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La experiencia del Ayuntamiento de Gijón en contratacion electronica

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Presentación realizada por el Servicio de Plantificación y Modernización del Ayuntamiento de Gijón. En ella se explica cómo el consistorio ha llevado a cabo la implantación de la licitación electrónica para todos los contratos menores del ayuntamiento y de sus empresas públicas.

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La experiencia del Ayuntamiento de Gijón en contratacion electronica

  1. 1. PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE CONTRATOS MENORES EN EL AYUNTAMIENTO DE GIJÓN NOVIEMBRE, 2013 Servicio de Planificación y Modernización Ayuntamiento de Gijón
  2. 2. Organización municipal En la actualidad, el grupo “Ayuntamiento de Gijón” está compuesto por:  La administración local;  Tres organismos autónomos administrativos dependientes   Fundación Municipal de Servicios Sociales   Fundación Municipal de Cultura, Educación y Universidad Popular Patronato Deportivo Municipal Siete Sociedades Mercantiles cuyo capital pertenece íntegramente a la Entidad Local  Empresa Municipal de Aguas  Empresa Municipal de Transportes Urbanos  Empresa Municipal de Servicios de Medio Ambiente Urbano  Empresa Municipal de la Vivienda  Centro Municipal de Empresas  Sociedad Teatro Jovellanos  Jardín Botánico Atlántico En el presente año 2013, el presupuesto consolidado del grupo asciende a un total de 290 millones de euros. La Plataforma de Contratación Electrónica será utilizada por todo el Grupo. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 1
  3. 3. Situación de partida Hasta el pasado mes de octubre, se consideraba contrato menor aquel de cuantía superior a 6.000 euros y - que no excedía de 18.000 euros en caso de consultorías y asistencias, servicios y suministros o - hasta 50.000 euros, en caso de obras, siempre y cuando, la duración no excediese de un año y no se incluyesen prórrogas, ni revisiones de precios. En los últimos tres años, sólo el Ayuntamiento de Gijón ha licitado más de 2.100 contratos de estas características Trámite: Para los contratos cuya cuantía fuese superior a 6.000 euros y no excediese de 12.000, tanto para obras como para consultorías y asistencias, servicios o suministros • las ofertas se solicitaban sin publicidad • fiscalización posterior a la licitación (AD) Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 2
  4. 4. Situación de partida Para los contratos con cuantía entre 12.000 y 18.000 euros • las ofertas se solicitaban mediante publicidad (Perfil del Contratante) con excepciones • autorización previa del gasto (RC opcional) Para los contratos de obras con cuantía entre 18.000 y 50.000 euros • las ofertas se solicitaban mediante publicidad (Perfil del Contratante) • reserva de crédito previa (RC obligatorio) Puntos débiles de esa tramitación: ▪ Gestión altamente descentralizada sin la debida inspección ▪ Desinformación presupuestaria sin reserva de crédito ▪ Publicidad limitada ▪ Escasa transparencia ▪ Falta de competencia y mínima eficiencia ▪ Continuidad de hábitos y costumbres Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 3
  5. 5. Situación de partida Perfil del contratante: La puesta en servicio del Perfil del Contratante del Ayuntamiento de Gijón no aseguró la publicidad y transparencia de todas las licitaciones de contratos menores a pesar de estar así contemplado en la Instrucción de la Alcaldía del año 2012. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 4
  6. 6. Preparación para el nuevo procedimiento El Ayuntamiento de Gijón se ha dotado, en los últimos años, de las siguientes “herramientas” y servicios corporativos:  Autoridad de Registro para la emisión de certificados electrónicos de personal de la Administración emitidos por la Autoridad de Certificación Camerfirma  Gestor de expedientes administrativos, en entorno Web, con la capacidad de trabajar, exclusivamente, con documentos electrónicos (ePAC)  Sistema de gestión económica, en entorno Web, con la capacidad de trabajar, exclusivamente, con documentos electrónicos (GEMA)  Portafirmas electrónico integrado con el gestor de expedientes y con el sistema de gestión económica  Registro electrónico de facturas (https://acerca.gijon.es/sta/Relec/CatalogBrowse) integrado con el Registro Central de Facturas del Ayuntamiento y con el sistema de gestión económica. Las cuatro soluciones anteriores están perfectamente integradas al tratarse de soluciones de la misma empresa y desarrolladas con la misma base. El último servicio incorporado ha sido la Plataforma de Contratación Electrónica. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 5
  7. 7. Nuevo procedimiento Al disponer de los servicios y las herramientas mencionadas, se consideró oportuno reformar el procedimiento hasta ese momento seguido para la contratación menor impulsando el uso de las TIC como un pilar fundamental. El día 2 de octubre del presente año por resolución de la Alcaldía se aprobó el “Procedimiento electrónico de contratos menores”. OBJETIVOS:  Racionalizar y simplificar el procedimiento de contratos menores. Se reduce, respecto al anterior procedimiento, de cuatro tramitaciones diferenciadas a una única y se incorporan los instrumentos de la administración electrónica para garantizar la máxima concurrencia, publicidad y transparencia. Se incorpora la presentación electrónica de ofertas y la valoración automática de éstas con la aplicación de criterios objetivos en aras a conseguir la eficacia y eficiencia de la actuación administrativa y la equidad entre proveedores. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 6
  8. 8. Nuevo procedimiento  Garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley de Contratos del Sector Público. Los órganos de contratación están obligados a dar a los licitadores y candidatos un tratamiento igualitario y no discriminatorio y ajustar su actuación al principio de transparencia.  Fomentar el empleo de medios electrónicos. El propio texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público establece que, en cumplimiento del principio de transparencia y de eficacia y eficiencia de la actuación administrativa, se fomentará y preferirá el empleo de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en los procedimientos contemplados en esta Ley por parte de los licitadores o los candidatos. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 7
  9. 9. Nuevo procedimiento Contratos que se tramitan por el nuevo procedimiento:  Los contratos menores de SUMINISTROS Y SERVICIOS cuyo importe sea superior a 1.500 euros e inferior a 18.000, IVA excluido.  Los contratos menores de OBRAS cuyo importe sea superior a 1.500 euros e inferior a 50.000, IVA excluido. Para este supuesto, en el caso de que el importe del contrato sea igual o superior a 18.000 euros, IVA excluido, es preceptiva la incorporación en el expediente electrónico de una memoria valorada o, si así se estimara necesario, proyecto firmado por técnico competente. Exclusiones:  Los contratos menores de 1.500 euros, IVA excluido, no se incorporarán al nuevo procedimiento y la tramitación del gasto precisará factura conformada y documento contable ADO firmados electrónicamente.  Los contratos que por sus especiales características no se les aplique este procedimiento precisarán informe previo de la Intervención General. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 8
  10. 10. Inicio del expediente INICIO DEL EXPEDIENTE: I. Apertura del expediente electrónico en el gestor de expedientes II. Desde el expediente se realiza la operación contable de retención de crédito (RC) que se firmará electrónicamente por el responsable del centro gestor y por los responsables de contabilidad que, en su caso, pasarán a definitiva la retención. La retención de crédito se elevará, para su conocimiento y conformidad, ante la Concejalía delegada en función de la competencia. III. Se realiza en el expediente la memoria técnica o descripción del servicio o suministro, con el detalle de sus características esenciales, o, en su caso, la memoria técnica o proyecto de obras. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 9
  11. 11. Petición de ofertas PETICIÓN DE OFERTAS: I. Desde la Plataforma de Contratación Electrónica se realiza la publicidad de la licitación dando de alta el formulario de respuesta y la definición de los criterios de valoración de las ofertas. Se podrán aplicar 1. Un único criterio que será el precio 2. Varios criterios objetivos que podrán ser precio más aquellos otros criterios objetivos que se consideren necesarios y que deben ser previamente establecidos para su posterior valoración automática. 3. Si se precisaran, por el responsable del contrato la aplicación de criterios de valoración subjetivos se requerirá autorización previa de la Dirección General Económico Financiera. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 10
  12. 12. Petición de ofertas PETICIÓN DE OFERTAS: II. Incorporación de un pliego o memoria técnica, solamente en los supuestos en los que se precisara. En los contratos menores de obras con importe igual o superior a 18.000 euros e inferior a 50.000 es preceptiva la incorporación a la Plataforma de una memoria valorada o, si así se estimara necesario, proyecto técnico firmado electrónicamente por el técnico competente. Este documento se generará desde el gestor de expedientes. III. Petición de ofertas a proveedores existentes con el CPV (Vocabulario Común de Contratos Públicos) correspondiente al objeto de la compra. Las peticiones de ofertas se realizan automáticamente por la Plataforma de Contratación Electrónica. Igualmente se publicitan en el Perfil del Contratante. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 11
  13. 13. Apertura y valoración de ofertas APERTURA Y VALORACIÓN DE OFERTAS: I. Concluido el plazo de presentación de ofertas, se realizará el desencriptado de las mismas y su apertura por la persona o personas autorizadas. II. Una vez abiertas las ofertas, se realizará la actuación de valoración automática que aplica los criterios de valoración definidos. III. La Plataforma de Contratación Electrónica propone la mejor oferta presentada una vez realizada la valoración. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 12
  14. 14. Autorización y disposición del gasto AUTORIZACIÓN Y DISPOSICIÓN DEL GASTO: I. Se incorpora al gestor de expedientes el documento electrónico con el resultado del proceso de valoración que proporciona la Plataforma. II. En función de la cuantía del contrato menor se realizarán los siguientes trámites: 1. Si la cuantía es superior a 1.500 euros e inferior a 18.000 se mecaniza la operación contable “AD” provisional sobre la retención de crédito previamente contabilizada firmándose electrónicamente la misma. Se realiza la aprobación de la autorización y disposición del gasto desde el expediente electrónico y se envía para su firma electrónica por la Jefatura del Servicio y la Concejalía delegada correspondiente. Se fiscaliza y contabiliza definitivamente la operación contable “AD”. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 13
  15. 15. Autorización y disposición del gasto AUTORIZACIÓN Y DISPOSICIÓN DEL GASTO: 2. Si se trata de una obra de cuantía igual o superior a 18.000 euros Se realiza en el expediente electrónico la correspondiente propuesta de resolución y la operación contable “AD” provisional sobre la retención de crédito previamente contabilizada. Se fiscaliza y contabiliza definitivamente la operación contable “AD”. Realizada la fiscalización se automatiza la Resolución para la aprobación de la autorización y disposición del gasto. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 14
  16. 16. Notificación de la adjudicación NOTIFICACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN: I. Si el contrato menor es de cuantía inferior a 18.000 euros, IVA excluido, se notifica, previa comprobación de que la autorización y disposición del gasto está firmada electrónicamente, la comunicación a los proveedores que han presentando oferta y de la notificación al adjudicatario del contrato menor que se realiza a través de una actuación de la Plataforma de Contratación Electrónica. II. Para contratos menores de obras de cuantía igual o superior a 18.000 euros, IVA excluido, previamente a la notificación será preciso contar con la preceptiva Resolución de aprobación de la autorización y disposición del gasto. La comunicación a los proveedores que han presentando oferta y de la notificación al adjudicatario del contrato menor se realiza, igualmente, a través de una actuación de la plataforma de contratación electrónica. III. En el gestor de expedientes adjunta documento electrónico con el resumen del procedimiento seguido en la Plataforma de Contratación Electrónica. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 15
  17. 17. Recepción/conformidad/contabilización de las facturas RECEPCIÓN / CONFORMIDAD / CONTABILIZACIÓN DE LAS FACTURAS: I. Realizado el suministro, servicio u obra la factura o certificación de obra puede ser presentada, en formato electrónico PDF, a través del Registro Electrónico de Facturas. Este documento debe ser firmado electrónicamente por la empresa o el autónomo. Ya se han registrado más de 6.900 facturas en el Registro Central de facturas desde enero de 2013 (sin contar las masivas: Agua, Gas y Electricidad). Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 16
  18. 18. Recepción/conformidad/contabilización de las facturas RECEPCIÓN / CONFORMIDAD / CONTABILIZACIÓN DE LAS FACTURAS: II. Si la factura o certificación de obra se presenta en soporte papel a través de una oficina de registro o por correo ordinario, ésta se envía al Registro Central de Facturas que lo digitalizará (digitalización certificada) y lo incorporará al Registro pasando directamente al Sistema de Gestión Económica (GEMA). III. La factura se envía, por el área gestora, desde el Sistema de Gestión Económica a un circuito de firma electrónica establecido en el portafirmas electrónico. IV. En el expediente electrónico administrativo se realiza el reconocimiento de la obligación, documento contable “O”, que también será un documento electrónico del expediente y se realiza la actuación de envío a Fiscalización y, en su caso, su posterior contabilización definitiva. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 17
  19. 19. Flujograma del procedimiento FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I: Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 18
  20. 20. Flujograma del procedimiento FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO II: Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 19
  21. 21. Plataforma de Contratación Electrónica PLATAFORMA DE CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA El Ayuntamiento de Gijón ha optado por contratar el servicio de una Plataforma de Contratación Electrónica externa, alojada en la “nube”, como es la de VORTAL CONNECTING BUSINESS con experiencia en el sector público español así como en el de otros países europeos como Portugal. Acceso a través de http://www.gijon.es/contratacionelectronica La opción de desarrollar una solución a medida quedó descartada tras malas experiencias previas así como la opción de adquirir licencias de uso de una solución comercial por carecer del necesario soporte y servicios de seguridad y confianza imprescindibles. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 20
  22. 22. Plataforma de Contratación Electrónica PLATAFORMA DE CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA La Plataforma hace posible, entro otras, las siguientes necesidades:  Publicitar el concurso con descarga de los pliegos y demás documentación complementaria  Presentar electrónicamente las ofertas con plena seguridad  Realizar la apertura de las ofertas presentadas mediante sistemas electrónicos en las correspondientes mesas de contratación  Gestionar las notificaciones electrónicas que puedan necesitarse durante el desarrollo del procedimiento  Publicitar la clasificación de los licitadores y la posterior adjudicación del contrato  Firmar el contrato mediante sistemas electrónicos Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 21
  23. 23. Plataforma de Contratación Electrónica PLATAFORMA DE CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA El objetivo material final es realizar una contratación pública en la que todas las fases del procedimiento se lleven a cabo por medios electrónicos. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 22
  24. 24. Beneficios internos BENEFICIOS INTERNOS El Ayuntamiento ya está obtenido los siguientes beneficios del nuevo procedimiento:  Integración, simplificación y normalización de los procesos de oferta, evaluación, adjudicación y facturación de las licitaciones.  Ahorro, sin estimar aún, de los costes de gestión y adjudicación de los procedimientos de contratación (tiempo, recursos, notificaciones, etc.).  Reducción de los plazos en la contratación (en siete días naturales puede estar adjudicado).  Absoluta transparencia de todas las fases de la oferta, evaluación y adjudicación de contratos.  Mayor seguridad y confidencialidad del proceso.  Control económico/financiero desde el primer momento del procedimiento administrativo.  Ahorros de hasta 50% en las licitaciones ya adjudicadas.  Mayor número de potenciales empresas proveedoras (actualmente más de 900). Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 23
  25. 25. Inconvenientes internos INCONVENIENTES INTERNOS La necesidad de formar a todo el personal de las distintas unidades de contratación (más de 100 usuarios en el caso del Ayuntamiento) así como la necesaria coordinación de actuaciones es el mayor inconveniente que puede mencionarse. No puede destacarse otro inconveniente de este servicio. La necesaria y fundamental gestión del cambio tanto interna como externa con las empresas no puede ser considerada como inconveniente aún cuando es una tarea vital para el éxito del servicio. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 24
  26. 26. Beneficios externos BENEFICIOS EXTERNOS El Ayuntamiento estima en 407.000 euros anuales la reducción de cargas administrativas a las empresas y autónomos licitantes aplicando el método simplificado de medición de cargas administrativas y utilizando para ello el sistema APLICA proporcionado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Esta estimación se hizo para 730 licitaciones menores al año con una media de tres ofertas por licitación, lo que arroja una reducción media de cargas por oferta presentada de 186 euros. Un beneficio comprobado es, debido a la mayor publicidad de los procesos de licitación, el notable incremento del número medio de ofertas presentadas por licitación (4,5 en el caso del Ayuntamiento) así como la presentación de ofertas por empresas que nunca habían entrado en contacto con el Ayuntamiento. Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 25
  27. 27. Inconvenientes externos INCONVENIENTES EXTERNOS La no preparación de las pequeñas y medianas empresas para trabajar con estas plataformas y con el formato electrónico (documento y firma) puede ser considerado la mayor dificultad, que no inconveniente. Para facilitar la incorporación de las empresas y autónomos, el Ayuntamiento está realizando sesiones informativas y formativas con colectivos de empresas no sólo para presentar la Plataforma sino para formar en su uso y aprovechamiento máximo. Ya se han celebrado dos sesiones con más de 200 asistentes y se ha organizado una serie de sesiones informativos/formativas para empresas con periodicidad quincenal. Hasta noviembre de 2013, se han registrado 200 empresas y autónomos y se ha precargado en la Plataforma la información de más de 900 empresas (CIF, Razón Social, correo electrónico, domicilio social, etc.). Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 26
  28. 28. Experiencia EXPERIENCIA Hasta esta fecha, el Ayuntamiento ha licitado 7 contratos menores y 25 la Empresa Municipal de Agua. La previsión de nuevas licitaciones puede superar las cinco semanales con las actuales entidades dadas de alta. Se han incorporado, recientemente, a la Plataforma de Contratación Electrónica la Empresa Municipal de la Vivienda, la Empresa Municipal de Transportes Urbanos y el Centro Municipal de Empresas. El grado de satisfacción es elevado y las expectativas son muy altas. Como puntos críticos se pueden destacar: - La incorporación de las empresas y autónomos (difusión / formación) - y el soporte al uso de la Plataforma Vídeos con declaraciones: http://www.youtube.com/watch?v=0wR7cVm0ijQ http://www.youtube.com/watch?v=_7zTeKTi_bY Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón Pág. 27
  29. 29. MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN Servicio de Planificación y Modernización Ayuntamiento de Gijón administracionelectronica@gijon.es Procedimiento Electrónico de Contratos Menores en el Ayuntamiento de Gijón

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