La gestión documental efectiva en la empresa turística

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- Normativa documentación digitalizada.
- Digitalización documental. Tipos de escaners
- OCR
- Formatos documentación digital.
- Protección de documentación almacenada en dispositivos moviles
-Buenas prácticas de archivo y compartición de documentacion digital.
- Práctica de software de gestión y compartición documental on-line: la oficina digital.

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La gestión documental efectiva en la empresa turística

  1. 1. Gestión e-documental Paperless Para esto utilizarás los papeles en tu oficina
  2. 2. Gestión e-documental Paperless DIGITALIZACION
  3. 3. Gestión e-documental Paperless ● PASOS : 1. SCANEADO DOCUMENTOS ESCANER MESA DE REPRODUCCIÓN
  4. 4. Gestión e-documental Paperless TIPOS DE SCANNER: De mano: documentos o 3D De cámara plana. Alimentadores Rotativo (de tambor)
  5. 5. Gestión e-documental Paperless ESCANER 3D
  6. 6. Gestión e-documental Paperless IMPRESORA 3D
  7. 7. Gestion e-documental Paperless ● ● ● ICR (Reconocimiento Inteligente de Caracteres). Textos manuscritos OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Imágenes de caracteres a imágenes de bits. OMR (Reconomiento de Marcas Ópticas). Reconocer casillas validadas. ● BARCODE (Código de barras). ● Proyecto Transcriptorum. UPValencia
  8. 8. Gestion e-documental Paperless ● FORMATOS BMP: Imagenes pequeñas o de poca resolución. Logos, marcas, … GIF: para animaciones o fondos transparentes (webs). 256 colores PNG: no animaciones. Millones de colores. JPG/JEPG: imágenes a color real. Para transmitir en Internet. TIFF: para documentos en blanco y negro o color. Multipágina.
  9. 9. Gestion e-documental Paperless ● PDF/A – Almacenamiento y archivo a largo plazo de la documentación. Necesario por la insuficiencia del PDF – Se describen a si mismos, llevan en si toda la información necesaria y son independentes del reproductor PDF/UA: accesibilidad universal
  10. 10. Gestión e-documental Paperless ● DIGITALIZACION CERTIFICADA: Obtener copias digitales de las facturas con valor de original. Software homologado por la AEAT. Utilización firma electrónica y sello de tiempo. Eficacia jurídica de original-
  11. 11. Gestión e-documental Paperless 2. Programa gestión documental ● Solución para nuevo problema ● Mas problemólogos que solucionólogos ● ● No hay problemas, solo soluciones que no hemos encontrado ECM (Enterprise Copies Management)
  12. 12. Gestión e-documental Paperless ● Archivo centralizado ● Copias de seguridad. Copias remotas ● Control de acceso a documentos LOPD ● Búsqueda rápida de archivos
  13. 13. Gestión e-documental Paperless 3. DESTRUCCION ORIGINALES ● ● Destructora de papel (tiras, virutas) Destrucción certificada: emisión de un certificado de destrucción.
  14. 14. Gestión e-documental Paperless ● Gestión documental requiere: registro, asignación, seguimiento, clasificación, decisión de compartición o transferencia – El sistema de clasificación debe ser entendible por otros departamentos. – Etiquetado. Utilización colores corporativos según importancia aplicada. ● ISO 30300 – 30301 ● ISO 15489
  15. 15. Gestión e-documental Paperless ● ● ● ● ● ● ● ● ● Actividades de manera ordenada, eficaz y responsable Respaldar y documentar la creación de políticas y toma de decisiones a nivel directivo Coherencia, continuidad y productividad a la gestion y administracion Garantizar la continuidad en caso de catastrofe Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios incluidas auditorias y supervisiones Proporcionar protección y apoyo en los litigios Proteger los intereses de la organización, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras Apoyar y documentar las actividades de investigación y desarrollo presentes y futuras, las realizaciones y los resultados Establecer una identidad corporativa
  16. 16. Gestión e-documental Paperless ● ● ● Determinar los documentos que deberian ser creados en cada proceso de negocio, y la información que es necesario incluir en cada uno de ellos. Documentos: activo valioso y recurso importante de la organización. Conocimiento organizativo. Via esencial para capturar el conocimiento tacito de las personas y ponerlo en circulacion
  17. 17. Gestión e-documental Paperless CERO PAPEL
  18. 18. Gestión e-documental Paperless ● JUEGO
  19. 19. Gestión e-documental Paperless ● ZERTIFIKA ● ABDI ● PLATAFORMA GESTION DOCUMENTAL GLADTOLINK

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