Manual contratacion-dapre-m-bs-01-v72222

PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA DE COLOMBIA
MANUAL DE CONTRATACIÓN
BOGOTA D.C. AGOSTO DE 2012

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Presidencia
República de Colombia
Código: M – BS - 01
Versión 07
Proceso asociado: Adquisición de Bienes y Servicios
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ..........................................................................................................................................................7
TÍTULO I ......................................................................................................................................................................9
OBJETIVO ....................................................................................................................................................................9
TÍTULO II .....................................................................................................................................................................9
ALCANCE .....................................................................................................................................................................9
TÍTULO III ....................................................................................................................................................................9
TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................................................................9
TÍTULO IV ................................................................................................................................................................. 17
PRINCIPIOS Y NORMAS QUE RIGEN LA GESTIÓN CONTRACTUAL DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA .............................................................................................................................. 17
TÍTULO V .................................................................................................................................................................. 21
DISPOSICIONES COMUNES A TODOS LOS PROCESOS DE SELECCIÓN ..................................................................... 21
1. DELEGACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DEL DAPRE ........................................................................... 21
2. DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DEL DAPRE: ................................................................................................ 22
3. DEL COMITÉ PARA LA ORDENACIÓN DEL GASTO: ........................................................................................... 23
4. APROBACIÓN DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO ...................................................................................... 24
TÍTULO VI ................................................................................................................................................................. 24
DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN ........................................................................................................................... 24
CAPÍTULO PRIMERO ................................................................................................................................................ 24
MODALIDAD DE SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA ................................................................................................. 24
1.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN ................................................................................................................................ 24
1.2. ETAPA PREPARATORIA ................................................................................................................................. 25
1.2.1 LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA ..................................................................... 25
1.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA .................... 25
1.2.3 ESTUDIOS PREVIOS PARA PROCESOS DE MÍNIMA CUANTÍA .............................................................. 31
1.3 PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA ............ 32

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Versión 07
CAPÍTULO SEGUNDO ............................................................................................................................................... 33
MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA – MENOR CUANTÍA ................................................................................ 33
2.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN .......................................................................................................................... 33
2.2 ETAPA PREPARATORIA ............................................................................................................................ 33
2.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN PARA PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA – MENOR CUANTÍA .. 33
2.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR
CUANTÍA ........................................................................................................................................................... 33
2.3 ESTUDIOS PREVIOS PARA PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA ............................ 45
2.4 PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
............................................................................................................................................................................. 47
2.4.1 DE LA PUBLICIDAD EN EL SECOP ............................................................................................................ 47
2.4.2 AVISO DE CONVOCATORIA ...................................................................................................................... 48
2.4.3 PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES............................................................................................... 49
2.4.4 RESOLUCIÓN DE APERTURA ................................................................................................................... 50
2.4.5 DEL PLIEGO DE CONDICIONES ................................................................................................................ 50
2.4.6 DEL COMITÉ ASESOR .............................................................................................................................. 52
2.5 OTRAS CAUSALES DE SELECCIÓN ABREVIADA ............................................................................................. 54
2.5.1 ADQUISICIÓN EN BOLSA DE PRODUCTOS ............................................................................................... 54
2.5.1.1 ESTUDIOS PREVIOS BOLSA DE PRODUCTOS ................................................................................... 55
2.5.1.2 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ..................................................................................................... 55
2.5.1.3 SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DEL CUMPLIMIENTO DE LA OPERACIÓN ..................................... 56
2.5.2 SELECCIÓN ABREVIADA POR DECLARATORIA DE DESIERTA DEL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA . 56
2.5.3 LA ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO ............................................................................................. 56
CAPÍTULO TERCERO ................................................................................................................................................. 56
MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA ............................................................................... 56
3.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN ................................................................................................................................. 56
3.2 ETAPA PREPARATORIA .................................................................................................................................. 57
3.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN PARA SUBASTA INVERSA ...................................................................... 57

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3.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA –
SUBASTA INVERSA .......................................................................................................................................... 57
3.2.3 ESTUDIOS PREVIOS SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA .......................................................... 61
3.3 PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DE SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA ................................ 62
3.3.7 GENERALIDADES DE LA SUBASTA INVERSA ........................................................................................... 70
3.3.7.1 FICHA TÉCNICA ................................................................................................................................. 70
3.3.7.2 PROCEDENCIA DE LA SUBASTA ........................................................................................................ 70
3.3.7.3 ADJUDICACIÓN A ÚNICO PROPONENTE ........................................................................................... 70
3.3.7.4 NEGOCIACIÓN Y DECLARATORIA DE DESIERTA ............................................................................... 70
3.3.7.5 AUSENCIA DE PROPONENTES Y DECLARATORIA DE DESIERTA ...................................................... 70
3.3.7.6 DECLARATORIA DE DESIERTA .......................................................................................................... 70
3.3.7.7 MODALIDADES DE SUBASTA INVERSA ............................................................................................. 71
CAPÍTULO CUARTO .................................................................................................................................................. 71
MODALIDAD DE SELECCIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA ......................................................................................... 71
4.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN PARA PROCESOS DE LICITACIÓN ......................................................... 71
4.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN PROCESO DE LICITACIÓN .................................... 71
4.2.3 DE LOS ESTUDIOS PREVIOS .................................................................................................................... 75
4.3 PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DE LA LICITACIÓN PÚBLICA ................................................................ 76

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Versión 07
4.3.7 DECLARATORIA DE DESIERTA ................................................................................................................. 83
4.3.8 AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN ................................................................................................................ 83
CAPÍTULO QUINTO .................................................................................................................................................. 84
MODALIDAD DE SELECCIÓN CONCURSO DE MÉRITOS............................................................................................ 84
5.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN ............................................................................................................... 85
5.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN PROCESO DE SELECCIÓN DE CONCURSO DE
MÉRITOS .......................................................................................................................................................... 85
5.2.3 ESTUDIOS PREVIOS PARA PROCESOS DE SELECCIÓN CONCURSO DE MÉRITOS ................................. 88
5.3. PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DEL CONCURSO DE MÉRITOS ........................................................... 89
5.3.2.1 AVISO DE CONVOCATORIA EN CONCURSO DE MÉRITOS ................................................................. 91
5.3.2.2 AVISO DE CONVOCATORIA PARA LA CONFORMACIÓN DE LA LISTA CORTA .................................... 91
5.3.2.3 AVISO DE CONVOCATORIA PARA LA CONFORMACIÓN DE LA LISTA MULTIUSOS ............................ 91
5.3.2.4 CONVOCATORIAS LIMITADAS ........................................................................................................... 92
5.3.4.1 RESOLUCIÓN DE APERTURA EN EL CONCURSO DE MÉRITOS EN EL CUAL SE HAGA USO DE
PRECALIFICACIÓN ....................................................................................................................................... 94
5.3.7 OTRAS DISPOSICIONES DEL CONCURSO DE MÉRITOS .......................................................................... 98
5.3.7.1 ANEXO TÉCNICO ............................................................................................................................... 98

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5.3.7.2 CONCURSO DE MÉRITOS CON PRECALIFICACIÓN ........................................................................... 98
5.3.7.3 INTEGRACIÓN DE LA LISTA CORTA O LISTA MULTIUSOS ................................................................. 98
5.3.7.4 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS E INFORME DE EVALUACIÓN 99
5.3.7.5 PROPUESTA ECONÓMICA ................................................................................................................. 99
5.3.7.6 APERTURA Y REVISIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA ................................................................ 99
5.3.7.7 DECLARATORIA DE DESIERTO ........................................................................................................ 100
5.3.7.8 SUSTITUCIÓN EN EL EQUIPO DE TRABAJO, CONTINUIDAD DEL SERVICIO Y ADICIÓN ................... 100
CAPÍTULO SEXTO ................................................................................................................................................... 100
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA ........................................................................................................... 100
6.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN ............................................................................................................................... 100
6.1.1 URGENCIA MANIFIESTA ......................................................................................................................... 100
6.1.2 CONTRATACIÓN DE EMPRÉSTITOS ....................................................................................................... 101
6.1.3 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS .................................................................................................. 101
6.1.4 CONTRATACIÓN RESERVADA DEL SECTOR DEFENSA Y LA DIRECCIÓN NACIONAL DE INTELIGENCIA 102
6.1.5 DE LOS CONTRATOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS ........ 102
6.1.6 LOS CONTRATOS DE ENCARGO FIDUCIARIO ........................................................................................ 102
6.1.7 DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTE ............................ 102
6.1.8 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN, O PARA LA
EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SOLO PUEDEN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS
NATURALES ................................................................................................................................................... 102
6.1.9 ARRENDAMIENTO Y ADQUISICIÓN DE INMUEBLES ............................................................................... 103
6.2 ETAPA PREPARATORIA: ............................................................................................................................... 103
6.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN ............................................................................................................. 103
6.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN CONTRATO DIRECTO ......................................... 103
6.2.3 ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN DIRECTA .......................................................................... 106
6.2.4. ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA .................................... 106
TÍTULO VII .............................................................................................................................................................. 107
DE LA VIGILANCIA Y CONTROL .............................................................................................................................. 107
CAPÍTULO PRIMERO .............................................................................................................................................. 107

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SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA ........................................................................................................................... 107
CAPÍTULO SEGUNDO ............................................................................................................................................. 114
RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES O INTERVENTORES ............................................................................ 114
CAPÍTULO TERCERO ............................................................................................................................................... 117
DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS ............................................................................................................. 117
CAPÍTULO CUARTO ................................................................................................................................................ 118
MULTAS Y PENA PECUNIARIA ................................................................................................................................ 118
TÍTULO VIII ............................................................................................................................................................. 120
DISPOSICIONES FINALES ........................................................................................................................................ 120
CAPÍTULO ÚNICO ................................................................................................................................................... 120
DE LA CONTRATACIÓN DEL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.................................................. 120
TÍTULO IX ............................................................................................................................................................... 123
MARCO LEGAL ....................................................................................................................................................... 123
TÍTULO X ................................................................................................................................................................ 126
DOCUMENTOS TÉCNICOS ...................................................................................................................................... 126
TÍTULO XI ............................................................................................................................................................... 126
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL SIGEPRE ................................................................................................................ 126

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INTRODUCCIÓN
El artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses
generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad,
imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. La
gestión contractual del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (en adelante y para todos
los efectos del presente Manual EL DAPRE), como una manifestación del ejercicio de la función administrativa se
ciñe a los postulados y principios del precitado artículo 209, y adicionalmente a los específicos del Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública. En adición de lo anterior, el artículo 8.1.11. del Decreto 734
de 2012 “Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan
otras disposiciones”, dispone que las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública, con es el caso del DAPRE, deben contar con un manual de contratación, en el que se
señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación
o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual.
En consecuencia de lo anterior y a efecto de cumplir el mandato legal del Decreto 734 de 2012, EL DAPRE adopta
éste Manual de Contratación mediante el cual establece preceptos generales aplicables a su gestión contractual,
fijando parámetros de actuación que a su interior permitan identificar las responsabilidades que competen a cada
uno de los actores partícipes de la gestión contractual y que se traduzcan en procesos de selección de contratistas
transparentes y eficientes que generen contratos ejecutados para satisfacer intereses público y cumpliendo los
fines que la ley impone al DAPRE.
El Manual es una herramienta que permite a los operadores contractuales ejercer sus funciones conforme la
normatividad contractual vigente, a efecto de evitar errores de cualquier naturaleza que le generen acciones
disciplinarias, penales o administrativas. En este sentido se identifican las actividades a realizar en cada una de las
etapas del proceso de selección de contratistas, acorde con la modalidad de selección que EL DAPRE en
cumplimiento de la ley deba aplicar.
Finalmente y dado que Entidad adoptó el Código de Excelencia Ética, es preciso señalar que la gestión contractual
impone a los operadores de la misma, la asunción de comportamientos regidos por el principio del interés general
y del bien común. Así mismo, los servidores encargados del ejercicio de la función contractual observarán los
principios fundamentales de la Constitución y la ley, practicando un comportamiento ejemplar fundamentado en los
siguientes valores:
HONESTIDAD: Todas las acciones de los servidores públicos del DAPRE serán reconocidas por su integridad y
coherencia, tanto en su pensar como en su actuar.
RESPETO: Reconocer la dignidad que poseemos en igualdad de condiciones de todos los servidores públicos del
DAPRE y los ciudadanos que demandan nuestro servicio.

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RESPONSABILIDAD: Tener siempre presente que por todas y cada una de nuestras acciones en cumplimiento de
la misión institucional estaremos dispuestos a dar respuesta oportuna y cierta, aceptando libremente las
consecuencias de nuestros actos.
COMPROMISO: Firme disposición y convicción permanente para el logro de los objetivos del DAPRE y actuar más
allá del deber que nos impone el ejercicio, como servidores públicos.
LEALTAD: Un actuar en el marco de los principios constitucionales e institucionales, que permita una convicción
profunda de servicio por lo público.
TOLERANCIA: Aceptar y practicar activamente el reconocimiento por la diferencia y la validez de trabajar con los
demás, orientando nuestra conducta al logro de los resultados institucionales.
SOLIDARIDAD: Colaborar conjuntamente para el logro efectivo de la misión institucional, los objetivos y metas
propuestos por EL DAPRE.
TÍTULO I
OBJETIVO
Definir las directrices para el desarrollo de los procesos contractuales que se requieran para la adquisición de
bienes y servicios del DAPRE en el marco de la normatividad vigente.
Las disposiciones señaladas en el presente Manual de Contratación, tienen por objeto dar cumplimiento a los
principios que rigen la función administrativa, y la actividad contractual de la Entidades sometidas al Estatuto de
Contratación Pública.
TÍTULO II
ALCANCE
El Manual de Contratación adoptado por el DAPRE, deberá ser observado y acatado por todos los servidores
públicos, que presten sus servicios en los diferentes Despachos, Secretarías, Alta Consejerías, Programas
Presidenciales, Áreas, Oficinas y demás dependencias de la Entidad en el desarrollo de su actividad contractual;
dicho manual desarrolla todas las modalidades de contratación, así como las actividades que deben llevarse a
cabo respecto de la vigilancia y control de los contratos celebrados por el DAPRE.

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TÍTULO III
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en la cual se estipula la
fecha de iniciación para la ejecución del contrato. A partir de dicha fecha se contabiliza su plazo de ejecución, si
así se pactó en el contrato.
ACTA DE SUSPENSIÓN: Es el documento mediante el cual la entidad y el contratista acuerdan la suspensión del
contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, que impiden la ejecución del mismo.
ACTA DE REINICIACIÓN: Es el documento mediante el cual se da por terminada la suspensión del contrato por
haberse superado las situaciones que le dieron origen y se ordena la reiniciación de las actividades. Este
documento será firmado por el contratante y el contratista. El contratista se obliga a actualizar la garantía única.
ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN: Es el documento que contiene los datos referentes a la
forma como el contratista entrega a la entidad los bienes, las obras o los servicios objeto del contrato y la
manifestación del contratante de recibirlos a satisfacción o con observaciones.
ACTO ADMINISTRATIVO QUE DEFINE EL PROCESO DE SELECCIÓN: Es el Acto Administrativo por el cual la
Entidad manifiesta su voluntad de adjudicar o declarar desierto un proceso de selección.
ADENDA: Es el instrumento mediante el cual se modifica el pliego de condiciones.
ADICIÓN: Documento mediante el cual se adiciona el valor de un contrato.
ADJUDICAR: Es el acto por medio del cual una vez agotada la etapa de evaluación o de culminación de la
audiencia de subasta inversa, la Entidad manifiesta a través de un Acto Administrativo Motivado que el contrato
producto del proceso de selección, se suscribirá con el proponente que haya obtenido la mejor calificación o haya
presentado el menor precio.
El Acto Administrativo de Adjudicación se constituye en un acto definitivo y no admite recursos, de manera que
solo puede impugnarse ante la jurisdicción contenciosa administrativa.
Cuando se trate de una licitación pública, la adjudicación se hará en audiencia pública.
ANTICIPO: Son los recursos públicos entregados al contratista como un avance para la debida ejecución del
objeto del contrato de acuerdo con el programa de inversión aprobado, bajo la supervisión y vigilancia del
interventor o supervisor. El contratista se obliga a amortizarlos en la forma prevista en el contrato. El monto
entregado como anticipo no puede ser superior al 50% del valor del contrato, de acuerdo con el parágrafo del
artículo 40 de la ley 80 de 1993.

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De conformidad con el artículo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012, en las contrataciones distintas a las que se refiere
el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, el manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo,
deberá realizarse en cuenta bancaria separada, no conjunta, a nombre del contrato suscrito.
Para los contratos de obra, concesión, salud cuyo monto sea superior a la menor cuantía de la entidad contratante,
y para los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio
autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo en los términos previstos en el
artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, según se opte por una u otra figura en el contrato.
AMPLIACIÓN: Extender en el tiempo, implica solo una prolongación en el tiempo del plazo establecido para la
ejecución de una etapa del proceso.
AUDIENCIA PÚBLICA: Sesión pública dispuesta para la distribución de riesgos, aclaración de pliegos y
adjudicación de un proceso licitatorio.
AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD CONTRACTUAL: Es la capacidad o facultad que tiene una Entidad, una
persona jurídica o natural, para adquirir obligaciones y esa autonomía es derivada de la ley.
BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN: Bienes
y Servicios de características homogéneas que pueden utilizarse por las diferentes dependencias, independiente
de la misión de cada una de ellas. Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con
independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad
objetivamente definidos.
CAPACIDAD RESIDUAL PARA EL CONTRATO DE OBRA. De conformidad con el Decreto 1397 de 2012 “Por el
cual se modifica el numeral 1 del artículo 6.1.1.2 del Decreto 734 de 2012” la capacidad residual para el contrato
de obra, “es el resultado de restar al indicador capital de trabajo del proponente a 31 de diciembre del año anterior
a la fecha de presentación de la propuesta, acreditado y registrado en el RUP, los saldos de los contratos de obra
que a la fecha de presentación de la propuesta el proponente directamente, y a través de sociedades de propósito
especial, consorcios o uniones temporales en los cuales el proponente participe, haya suscrito y se encuentren
vigentes, y el valor de aquellos que le hayan sido adjudicados, sobre el término pendiente de ejecución de cada
uno de estos contratos.
El término pendiente de ejecución deberá ser expresado en meses calendario.
Para calcular los saldos de los contratos a que hace referencia el inciso anterior cuando el contratista sea una
sociedad de propósito especial, consorcio o unión temporal en los cuales el proponente participe, se tendrá en
cuenta el porcentaje de participación del proponente en la respectiva sociedad de propósito especial, consorcio o
unión temporal.

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Si la propuesta debe presentarse en los tres primeros meses del año y el capital de trabajo del proponente
acreditado y registrado en el RUP no es el correspondiente a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior se
tendrá en cuenta el capital de trabajo acreditado y registrado en el RUP.
Si el proponente es un consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, se verificará la capacidad residual
de cada uno de sus integrantes la cual será calculada con base en lo establecido en el presente artículo. Para
determinar la capacidad residual del proponente plural, se tendrá en cuenta el porcentaje de participación de cada
integrante en la respectiva sociedad de propósito especial, consorcio o unión temporal.
En los casos en los que el RUP no sea obligatorio, la entidad pública verificará la capacidad residual del
proponente de acuerdo con las reglas previstas en el presente decreto, teniendo en cuenta los estados financieros
que el proponente presente a la entidad pública.
La entidad pública contratante establecerá en el pliego de condiciones, la capacidad residual requerida para la
obra objeto del pliego. El propósito de la capacidad residual es evaluar la habilidad del proponente para cumplir
con sus obligaciones durante el término del contrato para el cual presenta la propuesta, especialmente los
compromisos financieros”.
CESIÓN DEL CONTRATO: Es el acto por el cual un contratista transfiere a una persona natural o jurídica la
obligación de continuar con la ejecución de un contrato perfeccionado y legalizado; dicho acto solo procedrá con
previa autorización expresa y escrita de LA ENTIDAD. Formato F-BS-24 Listado de Verificación de Documentos
Cesión (Ver aplicativo SIGEPRE).
CDP (CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL): Es el documento por el cual se separa de un
determinado rubro del presupuesto de la entidad pública una suma específica de dinero con el fin de destinarla a la
selección de un contratista en un proceso determinado, y cuya función o propósito es el reservar recursos
presupuestales para la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa
específico, sin el cual dicho proyecto o programa no se puede llevar a cabo.
CLÁUSULA: Estipulación contractual que hace referencia a las prestaciones u obligaciones a cargo de las partes
para dar cumplimiento al objeto del contrato celebrado.
CLÁUSULAS EXCEPCIONALES: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir
a la entidad contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos
entre particulares.
En todos los casos, estas cláusulas buscan evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos que
se esperan proveer con la ejecución de un contrato, por lo cual el Estado tiene el derecho de actuar
unilateralmente. Esta es la condición esencial para que el ente público pueda interponerlas.
COMODATO: El comodato es un contrato a través del cual, una parte llamada comodante, da en préstamo un bien
mueble o inmueble, no consumible a otra parte llamada comodatario, con el fin de ser usado y posteriormente
restituido a quien facilito su utilización. Se caracteriza por ser eminentemente gratuito.

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CONTRATO: Acuerdo de voluntades creador o generador de obligaciones para las partes. Cuando una de las
partes es una persona de derecho público, estaremos frente a un contrato estatal, si las partes son todas personas
jurídicas de derecho público tendremos un contrato ínter administrativo.
CONTRATISTA: Es la persona natural o jurídica que suscribe un contrato, cuya propuesta fue escogida por ser la
más favorable para los fines que busca la Entidad.
CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIÓN: Formato en el cual se encuentran los términos o plazos estipulados
para llevar a cabo todo el proceso de contratación; desde la fase preparatoria hasta la contractual.
DECLARACIÓN DE DESIERTA DE UN PROCESO DE SELECCIÓN: Circunstancia que resulta de la no
adjudicación del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumplió con los factores de escogencia y
condiciones técnicas mínimas exigidas en el pliego de condiciones o porque no se presentaron proponentes al
proceso.
Dicha declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto
administrativo que exprese clara y detalladamente las razones o motivos.
El Decreto 734 de 2012, respecto de la declaratoria de desierta de un proceso de selección, establece lo
siguiente:
 Licitación Pública: En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, la Entidad podrá iniciar dentro
de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de
menor cuantía; para el efecto, no se aplicará lo relacionado con, la publicación del proyecto del pliego de
condiciones, la manifestación de interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes.
 Menor Cuantía: En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía, la
Entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones.
 Subasta Inversa: Si no se presentara ningún proponente para participar en la subasta, la Entidad
ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, si en
este evento no se presentara ningún proponente, la entidad declarará desierto el proceso de selección. Si
resulta un solo proponente habilitado, la Entidad le invitará a una negociación en la que obtenga un menor
precio de la oferta inicialmente presentada; si fracasa dicha negociación, la Entidad declarará desierto el
proceso contractual. En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de subasta inversa,
la Entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones.
 Concurso de Méritos: Si la entidad declara desierto el concurso, la entidad podrá iniciarlo de nuevo,
prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones.
 Mínima Cuantía: En caso de no lograrse la adjudicación de un proceso de selección de mínima cuantía, la
Entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el SECOP.
DEROGAR: Quitar, suprimir, dejar sin vida una norma. Excepción hecha en una determinada materia o en un caso
particular, a una norma general que sigue vigente.

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EJECUTAR EL CONTRATO: Es cuando se realiza dicho contrato; en el inicio de la ejecución es precisa la
aprobación de la garantía por la entidad, siempre que esta ampare el cumplimiento oportuno e idóneo del
respectivo contrato y la existencia de disponibilidad presupuestal.
ESTUDIOS PREVIOS: Los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos
que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, invitación pública o del contrato,
de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el
alcance de lo requerido por la Entidad.
FONDOS: Código que identifica el tipo de recurso o fuente de financiación.
GARANTÍAS: Mecanismos de cobertura del riesgo otorgada por los oferentes o por el contratista.
INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el que se consigna el resultado de la comparación de las propuestas
recibidas con ocasión de los procesos de selección adelantados por la entidad.
INFORME DEL INTERVENTOR O DEL SUPERVISOR: Documento a través del cual el interventor o el supervisor
da cuenta a la entidad sobre las situaciones que se presenten durante la ejecución del contrato. Sus informes
están destinados a servir de medios de prueba para la imposición de sanciones al contratista, en el evento en que
se presenten situaciones de incumplimiento o para el pago de las obligaciones dinerarias a cargo del contratante.
INTERVENTOR O SUPERVISOR: Se entiende como el agente que controla, vigila, supervisa o coordina la
ejecución del contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad o por el contrario, cuando hay dificultades,
se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos. Como regla
general para lograr una adecuada Interventoría en los contratos, quien ejerza esta actividad tendrá en cuenta que
es necesario llevar a cabo controles desde el punto de vista administrativo, financiero y técnico.
INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN: Consiste en la labor de inspección, vigilancia y control, con el fin de velar
que el objeto y las obligaciones del mismo se cumplan en las condiciones de modo, tiempo y lugar pactados.
LISTA CORTA.- (Concurso de méritos): Es la que resulta de la precalificación que hace la entidad, de los
interesados en participar en un concurso de méritos determinado, cuyo número no podrá exceder de seis (6)
cuando se deba presentar una Propuesta Técnica Detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una
Propuesta Técnica Simplificada. La vigencia de la lista corta no podrá exceder de seis (6) meses contados a partir
de la firmeza del acto administrativo por el cual queda conformada.
LISTA MULTIUSOS.- (Concurso de méritos): Es la que resulta de la precalificación que hace la entidad de los
interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o determinables, que tengan objeto común
o similar, en los que se exija la presentación de Propuestas Técnicas Simplificadas. Su vigencia no podrá exceder
de seis (6) meses y contendrá un mínimo de veinticinco (25) integrantes.

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LIQUIDACIÓN: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué
medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o
no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución.
MANEJO DE ANTICIPO: La ley establece que el anticipo en los contratos no puede ser superior al 50% y ese
anticipo, que generalmente se refiere a la inversión de los recursos que se entregan anticipadamente, es vigilado
por el interventor del respectivo contrato. El anticipo puede ser destinado para la apropiación presupuestal, es decir
para el pago del personal, compra de materiales entre otros.
MINUTA: Extracto o borrador que se hace, anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y
extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección.
MULTA: Se presenta cuando el contratista incumple parcialmente una o más cláusulas del contrato. Para algunos
tratadistas, no es considerada una sanción, sino más bien un enérgico llamado de atención, con el fin de que el
contratista cumpla cabalmente lo pactado.
PAC: Es el Plan Anualizado de Caja; es decir es la planeación de los flujos de fondos a través de un periodo de
tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo
determinada actividad.
PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo específico en el que se han de realizar las actividades previstas en el
contrato, fuera del cual ello ya no será posible; en todo caso, el plazo de ejecución empezará a contarse desde la
fecha en que el competente contractual imparta aprobación a la “garantía” que se obliga a constituir el contratita, o
desde la fecha en que se suscriba el “acta de inicio”, para el efecto, el contrato correspondiente señalará la
condición para iniciar la ejecución contractual.
PLIEGO DE CONDICIONES: es el documento que contiene los requisitos objetivos de participación, reglas de
evaluación, condiciones de costo y calidad, cronograma, aspectos a regular, liquidación, nulas de pleno derecho
(estipulaciones que hagan renunciar a futuras reclamaciones).
PROCEDIMIENTOS DE PRECALIFICACIÓN: (Concurso de Méritos): Consiste en la conformación de una LISTA
LIMITADA DE OFERENTES para uno o varios procesos de concurso de méritos.
 Precalificación para UN solo proceso de concurso de méritos: Éste proceso de precalificación se denomina
LISTA CORTA.
 Precalificación para VARIOS procesos de concurso de méritos determinados o determinables: Éste
proceso de precalificación se denomina LISTA MULTIUSOS.
PROPONENTE: Es toda persona natural o jurídica que aspira celebrar contratos o cualquier acuerdo de
voluntades con la Entidad y presenta de manera formal una propuesta a la Entidad.

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Versión 07
PROPUESTA TÉCNICA DETALLADA (PTD).- Concurso de Méritos: Es aquella que se exige cuando los
servicios descritos en los requerimientos técnicos de un concurso de méritos con precalificación, pueden
ejecutarse mediante diferentes enfoques o metodologías.
PROPUESTA TÉCNICA SIMPLIFICADA (PTS).- Concurso de Méritos: Es aquella que se exige cuando la
Entidad, en un concurso de méritos abierto o con precalificación presenta en los requerimientos técnicos la
metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma.
PRORROGA: Documento mediante el cual se prolonga en el tiempo la ejecución de un contrato.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la afectación definitiva de la partida presupuestal destinada al cumplimiento de
las obligaciones derivadas del contrato y se realiza como un requisito para el perfeccionamiento y legalización del
contrato.
REQUERIMIENTO: Es el documento (ya sea físico o mediante correo electrónico) mediante el cual la Entidad le
solicita al proponente aclaración sobre el contenido de su propuesta o sobre los requisitos habilitantes, con el fin de
realizar a cabalidad el procedimiento de evaluación de las propuestas. La existencia de esta solicitud no admite de
manera alguna, la posibilidad de que el proponente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta.
RESOLUCIÓN DE APERTURA: Es un acto de trámite que señala el término del proceso de selección. Acto
Administrativo que profiere el Representante Legal de la Entidad o su delegado. En los considerandos, se incluirán
las exigencias previas; por ser un acto de trámite no tiene recursos, se puede demandar en acción de nulidad.
RUBRO O POSICIÓN PRESUPUESTAL: Es aquella parte del presupuesto de la Entidad que se afecta
específicamente para el desarrollo de un proceso de selección o un contrato; dicha afectación se hace en los
términos dispuesto por la Ley Orgánica de Presupuesto.
SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública.
SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera.
SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES: El artículo 1º de la Ley 1562 de 2012, el “Sistema General de
Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a
prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan
ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan (…)”. De igual forma establece el artículo
13 ibidem, que en forma obligatoria deben afiliarse al sistema las personas vinculadas a través de un contrato
formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas con una duración superior a un mes y con
precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación.
USUARIO: Es quien requiere la contratación de bines, servicios u obras.

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VEEDURÍAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIÓN ESTATAL: Establecidas conforme la ley, pueden adelantar
la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es
obligación de las Entidades Estatales convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de
contratación, para lo cual la entidad suministrará toda la información y la documentación pertinente que no
aparezca publicada en la página Web de la Entidad.
TÍTULO IV
PRINCIPIOS Y NORMAS QUE RIGEN LA GESTIÓN CONTRACTUAL DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
La gestión contractual del DAPRE conforme el artículo 209 de la Constitución Política y los artículos 23, 24, 25, 26,
27, 28 y 29 de la ley 80 de 1993, modificada parcialmente por la ley 1150 de 2007, se rige por los siguientes
principios:
IGUALDAD. Contenido en el artículo 13 de la Constitución Política que establece que todas las personas nacen
libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos
derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o
familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica. Tal principio conlleva que el Estado promueva las condiciones
para que la igualdad sea real y efectiva y adopte medidas en favor de grupos discriminados o marginados.
MORALIDAD. Acorde con lo estipulado en el Decreto 3622 de 2005, artículo 7 Políticas de Desarrollo
Administrativo, literal d; la moralización y transparencia en la Administración Pública se orienta a la formación de
valores de responsabilidad y vocación de servicio que garantice el interés general en la administración de lo
público y se promueva la publicidad de las actuaciones de los servidores públicos; así mismo se orienta a la
prevención de conductas corruptas y a la identificación de áreas susceptibles de corrupción, mandato que recoge
la Resolución No. 1004 de mayo 31 de 2007 que adopta el Código de Excelencia Ética en el DAPRE.
EFICACIA. Está referido a la rapidez, la celeridad y la sencillez con que se cumplan los procedimientos de la
gestión contractual.
EFICIENCIA. Cumple como objetivo concreto que persigue el cumplimiento del procedimiento de la manera más
económica posible, siendo el principio de economía su versión más positiva.
ECONOMÍA. Contenido en el artículo 25 de la ley 80 de 1993. En los procesos de selección de contratistas se
cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para seleccionar la propuesta más
favorable. Así, se señalarán términos preclusivos y perentorios en las distintas etapas del proceso de selección y el
competente contractual impulsará de oficio las actuaciones. El funcionario competente, no ordenará la apertura del
proceso de selección, sin que previamente se cuente con los estudios, diseños, proyectos requeridos, pliegos, e
igualmente sin que existan las respectivas disponibilidades presupuestales. Como criterio de actuación para la

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gestión contractual, se tendrá presente que las reglas, procedimientos y recursos de esta gestión, sirven a los fines
estatales, a la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos y a la protección y garantía de los
derechos de los administrados, para lo cual se evitarán interpretaciones que generen trámites distintos y
adicionales a los expresamente previstos, o que permitan valerse de los defectos de forma o de la inobservancia
de requisitos para no decidir o proferir providencias inhibitorias.
CELERIDAD. Este principio dispone que las autoridades administrativas deben evitar costosos, lentos o
complicados pasos administrativos que obstaculicen el desarrollo del trámite de los procedimientos contractuales,
el cual debe generar una racionalidad en el empleo del tiempo, de los medios y la configuración de las formas.
IMPARCIALIDAD. En desarrollo de la función pública los servidores públicos están en el deber de cumplir a
cabalidad las funciones asignadas, soportados en los principios de la función administrativa como lo dispone el
artículo 209 de la Constitución. El artículo 30 del Código Contencioso Administrativo, consagra como un principio
orientador de las actuaciones administrativas el de imparcialidad, mediante el cual se proscribe toda forma de
discriminación y por consiguiente a todas las personas que participen en los procesos de selección, se les
concederá igualdad de tratamiento y oportunidades, respetando el orden de su actuación.
PUBLICIDAD. Por regla general la gestión contractual es pública, excepto aquellos aspectos que por su naturaleza
o condiciones especiales estén amparados de reserva legal. Así, los procesos se publicarán en el Portal Único de
Contratación, conforme el artículo 2.2.5. del Decreto 734 de 2012 y se garantiza a todos los interesados el libre
acceso a la información generada en los procesos de selección.
DEBIDO PROCESO. El artículo 29 de la Constitución Política lo consagra cuando establece que el debido proceso
se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. Nadie podrá ser juzgado sino conforme a leyes
preexistentes al acto que se le imputa, ante juez o tribunal competente y con observancia de la plenitud de las
formas propias de cada juicio. En materia penal, la ley permisiva o favorable, aun cuando sea posterior, se aplicará
de preferencia a la restrictiva o desfavorable.
En la gestión contractual del DAPRE todo trámite se surtirá observando y acatando material y formalmente la
Constitución, la ley y sus decretos reglamentarios, así como el presente Manual. En tal sentido, EL DAPRE en los
términos del artículo 86 de la ley 1474 de 2011 podrá declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del
mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal.
BUENA FE. Conforme el artículo 83 de la Constitución Política se establece que las actuaciones de los
particulares y de las autoridades públicas, se ceñirán a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en
todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas.
RESPONSABILIDAD. Contenido en el artículo 6 de la Constitución Política y se formula en el sentido de
considerar que los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes.
Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

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PLANEACIÓN. El artículo 339 de la Constitución Política señala que habrá un Plan Nacional de Desarrollo
conformado por una parte general y un plan de inversiones de las entidades públicas del orden nacional. En la
parte general se señalarán los propósitos y objetivos nacionales de largo plazo, las metas y prioridades de la
acción estatal a mediano plazo y las estrategias y orientaciones generales de la política económica, social y
ambiental que serán adoptadas por el gobierno. El plan de inversiones públicas contendrá los presupuestos
plurianuales de los principales programas y proyectos de inversión pública nacional y la especificación de los
recursos financieros requeridos para su ejecución. A su vez, en los artículos 30 de la ley 80 de 1993 y en el
Capítulo I “De la Planeación Contractual”, Título II, del Decreto 734 de 2012, previo a la apertura de un proceso de
selección o de la suscripción del contrato, según la modalidad utilizada, la dependencia del DAPRE que requiera el
bien, servicio u obra, elaborará el estudio previo, diseño, o proyecto requerido. Toda la gestión contractual del
DAPRE se fundamenta en una planeación previa que pretende el cumplimiento de los propósitos, objetivos, metas
y prioridades de la entidad. Este principio tiende a evitar que la selección de un contratista, la suscripción de un
contrato, su ejecución y liquidación, sea producto de la improvisación.
TRANSPARENCIA. Contenido en el artículo 24 de la ley 80 de 1993 subrogado por el artículo 2 de la ley 1150 de
2007. En virtud de este principio, la escogencia del contratista se hará con arreglo a las modalidades de licitación
pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa; los interesados tendrán oportunidad de
conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para lo cual se establecerán
etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de expresar observaciones y
finalmente, las actuaciones de las autoridades serán públicas y los expedientes que las contengan estarán abiertos
al público, permitiendo en el caso de licitación el ejercicio del derecho de que trata el artículo 273 de la
Constitución Política. Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que deben guardar los Comités Asesores
durante el proceso de evaluación, previo al traslado del informe pertinente, así como sobre aquellos asuntos o
documentos que la ley, le impone el carácter de reservados.
RESPONSABILIDAD. Corresponde al precepto contenido en el artículo 6º de la Constitución Política, desarrollado
en los artículos 4, 5, 56, 57 y 58 de la ley 80 de 1993. Con la observancia de este principio, se tiene que los
servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación y a vigilar la correcta
ejecución del objeto contratado, respondiendo por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizando los
daños causados por razón de ellas. Los contratistas responderán cuando formulen propuestas en las que fijen
condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas destinadas a obtener la adjudicación del contrato,
así como por ocultar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por suministrar información falsa,
asumiendo responsabilidad por la ocurrencia de hechos antijurídicos a ellos imputable.
SELECCIÓN OBJETIVA. Principio contenido en el artículo 5 de la ley 1150 de 2007 el cual dispone que “Es
objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que
ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación
subjetiva (…)”, a su vez la precitada norma establece que los factores de escogencia y calificación que establezcan
las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios: 1. La
capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes
serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de

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selección y no otorgarán puntaje, con excepción de la contratación de consultores. La exigencia de tales
condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación
documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio. 2. La oferta más
favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación
precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más
ventajosa para la Entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos
documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La Entidad
efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o
condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores
designados para ello. En los procesos de selección en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y
económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas: a) La
ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de
condiciones; o, b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-
beneficio para la entidad. 3. En los pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o
suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, la Entidad incluirán
como único factor de evaluación el menor precio ofrecido. 4. En los procesos para la selección de consultores se
hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto.
Corresponde pues a los comités asesores del DAPRE efectuar las comparaciones del caso mediante el cotejo de
los diferentes ofrecimientos recibidos, la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y
deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. Las condiciones de
los proponentes no serán objeto de evaluación sino de verificación, conforme el artículo 5 de la ley 1150 de 2007.
SUBSANABILIDAD. En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En
consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que
verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de
escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, conforme lo previsto en los numerales 2, 3 y 4
del artículo 5 de la ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.8. “Reglas de subsanabilidad”, del Decreto 734 de 2012.
Tales requisitos o documentos podrán requerirse por la Entidad en condiciones de igualdad para todos los
proponentes hasta la adjudicación, sin que tal previsión haga nugatorio el principio de subsanabilidad. Será
rechazada la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud, no responda al
requerimiento que le haga la entidad para subsanarla.
Cuando se utilice el mecanismo de subasta esta posibilidad deberá ejercerse hasta el momento previo a su
realización, conforme el artículo 3.2.1.1.5 del Decreto 734 de 2012. En ningún caso la entidad podrá señalar
taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir
que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con
posterioridad al cierre del proceso.

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CALIDAD. Los funcionarios del DAPRE que intervienen en su gestión contractual, controlarán la calidad de los
procesos de selección y de los bienes, obras o servicios obtenidos como resultado de la ejecución de los contratos.
TÍTULO V
DISPOSICIONES COMUNES A TODOS LOS PROCESOS DE SELECCIÓN
En los términos del artículo 12 de la ley 80 de 1993 que permite a los jefes y los representantes legales de las
entidades estatales, delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la
realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en
sus equivalentes, la suscripción de los contratos en EL DAPRE se hará por los funcionarios delegados en los
estrictos términos de la delegación de ordenación del gasto, bien por la naturaleza o cuantía del contrato a
suscribir, ordenada mediante Acto Administrativo proferido por el Director del DAPRE.
1. DELEGACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DEL DAPRE
a) SUBDIRECTOR DE OPERACIONES DEL DAPRE.:
I. Delegación para ordenar el gasto y celebrar contratos en los procesos de selección señalados por el:
(Artículo 1º de la Resolución No. 2286 de 2011 - Ver Documento Resolución 2286 de 2011 (Aplicativo
SIGEPRE).
II. Delegación para expedir certificaciones y autorizaciones de contratos de prestación de servicios y plan
de compras: (Artículo 7º de la Resolución No. 3016 de 2010 - Ver Documento Resolución 3016 de
2010 (Aplicativo SIGEPRE).
III. Delegación para la suscripción de convenios o acuerdos internacionales, dicha delegación incluye la
ejecución de las actividades compendiadas en las etapas pre-contractual, contractual y post
contractual necesarias para la ejecución de los convenios y las contrapartidas nacionales estipuladas
en estos: (Artículo 1º de la Resolución No. 1564 de 2012 - Ver Documento Resolución 1564 de 2012
(Aplicativo SIGEPRE).
b) JEFE DEL ÁREA ADMINISTRATIVA DEL DAPRE.:
Delegación para ordenar el gasto y celebrar contratos en los procesos de selección señalados por el (Artículo 2º de
la Resolución No. 2286 de 2011 - Ver Documento Resolución 2286 de 2011 (Aplicativo SIGEPRE).

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c) DIRECTOR DEL PROGRAMA PRESIDENCIAL PARA EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES
PARA LA PAZ:
Delegación para comprometer el presupuesto, ordenar el gasto y celebrar contratos que se requieran en el rubro
Transferencias Corrientes – Fondo de Programas Especiales para la Paz: (Artículo 5º de la Resolución No. 3016
de 2010 - Ver Documento Resolución 3016 de 2010 (Aplicativo SIGEPRE).
2. DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DEL DAPRE:
De conformidad con la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la actividad
contractual esta desconcentrada en las dependencias y funcionarios señalados a continuación:
SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES: El Subdirector de Operaciones del DAPRE, ostenta la delegación para:
 Ordenar el gasto y celebrar contratos en los siguientes procesos de selección: (I. Licitación Pública; II.
Concurso de Méritos; III. Selección Abreviada; IV. Selección Abreviada por declaratoria de desierta de la
Licitación; V. Contratación Directa; VI. Contratos Interadministrativos independientemente de su cuantía;
VII. Contratos o Convenios o sus equivalentes sin cuantía y aquellos en que la Entidad no comprometa su
presupuesto; y, VIII. Procesos contractuales comunes del Departamento Administrativo de la Presidencia
de la República y del Fondo de Programas Especiales para la paz, previa recomendación del comité
asesor para la ordenación del gasto); las facultades delegadas constituyen la ejecución de las actividades
comprendidas en las etapas pre contractual, contractual y post contractual. La delegación procederá
cuando el valor del bien o el servicio de los numerales I, II, III, IV, V y VII, sea superior a la menor cuantía
de la Entidad, calculada en función de su presupuesto anual.
 Expedir certificaciones y autorizaciones de contratos de prestación de servicios y plan de compras.
 Suscripción de convenios o acuerdos internacionales, dicha delegación incluye la ejecución de las
actividades compendiadas en las etapas pre-contractual, contractual y post contractual necesarias para la
ejecución de los convenios y las contrapartidas nacionales.
ÁREA ADMINISTRATIVA: La Jefe del Área Administrativa del DAPRE, ostenta la delegación para:
 Delegación para ordenar el gasto y celebrar contratos en los procesos de selección señalados a
continuación: I. Selección Abreviada; II. Concurso de Méritos; III. Contratación Directa; IV. Los procesos
contractuales comunes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y del Fondo de
Programas especiales para la Paz, previa recomendación del Comité Asesor para la Ordenación del
Gasto; las facultades delegadas constituyen la ejecución de las actividades comprendidas en las etapas
pre contractual, contractual y post contractual. La delegación procederá cuando el valor del bien o el
servicio sea igual o inferior a la menor cuantía de la Entidad, calculada en función de su presupuesto
anual.

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ÁREA DE CONTRATOS DEL DAPRE: El Área de Contratos del DAPRE, conforme lo dispone el artículo 26
del Decreto 394 de 2012, cumplirá con las siguientes funciones:
 Adelantar los procesos de contratación para la adquisición de bienes, servicios y obras demandados por la
Entidad, y vigilar porque estos se lleven a cabo con el cumplimiento de las normas legales vigentes.
 Controlar y verificar la elaboración legal de los contratos y adelantar los trámites de su legalización.
 Preparar los actos administrativos por incumplimiento de las obligaciones de los contratistas, previa
solicitud del supervisor del contrato.
 Verificar y efectuar el trámite previo para el cobro de los riesgos asegurados en la contratación cuando
hubiere lugar a ello.
 Preparar y tramitar los Actos Administrativos, relacionados con el proceso contractual.
 Expedir las certificaciones de los contratistas.
 Presentar los informes que le solicite el Subdirector de Operaciones en relación con los asuntos a su
cargo.
 Aplicar métodos y procedimientos de control interno que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia en la
gestión y operación de la dependencia a su cargo.
 Las demás que correspondan con la naturaleza de la dependencia.
DIRECTOR DEL PROGRAMA PRESIDENCIAL PARA EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA
LA PAZ: El Director del Programa, ostenta la delegación para:
 Comprometer el presupuesto, ordenar el gasto y celebrar contratos que se requieran en el rubro
Transferencias Corrientes – Fondo de Programas Especiales para la Paz.
3. DEL COMITÉ PARA LA ORDENACIÓN DEL GASTO:
De conformidad con lo dispuesto por el artículo 9º de la Reolusión No. 3016 de 2010, se creo en el Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República el Comité Asesor para la Ordenación del Gasto, el cual esta
integrado por:
 El Subdirector de Operaciones o su delegado quien lo presodirá

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 El Asesor del Subdirector de Operaciones
 El Jefe del Área de Contratos
 El Jefe del Área Administrativa
 El Jefe del Área Financiera
 El Jefe de la Oficina de Planeación
 El Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz pero sin voto
 Quien requiera el bien, servicio u obra o su delegado, con voz y voto
El comité tendrá como objeto velar para que las actuaciones de quienes intervengan se realicen conforme a los
principios de transparencia, economía, responsabilidad y a los postulados de la función administrativa, tal como lo
ordenan las normas vigentes. Para tal efecto cumplirá las siguientes funciones:
 Recomendar al ordenador del gasto la necesidad, conveniencia, oportunidad de la contratación previa
revisión de la existencia de los estudios jurídicos, financieros, técnicos y económicos de los procesos de
contratación, con excepción de la contratación inferior a 10 SMMLV la cual se tramitará directamente por
el Jefe del Área Administrativa.
 Recomedar al al ordenador del gasto la adjudicación o declaratoria de desierta de los procesos de
selección que se adelanten y la contratación de bienes y servicios por contratación directa.
 Recomendar al ordenmador del gato las prórrogas, adiciones y modificaciones a los contratos.
 Asistir a las audiencias de adjudicación y de subasta inversa presencial.
Formato Acta de Comité para la Ordenación del Gasto.(F-BS-06) (VER APLICATIVO SIGEPRE).
4. APROBACIÓN DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO
De conformidad con el artículo 5.1.11., del Decreto 734 de 2012, antes del inicio de la ejecución del contrato, el
DAPRE aprobará la garantía mediante acta suscrita por el competente contractual (Ordenador del Gasto), siempre
y cuando dicha garantía reúna las condiciones legales y reglamentarias propia de cada instrumento y ampare los
riesgos establecidos para cada caso.
TÍTULO VI
DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN
CAPÍTULO PRIMERO
MODALIDAD DE SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
1.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN: De conformidad con el artículo 3.5.1., del Decreto 734 de 2012, mediante la
modalidad de selección de mínima cuantía, el DAPRE, contratará la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo
valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su
objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011.

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1.2. ETAPA PREPARATORIA:
1.2.1 LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA: Será dirigida por SIGOB al Jefe del Área
Administrativa de la Entidad, y deberá estar suscrita por el Jefe del Despacho, Secretaría, Alta Consejería,
Programa Presidencial, Área, Oficina, o por el Coordinador del respectivo Grupo de Trabajo, con la competencia
para requerir la contratación de bienes, servicios u obras. Para el caso de la CASA MILITAR y SECRETARÍA DE
SEGURIDAD PRESIDENCIAL, la precitada solicitud, estará en cabeza del Jefe y Coordinador de Servicio y Apoyo
respectivamente.
1.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA: A la
solicitud de contratación se deberá adjuntar la siguiente documentación:
 DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO: Es el
documento contentivo de los elementos técnicos que harán parte de los ESTUDIOS PREVIOS del proceso
de selección, éste último documento será consolidado por el Abogado del Área de Contratos al cual se le
asigne el trámite del proceso. (VER NOTA**). Formato F-BS-26 “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS
PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS” (VER APLICATIVO SIGEPRE).
 DOCUMENTACIÓN DE CONTENIDO TÉCNICO: Certificaciones, permisos, autorizaciones, licencias y
demás documentos técnicos requeridos para dar viabilidad a la contratación requerida.
 ESTUDIOS Y DISEÑOS: Se deberán adjuntar los documentos que permitan establecer la viabilidad del
proyecto y su impacto social, económico y ambiental, (Cuando el objeto incluya la realización de una obra
o diseño).
 ESTUDIO DE MERCADO: Soportes con los cuales se estableció el presupuesto oficial. Se debe adjuntar
con la solicitud de contratación los soportes de las Invitaciones a Cotizar que la dependencia solicitante
haya remitido para efectos de establecer el presupuesto oficial del proceso de selección. Las Invitaciones
a Cotizar deberán contener los requerimientos técnicos mínimos del objeto a contratar, los cuales deberán
establecerse en igualdad de condiciones para todos los posibles cotizantes de manera clara y puntual. El
presupuesto oficial deberá establecerse con fundamento en el promedio que arrojen como MÍNIMO TRES
(3) COTIZACIONES; por tanto, es deber de los usuarios remitir la precitada invitación al mayor número de
proveedores del bien, servicio u obra a contratar para dar cumplimiento a la directriz antes citada. En caso
de que no se logre por parte de la dependencia solicitante obtener como mínimo TRES (3)
COTIZACIONES, en razón a que los invitados no remitieron cotización, se deberán adjuntar las
CONSTANCIAS con las cuales se evidencie la invitación efectuada y si es posible la respuesta negativa
por parte del invitado a cotizar. Las Invitaciones a Cotizar podrán ser remitidas vía FAX, CORREO
ELECTRÓNICO, o RADICADAS DIRECTAMENTE en el Establecimiento de Comercio del proveedor del
bien, servicio u obra, para el efecto, el usuario deberá dejar CONSTANCIA del envío y recibo por parte de
la persona natural o jurídica a la cual se haya hecho extensiva dicha invitación. Adicional a los parámetros
antes establecidos, el Estudio de Mercado, podrá llevarse a cabo con información correspondiente a
valores históricos, estudios de mercado realizados para otros procesos, ofertas de anteriores procesos, y
consulta de precios en Gran Almacén.

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Presidencia
Versión 07
 COTIZACIONES: Se deberán adjuntar las cotizaciones que sirvieron de base para establecer el
presupuesto oficial.
NOTA**: El “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO”, deberá
contener como mínimo los siguientes elementos: a. Descripción y justificación de la necesidad. b. Objeto y
especificaciones técnicas c. Identificación del contrato a celebrar: d. identificación de los documentos de contenido
técnico requeridos. e. Presupuesto oficial, indicando los RUBROS presupuestales que deberá afectarse para la
contratación. f. Garantías g. El plazo de ejecución del contrato a celebrar. h. El lugar de entrega de los bienes, o
en el que se prestarán los servicios cuando sea el caso. i. La forma de pago del contrato a suscribirse. j. La
indicación de los requisitos habilitantes técnicos. k. Necesidad de contar con interventoría.
A continuación se desarrolla cada uno de los precitados literales:
a. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD: Definición y descripción de la necesidad que el
DAPRE pretende satisfacer con la contratación, señalando que debe encaminarse a cumplir sus cometidos y fines
estatales y por ende el objeto del contrato debe relacionarse con tales cometidos y fines. En el mismo numeral
deberá señalarse la justificación de la necesidad que se requiere satisfacer con la contratación y la definición
técnica de la forma en que el DAPRE puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un
proyecto, estudio, diseño o pre-diseño. Dependiendo de la naturaleza del contrato debe obtenerse el estudio que
sustente la contratación o la enunciación del proyecto o la realización del diseño o pre diseño, todos ellos
actualizados y con su soporte respectivo.
b. OBJETO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: El objeto a contratar con sus especificaciones técnicas
detalladas.
c. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Con el fin de dar claridad a los usuarios del presente
Manual de Contratación, a continuación se relacionan algunos ejemplos de contratos estatales con la respectiva
definición que de ellos hace la Ley 80 de 1993: 1º. Contrato de Obra: Son contratos de obra los que celebren las
entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier
otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. 2º. Contrato de
consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios
necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para
programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son
también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de
proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. 3º. Contrato de
prestación de servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para
desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo
podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta
o requieran conocimientos especializados. 4º. Contrato de compraventa con instalación: Es aquel en el cual la
necesidad de la Entidad es adquirir mediante compraventa un bien determinado, pero con la condición de que
dicho bien debe ser instalado por el contratista que lo suministre. 5º. Contrato de Compraventa: Es aquel en el cual

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Versión 07
el contratista se obliga a transferir un bien a la Entidad mediante compraventa. 6º. Contrato de Suministro: Es
aquel en el cual el contratista se obliga a transferir a la Entidad uno o varios bienes, de manera sucesiva durante la
ejecución del contrato y en las cantidades que fueron determinables más no determinadas en la etapa previa al
proceso de selección. Se distingue esta tipología contractual de la compraventa por la ejecución en el tiempo,
mientras el primero es de tracto sucesivo, el segundo por regla general es de ejecución instantánea.
Se aclara que las tipologías contractuales antes citadas tienen carácter enunciativo.
d. IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE CONTENIDO TÉCNICO: Adjuntos a la solicitud, así como de
los estudios y diseños impacto social, económico y ambiental, cuando el objeto incluya la realización de una obra o
diseño).
e. PRESUPUESTO OFICIAL: El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el
presupuesto de la contratación y los rubros que se afectan de acuerdo con la programación en el plan de
compras**. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, se deberá incluir la forma como se
calcularon para establecer el presupuesto.
**NOTA: En caso de presentar diferencias presupuestales deberá modificar el plan de compras, ver procedimiento
P-DE-03 Formulación, ejecución y seguimiento al plan de compras asociado al proceso de Direccionamiento
Estrategico (VER APLICATIVO SIGEPRE).
f. GARANTÍAS: El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual.
De conformidad con lo dispuesto por el Capítulo I del Título V, “Garantías En La Contratación de la Administración
Pública” del Decreto 734 de 2012, se debe garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las
Entidades públicas con ocasión de I. La presentación de los ofrecimientos, y II. Los contratos y de su liquidación;
III. Los riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades públicas contratantes derivados de la
responsabilidad extracontractual que para ellas pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus
contratistas y subcontratistas.
Los mecanismos de cobertura del riesgo pueden consistir en póliza de seguros expedida por Compañía de
Seguros legalmente establecida en Colombia; fiducia mercantil en garantía; garantía bancaria a primer
requerimiento; depósito de dinero en garantía y endoso en garantía de títulos valores.
MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO COBERTURA
Póliza de seguros Riesgos de seriedad de la propuesta y los del contrato
hasta su liquidaciónFiducia mercantil en garantía
Garantía bancaria a primer requerimiento
Deposito de dinero en garantía
Endoso en garantía de títulos valores Riesgos de seriedad de la propuesta.

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Versión 07
Teniendo en cuenta la naturaleza de los objetos que contrata el DAPRE, a continuación se señalan a título de
ejemplo, las garantías más representativas que se establecen en los contratos celebrados por el DAPRE:
BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO
DEFINICIÓN
VALOR ASEGURABLE
DEL AMPARO
VIGENCIA DEL
AMPARO
El amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo
cubre a la entidad estatal contratante, de los perjuicios sufridos
con ocasión de (i) la no inversión; (ii) el uso indebido, y (iii) la
apropiación indebida que el contratista garantizado haga de los
dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de
anticipo para la ejecución del contrato. Cuando se trate de
bienes entregados como anticipo, estos deberán tasarse en
dinero en el contrato.
El valor de esta garantía
deberá ser equivalente al
ciento por ciento (100%)
del monto que el
contratista reciba a título
de anticipo, en dinero o en
especie, para la ejecución
del contrato
Su vigencia se
extenderá hasta la
liquidación del
contrato.
CUMPLIMIENTO
DEFINICIÓN VIGENCIA DEL AMPARO
VALOR
ASEGURABLE
DEL AMPARO
Garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas del
contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula
penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El
amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal
contratante de los perjuicios directos derivados del
incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del
contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su
cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al
contratista garantizado.
El contratista deberá
otorgarla con una vigencia
igual al plazo del contrato
garantizado más el plazo
contractual previsto para
la liquidación de aquel.
El valor de esta
garantía será
como mínimo
equivalente al
monto de la
cláusula penal
pecuniaria, y en
todo caso, no
podrá ser inferior
al diez por ciento
(10%) del valor
total del contrato.

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Versión 07
PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES LEGALES E INDEMNIZACIONES LABORALES
VALOR
ASEGURABLE
DEL AMPARO
El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales legales e
indemnizaciones laborales cubrirá a la entidad estatal
contratante de los perjuicios que se le ocasionen como
consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a
que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la
contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato
amparado en el territorio nacional.
Deberá extenderse por el
plazo del contrato y tres
años más.
El valor de esta
garantía no podrá
ser inferior al
cinco por ciento
(5%) del valor
total del contrato
ESTABILIDAD Y CALIDAD DE LA OBRA
VALOR
ASEGURABLE
DEL AMPARO
El amparo de estabilidad y calidad de la obra cubrirá a la entidad
estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como
consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro,
independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada,
imputables al contratista.
Su vigencia se iniciará a
partir del recibo a
satisfacción de la obra por
parte de la entidad y no
será inferior a cinco (5)
años, salvo que la entidad
contratante justifique
técnicamente la necesidad
de una vigencia inferior.
El valor de esta
garantía se
determinará en
cada caso de
acuerdo con el
objeto, el valor, la
naturaleza y las
obligaciones
contenidas en
cada contrato.
CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS
DEFINICIÓN
VIGENCIA DEL
AMPARO
VALOR
ASEGURABLE
DEL AMPARO
El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y
equipos suministrados cubrirá a la entidad estatal contratante de
los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados
de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o
equipos por él suministrados, de acuerdo con las
especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o (ii) por el
Durante el plazo de
ejecución y la garantía
técnica otorgada.
El valor de estas
garantías se
determinará en
cada caso de
acuerdo con el
objeto, el valor, la

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Versión 07
incumplimiento de los parámetros o normas técnicas
establecidas para el respectivo bien o equipo.
naturaleza y las
obligaciones
contenidas en cada
contrato
CALIDAD DEL SERVICIO
DEFINICIÓN
VIGENCIA Y VALOR ASEGURABLE DEL
AMPARO
El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal
contratante de los perjuicios imputables al contratista
garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del
contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia
de los productos entregados con ocasión de un contrato de
consultoría, o (ii) de la mala calidad del servicio prestado,
teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.
El valor y la vigencia de estas garantías se
determinarán en cada caso de acuerdo con el
objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones
contenidas en cada contrato.
RESPONSABILIDAD EXTRACONTRACTUAL
DEFINICIÓN VIGENCIA DEL AMPARO VALOR ASEGURABLE DEL AMPARO
Daños generados por el
contratista en
cumplimiento del contrato
a terceros.
La vigencia de esta garantía se otorgará
por todo el período de ejecución del
contrato.
El valor asegurado en las pólizas que
amparan la responsabilidad
extracontractual que se pudiera llegar a
atribuir a la administración con ocasión de
las actuaciones, hechos u omisiones de
sus contratistas o subcontratistas, no
podrá ser inferior al cinco por ciento (5%)
del valor del contrato, y en ningún caso
inferior a doscientos salarios mínimos
mensuales legales vigentes (200 smlmv)
al momento de la expedición de la póliza.
g. EL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
h. EL LUGAR DE ENTREGA DE LOS BIENES, CUANDO SEA EL CASO.
i. LA FORMA DE PAGO DEL CONTRATO A SUSCRIBIRSE.
j. LA INDICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES TÉCNICOS.

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k. NECESIDAD DE CONTAR CON INTERVENTORÍA. En atención a lo establecido en el parágrafo 1 del artículo
83 de la ley 1474 de 2011, se tiene que en adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta
la capacidad de la Entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el
artículo 32 de la ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la
Entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con
interventoría, es decir, cuando el seguimiento y control a la ejecución contractual deba efectuarse por un tercero, el
cual en todo caso deberá ser contratado a través de un concurso de méritos.
1.2.3 ESTUDIOS PREVIOS PARA PROCESOS DE MÍNIMA CUANTÍA:
Los Estudios Previos deberán ser firmados conjuntamente por funcionarios pertenecientes a las siguientes
dependencias:
 Área Técnica (Solicitante de la contratación)
 Área Financiera (Cuando de acuerdo a la naturaleza o las características del contrato a celebrar, así como
su forma de pago, la Entidad exija para la habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera
de los proponentes. No se verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma de pago
establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras).
 Área de Contratos
Los precitados Estudios Previos, serán consolidados por el Abogado del Área de Contratos al que le sea asignado
el proceso de selección, dicho documento será elaborado con base en la siguiente información:
 Información del “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO
PREVIO”, remitido por el Área Técnica.
 Fundamentos jurídicos propios de la modalidad de selección que incluirá el Abogador del Área de
Contratos
 Requisitos habilitantes de carácter jurídico que incluya el Abogado del Área de Contratos.
 Requisitos habilitantes de carácter financiero (Cuando haya lugar). Esta información será remitida por la
Asesora del Área Financiera, previo requerimiento del Abogado del Área de Contratos.
En todo caso los Estudios Previos deberán incluir los requisitos establecidos por el artículo 3.5.2., del Decreto 734
de 2012, los cuales para el efecto se señalan a continuación: I. La sucinta descripción de la necesidad que
pretende satisfacer con la contratación. II. La descripción del objeto a contratar. III. Las condiciones técnicas
exigidas. IV. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de ejecución del mismo. V.
El correspondiente CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL que respalda la contratación, deberá
ser solicitado por el Abogado del Área de Contratos, ver procedimiento P-GF-14 Ejecución presupuestal, asociado
al proceso de Gestión Financiera (VER APLICATIVO SIGEPRE).

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Presidencia
Versión 07
En el expediente del proceso de selección se deberá incluir por parte del Abogado del Área de Contratos a quien
se designe dicho proceso, el formato F-BS-20 Listado de Verificación de Documentos Proceso de selección de
mínima cuantía (VER APLICATIVO SIGEPRE).
1.3 PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA:
Sin perjuicio de las disposiciones legales aplicables a la presente modalidad de selección, a continuación se
describe de manera general el procedimiento a seguir en la modalidad de selección de mínima cuantía:
 INVITACIÓN PÚBLICA: Conforme lo dispone al artículo 3.5.3. del Decreto 734 de 2012, El DAPRE,
formulará una invitación pública a participar a cualquier interesado, la cual se publicará en el Sistema
Electrónico para la Contratación Pública - SECOP, que debe contener como mínimo lo siguiente: 1. El
objeto. 2. Plazo de ejecución. 3. Forma de pago. 4. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas
o la declaratoria de desierto del proceso. 5. El cronograma del proceso especificando la validez mínima de
las ofertas que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las
reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas. 6. El lugar físico o
electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas. 7. Requisitos habilitantes: Se indicará la
manera en que se acreditará la capacidad jurídica. Adicionalmente, se requerirá de experiencia mínima en
los casos de contratación de obra, de consultoría y de servicios. En todo caso la verificación de los
requisitos enunciados en el numeral 7 del presente artículo se hará exclusivamente en relación con el
proponente con el precio más bajo.
 ACTO DE APERTURA EN PROCESOS DE MÍNIMA CUANTÍA: Conforme lo dispone el artículo 3.5.4., del
734 de 2012, con la firma de la Invitación Pública de Mínima Cuantía, por parte del funcionario
competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto
adicional alguno.
 COMITÉ ASESOR: Acorde con el parágrafo tercero del artículo 3.5.4, del Decreto 734 de 2012, el
Ordenador del Gasto designará el Comité Asesor que le recomendará de manera objetiva la decisión a
adoptar conforme la evaluación efectuada.
 PRECIO ARTIFICIALMENTE BAJO: El artículo 2.2.10., del Decreto 734 de 2012, señala que cuando de
conformidad con la información a su alcance la Entidad estime que el valor de una oferta resulta
artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él
ofertado. Analizadas las explicaciones, el comité asesor recomendará el rechazo o la continuidad de la
oferta en el proceso, explicando sus razones. Formato Acta de sustentación del valor ofertado (F-BS-01)
(VER APLICATIVO SIGEPRE)
 DE LA PUBLICIDAD EN EL SECOP: De conformidad con lo dispuesto por el artículo 3.5.4 del Decreto
734 de 2012, el DAPRE será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos
asociados a los procesos de contratación.

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