Ensayo las fases de planeacion del proyecto, actividad desarrolada para el modulo Gerencia de Proyectos de tecnologia Educativa

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Las fases de planeación del proyecto
Las fases de planeación del proyecto
Jhon Wildemar Muriel Muriel
Universidad de Santander
Nota del Autor
Jhon Wildemar Muriel Muriel, Facultad de Educación, Universidad de Santander
La información correspondiente a este documento deberá ser enviada a la facultad de
educación y pedagogía, Universidad de Santander, jhon.muriel@cvudes.edu.co

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Las fases de planeación del proyecto
El libro multimedial del módulo Gerencia de Proyectos abarca los conceptos
fundamentales para llevar a cabo un excelente desarrollo de un proyecto, sea este un
Producto, servicio o resultados; su referencia es la metodología PMBOK. En este ensayo
se busca identificar en la fase de planeación de un proyecto, los componentes de
Integración, Alcance, Tiempo y Costo, identificando su importancia y su aplicación.
Las Instituciones Educativas como establecimientos que se encuentran inmersos en una
sociedad cumpliendo una de las funciones básicas e inherentes al ser humano como lo es
la de educar, es el instrumento indispensable para construir y mantener el conocimiento,
la cultura y las creencias, que hacen de cada región un lugar único, y por ende, es deber
de cada Centro Educativo realizar un reconocimiento del contexto social, cultural,
demográfico, etc de la población atendida, para ofertar una educación de calidad y
pertinente, aquí es vital para su buen funcionamiento reconocer como se desarrolla un
proyecto.
Un proyecto Educativo tal como lo afirma Barbosa (2013): “Iniciativa o conjunto
de actividades con objetivos claramente definidos en función de problemas, necesidades,
oportunidades e intereses, de un sistema educativo, de un educador, de un grupo de
educadores, o de alumnos, con la finalidad de realizar acciones orientadas a la formación
humana, a la construcción de conocimiento y a la mejora de los procesos educativos”, es
de vital importancia reconocer que los proyectos educativos no solo se realizan en el
sector educativo, lo pueden desarrollar empresas de cualquier índole.
En el momento de iniciar un proyecto, se deben tener en cuenta las diferentes
fases más no procesos, saber cuáles son los interesados en su ejecución, cuales son los

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elementos referentes al coste, tiempo y alcance además de las facultades o tipo de
autoridad que va a tener el Director del proyecto para su ejecución. Se pueden reconocer
varias fases como son la de Iniciación, la de Planificación, la de Ejecución, seguimiento y
control y la de Cierre cada una cumple un rol y una función específica en la consecución
del objetivo del proyecto, el cual tendrá un resultado único (producto, servicio, o
resultado).
Las fases iniciales de un proyecto brinda al director la posibilidad de disponer de
todos los recursos para poner en marcha las actividades propias del proyecto, todas las
partes de ponen de acuerdo en el propósito del proyecto, los requerimientos, los
entregables, el presupuesto y ante todo los recursos que se requieren.
La fase de Planeación del proyecto consta de cuatro elementos que se deben llevar
a cabo para obtener excelentes resultados:
La Gestión de la integración: constituye un elementos primordial para el
desarrollo del proyecto, la integración de todos los factores, del personal interesado, el
rol, función y expectativas de todas las partes, los procesos y actividades que serán
unificados, consolidados y articulados para poder cumplir con el objetivo del proyecto,
hasta donde llegar y como se va a llegar es de vital importancia, por lo tanto habrá que
delimitar el proyecto, generando además los diferentes criterios para la aceptación del
producto. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto es uno de los retos más
constantes que cada día y en cada instancia se debe realizar, esto es vital para comparar lo
que se estaba proyectado, con lo que se está realizando, terminar la relación entre costo,
tiempo y alcance minimizara los riesgos y permitirá implementar cambios en el momento
que se requieran.

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Al finalizar todas las actividades, de deberá entregar a entera satisfacción el
producto, pero también la respectiva documentación que evidencie la realización de los
procedimientos establecidos para finiquitar el proyecto, es importante documentar las
actividades que se desarrollaron y salieron a la perfección, aquellas que no salieron tan
bien, con las respectivas mejoras o cambios que se debieron realizar.
La Gestion de Alcance parte del acta de constitución de proyecto, y haciendo un
análisis detallado, para con este insumo ir construyendo una Estructura de desglose de
Trabajo (EDT) que permite trabajar con una descomposición jerárquica de todos los
elementos basada en los entregables del proyecto que permite hacer un control más
cercano.
El EDT debe incluir todos los elementos que hacen parte de la organización,
concentrar las ideas y los esfuerzos en procura de impactar la organización con el
proyecto, además de generar un plan de gestión de alcance para crear un paso a paso que
lleve la construcción del producto.
Un ejemplo de un EDT se muestra en la siguiente figura

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La gestión de Tiempo: la integración de las actividades realizadas deben estar
desarrolladas en un determinado tiempo, los factores que van a determinar la terminación
del proyecto se encuentran influenciados por elementos internos y externos, fases del
proyecto que se pueden realizar en el mismo instante, o algunas que son requisitos para
que la otra inicie, para lo cual hay que establecer un cronograma de actividades,
definiendo las actividades a realizar, realizar la secuencia los recursos propios
(materiales, personas, equipos o suministros), la duración en el tiempo y las restricciones,
además de realizar el respectivo seguimiento para controlar y realizar los cambios
pertinentes. Existen varias herramientas y métodos útiles para calcular el tiempo total y
la duración de las actividades, como es el caso de Open Project, y las metodologías del
diagrama de red, ruta critica y diagrama de Gantt.
La Gestión de costos: El desafío más importante que lleva la realización de un
proyecto es determinar cuál va a ser su valor identificar la línea de quiebre entre la
ganancia y la perdida es fundamental para que todo lo proyectado se trasforme en un
producto o servicios, y que además todos salgan ganando, para lo cual es de vital
importancia llevar a cabo tres procedimientos básicos: La estimación de los costos, la
determinación del presupuesto y el control del proyecto durante la ejecución;
La metodología PMBOK reúne una serie de herramientas que son vitales para la
ejecución de proyectos, sean educativos o en cualquier actividad humana, la educación
requiere cambios significativos en la forma de realizar sus actividades, pero si estas no se
documentan por medio de una metodología adecuada, todo seguirá igual. Existes
múltiples proyectos en cada institución: los obligatorios, transversales, de aula y los del

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área, además de los administrativos y directivos, todos estamos involucrados en
proyectos, pero rara vez se realiza una fundamentación científica para su desarrollo, lo
importante es el producto, pero cuando se desea retomar proyectos anteriores, se presenta
la dificultad que no está documentado. La institución como empresa requiere de
procedimientos y métodos que estén diseñados para cumplir su misión, en el caso de los
proyectos, la metodología PMBOK es una herramienta que cuenta con instrumentos
fáciles de aplicar que permitirán saber si se cumplió o no el objetivo plateado.

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Referencias
Universidad de Santander CVUDES, libro multimedial Gerencia de Proyectos,
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/librov2.html
Elementos de la gestión de proyectos, Gabriel Romano & otro
Proyectos educativos y sociales Eduardo F Barbosa & otro
Normas APA, centro de escritura Javeriano

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