimmten Zweck: Die Teilnehmer sollen im cher trug sie als Anwalt der Gruppe vor. WEW 1| 2013 47
  4. 4. HOW CAN I BE SOCIAL? Gerrit Heijkoop (31) aus Amsterdam ist ein selbstständiger Social-Media-Berater und Redner. Heijkoops Firma „How Can I Be So- cial?“ (HCIBS) war unter anderem bei der Imex 2012 in Frankfurt und Las Vegas mit der Social- Media-Berichterstattung befasst. Der Nieder- länder arbeitete nach dem Studium einige Jahre als fest angestellter Unternehmens- berater, bevor er seine eigene Firma gründete. WEB: www.how-can-i-be-social.comFRESH CONFERENCE 2013Hybrid: „Alleine, aberdoch gemeinsam“Bei der Fresh Conference in Kopenhagen wurden ein kostenpflichtiger Livestream der Ses-sions und vier zusätzliche, reine Online-Vorträge gesendet. 31 Teilnehmer zahlten 95 € undbekamen dafür ein fernsehähnliches Erlebnis. Für die Zuschauer am Bildschirm war On-line-Morderator Gerrit Heijkoop das Gesicht der Konferenz. tw: Welches Erlebnis ist Ihnen als Online-Modera- in Frankfurt und Las Vegas verantwortlich. Diese tor bei Fresh 2013 vor allem im Gedächtnis ge- Aufgabe bedeutete auch, die Messe der Außenwelt blieben? zugänglich zu machen. Da waren wir dann als So- Gerrit Heijkoop: Am Anfang war es für mich eine cial-Media-Reporter aktiv, befragten Menschen, ziemlich seltsame Erfahrung, denn ich bekam ei- die über die Imex twitterten, und trafen sie vor Ort, gentlich nicht viel Feedback von den Teilnehmern um mit ihnen zu plaudern und Bilder zu schießen, online, da ich ja ohne Unterbrechung moderierte. worüber ich dann wiederum selbst getwittert habe. Das änderte sich erst, als ich die Möglichkeit hatte, Dabei machten wir auch Berichte aus Sicht der Konferenzteilnehmer vor Ort in den Mittags- oder Aussteller. Kaffeepausen zu interviewen. Und da die Online- Teilnehmer ihre Fragen einsenden konnten, ließ ich Was ist Ihnen jetzt lieber – ein TV-ähnliches diese dann in die Interviews vor Ort einfließen. In Erlebnis als Moderator oder eine eher boden- diesen Situationen bekam ich das Gefühl, wirklich ständige Rolle mit oder ohne Kamera? etwas zur Konferenz vor Ort beizutragen. Diese Alle diese unterschiedlichen Moderationsarten ha- Erfahrungen sind mir am stärksten in Erinnerung. ben eines gemeinsam, denn immer geht es darum, die Online-Teilnehmer einzubinden. Das hat alles Haben Sie diese Art von Moderation zum ersten etwas für sich. Natürlich ist es auch eine Frage des Mal gemacht? Budgets, für welche dieser Moderationsarten man Ja und nein, da ich einige Male einen reinen Twitter- sich entscheidet. Das ist wie die Entscheidung zwi- Stream bei Konferenzen, also ohne eine Kamera, schen einer Luxuslimousine und einem viel preis- betreut habe. Meine Firma war zum Beispiel für die werteren Auto. Beide bringen einen von A bis B, Social-Media-Berichterstattung der Imex-Gruppe aber es kann sich sehr unterschiedlich anfühlen.48 1 | 2013 FOTOS: GERRIT HEIJKOOP, FRESH CONFERENCE
  5. 5. forumBei Fresh 13 wird offenbar ziemlichviel experimentiert. Wie sehen Siedie Konferenz?Ich glaube, jede neu ins Leben gerufe-ne Hybridveranstaltung braucht Zeit,um sich weiter zu entwickeln und zuwachsen. Hybrid- oder Online-Veran-staltungen können mit kleinen Bud-gets anfangen und dann allmählichmehr investieren. Fresh ist Teil einesExperiments in dieser Hinsicht. Maar- Online-Teilnehmer der Fresh Conferenceten Vanneste und sein Team haben diskutieren in einerGroßartiges als Veranstalter geleistet. virtuellen Break-Man kann die Sache aus verschiede- outgruppe.nen Richtungen angehen. Man könntezum Beispiel die Veranstaltung mög-lichst vielen Teilnehmern zugänglichmachen, wenn man an die Macht desMarketings glaubt. In diesem Fallemüsste natürlich alles kostenlos sein.Wenn etwas jedoch einen bestimmtenMehrwert bietet, warum sollten es dieTeilnehmer umsonst bekommen? Abhängig von Die Verzögerung spielt nicht unbedingt eine Rolle.Zielgruppe und Budget muss man die passende Problematisch wird es nur, wenn man sofort Feed-Lösung finden. Es ist auch interessant zu sehen, back aus der Online-Welt direkt als Kommentarwas wir von Geschäftsmodellen in der Pornoindus-trie lernen können, die aus finanzieller Sicht erfolg- oder Frage zum Konferenzgeschehen auf der Büh- ne haben will. Das is aber gar nicht immer notwen- „Wir könnenreich sind. Dort bekommt der Zuschauer 10 bis 15 dig. Es gilt, ein Online-Erlebnis zu schaffen, das von Geschäfts-Minuten umsonst, danach muss er bezahlen. Das einzigartig und unabhängig vom Erlebnis vor Ortscheint ein gangbarer Weg zu sein. ist. Der Moderator kann die Leute sozusagen in den modellen in derWie kann man Online-Zuschauer aktivieren und Bildschirm hineinziehen. Und auch wenn es eine Verzögerung gibt, kann ich den Online-Zuschauern Pornoindustrie ,,bei der Sache halten?Hier können wir, so meine ich, viel von Sportver- eine Übung geben, die sie ein paar Minuten be- schäftigt. Wenn ich sie aktiv beteiligen kann, haben lernen.“anstaltungen lernen. Die kann man auf dreierlei Art sie ein ganz anderes Erlebnis als die Teilnehmer vor Gerrit Heijkoop, Onlinemoderator der Fresherleben. Zuerst als komplettes Live-Erlebnis mit- Ort. So hatten wir in „Gotomeeting“ Breakout- Conferenceten unter den Zuschauern im Stadion, emotional Gruppen mit reiner Online-Interaktion. Das würdealso unmittelbar beteiligt. Wer die Veranstaltung zu dem Erlebnis entsprechen, das man beim gemein-Hause am Fernseher anschaut, erlebt zwar den samen Zuschauen einer Sportveranstaltung mitgleichen ‚Inhalt‘, aber aus einer völlig anderen Per- Freunden in einer Bar genießt. Man kommuniziertspektive. Die dritte Möglichkeit liegt in der Mitte. mit ihnen. Die Herausforderung liegt also darin, einMan kann in eine Bar gehen und dort ein Spiel Erlebnis zu schaffen, bei dem die Online-Teilneh-gemeinsam mit Freunden anschauen. Das ent- mer alleine, aber doch gemeinsam zuschauen.spricht in etwa dem Hybriderlebnis – die Bar ist INTERVIEW: FRANK WEWODAeinerseits Schnittstelle zum örtlich getrennt ab-laufenden Ereignis, aber auch ein eigenes, neuesEreignis. Mit dieser Metapher werden die verschie-denen Arten, ein und dieselbe Veranstaltung zu Hybrid: Watching alone togethererleben, leicht verständlich. Daraus lassen sich According to Gerrit Heijkoop, a speaker and entrepreneur from Amsterdam,auch unterschiedliche Anforderungen ableiten. “watching alone together” is the kind of experience that hybrid conferenceDie drei Varianten werden jeweils sehr unter- organisers have to create. Dutchman Heijkoop was the presenter of the onlineschiedlich erlebt. So haben wir vor der Fresh Confe- edition of the Fresh Conference in Copenhagen in January 2013. As the confe- rence was a hybrid event, it was live-streamed and people were charged € 95 torence viel darüber diskutiert, wie man das Live- log on. In return they were given a TV-like experience, with Gerrit HeijkoopErlebnis vor Ort den Online-Zuschauern vermitteln talking to them directly as their presenter. Gerrit was also part of the team ofkann. Letztes Jahr kamen wir zum Schluss, dass social media reporters tweeting and interacting with people onsite on behalf ofein Moderator speziell für die Online-Zuschauer the Imex Group at two editions of Imex 2012 in Frankfurt and Las Vegas.unbedingt erforderlich ist. Bei einer Live-Veranstal- In the interview Gerrit says that working as an online presenter was quite atung sind Unterbrechungen natürlich, in denen different experience in the first hours, because as a matter of fact he didn’t havenichts passiert. Wenn man zu Hause ist, stört und a lot of feedback from the online audience in the beginning as he was present- ing non-stop. When Gerrit was able to interview participants at the onsite confe-irritiert dies jedoch. rence during lunch or coffee breaks, this changed. And as online participants could send in their questions, he was then able to involve them in these inter-Wie ist es bei einer Zeitverzögerung von einer views. So every situation in which he had the feeling he could actually addMinute beim Livestream möglich, die Onlineteil- something to the conference were the most powerful for him.nehmer dennoch aktiv einzubeziehen? 1| 2013 49

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