Este documento define y explica varios términos clave relacionados con la organización y gestión de archivos. Incluye definiciones de términos como archivo de gestión, depósito, expediente, cuadro topográfico, soporte, inventario, minuta, diplomática, documento activo, documento inactivo y más.
1. Archivo de gestión
Archivo de la oficina productora de los documentos
donde se reúne la documentación en trámite o
sometida a continua utilización y consulta
administrativa por el personal de las oficinas. Con
carácter general, no podrá custodiar documentos
que superen los diez años de antigüedad
3. Expediente
• Unidad documental formada por un
conjunto de documentos, generado
orgánicamente y funcionalmente por
una oficina productora en la
resolución de un mismo asunto.
4. Cuadro topográfico
• Instrumento de control que relaciona
correlativamente el contenido de
cada una de las unidades de
conservación de un depósito de
archivo.
5. Soporte
• Material físico en el cual se registra la
información (papel, pergamino,
cintas, discos magnéticos, etc.).
6. Inventario
• Relación más o menos detallada que
describe todas las unidades de un
fondo, siguiendo su organización en
series documentales.
7. Minuta
• Documento que se hace para
documentar una reunión, asamblea
cual sea el fin determinado que
requiera la empresa.
12. FOLIO
• Hoja de libro, de cuaderno o de
expediente, al que corresponden dos
páginas.
13. HERALDICA
• Técnica que estudia los escudos de
armas o blasones, analizando su
origen, rasgos simbólicos, evolución y
significado socio-jurídico.
14. INDICE
• Lista alfabética o numérica de
términos onomásticos, toponímicos,
cronológicos y temáticos,
contenidos tanto en los propios
documentos como en los
instrumentos de descripción.
18. ORGANIGRAMA
• Representación gráfica de la estructura
orgánica de algún tipo de organización o
entidad, que indica las distintas oficinas o
unidades administrativas que conforman
una entidad u organismo.
19. PROTOCOLO
• Serie ordenada de escrituras
originales y otros documentos
notariales, que los escribanos y
notarios autorizan con formalidades.
20. REGISTRO DE
DOCUMENTOS
• Anotación de los datos del
documento en los modelos de
control.
21. REGISTRO
TOPOGRAFICO
• Instrumento de control que relaciona
correlativamente el contenido de cada
una de las unidades de conservación,
indicando su posición exacta en un
depósito de archivo.
22. REPROGRAFIA
• Conjunto de procedimientos destinados
a la multiplicación foto técnica y la
policopia de documentos, mediante
técnicas como la fotografía, la fotocopia
y el microfilm.
23. TIPOLOGIA
DOCUMENTAL
• Estudio de las diferentes clases de
documentos que pueden distinguirse
según su origen y características
diplomáticas.
24. TOPONIMIA
• Estudio del origen y significación
de los nombres propios de un sitio
o lugar.
25. GUIA
• Instrumento que describe genéricamente
fondos documentales de uno o varios archivos,
indicando las características fundamentales de
los mismos. organismos que los originan,
secciones y series que los forman, fechas
extremas y volumen de la documentación.
