La cuenta y catálogo de cuentas contables

1. 2. LA CUENTA Y CATÁLOGO DE CUENTAS Por Vidal Cruz, Vidal Oved Cruz Mulatillo. La cuenta es un instrumento de representación y medida de cada elemento patrimonial.Se utiliza una palabra y un número, la palabra representa el elemento cualitativo de la cuenta y el número el elemento cuantitativo. Dichas palabras y números son la representación de la realidad de los elementos del patrimonio escritos en un papel. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. Gráficamente se dibujan como una T, donde a la parte izquierda se llama
Débito
o
Debe
y a la parte derecha
crédito
o
haber
, sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta.( el debe es la parte izquierda de la cuenta y el haber es la parte derecha de la cuenta y no otra cosa como lo puede indicar su palabra). DEBEHABER Hay dos tipos de cuenta: cuentas de balance y cuentas de resultados. Las cuentas de balance pueden formar parte del Activo, del Pasivo y del Capital (también llamado Fondos propios o Patrimonio Neto). Las cuentas de gestión o de resultados son las que reflejan ingresos o gastos y aparecerán en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Independientemente de si las cuentas son de Patrimonio o de Resultados, también se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. Las cuentas son deudoras cuando siendo de balance se refieren a un activo o siendo de resultados se refieren a un gasto. Serán acreedoras cuando siendo de balance se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital, o cuando siendo de resultados se refieren a un ingreso. Una cuenta complementaria de activo o de pasivo puede invertir la lógica anterior, por ejemplo la Estimación para Cuentas Incobrables o de Inventarios Obsoletos o de Lento Movimiento, que aun siendo cuentas de activo, su naturaleza es acreedora. En algunos casos a estas cuentas se les conoce como Activos Negativos. También podemos tener cuentas complementarias en las cuentas de Resultados. Un tipo muy común de cuenta son las cuentas Corrientes, esta es una cuenta identificada por una palabra y un número. Estas son cuentas que en cualquier momento pueden ser deudoras o acreedoras y su naturaleza la define solamente el hecho de si son cuentas de Balance o de Resultados, y más aún dentro de las clasificaciones anteriores es su ubicación específica dentro del estado financiero lo que define su naturaleza, no olvidemos son cuentas que pueden ser deudoras o acreedoras. NATURALEZA, FUNCIONES Y PRINCIPIOS DEL SISTEMA CONTABLE El sistema contable en la administración Es un conjunto específico de procedimientos y métodos aplicables a las transacciones de una organización y relacionados entre sí por una serie de principios generales que le dan la fisonomía de sistema para hacer contabilidad. Entiéndase para ello
método
como la normal o regla, es decir, como un enunciado breve y concreto que fija la forma o modo de hacer o dejar de hacer algo para lograr un propósito. El
procedimiento
contempla uno o más métodos. Cuando las normas o reglas se complementan con la acción de las personas en espacio y tiempo se construye un procedimiento concreto. Sistema uniforme de contabilidad Se busca la uniformidad en los sistemas de contabilidad de manera que facilite las comparaciones de resultados y de los estados financieros. No obstante, resulta bastante difícil considerando que existen tantos sistemas de contabilidad como actividades, servicios y administradores existan. Partes fundamentales del sistema de contabilidad Clasificación de cuentas: el nombre de cada cuenta debe responder a su contenido. Registros y formularios de contabilidad. Normas y procedimientos. Estados y Reportes. El Sistema Contable en El Salvador, debe contener como mínimo las siguientes partes: Generalidades. Nombre de del contribuyente. Dirección de la empresa. Teléfono. Activo en giro ________ a la fecha ___________ Nombre y número de registro del auditor externo designado por el contribuyente. Actividad principal de la empresa. Descripción del sistema. Método de valuación de los inventarios. Costo de adquisición. Costo según última compra. Costo o mercado el que sea más bajo. Costo promedio por aligación directa. Cualquier otro método permitido por la ley Art. 143 del Código Tributario. Sistema de Inventarios utilizado. Analítico o pormenorizado. Permanente o perpetuo. Cuando la empresa sea industrial o agropecuaria, se indicará el sistema de costos que se adoptará. Descripción de los registros contables. Mencionar si la contabilidad se llevará de manera manual o computarizada. Si se utilizarán libros empastados y foliados, hojas sueltas o tarjetas, etc. Descripción de los libros u hojas sueltas que se legalizarán o se tienen legalizadas, tales como: Libro diario. Libro mayor. Libro de estados financieros. Libros de iva. Libros auxiliares que se utilizarán. Detalle de la forma en que se asentarán las operaciones en los registros contables. Catálogo de cuentas o codificación ordenada de las cuentas. Manual de aplicación de cuentas. Consiste en la definición de cada una de las cuentas del catálogo. También se indicará si el resultado de la cuenta es deudor o acreedor. Funciones básicas de la contabilidad La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las transacciones de una organización, necesita realizar las siguientes funciones fundamentales: Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones contables. Clasificar la información, para determinar en qué parte del balance de aplicarán las operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en ingresos o en egresos. Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, según lo determinan las leyes de cada país. Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la organización, en un período determinado. Instrumentos básicos. Como cualquier proceso, la contabilidad necesita utilizar instrumentos que le permitan llevar el control económico de las organizaciones, a estos instrumentos se les llama instrumentos básicos. Dentro de éstos, mencionaremos los siguientes: Nomenclatura de cuentas La nomenclatura de cuentas es un catálogo o lista de cuentas, clasificadas de acuerdo con una codificación. Este listado se clasifica según las áreas del balance (activo, pasivo, patrimonio). Se incluyen también las cuentas de gastos y de ingresos. El siguiente esquema ilustra el formato de una nomenclatura para una organización sencilla: Esquema de nomenclatura de cuentas CODIGOCUENTACLASIFICACIÓN1 Activo Clasificación General.11 CorrienteRubro de Agrupación.1101 Efectivo y equivalentes de efectivo.Cuenta de Mayor.110101 Caja General Subcuenta110102Caja ChicaSubcuenta De la misma forma que en este cuadro, se desarrollan las demás áreas del balance, creando las cuentas de acuerdo con las necesidades de cada organización. Las clasificaciones generales por área son las siguientes: 1 = Activo 2 = Pasivo 3 = Capital o Patrimonio 4 = Gastos o cuentas de resultado deudor. 5 = Ingresos ocuentas de resultado acreedor. 6= Cuentas liquidadoras de resultados. 7 = Cuentas de orden. Activo es un recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, del que la empresa espera obtener, en el futuro, beneficios económicos. Pasivo es una obligación actual de la empresa, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. Patrimonio neto es la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Costo cantidad desembolsada para comprar o producir un bien. El cálculo del coste en una compra es inmediato: consiste en el precio del bien más los costes financieros de la compra (cuando se compra a plazos). El cálculo del coste de producción es algo más complejo, porque hay que tener en cuenta el coste de las materias primas utilizadas, el de la mano de obra empleada y la parte proporcional de los costes de la inversión de capital necesaria para producir el bien o el servicio en cuestión. Gasto Son los pagos o desembolsos que la organización hace por servicios tales como: Alquiler, energía eléctrica, salarios, viáticos, teléfono, transporte y otros más. Ingreso Todos aquellos fondos de efectivo o de bienes que recibe la organización para llevar a cabo su operatividad. Estos ingresos pueden ser generados por venta de servicios, donaciones u otros. A continuación, se presenta un modelo de sistema contable al cual se le pueden anexar o disminuir algunas cuentas con el fin de adaptarlo a las necesidades de cada entidad. Ir a catálogo de cuentas Bibliografía: Código de Comercio de El Salvador. Código Tributario de El Salvador. www.wikipedia.com