Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08GARSINFORME DE INCIDENTELlamada de Servicio No3858238599 38632Informe NoZona de Evento ORIP ...
Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08GARSSolución: Se actualiza el campo tipo de anotación en las anotaciones definitivas de los ...
Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08GARSClaudia Monsalve quien confirma que al avanzar el turno 2013-060-3-681 la fase de revisa...
Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08GARScorrecciones de los folios asociados al turno 2013-060-3-681 uno a uno, quedamos a laesp...
Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08GARS1. Dejar turno en la fase "Mesa Control Correcciones" para esto se debe:a.Actualizar fec...
Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08GARSEstado Actual: Turno Entregado y SolucionadoEventos Relevantes a Destacar:- Se realizaro...
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Informe supernotariado y registro cartagena 10 04-2013

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Informe supernotariado y registro cartagena 10 04-2013

  1. 1. Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08GARSINFORME DE INCIDENTELlamada de Servicio No3858238599 38632Informe NoZona de Evento ORIP Cartagena Fecha y Hora de Evento10/04/2013 al 11/04/2013 caso 3858211/04/2013 caso 3859912/04/2013 al 17/04/2013 caso 38632Evento Reportado porMesa de AyudaFuncional SIRFecha y Hora de SoluciónTipo de EventoSegregación en las matriculas 060-270875, 060-270876, 060-270877, 060-270925, 060-270926, 060-270879, 060-270880.Descripción de EventoDe la ORIP de Cartagena, Informa la Dra. Claudia Monsalve en su requerimiento inicial que al asociar lamatrícula 060-270881 como matricula matriz o padre del folio 060-270925matrícula 060-270874 como matricula matriz o padre de los folios 060-270875, 060-270876, 060-270877,matrícula 060-270878 como matricula matriz o padre de los folios 060-270879 y 060-270880 el sistema SIRgenera error.AvancesDESCRIPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE CASODía Hora Descripción del Avance10/04/2013 Hora Inicio14:23Hora de Cierre09:23 del día11/04/2013La ORIP: La Dra. Claudia Monsalve informa que está ejecutando el turno de correcciones2013-060-3-681 para asociar las matriculas padres desde el folio segregado para así asociarlas anotaciones relacionadas en las matriculas:1. Folio padre 060-270881 anotación 2 Especificación “LOTEO”, folio hijo 060-270925anotación 2 Especificación “LOTEO”.2. Folio padre 060-270874 anotación 2 Especificación “LOTEO”, folios hijos 060-270875anotación 2 Especificación “LOTEO”, 060-270876 anotación 2 Especificación “LOTEO”, 060-270877 anotación 2 Especificación “LOTEO”.3. Folio padre 060-270878 anotación 2 Especificación “LOTEO”, folios hijos 060-270879anotación 2 Especificación “LOTEO”, 060-270880 anotación 2 Especificación “LOTEO”.Le aparece el siguiente error y no le permite avanzar el turno: “Los siguientes errores hansido encontrados: Fallo en el servicio de asociar folios: No puede asociar anotaciones, laanotación padre NO es generadora o estándar [Hija](Folio:060-270925, Anotacion Null).Revisión y Análisis del área de Desarrollo: Se revisa el campo tipo de anotación en lainformación definitiva de las anotaciones dos (2)”Canceladora” de los folios 060-270925,060-270874, 060-270878.Servicios AfectadosSistema de Información Registral SIR
  2. 2. Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08GARSSolución: Se actualiza el campo tipo de anotación en las anotaciones definitivas de los foliosreportados dejándolo como tipo cuatro (4)” Feneradora”.Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se establece comunicación con la Dra.Claudia Monsalve, se realiza acompañamiento en promedio hora y media para realizar elprocedimiento de asociar las matriculas padre a las matriculas segregadas para cada uno delos folio, la funcionaria confirma asociar correctamente las matriculas autorizando el cierredel caso.Caso registrado en GLPI 38582.11/04/2013Hora Inicio09:24Hora de Cierre11:15La ORIP: La Dra. Claudia Monsalve requiere realizar la segregación en las matriculas 060-270875,060-270876,060-270877,060-270925,060-270926,060-270879,060-270880, dondeel sistema SIR genera error.“Los siguientes errores ha sido encontrados: Fallo en el servicio (le segregar folio: ORA-02292integrity constraint (SIR.REL_WBNH_WBFL) violated – child recors found CRA-06512: at“SIR.SG line 1249 ORA-06512 at line 1.Revisión y Análisis del área de Desarrollo: Según las imágenes adjuntadas al caso en GLPI38599, el error se presenta en un registro duplicado en una de las tablas temporales quemanejan la segregación donde No se puede determinar cuál es el registro duplicado ya quela cantidad de líneas superaban más de 2000 líneas de registros de datos temporales. Sedeben deshacer todas las segregaciones que se hayan realizado en el turno para poderlimpiar las tablas temporales de segregación de los datos generados en ellas con el turnoreportado.Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se establece comunicación telefónica conla Dra. Claudia Monsalve, se le informa que puede continuar con el trámite de lassegregaciones, la Dra. Claudia Monsalve intenta nuevamente y realiza las segregaciones enla matriculas y confirma que el proceso se realizo correctamente, autorizando el cierresatisfactorio del caso.Caso registrado en GLPI 3859912/04/2013 Hora Inicio16:32Hora de Cierre09:17 del día17/04/2013La ORIP: Se comunica la Dra. Claudia Monsalve para reportar que al intentar avanzar elturno 2013-060-3-681 se genera error. “Ha ocurrido un error con descripción no disponible.Para ver más detalles haga click en Ver la Excepción”.El turno 2013-060-3-681 se encuentra en la fase REVISAR APROBAR Estación Asignada X-CLAUDIA.MONSALVE, al intentar avanzarlo se genera el error descrito, donde no se le puededar continuidad al trámite del turno 2013-060-3-681.Revisión y Análisis del área de Desarrollo: Se escala el caso nuevamente a la Mesa de AyudaFuncional, debido a que no se logro detectar el inconveniente por parte del área deDesarrollo. Se solicita indicar a la funcionaria que reintente la operación para corroborar lapersistencia del error.Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se establece comunicación con la Dra.
  3. 3. Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08GARSClaudia Monsalve quien confirma que al avanzar el turno 2013-060-3-681 la fase de revisar yaprobar a la fase de mesa de control correcciones ya no genera el error reportado, pero elsistema se queda cargando hasta mostrar error de pagina y el turno no avanza de fase.Con el apoyo de la funcionaria Katia González informa que al consultar el formulario decorrección temporal correspondiente al turno Nª 2013-060-3-681 no se observa la relacióndel matriz 060-270881 y el folio segregado 060-270925.Se revisa con el área encargada la información temporal del sistema (No se puede revisar elfísico del formulario temporal ya que este no lo tiene la oficina) se observa la siguienteinformación:Del folio matriz 060-270639 se creó la relación como folios segregados 060-270874, 060-270878 y 060-270881.Del folio matriz 060-270874 dio origen a los folios 060-270875, 060-270876 y 060-270877Del folio matriz 060-270878 dio origen a los folios 060-270879, 060-270880Del folio matriz 060-270881 se origino el folio 060-270926 pero no se observa la relación delmatriz 060-270881 con el folio segregado 060-270825.La Dra. Claudia Monsalve indica que se había realizado el proceso pero posiblemente aleliminar la segregación como solución al caso GLPI 38599 olvido crear esta relaciónnuevamente.Revisión y Análisis del área de Desarrollo: Se consulta la salvedad generada de la correcciónde la segregación del folio matriz 060-270881. Se inserta el registro de la relación de foliosegregado faltante entre los folios 060-270881 y 060-270925 en la tablaSIR_NE_FOLIO_DERIVADO_TMP.Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se establece comunicación con lafuncionaria Katia González y la Dra. Claudia Monsalve a quien se le indica que revisen eltemporal de la relación del matriz 060-270881 con el folio segregado 060-270825, lafuncionaria indica que la salvedad y el proceso fueron correctos.Se le indica que deben avanzar el turno de la fase de revisar y aprobar, la Dra. ClaudiaMonsalve indica que proceso está un poco demorado, razón por la cual está corriendo elBackup de SIR en las horas de la noche. En espera de la confirmación por parte de lafuncionaria Katia Gonzalez que el turno 2013-060-3-681 avance a la fase revisar aprobar.La ORIP: Reporta la Dra. Claudia Monsalve que se requiere la impresión de los certificadosasociados, envía al correo de soportesir para que se levante la restricción de la regla denegocio en el aplicativo SIR en que hay un tiempo límite de impresión de certificadosasociados que es en la misma fecha en que el turno avanza a la fase de mesa de controlcorrecciones, de lo cual solicita colaboración con el tema. Ver Anexos y Soporte de lo cual laIng. Elba Corredor autoriza levantar por regla de negocio la restricción para que se puedangenerar los certificados de correcciones.Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se estable comunicación con lafuncionaria Katia Gonzalez quien confirma el avance del turno 2013-060-3-681 a la faseMESA CONTROL CORRECCIONES Estación Asignada X-CLAUDIA.MONSALVE ResoluciónAPROBADA, también informa que están imprimiendo correctamente los certificados de
  4. 4. Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08GARScorrecciones de los folios asociados al turno 2013-060-3-681 uno a uno, quedamos a laespera de su confirmación por parte de la ORIP.Se establece comunicación con la funcionaria Katia González quien informa que seimprimieron todos los certificados asociados al turno de corrección 2013-060-3-681 y ésteavanzó correctamente a la fase de Corrección Desanotada en estado actual Entrega, Bajovalidación y confirma por parte de la funcionaria se da cierre satisfactorio al caso.Caso registrado en GLPI 38632.ANEXOS Y SOPORTES:De: Elba Lucia Corredor [mailto:elba.corredor@supernotariado.gov.co]Enviado el: Domingo, 14 de Abril de 2013 09:21 p.m.Para: Soporte SIR SNR; Claudia Esperanza Monsalve ArangoCC: Dora Esperanza Pachon Rodriguez; cristian.penate@iridium.com.co; Yamile MorenoMelo; Leyla Zoraya Guzman RodriguezAsunto: Autorización procedimiento por LIMITE DE TIEMPO PARA IMPRIMIR CERTISSeñoresMesa Ayuda funcional SIR,ATN.: Ing. Cristian Peñate,Cordial Saludo,De acuerdo con lo coordinado y considerando la urgencia de la impresión de los certificadosaludidos y la restricción del día hábil autorizo realizar el procedimiento para el cumplimientodel compromiso Institucional.Queda pendiente que analicemos los detalles de este caso con la documentación solicitadaen anterior email.Cordialmente,Elba Lucía CorredorJefe Oficina de Informática________________________________________De: Soporte SIR SNREnviado el: domingo, 14 de abril de 2013 04:47 p.m.Para: Soporte SIR SNR; Claudia Esperanza Monsalve ArangoCC: Dora Esperanza Pachon Rodriguez; Elba Lucia Corredor; cristian.penate@iridium.com.co;Yamile Moreno MeloAsunto: RE: LIMITE DE TIEMPO PARA IMPRIMIR CERTIScordial SaludoBuenas tardes ingeniera, para realizar la impresión de los certificados de los folios asociadosal turno de corrección 2013-060-3-681, se deben realizaron los siguientes cambios en Basede datos:
  5. 5. Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08GARS1. Dejar turno en la fase "Mesa Control Correcciones" para esto se debe:a.Actualizar fecha de la fase "Mesa Control Correcciones" al día de hoy b.Eliminar la fase"CORRECION DESANOTADA"Solicito su autorización para generar este tipo cambio en la base de datos__________________________ Atn. Mesa de Ayuda Funcional SIR________________________________________De: Soporte SIR [soportesir@supernotariado.gov.co]Enviado el: domingo, 14 de abril de 2013 12:58 p.m.Para: Claudia Esperanza Monsalve ArangoCC: Dora Esperanza Pachon Rodriguez; Elba Lucia Corredor; cristian.penate@iridium.com.co;Fernando Padilla Velez; Yamile Moreno MeloAsunto: RE: LIMITE DE TIEMPO PARA IMPRIMIR CERTISCordial Saludo,Dando alcance a la solicitud de este correo se informa que por regla de negocio el aplicativoSIR en la impresión de certificados cuenta para la generación del imprimible con un día hábilcomo se muestra en la imagen enviada de este correo. Sin embargo se solita se autoriceprocedimiento por parte de la SNR Informática para dar gestión en la generación de loscertificados asociados.Quedamos atentos a la autorización para proceder con lo requerido,_______________________________Atn. Mesa de Ayuda Funcional SIRSuperintendencia de Notariado y Registro Calle 26 no 13-49 int. 201 Bogotá, Colombia •Contact Center: +(57) 018000128009 ›correo electrónico:soportesir@supernotariado.gov.coDe: Claudia Esperanza Monsalve Arango [mailto:claudia.monsalve@supernotariado.gov.co]Enviado el: Domingo, 14 de Abril de 2013 12:12 p.m.Para: Soporte SIR SNRAsunto: RV: LIMITE DE TIEMPO PARA IMPRIMIR CERTISCRISTIAN: SERIA POSIBLE LEVANTAR LA RESTRICCION Y DAR LA IMPRESION PARA Q SALGANTODOS ADEMAS DE PODER DAR LA ORDEN HOY....CLAUDIADefinitivo X Parcial
  6. 6. Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08GARSEstado Actual: Turno Entregado y SolucionadoEventos Relevantes a Destacar:- Se realizaron cambios en la base de datos para levantar algunas políticas de restricción de acuerdo a las reglas denegocio establecidas en el aplicativo SIR (Tiempo en la impresión de Certificados, Adelantar el turno de la faserevisar aprobar a la fase de mesa de control correcciones para poder continuar con el trámite de la impresión deCertificados).- Se evidenciaron algunos procesos en desconocimiento en las fases de ejecutar corrección, en la informacióncontenida en las anotaciones y el tipo de anotación sobre cuáles eran generadoras y cuales son canceladoras,generando conflicto de información y validaciones entre las tablas de información temporal, por tal motivo seprocedió a eliminar la segregación proceso que se realizó en acompañamiento en línea con la funcionaria por untiempo aproximado de una hora y media.- Como se evidencia en los seguimientos en cada uno de los casos documentados en este informe, se realizaron loscorrespondientes acompañamientos por parte de la mesa de ayuda funcional, para que las funcionarias de laORIP lograrán trabajar el turno de corrección 2013-060-3-681.- A continuación se observa que el turno de corrección 2013-060-3-681 se trabajo entre las fechas 09, 12, 15 y 16de Abril de 2013 como registra el aplicativo SIR:Evento Atendido por: Mesa de Ayuda Funcional, Grupo Desarrollo SIR. Aval de laCoordinación del grupo de desarrollo informático de SNR.Acciones de mejoras: Se recomienda a la SNR informar estas actividades a ETB para coordinarsoporte y maniobras programas durante los fines de semana.Se recomienda para este tipo de actividades masivas contar con personal suficientemente capacitadoo acompañado por el líder funcional de la Línea SIR.Se recomienda elaborar campañas de capacitación a los funcionarios de la SNR para la realizaciónde estas actividades.En la Cultura ETB, ¡Entendemos las necesidades de nuestros clientes y les ofrecemos solucionesintegrales, buscando relaciones de largo plazo!
  7. 7. Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08GARSEstado Actual: Turno Entregado y SolucionadoEventos Relevantes a Destacar:- Se realizaron cambios en la base de datos para levantar algunas políticas de restricción de acuerdo a las reglas denegocio establecidas en el aplicativo SIR (Tiempo en la impresión de Certificados, Adelantar el turno de la faserevisar aprobar a la fase de mesa de control correcciones para poder continuar con el trámite de la impresión deCertificados).- Se evidenciaron algunos procesos en desconocimiento en las fases de ejecutar corrección, en la informacióncontenida en las anotaciones y el tipo de anotación sobre cuáles eran generadoras y cuales son canceladoras,generando conflicto de información y validaciones entre las tablas de información temporal, por tal motivo seprocedió a eliminar la segregación proceso que se realizó en acompañamiento en línea con la funcionaria por untiempo aproximado de una hora y media.- Como se evidencia en los seguimientos en cada uno de los casos documentados en este informe, se realizaron loscorrespondientes acompañamientos por parte de la mesa de ayuda funcional, para que las funcionarias de laORIP lograrán trabajar el turno de corrección 2013-060-3-681.- A continuación se observa que el turno de corrección 2013-060-3-681 se trabajo entre las fechas 09, 12, 15 y 16de Abril de 2013 como registra el aplicativo SIR:Evento Atendido por: Mesa de Ayuda Funcional, Grupo Desarrollo SIR. Aval de laCoordinación del grupo de desarrollo informático de SNR.Acciones de mejoras: Se recomienda a la SNR informar estas actividades a ETB para coordinarsoporte y maniobras programas durante los fines de semana.Se recomienda para este tipo de actividades masivas contar con personal suficientemente capacitadoo acompañado por el líder funcional de la Línea SIR.Se recomienda elaborar campañas de capacitación a los funcionarios de la SNR para la realizaciónde estas actividades.En la Cultura ETB, ¡Entendemos las necesidades de nuestros clientes y les ofrecemos solucionesintegrales, buscando relaciones de largo plazo!

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