2. PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA
ELABORACION DE EVENTOS…
El proceso administrativo hace referencia a la ejecución de pasos y
etapas básicas a través de las cuales se realiza la administración.
En la organización de eventos el proceso administrativo se refleja de la
siguiente manera:
1.
PLANEACION: responde a la pregunta ¿Qué se va hacer?, esta
enfocado en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse
como la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación
de tiempos y de recursos, necesarios para su realización. En esta
primera etapa se tienen en cuenta:
•
Políticas: Criterios generales que tienen como objetivo orientar la
acción, sirven para formular, interpretar o suplir las normas
concretas.
3. Procedimientos: Planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente
paras obtener los mejores resultados en cada función concreta de una
empresa. Los procedimientos tienden a formar rutinas de actividades.
Programas: Planes en los que no sólo se fijan los objetivos y la secuencia
de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para llevar a cabo
cada una de sus partes.
Presupuestos: Su principal característica es la determinación
cuantitativa de los elementos programados.
4. ORGANIZACIÓN:
La organización responde a la pregunta ¿cómo se va a hacer? Se define como la
relación que debe existir entre las funciones, actividades y niveles de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su
máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Se debe tener en cuenta los siguientes etapas de la organización:
Funciones: La determinación de cómo deben dividirse las grandes
actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general.
Obligaciones: Las que tiene en concreto cada unidad de trabajo,
susceptible de ser desempeñada por una persona.
Integración: en esta parte se debe tener en cuenta con quien se va
hacer el evento para que el objetivo se cumpla.
5. DIRECCION:
Contesta a la pregunta ¿se está haciendo? Se define como "el elemento de la
Administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por
medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones tomadas
directamente, y con frecuencia delegando dicha autoridad, vigilando
simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes
emitidas".
Se deben tener en cuenta las siguientes etapas:
Mando o autoridad: Facultad para tomar decisiones que produzcan
efectos. El mando es el ejercicio de la autoridad. “La autoridad puesta en
acción.”
Comunicación: Proceso a través del cual se transmiten y reciben las
órdenes de acción necesarias, debidamente coordinadas.
Supervisión: Ver si las cosas se están realizando tal y como se habían
planeado y mandado.
6. CONTROL:
La etapa de control responde a la pregunta ¿qué se hizo? pues es el análisis de
resultados.
Teniendo en cuenta si se cumplió o no con el objetivo, el cual permite hacer
correcciones a las falencias encontradas.
7. AGENDA DE EVENTOS
Es un libro o cuaderno en el cual se llevan apuntes para no olvidar las
actividades del día las cuales son importantes.
*Agenda Electrónica: Un dispositivo o programa que permite almacenar
apuntes.
*Agenda(de reunión): Una lista de puntos a ser discutidos en una reunión.
*Agenda Personal: Es un libro en blanco para anotar actividades
personales previstas.
La agenda debe tener un orden en el cual se debe destacar: Fecha, hora,
lugar, motivo y ajuste. En esta se lleva un cronograma detallado.
8. LOGISTICA DE UN EVENTO
La organización es el éxito de cualquier evento, por lo tanto es
importante tener en cuenta la capacidad de logística en cuanto a,
teniendo en cuenta el evento que se realizara.
• Sonido
• Tarimas
• Carpas y sillas
• Personal
• Banquetes
• Show musicales
9. DOCUMENTOS
Para organizar un evento es necesario contar con los siguientes
documentos:
• El programa: es un enunciado de lo que ocurrirá en el evento.
Generalmente se envía junto a la invitación o a medida que va
ingresando el publico.
• El timming: corresponde al desglose de lo que ocurrirá durante el día
del evento desde antes de la llegada hasta el final teniendo en cuenta
al personal y a los invitados. Este se puede elaborar teniendo en
cuenta: hora, actividad, encargado y ubicación.
• El cronograma: es un grafico que se utiliza para planificar y controlar
el desarrollo de una tarea compleja. Resulta completamente adecuado
para la realización de un evento.
10. • El presupuesto: dinero disponible para un fin determinado y calculo de
costos. En este se tiene en cuenta: gastos directos, gastos generales,
imprevistos, utilidades e impuestos.
• Contratos: Entre el equipo organizador y el mandante se establecerá
un contrato, que, frecuentemente, se reduce a que el cliente firma el
presupuesto en señal de aceptación. Por lo tanto, mientras más
claramente se estipulen las formas de operación, además de los costos
estimados, habrá menos posibilidades de conflicto entre las partes.
Existen dos modalidades de contrato básicas:
•
