Publicação DropBox

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Manual de apoio à utilização da plataforma DropBox.

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Publicação DropBox

  1. 1. Partilha de Recursos Através da Plataforma DropBox Autor: Fernando Rui CamposLicenciamento: Attribution-Noncommercial-No Derivative Works 2.5 PortugalVersão 1.0 9 Janeiro 2011Página 1 de 10
  2. 2. IntroduçãoA organização dos recursos e a partilha dos mesmos de forma a utilizar os recursos da Web,implicam a organização prévia e a escolha da plataforma a utilizar.Quando se pretende partilhar ficheiros de vários formatos em que a sua actualização tenhaalguma periodicidade, ou quando se pretende transferir ficheiros com uma dimensão superiora 10 MBytes, o correio electrónico deixa de ser a melhor opção. Assim uma das formas departilhar esses ficheiros é através da utilização de plataformas alternativas que permitem atransferência de ficheiros com dimensão superior a 10 MB. Existem actualmente váriasalternativas, tendo sido escolhida uma plataforma que permite uma flexibilidade na suautilização com segurança de utilização e fiabilidade.Esta plataforma é actualmente utilizada por milhões de pessoas e organizações Nacionais eInternacionais.Neste documento, encontra-se descrita a utilização da plataforma DropBox. A forma deorganizar a informação e descrito em outro local e depende do utilizador e das suas opções.Este é apenas um exemplo de utilização de tecnologias baseadas na Web 2.0 e procura ser umdos elementos de suporte à partilha e organização de recursos educativos digitais erespectivos elementos (vídeo, áudio, imagens, …).Armazenamento e partilha na WebExistem várias ferramentas na Web que permitem o armazenamento de ficheiros edocumentos, tal com já referido. De entre estes a plataforma DropBox apresentacaracterísticas que permitem a partilha de recursos de forma estruturada e organização deuma colecção pessoal com acesso de qualquer computador que tenha a aplicação instalada.Quando da instalação da aplicação DropBox com características especificas. Por exemplo apasta “public” faz com que todos os ficheiros colocados aí possam ser acedidos por todos osutilizadores da estrutura DropBox. Para além disso a pasta publica permite criar um endereçoespecifico que enviado por correio electrónico, disponibiliza o acesso directo ao ficheiro.As condições prévias para poderemos partilhar com quem pretendermos os ficheiros é anecessidade de existir um endereço de correio electrónico.O sítio principal para acesso está localizado em http://www.dropbox.com/ . A capacidadeinicial é de 2 Gbytes e pode ser utilizada de forma gratuita, mas necessitando de registoprévio. As condições mínimas para aceder às pastas a partir de qualquer computador são terPágina 2 de 10
  3. 3. uma ligação à Internet, a aplicação DropBox instalada e uma conta de correio electrónicoactivada.Como instalar A partir da página inicial seleccionar a opção “Download DropBox”Após descarregar o ficheiro de instalação deverá a mesma ser instalada no computador localDurante a instalação será necessário a introdução de um endereço de correio electrónicoactivo para os procedimentos de registo e utilização da plataforma.Página 3 de 10
  4. 4. Exemplo de registo DropBoxApós a instalação da aplicação DropBox esta cria pastas específicas e ícones de acesso noambiente de trabalho. Cria pastas específicas no PC local em que o caminho por defeito é :Documentos/MyDropBox.As pastas com a indicação simbólica a verde na pasta significa que o conteúdo se encontrasincronizado com a plataforma e portanto que todos os dados do computador local estáarmazenado no local remoto e disponível para ser acedido de outro computador.As pastas com a indicação simbólica a azul na pasta significa que o conteúdo não se encontrasincronizado. Exemplo disso é quando se inicia o processo de partilha de pastas com vários Megabytesde informação por transferir ou então quando os ficheiros onde nos encontramos a trabalhar estãonuma pasta partilhada. Uma pasta poderá ter várias centenas de ficheiros e o facto de um dos ficheirosnão estar sincronizado é o suficiente para que toda a pasta fique com a indicação com o símbolo a azul.Página 4 de 10
  5. 5. A partir dos ficheiros no computador local (pasta DropBox e subpastas) este quando tem uma ligação deinternet activa transfere para a plataforma o conteúdo desses ficheiros. A partir da conclusão datransferência é possível em outro computador que tenha a aplicação DropBox instalada aceder aosficheiros.Estamos neste caso a falar da utilização pessoal a partir da qual poderemos realizar a colecção pessoalde recursos, para utilização noutro computador. Neste caso apenas o utilizador que se registou naplataforma tem acesso.Após o registo na plataforma DropBox e de acordo com as pastas pessoais é possível aceder a partir dequalquer outro computador.Página 5 de 10
  6. 6. As pastas por defeito são criadas pela plataforma DropBox. É ainda dada a indicação do espaçoocupado em percentagem (66%).Partilha de RecursosPara que se realize a partilha de recursos existem alguns procedimentos adicionais, para queseja possível a sua utilização. A plataforma DropBox permite a partilha de ficheiros de forma controlada e comutilizadores distintos.Para que se possa partilhar as pastas e respectivos ficheiros é necessário conhecerantecipadamente o endereço de correio electrónico com quem se que partilhar.O passo seguinte é criar uma pasta com quem se quer partilhar os ficheiros. Todas assubpastas e ficheiros da pasta a quem se dá acesso ficam disponíveis ao utilizador.Após a selecção da opção “SHARE A FOLDER”, surge um conjunto de indicações por passospara a partilha dos ficheiros.Na primeira página das opções é possível criar uma nova pasta para partilhar ou então utilizaruma pasta já existente no computador local e com quem se quer partilhar os ficheiros.Página 6 de 10
  7. 7. No segundo passo teremos de seleccionar qual a pasta que queremos partilhar. Neste caso foiseleccionada a pasta “personal”.A pasta “personal” ficará disponível para os utilizadores, cujo endereço de correio electrónicoserá inserido na opção “Invite collaborators to this folder”. É ainda possível enviar umamensagem opcional personalizada através do preenchimento da opção “(Optional) Send apersonal message with your invitation”.Página 7 de 10
  8. 8. Uma das funcionalidades de gestão é realizada através da opção “events”.Esta opção permite visualizar as ocorrências das pastas e ficheiros disponíveis através doDropBox.Após o registo para a colocação de uma pasta partilhada de um determinado utilizador esterecebe uma mensagem de convite que terá de aceitar.Após a aceitação do convite, os ficheiros colocados na pasta partilhada fica disponível para oconvidado. O utilizador que convida deve de receber uma mensagem na sua caixa de correio.Na mensagem enviada é adicionado à mensagem o nome do utilizador que foi convidado. Por outro lado o convidado poderá colocar ficheiros na pasta partilhada que o utilizador querealizou o convite inicialmente fica com a possibilidade de aceder a esses ficheiros.A nível da partilha da pasta “SHARE” e respectivos ficheiros é possível verificar se osutilizadores para os quais foram enviados convites, os que aceitaram e os que não aceitaram oconvite.Pode ocorrer que se pretenda retirar o acesso a um ou mais utilizadores, por exemplo em casode erro de inserção de endereço de correio electrónico, ou por opção de quem envia oconvite.Página 8 de 10
  9. 9. Pode ocorrer por engano um dos utilizadores (convidado) apagar o ficheiro de quem convidou(owner). Nesse caso aparece uma mensagem no ambiente da DropBox de quem convidou,com a opção de recuperar o ficheiro entretanto apagado.Utilização da pasta públicaA utilização da pasta pública da DropBox, tem como um dos objectivos o envio de uma ligaçãopor correio electrónico para o destinatário, enviando apenas uma hiperligação. A título deexemplo. A utilização da pasta pública permite a partilha de ficheiros, mesmo para quem nãotem a aplicação DropBox instalada.Para utilizar em primeiro lugar deverá colocar-se o ficheiro que se pretende transferir. Porexemplo um vídeo educativo, manuais de dimensão elevada, que muitas vezes ultrapassam os10 MBytes.Inicialmente tem de se realizar o LogIn na plataforma DropBox com as credenciais respectivas.Em primeiro lugar teremos de aceder à pasta pública que é instalada por defeito. Esta pastacom o ícone , encontra-se na subdiretoria, da pasta DropBox.Página 9 de 10
  10. 10. Após seleccionar a opção Copy public link, a plataforma dá a indicação do link a enviar para oficheiro respectivo.No caso de se pretender que o link seja mais curto deverá escolher-se a opção Shorten LinkO endereço é obtido automaticamente pela plataforma DropBox.A partir daqui é possível partilhar a ligação e respectivo ficheiro via correio electrónico, Blog,plataformas LMS entre outras. Utilizando a opção Copy to clipboard, fica o endereço disponívelpara “colar” no documento que se pretende.O endereço a utilizar depende da opção escolhida, dado que ambas as ligações fazem odownload do ficheiro. Fim do documentoPágina 10 de 10

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