Bekijk hier de stappenlijst van de Jong & Laan. Zij hebben op 10-06-2014 een presentatie over subsidieregelingen gegeven.

1. Accountants Belastingadviseurs
Werkkostenregeling
Stappenplan
Vanaf 2015 is iedere werkgever verplicht om de werkkostenregeling (wkr) toe te passen.
Met de wkr mag maximaal 1,5% van de totale loonsom besteed mag worden aan
onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Verstrekt en vergoedt een werkgever meer,
dan is hij een eindheffing verschuldigd van 80%.
In dit document vindt u het stappenplan om de wkr toe te passen. Per stap worden de
headlines vermeld van wat u moet doen en waar u rekening mee moet houden.

2. Stappenplan Werkkostenregeling juni 2014 2
Stap 1 Inventarisatie
Maak een inventarisatie van de huidige vergoedingen/verstrekkingen/ter
beschikkingstellingen. Deze vindt u in de:
 Salarisadministratie
 Financiële administratie
Stap 2 Onderverdeling in kostensoorten
Maak een onderverdeling in kostensoorten.
 Gerichte vrijstellingen, zoals:
o Reiskosten
o Kosten voor scholing
 Nihil-waarderingen, zoals:
o Computers
o Mobiele telefoons
 Intermediaire kosten, zoals:
o Kosten auto van de zaak (bijv. parkeerkosten)
o Relatiegeschenken
 Kosten in de forfaitaire ruimte, zoals:
o Personeelsfeest
o Kerstpakket
o Personeelskortingen
o Vaste kostenvergoeding (indien geen kostenonderzoek gehouden)
Lees de whitepaper Werkkostenregeling voor meer uitleg over de kostensoorten.
Stap 3 Gevolgen voor wkr
Bepaal of de vergoedingen/verstrekkingen binnen of buiten de vrije ruimte vallen. De
vrije ruimte is 1,5% van de loonsom van de werkgever. Zijn de
vergoedingen/verstrekkingen hoger dan de vrije ruimte? Dan betaalt de werkgever 80%
belastingheffing over het meerdere.

3. Stappenplan Werkkostenregeling juni 2014 3
Aanpassen arbeidsvoorwaarden
Als blijkt uit de wkr dat u meer belasting gaat betalen, is het verstandig om naar de
arbeidsvoorwaarden te kijken en deze indien nodig aan te passen (overleg
OR/personeelsvertegenwoordiging). Vaak zijn aanpassingen mogelijk om de
belastingheffing te beperken.
Kostenonderzoek
Betaalt u vaste kostenvergoedingen, dan is het verstandig om nu nog een
kostenonderzoek te houden. Het is namelijk mogelijk om kosten buiten de vrije ruimte te
houden.
Stap 4 Aanpassingen administratie voorbereiden
Bereid het aanpassen van de administratie goed voor.
 Kosten voor de werkkostenregeling extracomptabel bijhouden of administratie
aanpassen?
 Welke methode gaan we voor afrekening in de loonadministratie gebruiken
(volloopmethode, voorschotmethode of tijdvakmethode)?
Wilt u met de werkkostenregeling aan de slag? Wij kunnen voor u een inventarisatie
starten en onderzoeken welke regeling in uw situatie het voordeligst is.

4. Stappenplan Werkkostenregeling juni 2014 4
Bijlagen
I Gerichte vrijstellingen
II Nihilwaardering

5. Stappenplan Werkkostenregeling juni 2014 5
I Gerichte vrijstellingen
De categorie 'gerichte vrijstellingen' bevat vergoedingen en verstrekkingen die u
onbelast aan uw werknemers mag vergoeden of verstrekken. Het gaat hierbij om de
volgende kosten.
Vervoer
 Reiskosten en declaraties voor reizen met eigen vervoer (bijvoorbeeld eigen auto, fiets, elektrische
fiets, brommer, scooter): € 0,19 per zakelijke kilometer
o Woon-werkverkeer is ook zakelijk: hier is een vaste vergoeding voor mogelijk op basis
van 214 dagen per jaar. De werknemer moet dan ten minste 128 dagen per jaar naar
dezelfde arbeidsplaats reizen.
 Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer.
 Losse kaartjes voor zakelijk reizen met openbaar vervoer.
 Vervoer in natura in kader van het werk (werkgever regelt vervoer met busjes of carpoolregeling).
Scholing
 Studie of opleiding met het oog op het verwerven van inkomen.
 EVC procedures (erkenning van verworven competenties).
 Voor het onderhouden van en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de
dienstbetrekking:
o cursussen;
o congressen;
o vakliteratuur;
o inschrijving in een beroepsregister: het moet gaan om wettelijk voorgeschreven
registraties of registraties die de beroepsgroep eist om kwaliteitsnormen te bewaken
(bijvoorbeeld verplichte scholing en tuchtrecht);
o outplacement.
Overig
 Tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking (voor ambulante werknemers):
o overnachtingen tijdens dienstreizen;
o eten en drinken onderweg.
 Maaltijden met meer dan >10% zakelijk karakter: bijvoorbeeld bij overwerk of vergaderlunch.
 Verhuiskosten bij zakelijke verhuizingen: de werkelijke kosten van overbrenging van de inboedel
vermeerderd met € 7.750.
 Extraterritoriale kosten en de vergoeding van de 30% regeling.

6. Stappenplan Werkkostenregeling juni 2014 6
II Nihilwaardering, lagere waardering
Voor sommige verstrekkingen/voorzieningen op de werkplek geldt een nihilwaardering.
Per saldo mag u deze dan ook onbelast aan de werknemer geven.
 Voorzieningen op de werkplek waarvan het gebruik elders niet gebruikelijk is
(bijvoorbeeld gebruik kopieerapparaat).
 Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd (zoals koffie,
thee, snacks, soep, een gebakje bij een verjaardag).
 Arbo-voorzieningen op de werkplek (veiligheidsbril/-schoenen e.d.)
 Ter beschikking gestelde kleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te
dragen (uniformen en overalls).
 Werkkleding die achterblijft op het werk.
 Werkkleding met een bedrijfslogo van ten minste 70 cm2.
 Ter beschikking gestelde hulpmiddelen die geheel of bijna geheel (90% of meer) zakelijk
gebruikt worden (bijv. computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen).
 Ter beschikking gestelde mobiele communicatiemiddelen - niet zijnde computers en
dergelijke apparatuur -, waarvan het zakelijke gebruik van meer dan bijkomstig belang is
(mobiele telefoon e.d.), dat wil zeggen 10% of meer.
 Huisvesting en inwoning op de werkplek: als de werknemer zich redelijkerwijs niet kan
onttrekken aan deze voorziening.
 Rentevoordeel personeelslening als de werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of
elektrische scooter koopt.
 Rentevoordeel personeelslening voor de eigenwoning van de werknemer (onder
voorwaarden).
 Openbaarvervoerkaart/voordeelurenkaart (mits mede zakelijk gebruik).
Nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura en niet voor vergoedingen!
Vaste waardering
Voor sommige vergoedingen en verstrekkingen op de werkplek geldt een vaste
waardering:
 Maaltijden: € 3,15 per maaltijd (ontbijt, lunch en diner);
 Huisvesting en inwoning: € 5,35 per dag;
 Kinderopvang: aantal uur maal vastgestelde uurprijs.