Información sobre contabilidad, sus conceptos, importancia, principios, clasificación y aspectos legales aplicables en El Salvador.

1. LA CONTABILIDAD 1. CONCEPTOS, PRINCIPIOS Y ASPECTOS LEGALES Por Vidal Cruz, Vidal Oved Cruz Mulatillo. CONCEPTOS. Existe una gran diversidad de conceptos sobre contabilidad, entre los cuales hay pocas diferencias, pues cada uno de ellos tiene diferencias más de forma que de fondo. A continuación se presentan algunos conceptos de contabilidad, escritos por personas muy letradas y experimentadas en la materia: CONTABILIDAD: La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. CONTABILIDAD: es la disciplina que sirve para proporcionar información útil en la toma de decisiones económicas. LA CONTABILIDAD se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. CONTABILIDAD: Son las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan en una organización para registrar y controlar los valores patrimoniales de la organización. Sirve para: Proporcionar una imagen numérica de lo que sucede en la vida y en la actividad organizacional. Registrar y controlar las transacciones de la organización con exactitud y rapidez. Fuente variada, actualizada y confiable de información para la toma de decisiones. Proteger los activos de la organización mediante mecanismos que evidencien en forma automática y oportuna la malversación de fondos o sustracción de activos. Explicar y justificar la gestión de los recursos. Preparar estados financieros. La palabra CONTABILIDAD proviene del verbo latino
coputare
, el cual significa contar, tanto en el sentido de comparar magnitudes con la unidad de medida, o sea
sacar cuentas
, como en el sentido de
relatar
, o
hacer historia
.
LA CONTABILIDAD es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados
(Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados).
LA CONTABILIDAD es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones
(Horngren & Harrison. 1991)
La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica
(Meigs, Robert., 1992)
LA CONTABILIDAD es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo
(Catacora, Fernando, 1998) CONTABILIDAD es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. CLASIFICACION DE LA CONTABILIDAD. En todo país, existe diversidad de negocios, cada uno con características muy particulares, los cuales en su momento necesitan llevar a cabo operaciones contables muy diferentes entre sí. Por lo tanto, dependiendo del tipo de operaciones al cual se dedique una empresa, así será el tipo de contabilidad que implemente. Entre los tipos de contabilidad más conocidos, tenemos los siguientes: CONTABILIDAD PRIVADA: Es aquella que clasifica, registra y analiza todas las operaciones económicas, de empresas de socios o individuos particulares, y que les permita tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y económico. La contabilidad privada según la actividad se puede dividir en: Contabilidad comercial Es aquella que se dedica a la compra y venta de mercadería y se encarga de registrar todas las operaciones mercantiles. Contabilidad de costos Es aquella que tiene aplicación en el sector industrial, de servicios y de extracción mineral registra de manera técnica los procedimientos y operaciones que determinan el costo de los productos terminados. Contabilidad bancaria Es aquella que tiene relación con la prestación de servicios monetarios y registra todas las operaciones de cuentas en depósitos o retiros de dinero que realizan los clientes. Ya sea de cuentas corrientes o ahorros, también registran los créditos, giros tanto al interior o exterior, así como otros servicios bancarios. Contabilidad de cooperativas: Son aquellas que buscan satisfacer las necesidades de sus asociados sin fin de lucro, en las diferentes actividades como: Producción, Distribución, Ahorro, Crédito, Vivienda, Transporte, Salud y la Educación. Así se encarga de controlar cada una de estas actividades y que le permite analizar e interpretar el comportamiento y desarrollo de las cooperativas. Contabilidad hotelera Se relaciona con el campo Turístico por lo que registra y controla todas las operaciones de estos establecimientos. Contabilidad de servicios Son todas aquellas que presentan servicio como transporte, salud, educación, profesionales, etc. La contabilidad financiera: Es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica. Contabilidad de Seguros. Comprende el registro de las operaciones contables aplicada a los procesos realizados por las entidades emisoras de aseguros. Contabilidad de sociedades. Es el tipo de contabilidad utilizada por los comerciantes sociales, contabilidad que tendrá sus diferencias con la contabilidad de una empresa individual, ya que su constitución ha sido promovida por dos o más personas y se tiene que seguir una diversidad de pasos legales al momento de su constitución. CONTABILIDAD OFICIAL. Registra, clasifica, controla, analiza e interpreta todas las operaciones de las entidades de derecho público y a la vez permite tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, económica y financiera. La Contabilidad Gubernamental: Es el conjunto de principios, normas y procedimientos, para registrar, resumir, analizar e interpretar las transacciones realizadas por los entes público con la finalidad de preparar Estados Financieros y Presupuestarios que faciliten el análisis de la mismas y la obtención de indicadores que permitan una racional evaluación de ingresos y gastos, así como la Situación Financiera de la Hacienda nacional, durante y al termino de cada ejercicio fiscal. La contabilidad Gubernamental, constituye el sistema de información financiera más importante de los Organismo del Sector Público, a través del cual se puede conocer la gestión realizada y los efectos que ellas producen en el patrimonio público. Esta contabilidad la llevan las instituciones públicas. Contabilidad Fiscal: Comprende el registro y la preparación de informes tendientes a la presentación de declaraciones de impuestos. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD. Se podría decir que las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), son equivalentes a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A.), y que estas últimas se han venido utilizando en el país hasta ser reemplazados, en los tiempos actuales, por NIC. Al igual que los PCGA, las NIC, están sustentadas también por principios tradicionales, sin embargo, algunos de aquellos principios no son considerados en la nueva normativa, mientras los que si son tomados en cuenta difieren en cuanto a su descripción pero no en su contenido. La NIC 1, establece que “las políticas contables o prácticas contables son los principios, métodos, convenciones, reglas y procedimientos adoptados por la empresa en la preparación y presentación de sus estados financieros”. Entre los principios fundamentales tenemos: NEGOCIO EN MARCHA. Según La NIC No.1, párrafos del 23-24. Deja ver que al preparar los Estados Financieros, “la gerencia deberá realizar una evaluación sobre la posibilidad de que la empresa continúe en funcionamiento. Los Estados Financieros deberán prepararse a partir del supuesto del negocio en marcha, a menos que la gerencia pretenda cesar actividades o liquidar la empresa o ya sea que no exista una alternativa realista de continuación, salvo que proceda de una de estas formas; se deberá revelar en los estados financieros, al igual si dichos estados financieros no se elaboran pensando en el principio de negocio en marcha incluyendo las hipótesis alternativas sobre las que han sido elaborados y las razones por las que la entidad no puede ser considerada negocio en marcha ”. BASE CONTABLE DE ACUMULACIÓN (o Devengado). La NIC No.1, párrafos 25-26 establece que, “Salvo en lo relacionado con la información sobre el flujo de efectivo, la empresa debe preparar los estados financieros sobre la base contable de acumulación, es decir, el registro de los hechos económicos o su reconocimiento cuando ocurran y no cuando se recibe o paga efectivo u otro medio líquido equivalente, registrándose en los libros contables. Los gastos se reconocen en el Estado de Resultado sobre la base de una asociación directa entre los costos incurridos y la obtención de las partidas correspondientes de ingreso (Correlación entre ingresos y gastos)”. UNIFORMIDAD EN LA PRESENTACIÓN. La NIC No.1, párrafos 27-28, orienta que, “la presentación y clasificación de las partidas en los estados financieros debe ser conservado de un período a otro, a menos que produzca un cambio en la naturaleza de las operaciones de la empresa o una revisión de la presentación de los estados financieros, que demuestre que el cambio va a dar lugar a una presentación más apropiada de los sucesos o transacciones, o bien, sea obligado a realizar el cambio, por causa de la aparición de una NIC, o una interpretación emitida por el Comité”. IMPORTANCIA RELATIVA Y AGRUPACIÓN DE DATOS. La NIC No.1 párrafos 29-32, instruye que, “cada partida que posee la suficiente importancia relativa debe ser presentada por separado en los estados financieros. Las partidas de importancia no significativa deben aparecer agrupadas con otras de similar naturaleza o función, siempre que las mismas no deban ser presentadas en forma separada”. COMPENSACIÓN. La NIC No.1, párrafos 33-37, aconseja que, “no se deben compensar activos con pasivos, salvo cuando la compensación sea exigida o esté permitida por una NIC. Las partidas de ingresos y gastos deben ser compensadas cuando, y sólo cuando lo exija o permita alguna NIC; o bien, las ganancias, las pérdidas, y los gastos correspondientes, surgidas de la misma transacción o conjunto similar de ellos, no resulte individualmente significativas, tales importes deben agregarse siguiendo las pautas del principio anterior ( Importancia Relativa y Agrupación de Datos ) ”. INFORMACIÓN COMPARATIVA. La NIC No.1, párrafos 38-41, establece que, “a menos que una NIC permita o exija otra cosa, la información comparativa, respecto del período anterior, debe presentarse para toda clase de información numérica incluida en los estados financieros. Los datos comparativos debe incluirse también en la información de tipo descriptiva y narrativa, siempre que ello sea relevante para la adecuada comprensión de los estados financieros del periodo corriente. Cuando se modifica la forma de presentación o clasificación de las partidas en los estados financieros, y con el fin de preservar la comparabilidad con la información del periodo actual, también se debe cambiar los importes correspondientes a la información comparativa, a menos que resulte imposible hacerlo. En estos casos se debe presentar información respecto a la naturaleza, importes y razones que avalan la modificación efectuada”. ENTIDAD. Como entidad debe entenderse que este principio “establece que la actividad económica es realizada por entidades independientes, las cuales tienen personalidad jurídica propia y distinta de la de sus dueños, socios o accionistas. Por ello, la información financiera deberá ser relativa a una entidad económica independiente de otras entidades; sin incluir o revolver bienes, derechos o capital de la empresa, con los de los socios o dueños de la misma”. REALIZACIÓN. El significado sobre esta norma debe interpretarse, considerando los ingresos, de la siguiente manera: “El principio de realización indica que el ingreso debe ser reconocido en el momento en que los bienes son vendidos o cuando son prestados los servicios. En este punto, el negocio ha terminado esencialmente el proceso de ingresos y el valor de la venta de los bienes y servicios puede ser medido objetivamente. El ingreso es realizado cuando se cumplen dos condiciones: El proceso de ingreso esta esencialmente terminado, y Existe evidencia objetiva sobre el monto del ingreso ganado”. En términos simplistas puede decirse que el proceso esta esencialmente terminado. a), cuando se ha recibido efectivo o especie a cambio de una contraparte que resulta ser los bienes o servicios vendidos; b), la evidencia objetiva queda plasmada en los documentos (factura) que describe la transacción efectuada. PERIODO CONTABLE. Debe entenderse que éste principio esta íntimamente vinculado con el de realización, señala cuándo una operación o evento debe ser registrado, considerando tanto el registro de la misma como su inclusión en los Estados Financieros, en la fecha o el período en que se haya realizado la transacción. Dicho en otras palabras, los registros e informes contables deben comprender el 1 de enero al 31 de diciembre de cada año. Un aspecto de suma importancia de este principio, es la identificación o enfrentamiento de los ingresos de un período con sus costos y gastos correspondientes, y no mezclar los de tiempos pasados o futuros. VALOR HISTÓRICO. Establece que las operaciones realizadas en un período contable, deben ser registradas según las cantidades de efectivo que se afecten, su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga cuando la transacción se considere contablemente realizada; es decir, las adquisiciones de activo deben ser registradas a precios de costo, incluyendo el precio de factura, más todos los costos y gastos incurridos en su adquisición. NEGOCIO EN MARCHA. Este principio parte del supuesto de que la entidad tiene una existencia permanente, salvo especificación en contrario; pensando que el inversionista o accionista invierte su capital con el convencimiento de que la empresa tendrá una vida lo suficientemente larga, que le permita recuperar su inversión y generar utilidades. DUALIDAD ECONÓMICA. Este principio manifiesta que “cada recurso de que dispone la entidad fue generado por terceros, quienes poseen derechos e intereses sobre los bienes de la entidad. A su vez, los recursos constituyen una especificación de los derechos que sobre ellos existen. Implica que toda transacción de la entidad debe ser registrada mostrando el efecto sobre los recursos propiedad del negocio (activo) y las obligaciones y derechos de terceros (pasivo y capital)”. Dicho en otras palabras, cada vez que aumenten o disminuyan nuestros recursos (activos), se experimenta un aumento o una disminución en las fuentes de nuestros recursos, ya sean externas (pasivo) o internas (capital contable). REVELACIÓN SUFICIENTE. Según éste principio, muestra el hecho de que, “los estados financieros deberán contener de manera clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad. Por éste motivo normalmente veremos a los estados financieros acompañados de notas aclarativas, los cuales informan sobre el procedimiento seguido para la elaboración de los mismos”. Cuando se habla de revelación suficiente, esto quiere decir que debemos evitar en lo posible la presentación de datos cuyo significado sea confuso o contrario a lo que se desea expresar; por otra parte se deben resaltar aquellos datos que sean de vital importancia para la administración y, por su puesto, que toda la información que presentan los estados financieros, estén correctamente valuados y presentados. IMPORTANCIA RELATIVA. La importancia relativa señala que la información debe mostrar los aspectos importantes de la entidad, y no enfocar elementos sin importancia o significación; ya que estos no impactan desfavorablemente a la empresa. A lo que se refiere específicamente este principio, es al efecto que se tiene o se tendrá en las partidas en la información financiera, debido a que toda partida cuyo monto o naturaleza que tenga importancia, debe ser procesada y presentada, pues al no hacerlo distorsionará el objetivo de la información financiera. Para terminar de explicar este concepto, es de considerar que un elemento clave para determinar objetivamente que concepto o partida es importante o no, es el criterio profesional y la experiencia personal de cada contador. CONSISTENCIA. Esta norma describe que los usos de la información contable requieren que se sigan procedimientos de cuantificación uniforme en el tiempo. “La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios y reglas particulares de cuantificación, mediante la comparación de los estados financieros de la entidad, conocer su evolución y, mediante la comparación con estados de otras entidades económicas, conocer su posición relativa. Por tal razón la consistencia requiere que una empresa dada utilice el mismo método o procedimiento contable seleccionado, período tras periodo”. Para ilustrar éste concepto, considere la confusión que resultaría si una empresa ignorara este principio, cambiando su método de depreciación cada año. La empresa podría hacer que su utilidad bruta, para cualquier año dado aumente o se reduzca, simplemente cambiando su método de depreciación. CONFIABILIDAD. Este es un concepto general contable y es referido a la seguridad que los interesados tienen a la información financiera. Los lectores de los estados financieros quieren la garantía de que los números no han sido fabricados por la administración o contadores. Entiéndase además que los datos confiables están apoyados por pruebas convincentes que pueden ser verificadas por contadores independientes” RECONOCIMIENTO DE LOS INGRESOS. “Es una prueba para determinar si los ingresos deben registrarse en los Estados Financieros para un periodo dado. Para ser reconocidos, los ingresos deberán ganarse y realizarse”. Para ser reconocidos, por lo general los ingresos han de cumplir con dos criterios: Se deben ganar. Para que los ingresos se hayan ganado, se deben haber suministrado o entregado los bienes y servicios por completo a los clientes. Se deben realizar. Los ingresos se realizan cuando se recibe el efectivo o reclamaciones contra efectivo a cambio de bienes o servicios. Podemos decir entonces que los ingresos se ganan y se realizan al momento de la venta”. IGUALACIÓN. Para entender este concepto es de considerar que, “algunos costos, como los costos de artículos vendidos o las comisiones por ventas, están relacionadas con los ingresos por naturaleza. Si no existen los ingresos no existen los costos de artículos vendidos ni las comisiones por ventas. Tales costos se llaman costos de producción y se cargan como gastos cuando los ingresos obtenidos por esos artículos se reconocen. Debido a éstos, el concepto de igualación es el registro de los gastos en el mismo período durante el cual se reconocen los ingresos correspondientes”. RECUPERACIÓN DEL COSTO. También es conocido este principio como el principio de acumulación, autoridades contables establecen que: “Para explicar este concepto es importante reconocer los otros gastos, como renta y muchos gastos administrativos, ocurren independientemente del nivel de ventas durante un período específico. Su beneficio se consume por el paso del tiempo más que por el nivel de ventas. Tales partidas se identifican directamente como gastos del período y se conocen como costos del período. El concepto de recuperación del costo es la razón del reconocimiento de los gastos en las cuentas. Bajo la recuperación del costo, algunos bienes y servicios adquiridos se registrarán como activos por que espera recuperar su costo en la forma de entradas de efectivo (o menores salidas de efectivo) durante períodos futuros”. UNIDAD MONETARIA. Además de los conceptos anteriores, éste es de mucha importancia debido a que determina “la unidad monetaria (llamada dólar o Colón en El Salvador) y es la unidad principal para medir los activos y el capital. Es el común denominador para cuantificar los efectos de gran variedad de transacciones. Se registran, clasifican, resumen y se reportan en términos de la unidad monetaria adoptada”. CONVENCIÓN DE CONTINUIDAD. Este concepto es igual al principio de negocio en marcha y se refiere específicamente, “a la suposición de que la entidad persistirá por tiempo indefinido bajo todas las situaciones ordinarias. En ese sentido se puede decir que los activos fijos de la empresa o propiedad planta y equipo se utilizarán con el propósito de que la entidad continúe operando en el tiempo y los pasivos existentes se pagarán al vencimiento en el tiempo de manera ordenada”. CONVENCIÓN DE RELEVANCIA. “Este concepto básico establece que una partida de un Estado Financiero es relevante si su omisión o falta de declaración tiende a engañar al lector de los estados financieros en cuestión”. En resumen, la relevancia es una convención importante. Pero es difícil usar cualquier otra cosa que no sea el juicio prudente para decir si una partida es relevante o no. CRITERIO DE COSTO-BENEFICIO. Este criterio debe entenderse bajo los siguientes términos: “Con frecuencia resulta difícil medir los beneficios, pero este criterio por lo menos implícitamente fundamenta las decisiones que se toman en el diseño de un sistema contable. El criterio costo-beneficio significa que conforme se cambia un sistema, sus beneficios adicionales esperados deben exceder sus costos adicionales esperados”. Por tanto, se puede decir, que el cambio que se produzca en la implementación de un nuevo sistema, aunque su costo sea alto se espera que su beneficio sea mucho mayor en relación a los costos y beneficios del sistema anterior. ASPECTOS LEGALES DE LA CONTABILIDAD EN EL SALVADOR. En El Salvador, la base legal principal con respecto a la contabilidad se encuentra en el Código de Comercio, aunque hay algunas otras leyes y códigos que tienen mucha influencia en el quehacer contable y sobre todo en lo relacionado a la auditoría y proceder de los contadores y auditores. El Código de Comercio, en los artículos 435 al 455, nos expresa lo siguiente: Art. 435.- El comerciante está obligado a llevar contabilidad debidamente organizada de acuerdo con alguno de los sistemas generalmente aceptados en materia de Contabilidad y aprobados por quienes ejercen la función pública de Auditoria. Los comerciantes deberán conservar en buen orden la correspondencia y demás documentos probatorios. El comerciante debe llevar los siguientes registros contables: Estados Financieros, diario y mayor, y los demás que sean necesario por exigencias contables o por Ley. Los comerciantes podrán llevar la contabilidad en hojas separadas y efectuar las anotaciones en el Diario en forma resumida y también podrán hacer uso de sistemas electrónicos o de cualquier otro medio técnico idóneo para registrar las operaciones contables. Todo lo anterior lo hará del conocimiento de la Oficina que ejerce la vigilancia del Estado. Art. 436.- Los registros deben llevarse en castellano. Las cuentas se asentarán en Colones o en Dólares de los Estados Unidos de América. Toda contabilidad deberá llevarse en el país, aún la de las agencias, filiales, subsidiarias o sucursales de sociedades extranjeras. La contravención será sancionada por la oficina que ejerce la vigilancia del Estado de conformidad a su Ley. Toda autoridad que tenga conocimiento de la infracción, está obligada a dar aviso inmediato a la oficina antes mencionada. Art. 437.- Los comerciantes individuales con activo inferior a los doce mil dólares de los Estados Unidos de América, llevarán la contabilidad por sí mismos o por personas de su nombramiento. Si el comerciante no la llevare por si mismo, se presumirá otorgado el nombramiento por quien la lleve, salvo prueba en contrario. Sin embargo, los comerciantes individuales cuyo activo en giro sea igual o superior a doce mil dólares y los comerciantes sociales en general, están obligados a llevar su contabilidad por medio de contadores, de empresas legalmente autorizadas, bachilleres de comercio y administración o tenedores de libros, con títulos reconocidos por el Estado, debiendo estos dos últimos acreditar su calidad de la forma como establece el Art. 80 del Reglamento de Aplicación del Código Tributario. Art. 438.- Los registros obligatorios deben llevarse en libros empastados o en hojas separadas, todas las cuales estarán foliadas, y serán autorizadas por el Contador Público autorizado que hubiere nombrado el comerciante. Tratándose de comerciantes sociales, será el Auditor Externo quien autorizará los libros o registros, debiendo el administrador designado en los estatutos, avalar dicha autorización. Las hojas de cada libro deberán ser numeradas y selladas por el Contador Público autorizado, debiendo poner en la primera de ellas una razón firmada y sellada, en la que se exprese el nombre del comerciante que las utilizará, el objeto a que se destinan, el número de hojas que se autorizan y el lugar y fecha de la entrega al interesado. La Oficina que ejerce la vigilancia del Estado fiscalizará el cumplimiento de esta obligación, pudiendo sancionar las deficiencias que existieren contra el Auditor, el comerciante o sus administradores, según el caso todo de conformidad a la Ley. Art. 439.- Los comerciantes deben asentar sus operaciones diariamente y llevar su contabilidad con claridad, en orden cronológico, sin blancos, interpolaciones, raspaduras, ni tachaduras, y sin presentar señales de alteración. Se salvarán a continuación, inmediatamente de advertidos, los errores u omisiones en que se incurriere al escribir en los registros, explicando con claridad en qué consisten, y extendiendo el concepto tal como debiera haberse escrito. Inmediatamente después de haberse descubierto el yerro o reconocida la omisión en que se incurrió, se hará el oportuno asiento de rectificación. Art. 440.- Las disposiciones de los artículos 436, 438 y 439 son aplicables a todos los registros que por ley, deban llevar los comerciantes, aunque no sean de contabilidad. Art. 441.- El comerciante deberá establecer, al cierre de cada ejercicio fiscal, la situación económica de su empresa, la cual mostrará a través del balance general y el estado de pérdidas y ganancias. El balance general, el estado de resultados y el estado de cambio en el patrimonio de empresas, deberán estar certificados por Contador Público autorizado, debiendo depositarse en el Registro de Comercio para que surtan efectos frente a terceros. Sin su depósito, no harán fe. El Balance, los estados de resultado y de cambio en el patrimonio, serán acompañados del dictamen del Auditor y sus anexos, para efectos de información sobre la consistencia de las cuentas respectivas. Art. 442.- El registro de Estados Financieros contendrá: I.- Los balances generales ordinarios. II.- Los balances generales extraordinarios, ya sea que se practiquen por liquidación anticipada del negocio, suspensión de pagos o quiebra, por disposición de la ley o por voluntad del comerciante. III.- Resumen de los inventarios relativos a cada balance. IV.- Resumen de las cuentas que se agrupen para formar los renglones del propio balance. V.- El estado de pérdidas y ganancias relativo a cada balance. VI.- El estado de la composición del patrimonio. VII.- Cualquier otro estado que sea necesario para mostrar la situación económica y financiera del comerciante. VIII.- La forma en que se haya verificado la distribución de las ganancias o la aplicación de las pérdidas netas. Art. 443.- Todo balance general debe expresare con veracidad y con la exactitud compatible con sus finalidades, la situación financiera del negocio en la fecha a que se refiera. Sus renglones se formarán tomando como base las cuentas abiertas, de acuerdo con los criterios de estimación emitidos por el Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoria, y en su defecto por las Normas Internacionales de Contabilidad. Dicho balance comprenderá un resumen y estimación de todos los bienes de la empresa, así como de sus obligaciones. El balance se elaborará conforme los principios contables autorizados por el mencionado Consejo, y a la naturaleza del negocio de que se trate. Art. 444.- Para la estimación de los diversos elementos del activo se observarán las reglas que dicte el Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoria, y en su defecto, por las Normas Internacionales de Contabilidad; en el caso que no hubiere concordancia entre las reglas anteriores, y dependiendo de la naturaleza del negocio de que se trate, así como de la existencia de Bolsas de Valores o Bolsas de Productos; se deberán observar las normas establecidas en las leyes especiales. Art. 445.- Es lícito revaluar los bienes que figuran en el balance si tal resolución se justifica por las condiciones reales del mercado, a excepción de las materias primas, productos y mercancías, siempre que en el propio balance figure, con toda claridad, una reserva que haga constar la revaluación. Las sociedades que constituyan esta reserva no podrán disponer de ella sino en el momento de la liquidación o al vender los bienes revaluados. Art. 446.- En el Diario se asentará, como primera partida, el balance que muestre la situación económica y financiera del comerciante al principiar sus operaciones, anotando las cuentas del activo, pasivo y capital. Se asentarán inmediatamente después en orden cronológico, las partidas correspondientes a las operaciones que haga el comerciante, por cuenta propia o ajena. Cuando las necesidades del negocio lo requieran, el Diario y Mayor a que se refiere el artículo 435, podrán estar constituidos por varios registros, siempre que se llenen los requisitos exigidos por este Código. También podrán llevarse el Diario y el Mayor en un solo registro. Art. 447.- Debe constituirse una provisión o reserva para proveer al cumplimiento de las obligaciones que respecto a su personal tenga el comerciante en virtud de la ley o de los contratos de trabajo. Art. 448.- La Oficina que ejerce la vigilancia del Estado, por medio de sus delegados, vigilará si los comerciantes llevan sus registros con arreglo a las disposiciones de este Código. Si de la inspección resultare que no están con arreglo a la Ley, o que no se llevan, dicha oficina impondrá al comerciante infractor una sanción de conformidad a su Ley, debiendo además exigirse la corrección de las irregularidades que motivaron la multa. Art. 449.- La negativa a facilitar el acceso a la contabilidad a cualquier autoridad administrativa que, conforme a este Código u otras leyes, tenga derecho a exigirlo, será penada con la suspensión de la matrícula de comercio, hasta que la inspección se verifique. Para este efecto, la autoridad a quien le fue negada la presentación de la contabilidad, librará inmediatamente oficio al Registrador de Comercio para que decrete la suspensión, previa audiencia al interesado. Art. 450.- La fuerza probatoria de la contabilidad, su exhibición y reconocimiento judiciales, así como los efectos de la falta de algunos de los requisitos exigidos en este Capítulo, se regirán por el Código de Procedimientos Civiles. Art. 451.- Los comerciantes y sus herederos o sus sucesores conservarán los registros de su giro en general por diez años y hasta cinco años después de la liquidación de todos sus negocios mercantiles. Todo sin perjuicio de lo dispuesto en el Art. 445. El Registrador no concederá matricula de empresa, o cancelará la ya concedida, al que haya infringido lo dispuesto en este artículo. Cualquier autoridad que tenga conocimiento de la infracción deberá librar inmediatamente oficio al Registrador, haciéndola de su conocimiento. Art. 452.- Los comerciantes individuales cuyo activo en giro sea inferior a los doce mil dólares de los Estados Unidos de América, llevarán un libro encuadernado para asentar separadamente los gastos, compras y ventas, al contado y al crédito. En dicho libro harán, al final de cada año, un balance general de todas las operaciones de su giro, con especificación de los valores que forman el activo y el pasivo. Art. 453.- Los locales, agencias o sucursales pertenecientes a un mismo comerciante, situados en un mismo departamento, se consideran como uno solo para los efectos de avalúo del giro mercantil a que se refiere este Código. Art. 454.- Las cartas, telegramas y facturas que reciban y las copias de las que expidan los comerciantes, que sirvan de comprobantes para los aspectos contables, se considerarán anexas a la contabilidad y deberán conservarse durante el tiempo indicado en el Art. 451. Art. 455.- Los comerciantes podrán hacer uso de microfilm, de discos ópticos o de cualquier otro medio que permita archivar documentos e información, con el objeto de guardar de una manera más eficiente los registros, documentos e informes que le correspondan, una vez transcurridos por lo menos veinticuatro meses desde la fecha de su emisión. Las copias o reproducciones que deriven de microfilm, disco óptico o de cualquier otro medio, tendrán el mismo valor probatorio que los originales siempre que tales copias o reproducciones sean certificadas por Notario, previa confrontación con los originales. En caso de falsedad, se estará a lo dispuesto en el Código Penal. En el Código Tributario de la República de El Salvador, se habla sobre los aspectos contables en los artículos 139 en delante. Información que se presenta a continuación: OBLIGACIÓN DE LLEVAR CONTABILIDAD FORMAL, REGISTROS, INVENTARIOS Y UTILIZAR MÉTODOS DE VALUACIÓN Contabilidad Formal Artículo 139.- Para efectos de este Código se entiende por contabilidad formal la que, ajustándose consistentemente a uno de los métodos generalmente aceptados por la técnica contable apropiado para el negocio de que se trate, es llevada en libros autorizados en legal forma. Están obligados a llevar contabilidad formal los sujetos pasivos que de conformidad a lo establecido en el Código de Comercio o en las leyes especiales están obligados a ello. La contabilidad formal deberá complementarse con los libros auxiliares de cuentas necesarias y respaldarse con la documentación legal que sustente los registros, que permita establecer con suficiente orden y claridad los hechos generadores de los tributos establecidos en las respectivas leyes tributarias, las erogaciones, estimaciones y todas las operaciones que permitan establecer su real situación tributaria. Los asientos se harán en orden cronológico, de manera completa y oportuna, en idioma castellano y expresados en moneda de curso legal. Las operaciones serán asentadas a medida que se vayan efectuando, y solo podrá permitirse un atraso de dos meses para efectos tributarios. No podrá modificarse un asiento o un registro de manera que no sea determinable su contenido primitivo. Tampoco podrán llevarse a cabo modificaciones tales que resulte incierto determinar si han sido hechas originariamente o con posterioridad. Las partidas contables y documentos deberán conservarse en legajos y ordenarse en forma cronológica, en todo caso, las partidas contables deberán poseer la documentación de soporte que permita establecer el origen de las operaciones que sustentan; lo anterior, también es aplicable a las partidas de ajuste. La contabilidad podrá llevarse en forma manual o mediante sistemas mecanizados, para lo cual no será necesario obtener autorización previa de la Administración Tributaria, bastando con cumplir las normas relativas a la conservación de los respectivos archivos y programas. Los sujetos pasivos están obligados a exhibir la contabilidad en las oficinas de la casa matriz o en el lugar que hayan informado que la mantendrán. Registros especiales Artículo 140.- Todos los sujetos pasivos están obligados a llevar con la debida documentación, registros especiales para establecer su situación tributaria de conformidad a lo que disponga este Código y las respectivas leyes y reglamentos tributarios. Están excluidos de esta obligación las personas naturales cuyos ingresos provengan exclusivamente de salarios, sueldos y otras compensaciones de carácter similar, por servicios personales prestados como empleados bajo dependencia laboral. Es aplicable a los registros especiales lo dispuesto en el artículo anterior en lo pertinente. Se establecen disposiciones específicas para determinados sujetos pasivos, relativas a la obligación de llevar registros especiales ya sea en forma manual, mecanizada o computarizada: a)Comerciantes no obligados a llevar contabilidad formal: Al principio de cada ejercicio o período impositivo asentarán con claridad todos sus bienes, derechos y obligaciones en un libro encuadernado. Durante el desarrollo de sus operaciones registrará en dicho libro con claridad y detalle las compras, gastos y ventas, ya sean al contado o al crédito, los cobros y pagos, y harán al final de cada ejercicio una liquidación de sus operaciones; b)Importadores: Llevarán, un registro de costos y retaceos de las compras que correspondan al ejercicio que se declara; c)Inversionistas: Los que se ocupan de la compraventa de acciones, bonos y otros valores mobiliarios, deben llevar por separado un registro especial de esta clase de operaciones, en el que harán constar la cantidad, el número, la serie, la denominación, la naturaleza, el valor nominal, la cuantía del dividendo o del interés que produce el título, el precio de compra y el de venta de todos los valores con que comercien; el nombre y dirección del vendedor y del comprador y la utilidad obtenida. Los asientos se harán el día en que se realice la operación; d)Representantes de casas extranjeras: Llevarán los registros necesarios para sus operaciones y deben detallar como mínimo los datos siguientes: fecha de orden, nombre y dirección del cliente que hace el pedido, nombre y dirección de la casa representada, naturaleza de los géneros vendidos, valor y comisión correspondiente a cada pedido y todos los datos que permitan la fácil determinación de los hechos generadores; e)Agentes aduaneros: Llevarán registro pormenorizado de los servicios que presten a los clientes, indicando fecha, nombre, domicilio y residencia del cliente, naturaleza del servicio prestado, número de póliza o registro en que intervienen, cantidad cobrada por el servicio. Registrarán también los egresos necesarios para la presentación de los servicios en una forma detallada y precisa a fin de que pueda determinarse con facilidad los hechos generadores; f)Industriales: Llevarán registro detallado de los costos de la materia prima, elaborados y en proceso; g)Profesionales liberales, artes y oficios: Los que ejerzan profesiones, antes y oficios llevarán un registro de sueldo si lo tuvieren, y de los honorarios, con expresión de: fecha en que se percibió el ingreso, nombre y dirección de la persona que hizo el pago, naturaleza del trabajo desempeñado o del servicio prestado, valores percibidos. Registrarán además los egresos necesarios para la realización de su actividad, como son la compra de libros de carácter científico y depreciaciones del equipo, según la profesión, arte u oficio que ejerzan; alquiler del local para bufete, clínica o similares, sueldos de empleados y gastos de escritorio y otros que en el desempeño de sus actividades sean necesarios, indicando la fecha, nombre, domicilio y residencia de la persona a quién se pagaren los alquileres o sueldos, monto pagado. En general todos los datos que en cada caso particular exija la fácil determinación de los hechos generadores; h)Agricultores: Llevarán los registros necesarios de los distintos productos, indicando extensión de las tierras cultivadas, clase de cultivo, cantidad de producto cosechado, cantidad percibida por su venta, lo mismo que un control de los ganados y sus productos y de toda clase de ingresos que por cualquier concepto obtenga. Registrarán también los gastos necesarios para la producción, indicando los pagos por terrajes, pastajes, jornales, depreciación de la maquinaria y enseres y de los animales de trabajo; e, i)Ganaderos: Llevarán además de lo indicado en el literal anterior en lo que le corresponda, un registro de las compras y de las ventas de ganado con expresión de: fecha de la compra o de la venta, cantidad, sexo, edad, clase, sangre, variedad, precio de compra o de venta, y el nombre, domicilio, residencia del vendedor o comprador, según el caso. También llevarán un registro de la procreación, con especificación de cantidad, edad, sexo de las crías, asignándoles su valor conforme lo prescrito en el artículo 143 literal f) de esta sección. Registros para contribuyentes inscritos del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la prestación de Servicios. Artículo 141.- Los contribuyentes inscritos del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios, deberán llevar los libros o registros de Compras y de Ventas relativos al control del referido impuesto, así como registros y archivos especiales y adicionales que sean necesarios y abrir las cuentas especiales requeridas para el control del cumplimiento de dicho impuesto. Los importadores deberán asimismo abrir cuentas especiales para registrar los créditos fiscales trasladados en sus operaciones y las cantidades pagadas a título de impuesto originado en las operaciones de importación. En especial, los contribuyentes deberán cumplir con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de lo establecido en el inciso final de este artículo: a)Las anotaciones que resulten de sus operaciones de compras, importaciones, internaciones transferencias de dominio, retiros, exportaciones y prestaciones de servicios que efectúen, amparados por los documentos obligatorios establecidos en la sección EMISIÓN DE DOCUMENTOS de este capítulo, que emitan o reciban, deben efectuarse diariamente y en orden cronológico, permitiéndose como máximo un atraso de quince días calendario en el registro de operaciones, contados desde la fecha en que deban emitirse o se reciban los documentos exigidos en este Código; b)Anotar los comprobantes de crédito fiscal, notas de crédito y débito, facturas de exportación y comprobantes de retención, declaraciones de mercancías o mandamientos de ingreso, que emitan o reciban, en forma separada e individualizada, la fecha del documento emitido o recibido, los números de series correlativos preimpresos del documento, numero de la declaración de mercancías o mandamiento del ingreso, nombre del cliente o proveedor local contribuyente y su número de registro, nombre del cliente extranjero, valor neto de la operación, valor del impuesto, y valor total. En el caso de operaciones de importación y de retención deben figurar por separado en el libro o registro; c)Anotar para el caso de operaciones a consumidor final las facturas o documentos equivalentes que emitan, la fecha de los documentos emitidos, el rango de los números correlativos preimpresos por establecimiento, negocio, centro de facturación, o máquina registradora autorizada en el caso de tiquetes, identificación del establecimiento, negocio, centro de facturación o máquina registradora, valor de la operación incluyendo el impuesto a la transferencia de bienes muebles y a la prestación de servicios; d)Los libros o registros del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios deben llevarse en libros empastados y foliados autorizados por un Contador Público autorizado por el Consejo de Vigilancia de la Contaduría Pública y Auditoría, ya sea en forma manual o computarizada, sus anotaciones deben totalizarse por período tributario y servir de base para la elaboración de la declaración. En la hoja que conste el total de las operaciones deberán firmar el Contador del contribuyente que lleve el registro de las operaciones; y, e)Los libros y registros deberán ser mantenidos en el negocio u oficina, establecimiento o en el lugar informado a la Administración Tributaria. El Reglamento de este Código dispondrá las características y requisitos de los libros o registros que deben llevar los sujetos pasivos, así como la forma de llevar y confeccionar los libros, archivos, registros, sistemas y programas manuales, mecánicos o computacionales de contabilidad, considerando la documentación que los debe sustentar, sin perjuicio de las atribuciones que sobre la materia competen a otros organismos. Inventarios Artículo 142.- Los sujetos pasivos cuyas operaciones consisten en transferencias de bienes muebles corporales están obligados a llevar registros de control de inventarios que reflejen clara y verazmente su real movimiento, su valuación, resultado de las operaciones, el valor efectivo y actual de los bienes inventariados así como la descripción detallada de las características de los bienes que permitan individualizarlos e identificarlos plenamente. Todo sujeto pasivo que obtenga ingresos gravables de la manufactura o elaboración, transformación, ganadería, producción, extracción, adquisición o enajenación de materias primas, mercaderías, productos o frutos naturales, o cualesquiera otros bienes, nacionales o extranjeros, de los cuales mantengan normalmente existencias al final del ejercicio, éste obligado a practicar inventario físico al comienzo del negocio y al final de cada ejercicio impositivo. Del inventario físico practicado se elaborará un detalle, consignando y agrupando los bienes conforme a su naturaleza, con la especificación necesaria dentro de cada grupo, indicándose claramente la cantidad, la unidad que se toma como medida, la denominación del bien y sus referencias o descripción; el precio unitario neto de I.V.A. y el valor total de las unidades. Deben expresarse las referencias del libro de
costos
, de
retaceos
, o de
compras locales
de donde se ha tomado el precio correspondiente. El detalle elaborado deberá constar en acta que contenga los requisitos referidos y que será firmada por el sujeto pasivo, su representante o apoderado y el contador del mismo, la cual servirá como soporte del comprobante y registro contable, asimismo deberá registrarse un resumen del inventario practicado en el libro de Estados Financieros legalizado o en el libro en el que asienten las compras, ventas y gastos, cuando se trate comerciantes no obligados a llevar contabilidad formal. El inventario de cierre de un ejercicio regirá para el próximo venidero para el efecto de establecer la comparación entre el monto de las existencias al principio y al final de cada ejercicio o período impositivo. El registro de inventarios a que se refiere el inciso primero de este artículo debe llevarse de manera permanente y constituye un registro especial e independiente de los demás registros. (2) Los contribuyentes que vendan o distribuyan por cuenta propia o de un tercero tarjetas de prepago de servicios deberán llevar el registro de control de inventarios permanente antes referido y cumplir con las demás obligaciones que establece este artículo. (2) Métodos de Valuación de Inventarios Artículo 143.- El valor para efectos tributarios de los bienes se consignará en el inventario utilizando cualesquiera de los siguientes métodos, a opción del contribuyente, siempre que técnicamente fuere apropiado al negocio de que se trate, aplicando en forma constante y de fácil fiscalización: Costo de adquisición: O sea el valor principal aumentado en todos los gastos necesarios hasta que los géneros estén en el domicilio del comprador, tales como fletes, seguros, derechos de importación y todos los desembolsos que técnicamente son imputables al costo de las mercaderías; Costo según última compra: Es decir, que si se hubieren hecho compras de un mismo artículo en distintas fechas y a distintos precios, la existencia total de estos bienes se consignará con el costo que hayan tenido la última vez que se compraron; Costo promedio por aligación directa: El cual se determinará dividiendo la suma del valor total de las cinco últimas compras o de las efectuadas si es menor, entre la suma de unidades que en ellas se hayan obtenido; Costo promedio: Bajo este método el valor del costo de los inventarios de cada uno de sus diferentes tipos o clases es determinado a partir del promedio ponderado del costo de las unidades en existencia al principio de un período y el costo de las unidades compradas o producidas durante el período. El promedio puede ser calculado en una base periódica, o al ser recibido cada compra, embarque o lote de unidades producidas, dependiendo de las circunstancias de la actividad que desarrolla el sujeto pasivo; Primeras Entradas Primera Salidas: Bajo este método se asume que las unidades del inventario que fueron compradas o producidas, son vendidas primero, respetando el orden de ingreso a la contabilidad de acuerdo a la fecha de la operación, consecuentemente el valor de las unidades en existencia del inventario final del período corresponde a las que fueron compradas o producidas más recientemente; Para los frutos y productos agrícolas se determinará el costo sumando el alquiler de tierras, el importe de fertilizantes, semillas, estacas o plantas; los salarios y manutención de peones, alquiler y pastaje de animales destinados a los fines de explotación; el importe de lubricantes, combustibles, y reparación de maquinarias, y todos los gastos que se hagan para la obtención de los frutos o productos hasta que estén en condiciones de venderlos; y, El ganado de cría será consignado al costo acumulado de su desarrollo, costo de adquisición o al precio que tenga al mayoreo y al contado en el mercado de la localidad, según el caso. El ganado de engorde será valuado optando o bien por el costo de adquisición, o bien por el precio que tenga al mayoreo y al contado en el mercado de la región. El contribuyente para efectos tributarios no podrá consignar en el inventario el valor de los bienes por métodos diferentes a los enumerados en el artículo anterior, si no es con la previa autorización de la Administración Tributaria y siempre que se trate de un método que a juicio de esta aporte elementos de apreciación claros y además fehacientes al alcance de la misma Administración. Adoptado un método de valuación, el sujeto pasivo no podrá cambiarlo sin previa autorización. El método de valuación adoptado podrá ser impugnado por la Administración Tributaria, al ejercer sus facultades de fiscalización, por considerar que no se ajuste a la realidad de las operaciones del sujeto pasivo, adoptando en dicho caso el método que considere más adecuado a la naturaleza del negocio. Biliografía: Código de Comercio de El Salvador. Normas Internacionales de Contabilidad. www.monografias.com www.terra.com www.elrincondelvago.com www.wikipedia.com