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Ausbau eines Wohnmobils als Praxisprojekt
- 1. 1 Ausbau eines Wohnmobils LVQ GmbH Praxisprojekt Managementmethoden und Werkzeuge des Projekt- und Prozessmanagement s Carolyn Schulteis 19.05.2020
- 2. 2 01 03 02 04 05 07 06 08 09 11 10 12 Projektziele Beschreibung der Ausgangslage ........... Erstellung Projektauftrag .......................... 4 5 19 32 35 9 11 12 21 22 37 14 24 25 39 16 17 27 28 30 41 Risikoanalyse ABC‐Analyse ............................................... Projektumfeld Stakeholderanalyse .................................... Stakeholderkommunikation ................... Interne / externe Einflussgrößen ........... Projektorganisation Organigramm ............................................... Rollenbeschreibung eines Projektbeteiligten ........................................ Projektplanung Beschreibung der Projektphasen und Meilensteine .............................................................. Ablauf- und Terminplanung Strukturierte Vorgangsliste mit Gliederung... Vernetzter Balkenplan ............................................ Projektstrukturplan Projektstruktur ......................................................... Arbeitspaket Beispiel ............................................. Einsatzmittel- und Kostenplan Ressourcenplan ........................................................ Kostensätze ................................................................ Kostenberichte .......................................................... Controlling Kurzdokumentation eines fiktiven Projektfortschritts ...................................... Berichtswesen ............................................. Projektabschluss Projektdokumentation ............................. Konflikte und Krisen Krisenmanagement & Verhandlungsführung .............................. Qualitätsmanagement CMMI Reifegradmodell ............................ Inhaltsverzeichnis
- 4. 4 01 Projektziele Vision Als reisefreudiger Mensch möchte ich einen Van zu einem Wohnmobil umbauen, um die Sehnsucht zur Ferne zu stillen und kostengünstig, individuell und flexibel durch Europa reisen zu können. Der Weg ist das Ziel - Konfuzius
- 5. 5 01 Projektziele Projektleiter*in Zielsetzung Aufgabenstellung Zu erarbeitendes Ergebnis Budget Randbedingungen Termine / Meilensteine Auftraggeber Carolyn Schulteis Zielinhalt: Ausbau eines Minibusses zu einem Wohnmobil Termin: 20.07.2020 Budget: 17.000 € Projektstart: 02.06.2020 • Kick-Off durchführen • Budget berechnen/kalkulieren • Basisfahrzeug anschaffen • Technische Zeichnung erstellen • Phasen erstellen • Termin- und Ablaufplanung erstellen • Vorbereitung und Ausbau durchführen • Zulassung TÜV • Reiseabfahrt Abfahrtfertiges Wohnmobil für Reisen in Südeuropa 17.000,00 € Rohbau und Einrichtung auf Süden Europas anpassen Leichtes Material einsetzen Wohnmobil für größere Menschen ausrichten Vorbereitende Arbeiten abgeschlossen 16.06.2020 Rohbau abgeschlossen 02.07.2020 Eintrag Fahrzeugpapiere 17.07.2020 Reiseabfahrt 20.07.2020 Abreu AG Aachen Projektauftrag
- 6. 6 01 Projektziele [0;5] - [klein;groß] [0;5] - [klein;groß] [1;5] - [neg.;pos.] Strategische Bedeutung Wirtschaftliche Bedeutung Gewichtung 1 Projekt 1 1 3 1 2 Projekt 2 3 5 1 3 Projekt 3 2 2 2 4 Projekt 4 4 3 3 5 Womo Ausbau 5 5 4 Portfolio Analyse 5 6 ng Projektportfolio
- 7. 7 4 Projekt 4 4 3 3 5 Womo Ausbau 5 5 4 0 1 2 3 4 5 6 0 1 2 3 4 5 6 WirtschaftlicheBedeutung Strategische Bedeutung 01 Projektziele verwerfen durchführen WoMo Ausbau Projekt 4 Projekt 3 Projekt 2 Projekt 1 Projektportfolio
- 9. 9 02 Projektumfeld [0;5] - [klein;groß] [0;5] - [klein;groß] [1;5] - [neg.;pos.] Einfluss des Stakeholders Interesse des Stakeholders Einstellung 1 Projektleiter*in 4 5 5 2 Auftraggeber*in 5 5 5 3 Projektassistent*in 3 5 4 4 Helfer*innen 2 3 3 5 Bekannte 1 3 3 6 Elektriker*in 2 1 3 7 Zulieferer 1 4 4 8 Nachbarn 3 2 1 9 Gebrauchtwagenverkäufer*in 1 5 4 10 Zulassungsbehörden 5 1 3 11 Autowerkstatt 3 3 4 Stakeholderanalyse InternExtern Stakeholder 6 Stakeholderanalyse
- 10. 10 02 Projektumfeld en 5 1 3 3 3 4 0 1 2 3 4 5 6 0 1 2 3 4 5 6 InteressederStakeholder Einfluss der Stakeholder Gesetzte Randfiguren Joker Spielmacher Auftraggeber*in Projektleiter*in Elektriker*in Helfer*innen Nachbarn Zulassungsbehörden Zulieferer Bekannte Gebrauchtwagen- verkäufer*in Autowerkstatt Stakeholderanalyse Projektassistent*in
- 11. 11 02 Projektumfeld Stakeholderkommunikation Information EmpfängerAbsender Instrumente Zeit Ort Soll-Ist-Situation Arbeitspaket Fortschritt Kommende Arbeitsgeräusche Feedback über Zusammenarbeit Projektbeteiligte*r Arbeitsschritt Verantwortliche*r Projektassistent*in Projektbeteiligte Projektteam Projektleiter*in Nachbarn Projektteam Meeting Bericht Brief Meeting, persönliche Notizen Vor Meilensteinbeginn Projektbüro Beendigung AP Projektbüro Freitagmorgens vor Phasenbeginn Briefkasten Nachbarn Jeden 2. Freitag Projektbüro
- 12. 12 02 Projektumfeld Interne und externe Einflussgrößen extern sachlich intern sozial • Kontext der Organisation • Budgetrahmen • Vereinbarungen • Regeln • Projektprozesse • Projektteam • Auftraggeber • Kommunikation • Erwartungen / Bedürfnisse • Kultur • Umweltauflagen • Auto- und Straßengesetze • rechtliche Vorschriften • Witterung • TÜV Normen und Standards • Nachbarn • Politiker • WoMo Ausbau Community • Instagram / Facebook • Medien
- 14. 14 Einzelrisiko EW TW ABC Wertebereiche 1-10 Reparaturkosten 7 9 63 Finanzielle Reserve Finanzielle Reserve, Kreditaufnahme Niedriges Risiko 1-19 C Fehlkalkulation 5 8 40 Ausführliche Recherche, 4-Augen- Prinzip, Budget- Controlling durch regelmäßige Rücksprachen, Erstellung eines Unterkontos, finanzielle Reserve planen Alternativ Angebote einholen, Finanzielle Reserve Mittleres Risiko 20-49 B Nachträge 4 8 32 Finanzielle Reserve Finanzielle Reserve, Kreditaufnahme Hohes Risiko 50-100 A Krankheit der ausführenden Kraft 8 9 72 Vertretungsplan erstellen Überstunden, Vertretung einholen Kompetenzmangel 8 8 64 Ausführliche Recherche, Bekanntenkreis nah Kompetenzen abfragen Kompetenzen zu Rat ziehen Negatives Arbeitsklima 7 7 49 Transparente Kommunikation, Pausen einhalten, Lob aussprechen externe Hilfe anfordern Kündigung der Projektbeteiligten 4 8 32 Vertretungsplan erstellen Überstunden, Vertretung einholen Autokauf scheitert 3 2 6 Zusätzliche Anbieter Neue Anbieter suchen Zu wenig Anbieter 3 2 6 Recherche, Realistische Erwartungen stellen Anforderung anpassen Fehlerhafte Geräte 3 6 18 Ausweichgeräte Ersatzgerät kaufen Lieferprobleme 8 9 72 Alternativen Lieferant, frühe Bestellung Alternativen Lieferant anfragen Zeitrahmen 4 4 16 Anwenden von PM-Tools Überstunden Beschwerde Nachbarn 3 10 30 Kommunikationspflege, Informieren Verlagerung des Ausbaus Gesetzliche Umweltauflagen 2 8 16 Auto mit jungem Baujahr (ab 2010) Auflagen erfüllen, neuer Autokauf R E S S O U R C E N U M F E L D P E R S O N E L L E R I S I K E N Risikoanalyse 03 Risikoanalyse Einzelrisiko EW TW ABC Wertebereiche 1-10 Reparaturkosten 7 9 63 Finanzielle Reserve Finanzielle Reserve, Kreditaufnahme Niedriges Risiko 1-19 C Fehlkalkulation 5 8 40 Ausführliche Recherche, 4-Augen- Prinzip, Budget- Controlling durch regelmäßige Rücksprachen, Erstellung eines Unterkontos, finanzielle Reserve planen Alternativ Angebote einholen, Finanzielle Reserve Mittleres Risiko 20-49 B Nachträge 4 8 32 Finanzielle Reserve Finanzielle Reserve, Kreditaufnahme Hohes Risiko 50-100 A Krankheit der ausführenden Kraft 8 9 72 Vertretungsplan erstellen Überstunden, Vertretung einholen Kompetenzmangel 8 8 64 Ausführliche Recherche, Bekanntenkreis nah Kompetenzen abfragen Kompetenzen zu Rat ziehen Negatives Arbeitsklima 7 7 49 Transparente Kommunikation, Pausen einhalten, Lob aussprechen externe Hilfe anfordern Kündigung der Projektbeteiligten 4 8 32 Vertretungsplan erstellen Überstunden, Vertretung einholen Autokauf scheitert 3 2 6 Zusätzliche Anbieter Neue Anbieter suchen Zu wenig Anbieter 3 2 6 Recherche, Realistische Erwartungen stellen Anforderung anpassen Fehlerhafte Geräte 3 6 18 Ausweichgeräte Ersatzgerät kaufen Lieferprobleme 8 9 72 Alternativen Lieferant, frühe Bestellung Alternativen Lieferant anfragen Zeitrahmen 4 4 16 Anwenden von PM-Tools Überstunden Beschwerde Nachbarn 3 10 30 Kommunikationspflege, Informieren Verlagerung des Ausbaus Gesetzliche Umweltauflagen 2 8 16 Auto mit jungem Baujahr (ab 2010) Auflagen erfüllen, neuer Autokauf R E S S O U R C E N U M F E L D P E R S O N E L L E R I S I K E N RisikoanalyseEinzelrisiko EW TW ABC Wertebereiche 1-10 Reparaturkosten 7 9 63 Finanzielle Reserve Finanzielle Reserve, Kreditaufnahme Niedriges Risiko 1-19 C Fehlkalkulation 5 8 40 Ausführliche Recherche, 4-Augen- Prinzip, Budget- Controlling durch regelmäßige Rücksprachen, Erstellung eines Unterkontos, finanzielle Reserve planen Alternativ Angebote einholen, Finanzielle Reserve Mittleres Risiko 20-49 B Nachträge 4 8 32 Finanzielle Reserve Finanzielle Reserve, Kreditaufnahme Hohes Risiko 50-100 A Krankheit der ausführenden Kraft 8 9 72 Vertretungsplan erstellen Überstunden, Vertretung einholen Kompetenzmangel 8 8 64 Ausführliche Recherche, Bekanntenkreis nah Kompetenzen abfragen Kompetenzen zu Rat ziehen Negatives Arbeitsklima 7 7 49 Transparente Kommunikation, Pausen einhalten, Lob aussprechen externe Hilfe anfordern Kündigung der Projektbeteiligten 4 8 32 Vertretungsplan erstellen Überstunden, Vertretung einholen Autokauf scheitert 3 2 6 Zusätzliche Anbieter Neue Anbieter suchen Zu wenig Anbieter 3 2 6 Recherche, Realistische Erwartungen stellen Anforderung anpassen Fehlerhafte Geräte 3 6 18 Ausweichgeräte Ersatzgerät kaufen Lieferprobleme 8 9 72 Alternativen Lieferant, frühe Bestellung Alternativen Lieferant anfragen Zeitrahmen 4 4 16 Anwenden von PM-Tools Überstunden Beschwerde Nachbarn 3 10 30 Kommunikationspflege, Informieren Verlagerung des Ausbaus Gesetzliche Umweltauflagen 2 8 16 Auto mit jungem Baujahr (ab 2010) Auflagen erfüllen, neuer Autokauf R E S S O U R C E N U M F E L D P E R S O N E L L E R I S I K E N Risikoanalyse
- 16. 16 04 Projektorganisation Organigramm Abreu AG Freunde Jürgen BurgatzCarolyn Schulteis / Johann Petsch Carolyn Schulteis Johann Petsch Auftraggeber Helfer ElektrikerAusführende Kraft Projektleiterin Projektassistent
- 17. 17 04 Projektorganisation Stellenbeschreibung Bezeichnung Eingliederung Unter- und Überordnung Ziel Aufgaben Stellvertretung Besondere Anforderungen Projektleiter*in Temporär, Befristet bis Projektende Dem Auftraggeber unterstellt und dem Projektteam überstellt Realisierung des Ausbaus eines Vans zu einem Wohnmobil • Projekt initialisieren • Projektziele definieren • Magische Dreieck beherrschen • Projekte planen und organisieren • Operatives Controlling • Projekte erfolgreich abschließen aktiv Handwerkliche Vorkenntnisse und Empathie erwünscht
- 19. 19 05 Projektplanung Projektphasen und Meilensteine Vorbereitung Rohbau Ausbau Reiseabfahrt
- 21. 21 06 Projektstrukturplan Projektstruktur Vorbereitung Rohbau Ausbau Reiseabfahrt • Abfahrtbereit • Reiseabfahrt • Recherche • Anschaffung Basisfahrzeug • Zulassung Straßenverkehrsamt • Fehlerdiagnose Autowerkstatt • Technische Zeichnung • Demontage • Entrostung • Montage Dach- und Seitenfensters • Montage Solaranlage • Verlegung Kabel • Dämmung einkleben • Holzverkleidung der Innenwände • Holzbehandlung • Fenster Innenrahmen einbauen • Verlegung der Bodenplatte • Dichtung • Zusammenbau Möbel • Befestigung Möbel • Zuführungen verbinden • Dichtung überprüfen • Endgültige Befestigung Möbel • Einbau Leuchten • Montage von Utensilos • Abdichten • Überprüfung Geräte • Grundausstattung und Dekoration • Klapperstellen und Abschlussreinigung • Gasprüfung • Wohnwagenzulassung TÜV • Eintrag Fahrzeugpapiere
- 22. 22 06 Projektstrukturplan Arbeitspaket Rubrik Allgemein Ziele Ergebnis Schnittstellen Aktivitäten / Termine Voraussetzungen / Restriktionen Anhang Informationen • Projekt: Ausbau eines Wohnmobils • 2.4. Montage Solaranlage • Verantwortung: Projektassistent*in Johann Petsch • Projektleiter*in: Carolyn Schulteis • Start: 17.06.2020 • Ende: 18.06.2020 Nachhaltige Stromversorgung schaffen • Befestigung von Solarzellen auf dem Dach des Vans • Verlegung der Kabel in den Innenraum • Anschluss an Batterie • Vorgänger Arbeitspaket 1.5. • Schnittstellen zu anderen Projekten sind nicht vorhanden • 17.06.2020 Dach vorreinigen Solarspoiler vorbereiten Aufkleben der Solarmodule • 18.06.2020 Aufkleben eines Kabelkanals Dachdurchführung auf dem Wohnmobil montieren Montage und Anschluss aller Komponenten der Solaranlage • Zeitlicher Aufwand 2 Tage - keine Meilensteine Budget: 390 € / Projektleiter Eigenleistung / Leiter ausleihen Technische Zeichnung, Dokumente, Pläne
- 24. 24 07 Ablauf- und Terminplanung Strukturierte Vorgangsliste mit Gliederung, Vorgangsdauer und Beziehungen
- 25. 25 07 Ablauf- und Terminplanung Vernetzter Balkenplan
- 27. 27 08 Einsatzmittel- und Kostenplan Ressourcentabelle
- 28. 28 08 Einsatzmittel- und Kostenplan Festlegung und Zuordnung der Kostensätze I.
- 29. 29 08 Einsatzmittel- und Kostenplan Festlegung und Zuordnung der Kostensätze II.
- 30. 30 08 Einsatzmittel- und Kostenplan Kostenbericht Budget 17.000 € Geplante Kosten 16.620 € 8040 € 4326 € 4246 € 8 € Restkosten Geplante Kosten
- 31. 31 09Controlling
- 32. 32 09 Controlling Fiktiver Projektfortschritt Heute 01.07.2020
- 33. 33 09 Controlling Meilensteintrendanalyse Projekt: Ausbau Wohnmobil Projektstart: 02.06.2020 Ursprüngliche Meilensteine 16.06.2020 02.07.2020 17.07.2020 20.07.2020 Vorbereitende Arbeit abgeschlossen 16.06.2020 16.06.2020 Rohbau 02.07.2020 02.07.2020 06.07.2020 Eintrag Fahrzeugpapiere 17.07.2020 17.07.2020 17.07.2020 17.07.2020 Reiseabfahrt 20.07.2020 20.07.2020 20.07.2020 20.07.2020 20.07.2020 02.06. 02.06. 15.06. 29.06. 08.06. 22.06. 06.07. 13.07. 20.07. 27.07. 22.06. 08.06. 29.06. 15.06. 06.07. 20.07. 13.07. 27.07.
- 34. 34 09 Controlling Ende des Projektes
- 35. 35 09 Controlling Berichtswesen 7840 € 4078 € 8 € Ist-Kosten 4830 € Restkosten Geplante Kosten
- 37. 37 10 Projektabschluss Gestaltung des Projektabschlusses und Abschlussdokumentation Budget 17.000 € Geplante Kosten 16.620 € Ist-Kosten 16.756 € Projektziel Das Projekt gilt als abgeschlossen, wenn der Van zum Wohnmobil ausgebaut, fahrbereit und für einen zweiwöchigen Urlaub bepackt ist. Kostensituation Die kalkulierten Kosten wurden um 136,00 Euro überschritten. Das Budget von17.000 Euro wurde unterschritten. Terminsituation Trotz einer Verzögerung bei der Holzbehandlung konnte der gedachte Endtermin eingehalten werden. Sachsituation Sach- und Qualitätsziele wurden erreicht. Die Projekterfahrungen wurden in einem Projektabschlussbericht festgehalten. Lessons learned wurden erfasst, damit das nächste Projekt verbessert werden kann. Am 20.07.2020 beginnt die Reise! time scope cost
- 39. 39 11 Konflikte und Krisen Krisenmanagement und Verhandlungsführung Konflikt- und Krisenmanagement • Aktive Stakeholderkommunikation Risiko Nachbarn: Über Arbeitszeiten und Lärmzeiten informiert und Schokolade zur Entschädigung geschenkt • Ausführliche Vorbereitung Nach der fundierten Recherche und Planung hatten wir einen guten Start, um keine zu hohen oder niedrigen Erwartungen zu haben • Retrospektiven Durch regelmäßige “Jour Fixes” konnten wir uns alle 2 Wochen über die Soll-Ist-Situation austauschen. So kamen auch Impediments zum Vorschein, die Konflikte vorbeugend verhindern • Transparenter Projektfortschritt Unseren Projektfortschritt haben wir transparent und für alle sichtbar kommuniziert. Das führte zu wenigeren Kommunikationsfehlern und Vertrauen. Kooperativer Führungsstil • Gegenseitiger Respekt • Offenheit für Ideen und Kritiken • Selbstständigkeit und Verantwortung im Team
- 41. 41 12 Qualitätsmanagement Messgrößen und CMMI Reifegradmodell messend reaktiv chaotisch steuernd optimierend 1 2 3 4 5 Messend Nach dem CMMI befindet sich das Projekt auf dem dritten Level: Defined. Prozesse, Methoden und Abläufe exisitieren und werden durch formale Dokumentation unterstützt. Prozesse werden geplant und eingehalten.