Algemene presentatie van E.care ED. Workflow ondersteunende software voor de gehele spoedeisende hulp Intresse? Neem contact op met Gecko-ICT voor meer informatie of een vrijblijvende demonstratie. www.gecko-ict.nl 085 40 111 30

2. Deze presentatie introduceert u in E.care ED,
dé software voor de dienst spoedgevallen.
U zal zien hoe onze software het zorgproces
ondersteunt. De presentatie toont de belangrijkste
functionaliteiten en is dus niet volledig.
Wij rekenen op uw verbeelding:
Wat u ziet kan een begin zijn van wat we samen
kunnen verwezenlijken…
VERDER

3. Waarschuwing:
• Alle lijsten van onderzoeken, specialiteiten,
klinische observaties, enz. zijn slechts
voorbeelden.
Ze kunnen vervangen worden door UW data.
• Elke afdeling heeft een eigen manier van
werken. Geen workflow is identiek. E.care biedt
u tal van settings en parameters om de software
aan te passen aan uw behoeften.
• De gebruikte voorbeelden hebben geen
klinische relevantie. Wij concentreren ons op
ons werk, met respect voor u kennis en ervaring.
VERDER

4. Menu: Maak uw keuze
Toon alles 20:40 min
of toon per episode
Cockpit scherm and status bar 3:20 min
Tab Basis & Triage 1:50 min
Taken en verpleegkundige observaties 2:00 min
Klinische registratie artsen 1:00 min
Onderzoeken en medicatie 4:30 min
Tijdslijn 0:30 min
Financiën 1:40 min
Documenten en rapportering 2:20 min
Ontslag 0:50 min
Epiloog 0:35 min

5. Een dag op de
dienst
spoedgevallen

6. Dr. Karels , hoofd van de dienst spoedgevallen, komt
net uit een vergadering met het management over de
in- and outflow van patiënten. Dank zij de statistieken
die hij uit E.care haalt, kwam hij goed
geargumenteerd voor de dag…
Hij steekt zijn persoonlijke smartcard in de pc en
bekijkt het cockpitscherm. In een oogopslag weet hij
wat er aan de hand is op zijn afdeling.
VERDER

7. 4 patienten in de wachtzaal.
2 moeten dringend getrieerd worden.
VERDER

8. 11 patienten in de boxen.
De urgentiegraad varieert van rood (zeer
urgent) tot blauw (geen urgentie)
met geel, oranje en groen er tussen in.
VERDER

9. 2 patienten bevinden zich buiten de afdeling
voor onderzoeken. (vb. RX)
VERDER

10. 5 patienten werden ontslagen, al was hun
dossier nog niet helemaal volledig..
First things first.
E.care zal me er later aan herhinneren dat
er nog wat administratieve dingen moeten
gebeuren…
VERDER

11. Sinds E.care gebruikt wordt, is het witte bord verdwenen.
Maar E.care biedt meer dan een overzicht over de
algemene situatie van de afdeling.
Op het cockpitscherm wordt de meest belangrijke informatie
over de patiënt getoond, inclusief de status van elk deel van
het elk individueel zorgproces.
Laten we eens een kijkje nemen…
VERDER

12. Triage
kleur
Eerste
patiënt-
observatie
Initialen van
verantwoordelijke
arts &
verpleegkundige
Tijd op de afdeling
Naam
Patiënt
Opmerkingen
dossier
Belangrijkde patient
informatie
(vb. Allergie)
Specialiteit
Categorie
(vb. Intern)
Familie aanwezig
Mobiliteit
Geslacht
Leeftijd
Bestemming:
Afdeling en
kamernummer
VERDER

13. Maar waar dienen al die
kleuren voor?
VERDER

14. Wel…
we noemen die verzameling van kleuren de STATUS BAR
Elke kleur refereert naar een deel van het zorgproces en naar de
bijhorende tab in de software.
VERDER

15. Elke kleur laat een type zorgverlener weten dat er werk aan de
winkel is:
- rood voor een nurse
- blauw voor een arts
- roze voor een administrative medewerker
- Geel enoranje voor taken buiten de afdeling
Groen betekent: dit deel van het zorgproces is volledig klaar.
VERDER

16. Als je de muis over een kleur beweegt,
toont een tekstballon naar welke tab
de kleur verwijst…
- technische onderzoeken (vb. RX, CT,….)
- labo
- medicatie
- diagnostiek en klinische documentatie
- financiën
- taken
- documenten
- administrative registraties
Maar weet je wat ?
VERDER

17. Iedereen kent de betekenis van de kleuren
onmiddellijk van buiten.
Wij noemen dat de
COLOR REFLEX
VERDER

18. En wat zit er achter die Cockpit?
Laten we terugkeren naar het
verhaal van Dr. Karels en zijn
team.
VERDER

19. Kies
Volgende episode
Terug naar menu

20. De grote rode T verwittigt Mevr. Leysen.
Mr. Badluck werd meer dan 10 minuten geleden ingeschreven
en zij zou de TRIAGE moeten uitvoeren.
Zo opent het dossier door erop te klikken.
VERDER

21. Ze merkt dat zo goed als alle
patiëntinformatie automatisch werd
ingevuld.
E.care is gekoppeld met het ZIS en neemt
dus alle relevante data over.
Geen dubbel werk!
VERDER

22. Andere relevante gegevens worden ingevuld in de “tab Base” en
dit wanneer het best past.
Het zou kunnen gaan over:
VERDER

23. Consult
gevraagd/
gekregen Opmerkingen
bij het dossier
Dokter(s)
Categorie
Specialiteit
Bestemming:
kamer
afdeling
Opmerkingen
over de patiënt
Belangrijke patiënt-
informatie
(bv. Allergie)
VERDER

24. Verpleegkundige Leysen klikt op de tab “Triage”.
Ze gebruiken het Manchester Triage System,
één van de triage-methodes die E.care ondersteunt.
VERDER

25. Na een aanbiedingsbeeld gekozen te
hebben, gebruikt ze de MTS flowchart,
inclusief de pijnschaal. De triagekleur wordt
bepaald na de keuze van een toepasselijk
item uit de lijst..
VERDER

26. De triagekleur verschijnt hier, maar
ook op het cockpitscherm en
bovenaan elk ander scherm in
E.care
Alle timestamps (streeftijden en
resultaten)
worden hier getoond.
In dit stadium kunnen er al
vitale parameters
geregistreerd worden.
VERDER

27. Mevr. Leysen klikte terug naar het cockpitscherm en verhuisde
de patiënt naar box 2 (eenvoudig: drag and drop).
Ze wijst ook een verantwoordelijke verpleegkundige toe
(Mevr. Clymans) en een arts (Dr. Karels).
VERDER

28. Kies
Volgende episode
Terug naar menu

29. Mevr. Clymans ziet op het cockpitscherm dat ze voor Mr. Bacluck
een opdracht moet uitvoeren.
Een nieuwe verplichting voor de overheid:
voor iedereen boven de leeftijd van 70 moeten er een aantal
vragen beantwoord worden.
E.care kent de leeftijd van Mr. Badluck, en maakt dus
automatisch een taak aan..
Sinds ze E.care ED gebruikt, vergeet mevr. Clymans taken als
deze nooit meer.
Mevr. Clymans opent de tab “OPDRACHTEN”
VERDER

30. Als je op de V klikt,
verschijnt de vragenlijst.
VERDER

31. Eens bevestigd, toont de taak zich als “uitgevoerd”.
Initialen de timestamp worden automatisch toegevoegd.
Thet rode licht in de statusbar is ondertussen groen geworden.
VERDER

32. De tab “OPDRACHTEN” kan ook gebruikt worden
- om taken voor te schrijven (uit te voeren op de dienst
spoedgevallen of op de zorgafdeling)
met een bepaald frequentie of interval
De status bar zal u telkens verwittigen!
of/en
- om uitgevoerde taken die niet werden voorgeschreven
te registreren.
(vb. wondzorg, catering, …)
Eenvoudige registratie en iedereen is op de hoogte…
zonder vragen stellen.
VERDER

33. In de takenlijst die u gebruikt,
zoekt u een evenwicht tussen
verbeelding en relevantie:
Register enkel wat
zinvol/verplicht is om te weten
(door u of door anderen).
VERDER

34. Mevr. Clymans is nog bij Mr. Badluck.
In afwachting van de komst van Dr. Karels,
vervolledigt ze de vragenlijst voor verpleegkundigen.
Ze opent de tab “Klinisch”.
E.care opent automatisch de subtab “Verpleegkundig”.
(Mevr. Clymans vindt het gemakkelijk dat E.care de
toegangsrechten van haar SmartCard gebruikt om onmiddellijk
de juiste functionalteit te tonen).
Ze reserveert ook al kamer op de zorgafdeling. Sinds iedereen
weet dat we ook dit timestampen, verloopt de toewijzing van een
kamer een stuk sneller. Merkwaardig…
VERDER

35. Op de afdeling gebruiken verpleegkundigen
aanklikbare lijsten indien mogelijk.
Het is een snelle en volledige manier
van registreren
Maar zelfs vrije tekst die wordt toegevoegd
kan ook gemakkelijk per onderwerp worden
terug opgevraagd.
VERDER

36. Alarm in box nr. 5.
Mevr. Clymans verwijdert de Smartcard en vertrekt.
E.care keert terug naar het cockpitscherm en verbergt alle
patiëntengegevens.
We zouden niet graag hebben dat Mr. Badluck geconfronteerd
wordt met vertrouwelijke informatie van andere patiënten…
VERDER

37. Kies
Volgende episode
Terug naar menu

38. Dr. Karels gaat de kamer van mr. Badluck binnen.
In één oogopslag weet hij alles wat hij moet weten.
Mr. Badluck vindt het fijn dat hij niet steeds weer opnieuw
dezelfde vragen moet beantwoorden. Dr. Karels blijkt van alles
op de hoogte en stelt enkel gerichte vragen.
VERDER

39. Voor de registratie van de anamnese
houdt Dr. Karels niet van checklists.
Dus geeft hij vrije tekst in.
E.care bewaart deze data als anamnese, dus
kan hij de informatie als gestructureerde data
gebruiken in de verder communicatie (bv. in
brieven, berichten naar het ZIS, enz.)
VERDER

40. Voor het klinisch onderzoek gebruikt
Dr. Karels sjablonen die hij wijzigt en
aanvult indien nodig.
Die sjablonen kunnen zelfs checkboxes of
verplicht te beantwoorden vragen bevatten. Ze
zijn beschikbaar voor iedereen of voor een
bepaald specialisme.
VERDER

41. Dr. Karels overlegde met zijn collega Dr.
Appels over het nut van checklists voor toe te
passen behandeling.
In E.care definieerde hij zijn beslissingsboom
als een soort “decision support”.
Dit onderwerp staat ook op de agenda van de
volgende E.care - user group.
Interessant hoe E.care struktuur biedt en
tegelijk zoveel ruimte voor een individuele
benadering…
VERDER

42. Kies
Volgende episode
Terug naar menu

43. Vooraleer er een behandeling kan worden
gestart of zelfs maar een klinisch verslag kan
worden opgesteld, moeten er eerst wat
onderzoeken worden uitgevoerd…
Lab, RX,
Bepaalde medicatie kan al opgestart
worden…
VERDER

44. Dr. Karels opent de tab Technische Onderzoeken
Hij klikt op de regio en op
het type van onderzoek
VERDER

45. …hij gebruikt dropdown
menu’s and tekstvelden
om relevante data in te
geven…
VERDER

46. …en print het (leesbare) document of
(nog beter), hij stuurt een bericht naar
de RX-afdeling…
VERDER

47. De status bar kleurt rood. De
verpleegkundige weet dat deze patiënt
naar de RX-afdeling moet.
VERDER

48. …Na ongeveer 10 minuten wordt dit
lichtje blauw. De RX technicus vinkte de
taak aan als “uitgevoerd”.
VERDER

49. …Dr. Karels zal de beelden bekijken
door vanuit E.care het PACS systeem te
openen….
VERDER

50. …en zal zijn voorlopig protocol ingeven.
VERDER

51. …Dr. Appels geeft de voorkeur aan een lijst.
en E.care biedt beide werkwijzen aan, dus….
VERDER

52. Dr. Karels opent de tab Lab.
VERDER
He selecteert een subset
van onderzoeken.

53. Hij klikt op de
onderzoeken die hij wil,
of…
VERDER

54. … kiest een combinatie
van onderzoeken…
VERDER

55. …en zendt de aanvraag
naar het lab
VERDER

56. De status bar zal het volledig gamma van kleuren, en
daardoor de status van het onderzoek, tonen:
- Rood = Verpleegkundige moet staal nemen
- Geel = aanvraag en staal verzonden naar lab
- Oranje = onderzoek gestart, nog geen resultaten
- Licht blauw = gedeeltelijke resultaten
- Donker blauw = volledige resultaten
- Groen = restultaten gezien door arts
Verpleegkundigen zijn zo blij dat E.care een einde
maakte aan de nutteloze zoektocht naar
resultaten die er nog niet zijn…
VERDER

57. EN NOG BETER!
E.care zal waarschuwen als er een bepaalde tijd tussen “staal
verzonden” en “onderzoek gestart” is verstreken.
Bloedstaal verloren: u weet het na 10 minuten.
VERDER

58. Dr. Karels wil medicatie voorschrijven.
VERDER

59. Hij selecteert
een categorie
VERDER

60. …en kiest medicatie.
Door op de groene pijl te klikken,
wordt een standaard
toedieningswijze gekozen.
Dus geen ingave van dosis, duur,
frequentie, enz.
VERDER

61. Het lichtje wordt rood, en zal groen
worden na toediening door een
verpleegkundige.
VERDER

62. In dringende gevallen dient Mevr. Clymans soms medicatie
toe die nog niet of enkel mondeling werd voorgeschreven.
Dan zal het statuslichtje blauw worden.
Zo zal Dr. Karels eraan herinnerd worden om zijn SmartCard
te gebuiken voor het verplicht valideren van medicatie.
VERDER

63. Natuurlijk zijn er nog al van andere zaken ivm medicatie die in
E.care geregistreerd kunnen worden:
- Voorschrijven van medicatiecocktails
- Medicatie op zorgafdeling
- Medicatie die thuis werd gebruikt
- Voorschrift voor medicatie na ontslag
- STOP van de drip
- verandering van dosis
- …….
VERDER

64. Lab, RX, Medicatie, opdrachten….
te complex
te veel clicks
in urgente gevallen, zoals bv bij multitrauma
VERDER

65. Combineer ze allemaal
in één standing order of procedure
Door 1 “Standing Order” in de tab “OPDRACHTEN” te kiezen
worden tal van deelprocessen in beweging gezet:
- Aanvraag voor lab
- Aanvraag voor RX
- Pijnmedicatie
- Gerelateerde verpleegkundige taken
- Automatisch gecreëerde documenten
…zelfs factureerbare items zijn gelinkt
VERDER

66. En nu heeft de
status bar
echt zin
VERDER

67. Kies
Volgende episode
Terug naar menu

68. Soms verblijven patiënten langer dan een paar uren op de
afdeling.
Om een samenvattend overzicht geven van alle stappen in het
zorgproces, ontwikkelde E.care de „tijdslijn“.
VERDER

69. VERDER
Klap een onderwerp van het
zorgproces open en bekijk alle
details.
Evalueer en wijzig observaties
en opdrachten.

70. VERDER
...en geef (op de tijdslijn) nieuwe
taken, onderzoeken, medicatie of
observaties in.

71. Kies
Volgende episode
Terug naar menu

72. Als hoofd van de afdeling weet Dr. Karels dat E.care niet enkel
de kwaliteit van de zorg verbetert.
De financiële voordelen zijn ook van belang…
We openen het dossier en klikken op de tab “facturatie”.
VERDER

73. Zonder in dit veld iets in te geven,
werden er al factureerbare items
gecreëerd.
VERDER

74. - Een spoedconsult werd automatisch gecreëerd
(omdat E.care wet dat de patiënt zich aandiende zonder verwijzing)
- Een EKG werd automatisch geregistreerd
(omdat we de EKG-apparatuur starten vanuit E.care)
- Bepaalde materialen worden aangerekend
(omdat E.care weet dat sommige taken niet zonder ze kunnen
worden uitgevoerd)
- Alle gevalideerde onderzoeken (lab, RX,…) + medicatie
worden automatisch in de lijst gezet.
VERDER

75. En natuurlijk kunnen
we manueel nog items
toevoegen.
VERDER

76. Eenvoudige registratie betekent volledige registratie.
Wat cijfers van bestaande E.care – sites:
Registratie-groei dankzij E.care
bloedgassen: +84%
EKG: +124%
Consultaties: +34%
Verbruikte materialen: +46%
………
VERDER

77. Uw winst is direct
(voor zaken die rechtstreeks gefactureerd
worden)
of
indirect
(voor geregistreerde items die invloed hebben
op de overheidssteun of op interne
kostenbesparing).
Maar u kan zich voorstellen dat de
return on investment aanzienlijk is….
VERDER

78. Kies
Volgende episode
Terug naar menu

79. The paperless office
een ILLUSIE
Of toch niet ?
VERDER

80. Het hangt van u af…
Maar als wij spreken over documenten en rapporten
hebben we het niet noodzakelijk over papier:
Ze kunnen worden:
- geprint
- bewaard en geopend als een samenvattend verslag
- verzonden als bericht naar een andere software
- gemaild naar gebruikers op een bepaald moment,
in een bepaald formaat in het gewenste formaat
(xls, pdf, doc,…)
En ze kunnen elk detail of samenvatting bevatten van alle data die
E.care ED bevat.
VERDER

81. Dr. Karels ontwierp zijn eigen set van documenten :
Stap 1: Layout sjabloon in MS Word
Stap 2: importeer sjabloon in E.care
Stap 3: voeg tags toe (referenties naar E.care database)
te kiezen uit een list
Stap 4: voeg security rules toe
Verplichte electronische handtekening(en)?
Bewaar als read only ?
Bewaar verschillende versies ?
Stap 5: Wijs document toe aan een tab / knop in E.care
Klaar!
VERDER

82. Een brief naar de huisarts maken, duurt voor Dr. Karels
minder dan een minuut
VERDER

83. Hij gebruikt de dropdown
menu om een categorie en
een sjabloon te kiezen.
VERDER

84. Klaar!
Alle tags worden vervangen
door E.care data.
Print/zend nu of later
VERDER

85. Alle gemaakte documenten
verschijnen in de lijst, net als
gescande documenten,
voorzien van barcodes, die
aan het dossier werden
gelinkt.
VERDER

86. Dr. Karels houdt van de standaard reporten die E.care aanbiedt.
Ze vertellen hem meer over
- gemiddelde verblijfstijd op de afdeling
- responstijden van artsen en verpleegkundigen
- performantie lab, RX, …
- gemiddelde leeftijd in relatie tot maand/dag/uur
- sociale achtergrond van patiënten
- gebruik ziekenvervoer
- kosten/baten per patiënt
- ……
VERDER

87. En met de hulp van de IT-afdeling, ontwerpt hij eigen rapporten.
E.care ED is OPEN
En is ondervraagbaar door MS Reporting Service
of elke ander reporting tool.
VERDER

88. Sinds Dr. Karels met E.care ED werkt, komt hij altijd
goed voorbereid en met doorslaggevende
argumenten naar de managementmeeting.
Facts and figures overtuigen.
Zou het toeval zijn dat Dr. Karels onlangs werd
gevraagd als spreker voor de
Nationale Vereniging voor Urgentiegeneeskunde?
VERDER

89. Kies
Volgende episode
Terug naar menu

90. Mr. Badluck is klaar om naar de zorgafdeling te gaan
- alle onderzoeken werden uitgevoerd en beoordeeld
- Dr. Karels stelde een diagnose in de tab “klinisch”
- het administratief papier(loos)werk is volledig
- met inbegrip van financiële gegevens
- de medicatie werd toegediend
- …..
De STATUS BAR is GROEN
De patient kan de dienst Spoedgevallen verlaten.
VERDER

91. Een bericht met een volledige samenvatting werd automatisch
verzonden naar het Ziekenhuis Informatie Systeem.
Factureerbare items werden verstuurd naar de facturatiesoftware.
Medicatie en materialen zullen worden aangevuld.
Afdelingshoofd, management en overheid zullen de gevraagde
rapportering ontvangen.
Dr. Karels heeft alle informatie ter beschikking om de juiste
strategische beslissingen te nemen.
De ideale spoedgevallendienst komt eraan….
VERDER

92. Kies
Volgende episode
Terug naar menu

93. Epilogue
E.care ED is volledig aanpasbaar aan uw behoeften.
Slechts 1 software, maar 100 manieren om ze te configureren.
E.Care verbergt functionaliteit die u niet gebruikt.
E.care ED bestaat in het Nederlands, Frans, Engels en Duits.
Vertaling naar alle andere talen is mogelijk.
E.care ED gebruikt standard technology (.NET, Microsoft SQL)
E.care ED is OPEN. Uw data is van u.
E.care integreert met andere software.
(HL7, webservices, XML, custom made)
VERDER

94. E.Care is een lerend bedrijf.
We apprecieren uw ideeën
en zullen ze gebruiken om onze software nog beter te maken.
E.Care bvba
Campus Blairon 454
2300 Turnhout
Belgium
info@ecare.be
www.ecare.be
Tel: +32 14 889 250
VERDER

95. Kies
Einde
Terug naar menu