Sistemas de información documental Decreto 2609 de 2012 compilado en el decreto 1080 de 2015

1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
YURLEY MORENO BACA
Tutora:
LUZ MARINA ARIAS
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II
ARMENÍA - QUINDÍO
2015

2. Introducción
Los Sistemas de Gestión Documental nacen por la necesidad que
tienen las organizaciones en mantener organizada, almacenada y
preservada su documentación de tal manera que permita su
recuperación, distribución e intercambio en el menor tiempo posible.
Por este motivo el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
reglamenta el decreto 1080 de 2015 en la parte VIII Patrimonio
Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y Archivístico en el Titulo II
Patrimonio Archivístico, capitulo VI el Sistema de Gestión Documental,
en coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
comunicaciones establecen los requisitos funcionales y no funcionales
mínimos que se debe tener en cuenta para desarrollar, seleccionar y
adquirir un sistema de gestión de documentos.

3. ¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
Conjunto de normas técnicas y prácticas utilizadas para
administrar el flujo de documentos en toda una empresa u
organización, permitir la recuperación de la información, la
eliminación de las series documentales que perdieron vigencia
según las tablas de retención documental y asegurar la
conservación definitiva de los documentos de carácter histórico o
con valores jurídicos establecidos en las tablas de retención
documental.

4. Requisitos para implementar un Sistema de Gestión Documental
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de
cuadros de clasificación documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos
electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD).
c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa
(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en
series y subseries.
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de
la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a
largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su
creación.

5. Preservación de documentos en ambientes electrónicos
En las entidades públicas se debe garantizar la preservación de los documentos electrónicos que ameriten
conservación total en estos medios de acuerdo a lo establecido en las tablas de retención documental teniendo en
cuenta autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de
archivo.
Criterio para la selección de sistema de gestión de documentos
Para seleccionar un sistema de gestión documental se debe tener en cuenta la normativa por parte del Archivo
General de la Nación – Jorge Palacio Preciado, las necesidades de la entidad, la capacidad financiera y tecnológica
para su implementación y mantenimiento.
Integridad de la información en los sistemas de gestión de documentos
Los sistemas de gestión documental deben mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico
entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las
actuaciones de la Entidad.
Interoperabilidad de los sistemas de gestión documental
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones definirán los estándares y protocolos que deberán cumplir las entidades públicas para la
interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de información, de forma que se garantice el flujo interno y
externo de documentos.
GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO AL DECRETO 1080 DE
2015 EN SU PARTE VIII. TÍTULO II, CAPITULO VI.

6. Item
Caracteristicas del sistema
de gestión documental Explicación
1 Conformidad
Los sistemas de información consisten en
respaldar la gestión de la información de
los procesos administrativos de la empresa
incluyendo los sistemas de gestión de
documentos electrónicos.
2 Interoperabilidad
El sistema de gestión documental
permitan la integración con cualquier
software de gestión en la empresa.
3 Seguridad
Un sistema de información puede ser
seguro con el desarrollo de un software, y
utilizando herramientas de seguridad tales
como: programas antivirus, los
cortafuegos, o firewalls, la encriptación,
de información y el uso de contraseñas.
Son todas las medidas tecnicas,
organizativas y legales que permiten
asegurar la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la información.
4 Metadescripción
El sistema de gestión documental debe
generar metadatos normalizados
orientados a traves de procesos manuales
o automaticos.
5 Adición de contenidos
Que el sistema permita agregar metadatos
para ayudar a localizar la información
guardada.
6 Diseño y funcionamiento
Que el diseño del sistema o software para
la captura y creación de los documentos
sea sencillo o facil al momento de ser
utilizado por los usuarios.
7 Gestión distribuida
Consiste en que el software o el sistema
de gestión documental permita exportar e
importar masivamente los documentos
indexados por los metadatos asociados.
8 Disponibilidad y acceso
Consiste en que los sistema de gestión
documental electronica sean de facil
acceso y disponiblidad para los usuarios
permitidos el cual se debe asegurar la
autenticidad, integridad, inalterabilidad,
accesibilidad, interpretación y
comprensión de los documentos
electrónicos en su contexto original.
9 Neutralidad tecnológica
Consiste en la libertad de escoger el
software de gestión documental teniendo
en cuenta las recomendaciones y
normativas de los organismos
internacionales competentes en la
materia; el software debe permitir la
eficiente prestación de servicios.
CARACTERISTICAS MÍNIMAS QUE DEBE REUNIR EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

7. Visite una entidad que tenga implementado un sistema de gestión
documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema
Nombre de la empresa visitada: Triple A S.A E.S.P
Nombre de la persona entrevistada: Iracema Bolívar, Coordinadora de
Gestión Documental.
Triple A quienes son?
La Sociedad de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Barranquilla S.A. E.S.P.
(Triple A), como empresa dedicada a la operación de los servicios
mencionados, tiene su ámbito de operación en Colombia, específicamente
en los siguientes 15 municipios del departamento del Atlántico: Barranquilla
(Distrito), Baranoa, Galapa, Juan de Acosta, Palmar de Varela, Puerto
Colombia, Polonuevo, Sabanagrande, Sabanalarga, Santo Tomás, Soledad,
Tubará, Usiacurí, Piojó y Ponedera, llevando agua potable de excelente
calidad. Su sede principal está ubicada en Barranquilla.

8. Triple A implemento el software llamado OnBase con la que ha logrado
grandes avances en la búsqueda y recuperación de la información.
La implementación de dicho sistema genero la necesidad de capacitar a los
funcionarios de las oficinas productoras para la utilización de la herramienta.
Actualmente algunas series documentales que se encuentran en el archivo
central ya se encuentran disponibles para la consulta en la herramienta
OnBase con unos cuantos clic por los funcionarios competentes.

9. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de
Gestión de documentos?
El software Onbase cuenta con capacidades y rendimiento para
grandes volúmenes documentales.
Apoyo tecnológico con empresas especializadas.
Sistema de seguridad para la protección de datos.
Evaluación de la empresa que produce la herramienta.
El proveedor de la herramienta ofrece apoyo técnico en los horarios
que maneja la empresa triple A.

10. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?
El software OnBase cuenta con un administrador del sistema el cual
asigna los permisos en el sistema a los usuarios dependiendo del rol
que cumplan dentro de la empresa y la actividad que se requiera
realizar, con el fin de que los documentos o la información sean
integras.
Cada funcionario que requiera consultar información posee un usuario
y contraseña de uso personal para acceder al sistema con el objetivo de
que la documentación no sea alterada por nadie, tanto adentro como
afuera de la empresa.

11. Software de Gestión Documental (OnBase)
Modulo del software OnBase para subir los expedientes documentales digitalizados para indexarlos
con los campos establecidos por la dependencia (Gestión Social) para su posterior consulta de los
documentos.

12. Software de Gestión Documental (OnBase)
Modulo del software OnBase para consultar los expedientes documentales ya indexados con los campos
establecidos por la dependencia (Gestión Social).

13. Bibliografía
Seguridad de la información. Disponible en:
http://recursostic.educacion.es/observatorio/web/ca/software/software-general/1040-
introduccion-a-la-seguridad-informatica?start=1
El sistema de gestión documental. Disponible en:
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/17727/mod_resource/content/1/TEM
A%204.%20EL%20SISTEMA%20DE%20GESTI%C3%93N%20DOCUMENTAL.pdf
Sistema de gestión documental. Disponible en:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_g
estin_documental.html