Presentación realizada por el Servicio de Plantificación y Modernización del Ayuntamiento de Gijón. En ella se explica cómo el consistorio ha llevado a cabo la implantación de la licitación electrónica para todos los contratos menores del ayuntamiento y de sus empresas públicas.

1. PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE CONTRATOS MENORES
EN EL AYUNTAMIENTO DE GIJÓN
NOVIEMBRE, 2013
Servicio de Planificación y Modernización
Ayuntamiento de Gijón

2. Organización municipal
En la actualidad, el grupo “Ayuntamiento de Gijón” está compuesto por:

La administración local;

Tres organismos autónomos administrativos dependientes


Fundación Municipal de Servicios Sociales


Fundación Municipal de Cultura, Educación y Universidad Popular
Patronato Deportivo Municipal
Siete Sociedades Mercantiles cuyo capital pertenece íntegramente a la Entidad Local

Empresa Municipal de Aguas

Empresa Municipal de Transportes Urbanos

Empresa Municipal de Servicios de Medio Ambiente Urbano

Empresa Municipal de la Vivienda

Centro Municipal de Empresas

Sociedad Teatro Jovellanos

Jardín Botánico Atlántico
En el presente año 2013, el presupuesto consolidado del
grupo asciende a un total de 290 millones de euros.
La Plataforma de Contratación Electrónica será utilizada por
todo el Grupo.
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3. Situación de partida
Hasta el pasado mes de octubre, se consideraba contrato menor aquel de cuantía superior a 6.000
euros y
- que no excedía de 18.000 euros en caso de consultorías y asistencias, servicios y suministros o
- hasta 50.000 euros, en caso de obras, siempre y cuando, la duración no excediese de un año y no se
incluyesen prórrogas, ni revisiones de precios.
En los últimos tres años, sólo el Ayuntamiento de Gijón ha
licitado más de 2.100 contratos de estas características
Trámite:
Para los contratos cuya cuantía fuese superior a 6.000 euros y
no
excediese
de
12.000,
tanto
para
obras
como
para
consultorías y asistencias, servicios o suministros
• las ofertas se solicitaban sin publicidad
• fiscalización posterior a la licitación (AD)
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4. Situación de partida
Para los contratos con cuantía entre 12.000 y 18.000 euros
• las ofertas se solicitaban mediante publicidad (Perfil del
Contratante) con excepciones
• autorización previa del gasto (RC opcional)
Para los contratos de obras con cuantía entre 18.000 y 50.000 euros
• las ofertas se solicitaban mediante publicidad (Perfil del
Contratante)
• reserva de crédito previa (RC obligatorio)
Puntos débiles de esa tramitación:
▪
Gestión altamente descentralizada sin la debida inspección
▪
Desinformación presupuestaria sin reserva de crédito
▪
Publicidad limitada
▪
Escasa transparencia
▪
Falta de competencia y mínima eficiencia
▪
Continuidad de hábitos y costumbres
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5. Situación de partida
Perfil del contratante:
La puesta en servicio del Perfil del Contratante del
Ayuntamiento de Gijón no aseguró la publicidad y
transparencia de todas las licitaciones de contratos
menores a pesar de estar así contemplado en la
Instrucción de la Alcaldía del año 2012.
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6. Preparación para el nuevo procedimiento
El Ayuntamiento de Gijón se ha dotado, en los últimos años, de las siguientes “herramientas” y
servicios corporativos:
 Autoridad de Registro para la emisión de certificados electrónicos de personal de
la Administración emitidos por la Autoridad de Certificación Camerfirma
 Gestor de expedientes administrativos, en entorno Web, con la capacidad de
trabajar, exclusivamente, con documentos electrónicos (ePAC)
 Sistema de gestión económica, en entorno Web, con la capacidad
de trabajar, exclusivamente, con documentos electrónicos (GEMA)
 Portafirmas electrónico integrado con el gestor de expedientes y
con el sistema de gestión económica
 Registro electrónico de facturas
(https://acerca.gijon.es/sta/Relec/CatalogBrowse) integrado con el Registro
Central de Facturas del Ayuntamiento y con el sistema de gestión económica.
Las cuatro soluciones anteriores están perfectamente integradas al tratarse de
soluciones de la misma empresa y desarrolladas con la misma base.
El último servicio incorporado ha sido la Plataforma de Contratación Electrónica.
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7. Nuevo procedimiento
Al disponer de los servicios y las herramientas mencionadas, se consideró oportuno reformar el
procedimiento hasta ese momento seguido para la contratación menor impulsando el uso de las TIC
como un pilar fundamental.
El día 2 de octubre del presente año por resolución de la Alcaldía se
aprobó el “Procedimiento electrónico de contratos menores”.
OBJETIVOS:
 Racionalizar y simplificar el procedimiento de contratos menores.
Se reduce, respecto al anterior procedimiento, de cuatro tramitaciones diferenciadas a
una única y se incorporan los instrumentos de la administración electrónica para
garantizar la máxima concurrencia, publicidad y transparencia. Se incorpora la
presentación electrónica de ofertas y la valoración automática de éstas con la aplicación
de criterios objetivos en aras a conseguir la eficacia y eficiencia de la actuación
administrativa y la equidad entre proveedores.
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8. Nuevo procedimiento
 Garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley de Contratos del
Sector Público.
Los órganos de contratación están obligados a dar a los licitadores y candidatos un
tratamiento igualitario y no discriminatorio y ajustar su actuación al principio de
transparencia.
 Fomentar el empleo de medios electrónicos.
El propio texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público
establece que, en cumplimiento del principio de transparencia y de
eficacia y eficiencia de la actuación administrativa, se fomentará y
preferirá el empleo de medios electrónicos, informáticos y telemáticos
en los procedimientos contemplados en esta Ley por parte de los
licitadores o los candidatos.
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9. Nuevo procedimiento
Contratos que se tramitan por el nuevo procedimiento:
 Los contratos menores de SUMINISTROS Y SERVICIOS cuyo importe sea
superior a 1.500 euros e inferior a 18.000, IVA excluido.
 Los contratos menores de OBRAS cuyo importe sea superior a 1.500
euros e inferior a 50.000, IVA excluido. Para este supuesto, en el caso
de que el importe del contrato sea igual o superior a 18.000 euros, IVA
excluido, es preceptiva la incorporación en el expediente electrónico de
una memoria valorada o, si así se estimara necesario, proyecto firmado
por técnico competente.
Exclusiones:
 Los contratos menores de 1.500 euros, IVA excluido, no se incorporarán al nuevo
procedimiento y la tramitación del gasto precisará factura conformada y documento
contable ADO firmados electrónicamente.
 Los contratos que por sus especiales características no se les aplique este procedimiento
precisarán informe previo de la Intervención General.
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10. Inicio del expediente
INICIO DEL EXPEDIENTE:
I.
Apertura del expediente electrónico en el gestor de expedientes
II.
Desde el expediente se realiza la operación contable de retención de crédito (RC) que
se firmará electrónicamente por el responsable del centro gestor y por los responsables
de contabilidad que, en su caso, pasarán a definitiva la retención.
La retención de crédito se elevará, para su conocimiento y conformidad, ante la
Concejalía delegada en función de la competencia.
III.
Se realiza en el expediente la memoria técnica o descripción del servicio o suministro,
con el detalle de sus características esenciales, o, en su caso, la memoria técnica o
proyecto de obras.
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11. Petición de ofertas
PETICIÓN DE OFERTAS:
I.
Desde la Plataforma de Contratación Electrónica se realiza la publicidad de la licitación dando
de alta el formulario de respuesta y la definición de los criterios de valoración de las ofertas.
Se podrán aplicar
1. Un único criterio que será el precio
2. Varios criterios objetivos que podrán ser precio más aquellos otros criterios objetivos
que se consideren necesarios y que deben ser previamente establecidos para su
posterior valoración automática.
3. Si se precisaran, por el responsable del contrato la aplicación de criterios de valoración
subjetivos se requerirá autorización previa de la Dirección General Económico
Financiera.
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12. Petición de ofertas
PETICIÓN DE OFERTAS:
II.
Incorporación de un pliego o memoria técnica, solamente en los supuestos en los que
se precisara. En los contratos menores de obras con importe igual o superior a 18.000
euros e inferior a 50.000 es preceptiva la incorporación a la Plataforma de una
memoria valorada o, si así se estimara necesario, proyecto técnico firmado
electrónicamente por el técnico competente. Este documento se generará desde el
gestor de expedientes.
III.
Petición de ofertas a proveedores existentes con el CPV (Vocabulario Común de
Contratos Públicos) correspondiente al objeto de la compra.
Las peticiones de ofertas se realizan automáticamente por la Plataforma de
Contratación Electrónica. Igualmente se publicitan en el Perfil del Contratante.
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13. Apertura y valoración de ofertas
APERTURA Y VALORACIÓN DE OFERTAS:
I.
Concluido el plazo de presentación de
ofertas, se realizará el desencriptado de
las mismas y su apertura por la persona
o personas autorizadas.
II.
Una vez abiertas las ofertas, se realizará
la actuación de valoración automática
que aplica los criterios de valoración
definidos.
III.
La Plataforma de Contratación
Electrónica propone la mejor oferta
presentada una vez realizada la
valoración.
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14. Autorización y disposición del gasto
AUTORIZACIÓN Y DISPOSICIÓN DEL GASTO:
I.
Se incorpora al gestor de expedientes el documento electrónico con el resultado del
proceso de valoración que proporciona la Plataforma.
II.
En función de la cuantía del contrato menor se realizarán los siguientes trámites:
1.
Si la cuantía es superior a 1.500 euros e inferior a 18.000 se mecaniza la operación
contable “AD” provisional sobre la retención de crédito previamente contabilizada
firmándose electrónicamente la misma.
Se realiza la aprobación de la autorización y disposición del gasto desde el
expediente electrónico y se envía para su firma electrónica por la Jefatura del
Servicio y la Concejalía delegada correspondiente.
Se fiscaliza y contabiliza definitivamente la operación contable “AD”.
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15. Autorización y disposición del gasto
AUTORIZACIÓN Y DISPOSICIÓN DEL GASTO:
2.
Si se trata de una obra de cuantía igual o superior a 18.000 euros
Se realiza en el expediente electrónico la correspondiente propuesta de resolución y
la operación contable “AD” provisional sobre la retención de crédito previamente
contabilizada.
Se fiscaliza y contabiliza definitivamente la operación contable “AD”.
Realizada la fiscalización se automatiza la Resolución para la aprobación de la
autorización y disposición del gasto.
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16. Notificación de la adjudicación
NOTIFICACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN:
I.
Si el contrato menor es de cuantía inferior a 18.000 euros, IVA
excluido, se notifica, previa comprobación de que la autorización
y disposición del gasto está firmada electrónicamente, la
comunicación a los proveedores que han presentando oferta y de
la notificación al adjudicatario del contrato menor que se realiza a
través de una actuación de la Plataforma de Contratación
Electrónica.
II.
Para contratos menores de obras de cuantía igual o superior a 18.000 euros, IVA
excluido, previamente a la notificación será preciso contar con la preceptiva Resolución
de aprobación de la autorización y disposición del gasto. La comunicación a los
proveedores que han presentando oferta y de la notificación al adjudicatario del contrato
menor se realiza, igualmente, a través de una actuación de la plataforma de contratación
electrónica.
III.
En el gestor de expedientes adjunta documento electrónico con el resumen del
procedimiento seguido en la Plataforma de Contratación Electrónica.
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17. Recepción/conformidad/contabilización de las facturas
RECEPCIÓN / CONFORMIDAD / CONTABILIZACIÓN DE LAS FACTURAS:
I.
Realizado el suministro, servicio u obra la factura o certificación de obra puede ser
presentada, en formato electrónico PDF, a través del Registro Electrónico de
Facturas. Este documento debe ser firmado electrónicamente por la empresa o el
autónomo.
Ya se han registrado más de 6.900 facturas en el Registro Central de facturas
desde enero de 2013 (sin contar las masivas: Agua, Gas y Electricidad).
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18. Recepción/conformidad/contabilización de las facturas
RECEPCIÓN / CONFORMIDAD / CONTABILIZACIÓN DE LAS FACTURAS:
II.
Si la factura o certificación de obra se presenta en soporte papel
a través de una oficina de registro o por correo ordinario, ésta se
envía al Registro Central de Facturas que lo digitalizará
(digitalización certificada) y lo incorporará al Registro pasando
directamente al Sistema de Gestión Económica (GEMA).
III.
La factura se envía, por el área gestora, desde
el Sistema de Gestión Económica a un circuito
de firma electrónica establecido en el
portafirmas electrónico.
IV.
En el expediente electrónico administrativo se
realiza el reconocimiento de la obligación,
documento contable “O”, que también será un
documento electrónico del expediente y se
realiza la actuación de envío a Fiscalización y,
en su caso, su posterior contabilización
definitiva.
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19. Flujograma del procedimiento
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I:
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20. Flujograma del procedimiento
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO II:
Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón
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21. Plataforma de Contratación Electrónica
PLATAFORMA DE CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA
El Ayuntamiento de Gijón ha optado por
contratar el servicio de una Plataforma de
Contratación Electrónica externa, alojada en la
“nube”, como es la de VORTAL CONNECTING
BUSINESS con experiencia en el sector público
español así como en el de otros países europeos
como Portugal.
Acceso a través de http://www.gijon.es/contratacionelectronica
La opción de desarrollar una solución a medida quedó descartada
tras malas experiencias previas así como la opción de adquirir
licencias de uso de una solución comercial por carecer del necesario
soporte y servicios de seguridad y confianza imprescindibles.
Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón
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22. Plataforma de Contratación Electrónica
PLATAFORMA DE CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA
La Plataforma hace posible, entro otras, las siguientes
necesidades:
 Publicitar el concurso con descarga de los pliegos y demás documentación
complementaria
 Presentar electrónicamente las ofertas con plena seguridad
 Realizar la apertura de las ofertas presentadas mediante sistemas electrónicos en las
correspondientes mesas de contratación
 Gestionar las notificaciones electrónicas que puedan necesitarse durante el desarrollo del
procedimiento
 Publicitar la clasificación de los licitadores y la posterior adjudicación del contrato
 Firmar el contrato mediante sistemas electrónicos
Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón
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23. Plataforma de Contratación Electrónica
PLATAFORMA DE CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA
El objetivo material final es realizar una contratación pública en la que todas las fases del procedimiento
se lleven a cabo por medios electrónicos.
Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón
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24. Beneficios internos
BENEFICIOS INTERNOS
El Ayuntamiento ya está obtenido los siguientes beneficios del nuevo procedimiento:
 Integración, simplificación y normalización de los procesos de oferta, evaluación,
adjudicación y facturación de las licitaciones.
 Ahorro, sin estimar aún, de los costes de gestión y adjudicación de los
procedimientos de contratación (tiempo, recursos, notificaciones, etc.).
 Reducción de los plazos en la contratación (en siete días naturales puede estar
adjudicado).
 Absoluta transparencia de todas las fases de la oferta, evaluación y adjudicación
de contratos.
 Mayor seguridad y confidencialidad del proceso.
 Control económico/financiero desde el primer momento del procedimiento
administrativo.
 Ahorros de hasta 50% en las licitaciones ya adjudicadas.
 Mayor número de potenciales empresas proveedoras (actualmente más de 900).
Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón
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25. Inconvenientes internos
INCONVENIENTES INTERNOS
La necesidad de formar a todo el personal de las distintas unidades de contratación (más de 100
usuarios en el caso del Ayuntamiento) así como la necesaria coordinación de actuaciones es el
mayor inconveniente que puede mencionarse. No puede destacarse otro inconveniente de este
servicio.
La necesaria y fundamental gestión del cambio tanto interna como externa con las empresas
no puede ser considerada como inconveniente aún cuando es una tarea vital para el éxito del
servicio.
Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón
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26. Beneficios externos
BENEFICIOS EXTERNOS
El Ayuntamiento estima en 407.000 euros anuales la reducción de cargas administrativas a las
empresas y autónomos licitantes aplicando el método simplificado de medición de cargas
administrativas y utilizando para ello el sistema APLICA proporcionado por el Ministerio de
Hacienda y Administraciones Públicas.
Esta estimación se hizo para 730 licitaciones menores al año con una media de tres ofertas por
licitación, lo que arroja una reducción media de cargas por oferta presentada de 186 euros.
Un beneficio comprobado es, debido a la mayor publicidad de los procesos de licitación,
el notable incremento del número medio de ofertas presentadas por licitación (4,5 en
el caso del Ayuntamiento) así como la presentación de ofertas por empresas que nunca
habían entrado en contacto con el Ayuntamiento.
Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón
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27. Inconvenientes externos
INCONVENIENTES EXTERNOS
La no preparación de las pequeñas y medianas empresas para trabajar con estas plataformas y con
el formato electrónico (documento y firma) puede ser considerado la mayor dificultad, que no
inconveniente.
Para facilitar la incorporación de las empresas y autónomos, el
Ayuntamiento está realizando sesiones informativas y formativas con
colectivos de empresas no sólo para presentar la Plataforma sino para
formar en su uso y aprovechamiento máximo. Ya se han celebrado dos
sesiones con más de 200 asistentes y se ha organizado una serie de
sesiones informativos/formativas para empresas con periodicidad
quincenal.
Hasta noviembre de 2013, se han registrado 200 empresas y autónomos y se ha precargado en
la Plataforma la información de más de 900 empresas (CIF, Razón Social, correo electrónico,
domicilio social, etc.).
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28. Experiencia
EXPERIENCIA
Hasta esta fecha, el Ayuntamiento ha licitado 7 contratos menores y 25 la Empresa Municipal de
Agua. La previsión de nuevas licitaciones puede superar las cinco semanales con las actuales
entidades dadas de alta.
Se han incorporado, recientemente, a la Plataforma de Contratación Electrónica la Empresa
Municipal de la Vivienda, la Empresa Municipal de Transportes Urbanos y el Centro Municipal de
Empresas.
El grado de satisfacción es elevado y las expectativas son muy altas.
Como puntos críticos se pueden destacar:
- La incorporación de las empresas y autónomos (difusión / formación)
- y el soporte al uso de la Plataforma
Vídeos con declaraciones:
http://www.youtube.com/watch?v=0wR7cVm0ijQ
http://www.youtube.com/watch?v=_7zTeKTi_bY
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29. MUCHAS GRACIAS
POR SU ATENCIÓN
Servicio de Planificación y Modernización
Ayuntamiento de Gijón
administracionelectronica@gijon.es
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