Studium przypadku wdrożenia systemu zarządzania portfelem projektów inwestycyjnych w przedsiębiorstwie wod-kan. Firma wdrożeniowa: Fidea Effect Sp. z o.o. www.fideaeffect.com

1. www.zwik-grodzisk.pl

2. 2
Informacja o ZWIK Grodzisk
Wodociągi w Grodzisku Mazowieckim istnieją od 50 lat !
Obsługujemy
288 km sieci wodociągowej,
126 km sieci kanalizacyjnej

3. 3
10. miejsce w Ogólnopolskim Rankingu
Przedsiębiorstw
W 2012 r. Spółka zajęła 10.
miejsce w Ogólnopolskim
Rankingu Najlepszych
Przedsiębiorstw Wodociągów i
Kanalizacji

4. 4
Lider Rozwoju Regionalnego
• W listopadzie 2013 r.
ZWiK Sp. z o.o. otrzymał
tytuł Lidera Rozwoju
Regionalnego za rok 2013

5. 5
Inwestycje – wartość nakładów
3,893
3,288
5,291
3,687
8,446
0
1,000
2,000
3,000
4,000
5,000
6,000
7,000
8,000
9,000
2009 2010 2011 2012 2013
Inwestycje - wartość nakładów w tys. zł

6. 6
Produkcja i sprzedaż ścieków
3,405.16
3,589.90 3,570.04
3,319.41
4,984.32
2,401.21
2,585.24 2,671.06
3,064.58
3,756.05
0
1,000
2,000
3,000
4,000
5,000
6,000
2009 2010 2011 2012 2013
Ścieki w tys. m3
Produkcja
Sprzedaż

7. 7
Nowe wyzwania  nowe narzędzia
Rosnący portfel
inwestycji wymaga
nowego podejścia do
realizacji projektów.
Rozwiązaniem jest
wdrożenie Systemu
Zarządzania Projektami

8. 8
Co to jest System Zarządzania Projektami?
• Jasna strategia firmy odnośnie zarządzania projektami
• Opracowana i wdrożona Polityka Zarządzania Projektami
• Zdefiniowane procesy i system komunikacji
• Opracowane dokumenty projektowe
• Świadomi, przeszkoleni użytkownicy
• Dostosowana Struktura organizacyjna
• Wdrożone narzędzie do zarządzania projektami

9. 9
Po co jest potrzebny SZP?
Korzyści dla organizacji
Projekty są lepiej dopasowane do
strategii organizacji
Lepsza powtarzalność wyników
projektów
Ład i przejrzystość
Lepsza komunikacja w organizacji
Lepsza motywacja zespołu i jego rozwój
Struktura organizacyjna dostosowana do
zadań organizacji
Elastyczność
Kontrola nad ryzykiem
Stała kontrola nad stanem projektów
Lepsze wykorzystanie zasobów
Samouczenie się organizacji
Baza wiedzy
Korzyści dla pracowników
Odpowiedzialność za działania
Doping do ciągłego uczenia się
Konsolidacja zespołów
Podejmowanie wyzwań
Przyswajanie najlepszych praktyk
Przyswajanie technik

10. 10
Sytuacja przed wdrożeniem
O narzędziach:
- wiele różnych narzędzi
- niespójne i
rozproszone
- niezwykle praco- i
czasochłonne
tworzenie raportów dla
zarządu
- brak możliwości
całościowego
zarządzania portfelem
projektów
- brak standardów
- utrudniony dostęp do
potrzebnych
funkcjonalności
Narzędzia
Word
Excel
Visio
Mapa
myśli

11. 11
Sytuacja przed wdrożeniem
O informacjach:
- niespójne
- rozproszone
- trudne do
zinwentaryzowania
- trudne do
aktualizowania
- trudno dostępne
- czasochłonne
pozyskiwanie
- brak ochrony
- utrudniona
dystrybucja
- nieefektywne
wykorzystanie
Informacja
Finanse
Terminy
Umowy
Dane o
wykona-
wcach
Statusy
projektów

12. 12
Proces wdrożenia
Polityka
zarządza-
nia
projektami
Testy
wstępne
Szkolenia
Wdrożenie
Rozwiąza-
nia
Utrzymanie
i rozwój
Analiza
przed-
wdroże-
niowa

13. 13
Główne Akcenty przy wdrożeniu
dopasowanie rozwiązania do potrzeb i metodyki pracy w ZWIK
wykorzystanie elementów metodycznego podejścia do zarządzania
projektami i portfelami projektów
łatwość dostępu do potrzebnych funkcjonalności, narzędzi i usług
wdrożenie raportów wspierających potrzeby ZWIK
rozszerzenie możliwości poprzez dodanie nowych obszarów, takich
jak np. zarządzanie pożyczkami, dotacjami, czy dokumentacją
formalną
zapewnienie możliwości dalszego rozwoju i rozbudowy
zniwelowanie potrzeby rozbudowy istniejącej w ZWiK infrastruktury IT
i uniknięcie inwestycji z tym związanych

14. Zarządzanie
Projektami
Wsparcie
Zarządzania
Zakresem
Wsparcie
Zarządzania
Kosztami
Wsparcie
Zarządzania
Zasobami
Wsparcie
Zarządzania
Terminami
Wsparcie
Zarządzania
Ryzykiem
Wsparcie
Zarządzania
Dokumentacją
Wsparcie
Organizacyjne
14
Składniki

15. 15
Architektura
Internet/ Intranet
Kierownik Projektu
(aplikacja lokalna - Klient)
Serwer
(aplikacja serwerowa)
Zdalny użytkownik
(www)
Kierownictwo
Organizacji
(www)
Kierownik Projektu
(www)
Kierownik Projektu
(www)
Centralna
Baza Danych
Firewall
ssl
ssl
ssl
ssl
ssl
ssl

16. 16
Zasoby
ZWIK
2
osoby
FIDEA

17. 17
Harmonogram
Przygotowanie
udostępnienie
usług
Wykorzystanie i rozwój
0,5 mies. 10 mies.
Personaliza
cja i testy
1,5 mies.
Wdrożenie Wykorzystanie

18. 18
Efekty
• Zintegrowane, spójne i metodyczne zarządzanie portfelem projektów
• Ogólna poprawa efektywności zarządzania projektami
• Bieżące, automatyczne raportowanie
• Jedno zintegrowane środowisko narzędziowe do obsługi danych
• Dostępność danych, narzędzi i usług on-line, w jednym miejscu
• Spójność i ochrona danych
• Opracowanie i wprowadzenie standardów oraz procedur
• Zmiana kultury organizacyjnej – większa dojrzałość projektowa

19. 19
Obszar Przed Po
Terminy Głównie dokumentacja
papierowa, kłopotliwe śledzenie
opóźnień
Monitorowane on-line, sygnalizacja
opóźnień, wykres Gantta
Koszty Głównie dokumentacja
papierowa, kłopotliwe śledzenie
odchyleń
Monitorowane on-line, sygnalizacja
przekroczeń, przewidywalność
Zakres Uciążliwe monitorowanie
wykonania zakresu projektów
Monitorowanie on-line, analiza
kamieni milowych
Zasoby i
Podwykonawcy
Informacja rozproszona po firmie Informacja dostępna w 1 miejscu,
łatwiejsze planowanie zadań
Ryzyko Brak podejścia systemowego,
ryzyko zarządzane wg wiedzy
KP
Monitorowane i raportowane
Decyzje Wymagają dużej ilości pracy
przy sporządzaniu informacji
zarządczej
Łatwiejsze do podjęcia, informacje
dostępna on-line
Organizacja Brak gromadzenia wiedzy,
rozproszona komunikacja,
Automatyczne wykonywanie
powtarzających się zadań, większa
Korzyści

20. 20
Beneficjenci zmian
Klienci Spółki
Kierownicy projektów
Zarząd
Organy nadzorcze
Specjaliści (np. od przetargów)
Partnerzy biznesowi

21. 21
Zarządzenie Zakresem

22. 22
Zarządzanie Kosztami

23. 23
Zarządzanie Terminami

24. 24
Zarządzanie Zasobami

25. 25
Zarządzanie Ryzykiem

26. 26
Zarządzanie Dokumentami
Internet/ Intranet
Kierownik Projektu
(aplikacja lokalna - Klient)
Serwer
(aplikacja serwerowa)
Zdalny użytkownik
(www)
Kierownictwo
Organizacji
(www)
Kierownik Projektu
(www)
Kierownik Projektu
(www)
Centralne
Repozytorium
Dokumentów
Firewall
ssl
ssl
ssl
ssl
ssl
ssl

27. 27
Obieg dokumentów
Internet/ Intranet
Kierownik Projektu
(aplikacja lokalna - Klient)
Serwer
(aplikacja serwerowa)
Zdalny użytkownik
(www)
Kierownictwo
Organizacji
(www)
Kierownik Projektu
(www)
Kierownik Projektu
(www)
Centralna
Repozytorium
Dokumentów
Firewall
ssl
ssl
ssl
ssl
ssl
ssl

28. 28
Integracja z systemem F-K
Internet/ Intranet
Kierownik Projektu
(aplikacja lokalna - Klient)
Serwer
(aplikacja serwerowa)
Zdalny użytkownik
(www)
Kierownictwo
Organizacji
(www)
Kierownik Projektu
(www)
Kierownik Projektu
(www)
Firewall
ssl
ssl
ssl
ssl
ssl
ssl
Serwer systemu F-K

29. 29
Praca zespołowa
Internet/ Intranet
Kierownik Projektu
(aplikacja lokalna - Klient)
Serwer
(aplikacja serwerowa)
Zdalny użytkownik
(www)
Kierownictwo
Organizacji
(www)
Kierownik Projektu
(www)
Kierownik Projektu
(www)
Firewall
ssl
ssl
ssl
ssl ssl
ssl
Repozytorium