1. CHƯƠNG 5: CH C NĂNG T CH C
T ch c (danh t ): c u trúc, th c th (bao g m nhi u ngư i có quan h v i nhau, cùng hư ng v
nh ng m c tiêu chung).
T ch c (ñ ng t ): quá trình th c hi n ho t ñ ng t ch c doanh nghi p
1. ð nh nghĩa
ð nh nghĩa: Là quá trình nh m thi t k cơ c u t ch c b máy qu n tr qu n tr , phân chia công
vi c cho t ng b ph n, ñ ng th i xác l p các m i quan h ngang d c trong n i b doanh nghi p
nh m th c hi n m c tiêu c a t ch c.
M i quan h Ngang: là m i quan h gi a các b ph n ngang c p
- Phòng – phòng
- Phân xư ng – phân xư ng
- T ñ i–t ñ i
- Cá nhân – cá nhân
M i quan h D c: là m i quan h gi a c p trên v i c p dư i
Ch c năng này c c kỳ quan tr ng, nh hư ng nghiêm tr ng ñ n hi u qu c a ho t ñ ng
qu n tr .
2. Thi t k cơ c u t ch c b máy qu n tr
ð nh nghĩa: Cơ c u t ch c b máy qu n tr là m t t ng th các b ph n khác nhau, nhưng có m i
quan h ñư c phân công chuyên môn hóa, có nh ng trách nhi m và quy n h n nh t ñ nh ñư c b
trí các c p và các khâu khác nhau, nh m th c hi n m c tiêu ñ ra.
C p: Công ty -> Xí nghi p -> Phân xương -> T ñ i (phân công theo chi u d c, m i c p th c hi n
nhi u ch c năng).
Khâu: Phòng hành chính, phòng nhân s , phòng k toán, phòng qu n tr thi t b , … (m i khâu th c
hi n m t ch c năng riêng l ).
2.1. Các quan ñi m thi t k
Hai quan ñi m thi t k ph bi n:
- C u trúc cơ h c (c ng nh c, c ñi n)
- C u trúc h u cơ (linh ho t, hi n ñ i)
C u trúc cơ h c C u trúc cơ h c
Tiêu th c
(Mô hình c ñi n) (Mô hình linh ho t)
Tính bài b n Cao Th p
Ch c danh Nhi u Ít
H p tác Ít Nhi u

2. Quy n l c T p quy n Phân quy n
Nhi m v n ñ nh Bi n ñ ng
Thông tin Chính th c Chính th c + phi chính th c
Ph m vi áp d ng Quy mô nh Quy mô l n
Môi trư ng n ñ nh Môi trư ng bi n ñ ng
2.2. Các căn c thi t k cơ c u b máy t ch c qu n tr
- M c tiêu chi n lư c
- Môi trư ng ho t ñ ng (cơ h i ñ ng th i cũng là nguy cơ)
- Quy mô c a doanh nghi p ( nh hư ng các m i quan h c a doanh nghi p, quy mô càng
l n, quan h càng r ng)
- Chu kỳ ñ i s ng phát tri n c a t ch c
- Lo i hình s n xu t
o S n xu t hàng lo t (quan ñi m cơ h c)
o S n xu t ñơn chi c (quan ñi m h u cơ)
- ð c ñi m con ngư i
o Nhà qu n tr
o Nhân viên
- ð a bàn ho t ñ ng
2.3. Các nguyên t c thi t k
ðây là nh ng chu n m c hành vi mà chúng ta ph i tuân theo.
YÊU C U N I DUNG
Tính t i ưu Phù h p v i các căn c thi t k
Tính linh ho t Ph n ng linh ho t trư c m i tình hu ng
Tính k p th i T lúc ra quy t ñ nh ñ n lúc th c hi n là ng n nh t
ð tin c y ð m b o tính chính xác c a n i dung quy t ñ nh
Tính cân ñ i Tương x ng gi a quy n h n và trách nhi m
Tính th ng nh t ch huy C p dư i ch u trách nhi m v i m t c p trên
Tính chuyên môn hóa Giúp ngư i th a hành nâng cao ñư c k năng
Tính hi u qu ð t hi u qu c n thi t v i chi phí th p nh t
2.4. Các d ng cơ c u t ch c b máy qu n tr
a. Ki u tr c tuy n (H. Fayol)

3. o ð c ñi m: Quy n l c t p trung vào m t ngư i, và công vi c qu n tr ñư c ti n hành
theo tuy n
o Ưu ñi m: Th ng nh t ch huy (nguyên t c m t th trư ng)
o Như c ñi m
Công vi c qu n tr không chuyên môn hóa (không có s giúp vi c c a các
phòng ban c c năng)
ch
H n ch vi c s d ng các chuyên gia có trình ñ cao
Vi c ph i h p gi a các b ph n tương ñ i khó khăn
K t lu n: Ki u t ch c này thích h p v i doanh nghi p quy mô nh , môi trư ng kinh doanh
tr
n ñ nh.
b. Ki u ch c năng (F.W. Taylor – ñ u th k 20)
ng
o ð c ñi m: Công vi c qu n tr ñư c th c hi n theo ch c năng, c p dư i có nhi u
ăng,
c p trên tr c ti p
o Ưu ñi m
Chuyên môn hóa công vi c (có s giúp vi c c a các phòng ban ch c năng)
Thu hút ñư c chuyên gia có trình ñ cao

4. o Như c ñi m
Vi ph m ch ñ m t th trư ng (các m nh l nh có th mâu thu n v i nhau)
K t lu n: Ki u t ch c này thích h p v i doanh nghi p có quy mô nh , môi trư ng kinh
doanh n ñ nh.
LU Ý: ð i v i hai ki u t ch c này:
o Tính quan liêu, bàn gi y, ch ng ñ i l i s thay ñ i
o Không cho phép m i ngư i nhìn th y toàn c nh doanh nghi p
o C nh tranh c a các nhóm dâng cao, và quy t ñ nh ph i ñưa lên c p cao nh t gi i
a
quy t
c. Ki u tr c tuy n – ch c nă
năng:
o ð c ñi m: Th hi n ba m i quan h gi a các b ph n trong doanh nghi p
Quan h tr c tuy n (chi u d c, t trên xu ng): quan h gi a c p trên v i c p
dư i thông qua các ch th , m nh l nh
Quan h ch c năng (chi u ngang): quan h gi a các b ph n ñ ng c p
thông qua các ñ xu t, ki n ngh
Quan h tư v n (tham mưu – chi u d c, t dư i lên): quan h gi a các
):
phòng ban ch c năng v i c p qu n tr thông qua các ý ki n ñ xu t, ki n
ngh
Nhà qu n tr ñư c toàn quy n quy t ñ nh m i v n ñ trong ñơn v mà mình
ph trách (khi c p trên y quy n cho c p dư i qu n lý thì t o m i ñi u ki n
ñ c p dư i hoàn thành nhi m v )
ư
Nhà qu n tr ñư c s tham mưu c a các chuyên gia theo ch c n ng, t ñó
có th i gian t p trung cho các ho t ñ ng mang tính chi n lư c
Các b ph n ch c năng không có quy n ra l nh tr c ti p cho c p dư i
o Ưu ñi m

5. T n d ng ñư c ưu ñi m c a c hai ki u cơ c u tr c tuy n và ch c năng
o Như c ñi m
M t th i gian trong vi c ra và th c hi n quy t ñ nh
Chi phí qu n lý có th gia tăng
d. Cơ c u qu n lý theo ki u ma tr n (mang tính ch t t m th i, t ñ ng gi i tán khi hoàn thành
công vi c
o ð c ñi m:
Ngoài lãnh ñ o theo tuy n và theo ch c năng, còn có lãnh ñ o theo d án
òn
Các thành viên c a b ph n theo tuy n và theo ch c năng ñư c gán v i m t
ăng
ñ án nh t ñ nh (các phòng ban, phân xư ng c ngư i tham gia ñ án)
Sau khi ñ án hoàn thành, các thành viên trong ñ án tr v v trí cũ
o Ưu di m
S d ng nhân l c có hi u qu (ñ i v i lao ñ ng nhàn r i)
Phù h p v i tình hình bi n ñ ng
Vi c hình thành và gi i th d dàng
o Như c ñi m
D x y ra tranh ch p gi a lãnh ñ o ñ án v i lãnh ñ o b ph n
ðòi h i cán b qu n lý có trình ñ nh t ñ nh
K t lu n: S b t l i trong qu n lý khi các nhóm thu c nh ng ñ án khác nhau có th tranh
giành ngu n tài nguyên chung.

6. 2.5. Các phương pháp thi t k
a. Phương pháp tương t
o Trên cơ s phân tích các cơ c u t ch c có s n - ñ xu t mô hình m i cho phù
h p v i doanh nghi p
o Thi t k nhanh
o Có th không thích h p - có ch n l c và ch nh s a
b. Phương pháp cơ c u hóa m c tiêu
o Thi t k cơ c u t ch c d a trên c th hóa h th ng m c tiêu
c. Phương pháp ñ nh m c – ch c năng
o D a vào các quy ñ nh, s ch n m t cơ c u t ch c sao cho phù h p nh t
d. Phương pháp phân tích tương quan
o D a vào vi c phân tích tương quan, xác ñ nh m c ñ tác ñ ng ñ n y u t cơ cáu t
ch c qu n tr
K t lu n: Thông thư ng s d ng k t h p c b n phương pháp.
3. Hình thành các b ph n trong cơ c u t ch c b máy qu n tr
Phân chia theo t m h n qu n tr (t m h n ki m soát). T m h n qu n tr là s lư ng nhân viên
c p dư i mà nhà qu n tr có th qu n lý.
T m qu n tr h p (m t NQT có t i ña hai nhân viên)
T m qu n tr r ng (m t NQT có t 4 nhân viên tr lên)
Ưu ñi m, như c ñi m (xem SGK)
Lu ý:
- T m h n qu n tr có m t gi i h n nh t ñ nh
- Các y u t nh hư ng ñ n t m h n qu n tr
o Trình ñ c a nhà qu n tr
o Trình ñ c a ngư i dư i quy n
o S ph c t p c a công vi c
o Vi c s d ng các thi t b trong qu n tr
4. Tuy n d ng và ñào t o nhân viên
4.1. Tuy n d ng
ð nh nghĩa: Tuy n d ng là vi c tìm ki m ngư i có kh năng và trình ñ phù h p ñ giao phó
m t ch c v (công vi c) ñang b tr ng.
Ti n trình b n bư c
Bư c 1: Xác ñ nh nhu c u nhân l c c a t ch c trong t ng th i kỳ, ng v i t ng công vi c. Có
hai cơ s ñ th c hi n:

7. - D a vào m c tiêu chi n lư c ho t ñ ng c a doanh nghi p
o Lao ñ ng tr c ti p, d a trên cơ s :
ð nh m c th i gian (lư ng th i gian tiêu hao ñ s n xu t ra m t ñơn v s n
ph m)
ð nh m c s n lư ng (lư ng s n ph m ñư c t o ra trong m t ñơn v th i
gian)
ð nh m c ñ ng máy (s lư ng máy mà m i ngư i s d ng)
o Lao ñ ng gián ti p (ngư i qu n lý ñi u hành) – y u t quy t ñ nh: cơ c u t ch c b
máy qu n tr , d a vào
Tiêu chu n ñ nh biên (s ngư i cho t ng ch c năng)
Tiêu chu n ch c danh (s ngư i cho t ng ch c danh)
- D a vào th c trang ngu n nhân l c hi n có
Bư c 2: Xác ñ nh các tiêu chu n c n thi t v nhân viên ñ i v i t ng công vi c. Các tiêu chí:
o Năng l c
o Trình ñ
o Kinh nghi m
o Ph m ch t ñ o ñ c
Bư c 3: Thu th p ng viên (xem SGK)
o Ngu n bên trong
o Ngu n bên ngoài
Bư c 4: Tuy n ch n ng viên
o Nghiên c u h sơ
o Ph ng v n, tr c nghi m v trình ñ
o Ki m tra s c kh e
4.2. ðào t o nhân viên
Ba lo i hình ñào t o
- ðào t o khi m i nh n vi c = nhân viên làm quen v i công vi c m i
- ðào t o trong quá trình làm vi c = nhân viên nâng cao kh năng x lý công vi c
- ðào t o cho công vi c trong tai = nh m chu n b ñ i ngũ các nhà qu n tr trong tương lai
5. Quy n l c
5.1. ð nh nghĩa
Quy n l c là năng l c gây nh hư ng, là s c tác ñ ng c a ch th lên ñ i tư ng. Quy n l c càng
cao, s tác ñ ng càng n, hi u qu càng thu n l i.
Quy n l c là phương tiên, có quy n l c s có nhi u th khác

8. Quy n l c là m c ñích, có nh ng th khác = mu n có thêm quy n l c
Cơ s b sung quy n l c cho nhà qu n tr (John French Raven)
- Quy n l c tr ng ph t (cư ng b c)
o ð c ñi m: kh năng ñưa ra nh ng hình ph t = ngăn c n m t ngư i nào ñó ñ t
ñư c ph n thư ng c a h
o M i s tác ñ ng ñ u không có ý nghĩa n u NQT không có quy n l c này
Nhân viên có trách nhi m tuân th n u không b tr ng ph t
Tác ñ ng trong m t ph m vi h p nhưng ñư c ph n ñông còn l i ng h
- Quy n l c liên k t (liên k t)
o Kh năng liên minh ñ t o ra th l c (liên minh bên trong bên ngoài)
- Quy n l c khen thư ng (khuy n khích)
o Kh năng t o ra nh ng ñi u mà ngư i khác mong mu n
o Ph thu c vào ngu n l c khen thư ng mà NQT có
- Quy n l c pháp lý (h p pháp):
o Kh năng ñưa ra nh ng quy t ñ nh mà ngư i khác ph i thi hành
o NQT c n có quy n này ñ b t bu c nhân viên tuân th các yêu c u c a NQT
o Th hi n thông qua ch c v
- Quy n l c tư v n
o Kh năng t o ra s tác ñ ng qua l i v i các cá nhân khác
o NQT có quy n tư v n, khi m i ngư i trung thành, s n sàng làm m i vi c cho NQT
ñó
- Quy n l c thông tin
o Kh năng ti p c n ho c s h u nh ng thông tin h u ích
- Quy n l c chuyên môn
o Kh năng v kinh nghi m, chuyên môn, nghi p v trong vi c gi i quy t v n ñ
QUY N L C V TRÍ QUY N L C CÁ NHÂN
Tr ng ph t Tư v n
Liên k t Thông tin
Khen thư ng Chuyên môn
Pháp lý
5.2. Ngu n g c c a quy n l c
- Quy n l c v trí
o Quy n l c v trí là do c p trên ban xu ng cho nhà qu n tr
o Lo i quy n này mong manh, d m t, vì c p trên có th thay ñ i s giao quy n này

9. - Quy n l c cá nhân
K T LU N: Nhóm quy n l c nào quan tr ng hơn - tùy thu c tình hu ng.
5.3. Tính xói mòn c a quy n l c
Quy n l c c a NQT có lúc m nh, lúc y u
- Nguyên nhân xói mòn:
o Tr ng ph t:
C p dư i kháng c l i s tr ng ph t c a c p trên (s d ng không ñúng,
không công b ng, ...)
S tr ng ph t không có tính răn ñe (ch ñe d a mà không ph t th t)
o Liên k t:
ð i tư ng ñư c lên k t t i m t v trí (nguyên nhân khách quan)
Vi c liên minh không t o ñ c ân, ñ c l i (nguyên nhân ch quan)
o Khen thư ng
Khi ngu n l c khen thư ng không còn n a
5.4. Phân quy n – y quy n
T p quy n=t p trung quy n l c vào các nhà qu n tr c p cao
Phân quy n=phân chia quy n l c vào các nhà qu n tr c p th p
Phân quy n là quá trình chuy n giao quy n l c t c p trên xu ng c p dư i.
Phân quy n là cơ s ñ th c hi n y quy n
y quy n là giao phó quy n h n và trách nhi m cho ngư i khác ñ thay m t b n th c hi n công
vi c. y quy n là m t ho t ñ ng c th trong quá trình phân quy n.
LÝ DO PHÂN QUY N (ñ c sách)

10. TI N TRÌNH PHÂN QUY N (ñ c sách)
M Cð PHÂN QUY N
- Quy mô c a t ch c (quy mô càng l n, phân quy n càng r ng)
- S quan tr ng c a nhi m v (nhi m v càng quan tr ng, phân quy n càng h p)
- Tài năng c a c p dư i (c p dư i càng gi i, phân quy n càng r ng)
- M c ñ tin c y c a c p trên ñ i v i c p dư i (c p dư i càng tin c y, phân quy n càng
r ng)
NGUYÊN T C PHÂN QUY N
- Giao quy n cho c p dư i ph i tương x ng v i m c tiêu c n ñ t
- S y quy n không làm m t ñi hay thu nh trách nhi m c a ngư i y quy n
- Quy n, nghĩa v , trách nhi m c a ngư i y quy n và ngư i ñư c y quy n ph i tương
x ng
- Nhi m v y quy n ph i rõ ràng
- y quy n ph i tương x ng
- Cung c p ñ y ñ thông tin
- Ki m tra quá trình y quy n
Ngư i lãnh ñ o ph i gi i thi u ngư i ñư c y quy n v i m i ngư i khác
TÍNH KHOA H C VÀ NGH THU T TRONG GIAO QUY N (ñ c sách)
NH NG CÔNG VI C KHÔNG NÊN Y QUY N
- Nh ng công vi c có tính b o m t
- Nh ng công vi c không thu c quy n h n c a mình
NH NG CÔNG VI C NÊN Y QUY N
- Nh ng công vi c thu c lĩnh v c chuyên môn c a ngư i khác
- Nh ng công vi c mang tính ch t phát tri n
VÌ SAO M T S NHÀ QU N TR NG I Y QUY N
- S không ki m soát ñư c
- S nhân viên không th c hi n t t nhi m v
- Ng i t n th i gian và công s c cho vi c l p k ho ch và hu n luy n nhân viên
- S ngư i y quy n s làm t t hơn mình