1. 문서 . 도면 관리 시스템 소개서
Neo Document Management System
본 자료는 ㈜비엔에이의 도면.문서관리 시스템 제안 자료입니다. 당사의 허가 없이 무단 배포, 인용을 금합니다.
㈜비엔에이
2014년

2. 목차
1. 문서.도면 관리 개요
2. 문서 .도면 관리 필요성
3. 시스템 구축 절차
4. 적용 사례 및 시스템 구성
5. 문서.도면 관리 시스템 특징
6. 문서 도면 등록 화면
7. 문서,도면, 이미지 Viewing
8. 연락처
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3. 문서.도면.자료 관리 개요
기업 내에서 매일 발생하는 각종 CAD 설계 도면 및 기술 문서 자료를 안전하고 체계적으로 관리하는 IT 솔루션입니다.
문서, 도면, 기술자료는 회사의 제품, 장비, 부품, 가공물, 지식 재산 등을 생산하는 노하우입니다. 그러므로 관리하기 쉽도록
분류되어 저장된 도면, 기술 문서 파일은 기업의 경쟁력과 업무 생산성을 향상시켜 원가절감에 기여합니다. 다양한 도면, 기술
문서, 견적서 및 발주서 , AS 자료 등을 체계적으로 관리하면 회사의 업무가 달라지고, 궁극적으로 회사의 이익이 증가합니다..
관리자.승인 및 확인
직원.설계자.작성자
원본도면/기술자료
도면 문서 관리 시스템
생산 공장.현장.설비관리
외주.가공, 유관기관
검색
중소 제조기업에서의 일반적인 도면.기술문서의 흐름
등
록
승
인
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도면 문서 관리 시스템
확
인

4. 도면 관리 시스템 필요성
일반적으로 문서, 도면, 기술 자료와 같은 업무 파일은 1차적으로 직원 PC에서 생성, 저장, 삭제될 뿐만 아니라, 생성
이후의 보관, 공유, 반출 등 모든 중요한 유통 과정이 직원 PC에서 각자의 개인적 판단에 의해 이루어짐에 따라 기업의
자산으로 제대로 관리되고 있지 못한 실정입니다.
도면 기술 문서를 체계적으로 관리하고, 등록, 배포 및 사용 이력을 유지하고 관리하는 것이 회사 기술 경쟁력을
출발점이나 실상은 바쁜 납기 준수 및 관리 체제의 소홀로 인하여 관리되지 못하는 것이 현실입니다.
현재 적용 후
직원 PC 또는 공유 폴더에서 방치되어 관리
효과적인 설계 문서 관리를 위한 방법이 부족
비표준적인 문서, 파일 관리 폴더
문서, 파일, 설계 자료의 이력관리가 부실
사내 기술 자산으로서의 활용이 미비
분실, 훼손 우려
문서, 도면 파일의 중앙집중 데이터베이스화
문서. 도면 관리 시스템을 통한 협업 지원
카테고리 분류, 관리 규칙을 통한 업무표준화
파일 등록, 열람, 삭제 이력 관리
효과적인 정보검색으로 업무 손실 비용 절감
파일 분실, 훼손 예방으로 업무 지연 사고 방지
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5. 시스템 구축 절차
단계 내용 비고
카테고리 정의
단계
•현재 각 PC 또는 공유폴더에 있는 자료를 체계적으로 관리하
기 위한 절차로서 카테고리 구조를 정의한다.
◦ 년도 별, 거래처 별, 담당자 별, 장비
별, 부품 별, 용도 별 등의 기준을 정하
여 폴더 구조를 정의한다.
식별 번호 부여
방법 정의
•문서, 도면, 기술, 영업 문서 별로 검색 및 식별이 용이하도록
영문 대문자 및 숫자로 이루어진 식별 번호 규칙을 정한다.
◦ 식별 번호, 장비 이름, 부품 명칭, 모
델 번호, 일련번호 등으로 파일명을 구
성한다
파일 수집 단계 •각 PC 또는 공유 폴더에 있는 파일을 담당자 또는 팀 단위로
일정을 정해서 파일을 정리한다.
◦ 전체 또는 팀 단위로 외장하드 또는
공유폴더의 한 곳에 전체 파일을 정리
해 놓는다. .
문서.도면 관리
프로그램 적용
•수집된 파일을 도면관리 시스템에 일괄 등록한다.
•부가 정보를 등록, 수정하거나 삭제한다.
◦ 가동 이후에 발생하는 신규 파일은
도면관리시스템으로 바로 등록한다.
구축 순서 안내
단계별 적용 과정
개별, 공유 폴더 관리
상태
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카테고리 분류, 정리 상태 시스템 등록 및 정보
수정
검색, 열람

6. 시스템 구축 사례
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자동차 부품 수출 업체
부품 발주 도면을 거래처, LOT NO 별 관리
거래처 별로 발주서, 견적서 관리
식별 번호를 표준화하여 검색이 편리하도록 구성
대기업으로부터 자료 관리 우수 업체로 인증
불량, 클레임 발생 시 대응 시간 단축
특허 법률 시장 조사 기업
업무 담당자 별 진행, 완료 문서를 관리
검토서, 조사 결과 보고서 분류 관리
식별 번호를 표준화하여 검색이 편리하도록 구성
의뢰 기업으로부터의 정보 관리 신뢰도 향상
지식 재활용으로 업무 수행 시간 단축
반도체 검사 장비 제조
거래처, 장비 모델을 카테고리 분류
년도 별 장비 제작 관련 파일을 체계적으로 관리
파일 다운로드, 열람 행위의 기록 관리
직원 기술 자료 관리 의식의 향상
장비 납기 지연 예방, 품질 향상
기계, 금속 가공 업체
영업, 견적, 발주, 수주 관련 파일 관리
거래처, 모델 설계 도면, 사양서 관리
사내 인사, 총무, 품질관리 문서 관리
파일 훼손, 유실, 분실 예방으로 업무 생산성 향상
부서별 접근 제한으로 기술 자료 유출 방지

7. 시스템 구성
• 문서.도면 관리 시스템(NEODDM)
• 문서.도면 데이터베이스 (MS SQL Server)
• 문서, 도면, 이미지 파일 저장 폴더(NEODDISK)
설계 팀, 영업 팀, 관리 팀, 인사 총무 부서 컴퓨터
서버 컴퓨터
클라이언트 PC
OS: Windows XP/7/8
생산, 품질관리, 공장, 지점, 현장 부서 컴퓨터
[서버 컴퓨터 운영 요구 사양]
운영체제: Windows 7 Pro or 2008 Server
데이터베이스 : Windows SQL Server 2008 Express
컴퓨터 하드웨어 권장 사양: CPU Dual Core, 메모리 4 GB, 하드 2테라 이상
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사내 네트워크

8. 시스템 특징
사용하기 쉽고 직관적인 편리한 인터페이스
등록, 조회, 검색의 편리성 향상
아이디/ 비밀번호 입력 후 바로 접속, 업무 편리성 우선 적용
폴더 드래그& 드롭으로 카테고리 안에 폴더 자동 생성
DWG 도면 파일과 문서, 이미지 파일 미리 보기 가능
카테고리에 의한 폴더 관리 및 검색
도면, 문서 공유 및 협업 작업 가능
사용자 관리, 컴퓨터 관리 기능
등록, 조회, 검색 이력 관리
도면 정보 변경 및 부가정보 관리
순번 도면번호 제목 종류 등록자 등록일자 승인자 승인일자 유형 크기
일반적인 도면 관리 시스템에서 관리 항목( 회사 업무에 맞도록 명칭 수정 가능)
원 도면 번호 버전 변경 내용 거래처 파일명 기타1 기타2 기타3 기타4
문서 도면 파일
데이터베이스
서버 컴퓨터
문서, 도면,
이미지 편집
검토확인
파일 등록
검색.인쇄
파일전달
문서,도면, 기술 자료의 정보 관리, 파일관리, 이력 관리
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9. 문서. 도면, 자료 관리 화면
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카테고리
대 분류
서브 폴더
파일 목록
파일 부가
정보
메뉴, 버튼

10. 프로그램 주요 기능
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구분
로그인, 로그아웃 •아이디, 비밀번호를 이용하여 프로그램 로그인, 로그아웃
문서, 도면 파일 등록 •한 개, 여러 개, 폴더 단위로 일괄 등록 가능, 드래그 & 드롭으로 바로 등록
문서 부가 정보 • 하나의 문서에 대한 부가 정보를 최대 16개 항목까지 관리 가능
•부가 정보 명칭은 초기 설정 시 변경 가능
카테고리 분류 • 최 상위 폴더를 대 분류로 하여 서브 폴더 방식으로 파일을 관리
폴더 접근 권한 관리 • 대 분류 폴더를 기준으로 아이디 별로 접근 권한을 설정
파일 관리 •서버에 등록된 파일을 다운로드, 열어보기, 파일 이동이 가능
•파일 삭제는 관리자 권한으로만 가능
서브 폴더 관리 • 폴더 이름 변경, 폴더 삭제
열람, 삭제 이력 관리 • 파일을 열어보거나 삭제한 기록 관리, 접근일, 컴퓨터 명, IP 주소까지 관리
검색 기능 • 파일명, 부가 정보에 포함된 문자를 검색
사 내외 접속 가능 • 파일서버의 IP 를 공인IP로 적용하는 경우, 사 내외에서 프로그램 접속 및 열람이 가능

11. CAD파일 / DWG뷰어
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12. 이미지 뷰어
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13. PDF파일 뷰어
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14. 중소기업의 기술과 노하우를 지키는 솔루션을 만듭니다.
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