Manual de apoio à utilização da plataforma DropBox.

1. Partilha de Recursos
Através da Plataforma DropBox
Autor: Fernando Rui Campos
Licenciamento: Attribution-Noncommercial-No Derivative Works 2.5 Portugal
Versão 1.0 9 Janeiro 2011
Página 1 de 10

2. Introdução
A organização dos recursos e a partilha dos mesmos de forma a utilizar os recursos da Web,
implicam a organização prévia e a escolha da plataforma a utilizar.
Quando se pretende partilhar ficheiros de vários formatos em que a sua actualização tenha
alguma periodicidade, ou quando se pretende transferir ficheiros com uma dimensão superior
a 10 MBytes, o correio electrónico deixa de ser a melhor opção. Assim uma das formas de
partilhar esses ficheiros é através da utilização de plataformas alternativas que permitem a
transferência de ficheiros com dimensão superior a 10 MB. Existem actualmente várias
alternativas, tendo sido escolhida uma plataforma que permite uma flexibilidade na sua
utilização com segurança de utilização e fiabilidade.
Esta plataforma é actualmente utilizada por milhões de pessoas e organizações Nacionais e
Internacionais.
Neste documento, encontra-se descrita a utilização da plataforma DropBox. A forma de
organizar a informação e descrito em outro local e depende do utilizador e das suas opções.
Este é apenas um exemplo de utilização de tecnologias baseadas na Web 2.0 e procura ser um
dos elementos de suporte à partilha e organização de recursos educativos digitais e
respectivos elementos (vídeo, áudio, imagens, …).
Armazenamento e partilha na Web
Existem várias ferramentas na Web que permitem o armazenamento de ficheiros e
documentos, tal com já referido. De entre estes a plataforma DropBox apresenta
características que permitem a partilha de recursos de forma estruturada e organização de
uma colecção pessoal com acesso de qualquer computador que tenha a aplicação instalada.
Quando da instalação da aplicação DropBox com características especificas. Por exemplo a
pasta “public” faz com que todos os ficheiros colocados aí possam ser acedidos por todos os
utilizadores da estrutura DropBox. Para além disso a pasta publica permite criar um endereço
especifico que enviado por correio electrónico, disponibiliza o acesso directo ao ficheiro.
As condições prévias para poderemos partilhar com quem pretendermos os ficheiros é a
necessidade de existir um endereço de correio electrónico.
O sítio principal para acesso está localizado em http://www.dropbox.com/ . A capacidade
inicial é de 2 Gbytes e pode ser utilizada de forma gratuita, mas necessitando de registo
prévio. As condições mínimas para aceder às pastas a partir de qualquer computador são ter
Página 2 de 10

3. uma ligação à Internet, a aplicação DropBox instalada e uma conta de correio electrónico
activada.
Como instalar
A partir da página inicial seleccionar a opção “Download DropBox”
Após descarregar o ficheiro de instalação deverá a mesma ser instalada no computador local
Durante a instalação será necessário a introdução de um endereço de correio electrónico
activo para os procedimentos de registo e utilização da plataforma.
Página 3 de 10

4. Exemplo de registo DropBox
Após a instalação da aplicação DropBox esta cria pastas específicas e ícones de acesso no
ambiente de trabalho. Cria pastas específicas no PC local em que o caminho por defeito é :
Documentos/MyDropBox.
As pastas com a indicação simbólica a verde na pasta significa que o conteúdo se encontra
sincronizado com a plataforma e portanto que todos os dados do computador local está
armazenado no local remoto e disponível para ser acedido de outro computador.
As pastas com a indicação simbólica a azul na pasta significa que o conteúdo não se encontra
sincronizado. Exemplo disso é quando se inicia o processo de partilha de pastas com vários Megabytes
de informação por transferir ou então quando os ficheiros onde nos encontramos a trabalhar estão
numa pasta partilhada. Uma pasta poderá ter várias centenas de ficheiros e o facto de um dos ficheiros
não estar sincronizado é o suficiente para que toda a pasta fique com a indicação com o símbolo a azul.
Página 4 de 10

5. A partir dos ficheiros no computador local (pasta DropBox e subpastas) este quando tem uma ligação de
internet activa transfere para a plataforma o conteúdo desses ficheiros. A partir da conclusão da
transferência é possível em outro computador que tenha a aplicação DropBox instalada aceder aos
ficheiros.
Estamos neste caso a falar da utilização pessoal a partir da qual poderemos realizar a colecção pessoal
de recursos, para utilização noutro computador. Neste caso apenas o utilizador que se registou na
plataforma tem acesso.
Após o registo na plataforma DropBox e de acordo com as pastas pessoais é possível aceder a partir de
qualquer outro computador.
Página 5 de 10

6. As pastas por defeito são criadas pela plataforma DropBox. É ainda dada a indicação do espaço
ocupado em percentagem (66%).
Partilha de Recursos
Para que se realize a partilha de recursos existem alguns procedimentos adicionais, para que
seja possível a sua utilização.
A plataforma DropBox permite a partilha de ficheiros de forma controlada e com
utilizadores distintos.
Para que se possa partilhar as pastas e respectivos ficheiros é necessário conhecer
antecipadamente o endereço de correio electrónico com quem se que partilhar.
O passo seguinte é criar uma pasta com quem se quer partilhar os ficheiros. Todas as
subpastas e ficheiros da pasta a quem se dá acesso ficam disponíveis ao utilizador.
Após a selecção da opção “SHARE A FOLDER”, surge um conjunto de indicações por passos
para a partilha dos ficheiros.
Na primeira página das opções é possível criar uma nova pasta para partilhar ou então utilizar
uma pasta já existente no computador local e com quem se quer partilhar os ficheiros.
Página 6 de 10

7. No segundo passo teremos de seleccionar qual a pasta que queremos partilhar. Neste caso foi
seleccionada a pasta “personal”.
A pasta “personal” ficará disponível para os utilizadores, cujo endereço de correio electrónico
será inserido na opção “Invite collaborators to this folder”. É ainda possível enviar uma
mensagem opcional personalizada através do preenchimento da opção “(Optional) Send a
personal message with your invitation”.
Página 7 de 10

8. Uma das funcionalidades de gestão é realizada através da opção “events”.
Esta opção permite visualizar as ocorrências das pastas e ficheiros disponíveis através do
DropBox.
Após o registo para a colocação de uma pasta partilhada de um determinado utilizador este
recebe uma mensagem de convite que terá de aceitar.
Após a aceitação do convite, os ficheiros colocados na pasta partilhada fica disponível para o
convidado. O utilizador que convida deve de receber uma mensagem na sua caixa de correio.
Na mensagem enviada é adicionado à mensagem o nome do utilizador que foi convidado.
Por outro lado o convidado poderá colocar ficheiros na pasta partilhada que o utilizador que
realizou o convite inicialmente fica com a possibilidade de aceder a esses ficheiros.
A nível da partilha da pasta “SHARE” e respectivos ficheiros é possível verificar se os
utilizadores para os quais foram enviados convites, os que aceitaram e os que não aceitaram o
convite.
Pode ocorrer que se pretenda retirar o acesso a um ou mais utilizadores, por exemplo em caso
de erro de inserção de endereço de correio electrónico, ou por opção de quem envia o
convite.
Página 8 de 10

9. Pode ocorrer por engano um dos utilizadores (convidado) apagar o ficheiro de quem convidou
(owner). Nesse caso aparece uma mensagem no ambiente da DropBox de quem convidou,
com a opção de recuperar o ficheiro entretanto apagado.
Utilização da pasta pública
A utilização da pasta pública da DropBox, tem como um dos objectivos o envio de uma ligação
por correio electrónico para o destinatário, enviando apenas uma hiperligação. A título de
exemplo. A utilização da pasta pública permite a partilha de ficheiros, mesmo para quem não
tem a aplicação DropBox instalada.
Para utilizar em primeiro lugar deverá colocar-se o ficheiro que se pretende transferir. Por
exemplo um vídeo educativo, manuais de dimensão elevada, que muitas vezes ultrapassam os
10 MBytes.
Inicialmente tem de se realizar o LogIn na plataforma DropBox com as credenciais respectivas.
Em primeiro lugar teremos de aceder à pasta pública que é instalada por defeito. Esta pasta
com o ícone , encontra-se na subdiretoria, da pasta DropBox.
Página 9 de 10

10. Após seleccionar a opção Copy public link, a plataforma dá a indicação do link a enviar para o
ficheiro respectivo.
No caso de se pretender que o link seja mais curto deverá escolher-se a opção Shorten Link
O endereço é obtido automaticamente pela plataforma DropBox.
A partir daqui é possível partilhar a ligação e respectivo ficheiro via correio electrónico, Blog,
plataformas LMS entre outras. Utilizando a opção Copy to clipboard, fica o endereço disponível
para “colar” no documento que se pretende.
O endereço a utilizar depende da opção escolhida, dado que ambas as ligações fazem o
download do ficheiro.
Fim do documento
Página 10 de 10