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Introducción
Las telecomunicaciones han hecho posible que disfrutemos de un área de trabajo sin paredes. El uso de
equipo electrónico de comunicaciones para transmitir información a distancia sin el uso de líneas
visibles de conexión ha tenido su desarrollo mayor. Esta tecnológica mejor conocida como tecnología de
radio sin hilos “wireless”, permite a los usuarios de computadoras portátiles o más pequeñas conectarse
para acceder a la Web.
El personal administrativo dela oficina moderna debe desarrollar destrezas en la comunicación y en las
relaciones interpersonales, ya que las mismas son necesarias para relacionarse cuando se usan las
diferentes tecnologías para la comunicación en la oficina moderna.
Según Donald Peterson, ejecutivo de las telecomunicaciones indica: “El ambiente de la oficina ha llegado
a ser del tipo “cualquier-a-cualquier”, en el que cualquier persona, en cualquier parte y a cualquier hora
puede establecer una comunicación.
Capitulo: Telecomunicaciones
Según Michael Kanellos, The Office of the Future, indica que la tecnología VoIP (Voiceover Internet
Protocol), mejor conocida como telefonía IP (IP telephony) reducira los costos de mensajes telefónicos
de larga distancia. También se reducirá el servicio de mantenimiento porque se utilizara una sola red de
comunicación (IP network) y no dos redes – una para los datos y otra para la voz. La revolución de las
telecomunicaciones incluye tecnología: para la comunicación vía teléfono, correo electrónico la Internet
y facsímil.
Telecomunicación - Se define como la ciencia y la tecnología de la comunicación a distancia por
la transmisión de impulsos electrónicos. También se ha definido como la transmisión de datos e
información entre computadoras que se encuentran en lugares diferentes. Los datos se
transmiten usando una conexión casi siempre por líneas telefónicas, aunque también se
transmiten por ondas radiales y satélites. Para que pueda establecer una comunicación necesita:
una computadora equipada para comunicarse, un programa para telecomunicaciones; y, un
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modem.Un sistema básico de telecomunicaciones consiste de: Un terminal de computadora en
cada punto de comunicación, Equipo para enviar y recibir datos Un canal de comunicación que
conecta a los dos usuarios. Dos de las características de las telecomunicaciones son
precisamente que el mensaje se transmite de un punto a otro y que es bidireccional. Algunos
ejemplos de telecomunicación son: el telégrafo el teléfono la radio la televisión.
Resumen Histórico 1800
Comienza a desarrollarse el concepto de las telecomunicaciones, con el invento del telégrafo por
Samuel Morse. 1876 – se inventa el teléfono. 1900 – se inventa la telemaquinilla. 1960 – comienza a
acelerarse el desarrollo de las telecomunicaciones. 1990 – aumenta considerablemente el desarrollo de
las telecomunicaciones con el uso del facsímil y la gran cantidad de transmisiones. Las
telecomunicaciones se han convertido en una de las áreas de la tecnología que más rápidamente crece
en el mundo. Esta evolución ha permitido que las empresas y las personas puedan tener acceso a la
información en fracciones de minutos en forma asombrosa desde cualquier lugar en el mundo. Esto
permite que las empresas provean mejores servicios y productos a la vez que aumenta su productividad.
Capitulo: Telecomunicaciones
Correo Electrónico o E-mail El correo electrónico o e-mail - es hoy una de las categorías de la
telecomunicación de uso más frecuente. Es La transmisión de mensajes escritos entre
computadoras comparten una red. Mejor conocido como e-mail, se usa para transmitir un
mensaje electrónico a través de canales computadorizados.Tanto el emisor como el receptor
necesitan tener acceso al servicio. Si no están conectados a la misma red. El e-mail fue uno de
los recursos iniciales básicos del internet. En la oficina moderna el correo electrónico es una
herramienta indispensable en el ambiente de trabajo porque se pueden redactar y enviar
mensajes superando cualquier distancia, a un bajo costo y en cuestión de segundos.
Conexión al E-mail:No necesita un software para correo electrónico. Si necesita una
computadora conectada a la Internet. Un navegador o explorador (browser) Los usuarios se
registran en un portal con el servicio. Se le permite enviar y recibir mensajes por medio de esta
página. Este servicio es gratuito. Tiene limitaciones de espacio en el buzón de uso asignado. Una
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de las ventajas es que se pueden recibir y enviar mensajes desde cualquier punto del usuario
siempre que se tenga acceso al internet.
Partes Esenciales del E-mail:
Encabezamiento con la información requerida. Dirección electrónica del destinatario Dirección
electrónica del remitente Asunto Verificar: Direcciones electrónicas que estén completas y
correctas. De no tener direcciones electrónicas correctas el servidor le enviará un mensaje
automático indicando que el mensaje no fue entregado.
Asunto – puede ser estilo telegrama pero debe ser clara y específica. Esto permitiría conocer de
antemano del asunto sobre el cual se trata el mensaje. El e-mail ha ocasionado un aumento en
la correspondencia que se recibe en la oficina.
Características del E-mail -tiene varias características que los distinguen. Las mismas se
encuentran en la mayoría de los programas (software) que se usan para este servicio. A saber:
Contestación automática de mensajes. Envío de copias de un mensaje a más de una persona.
Archivo y recuperación automática de mensajes.
Archivo de direcciones o contactos en un directorio y acceso a esas direcciones. Notificación
cuando un mensaje no puede ser entregado. Fecha y hora de envío. Anexo de archivos, videos,
Capitulo: Telecomunicaciones
gráficas y sonidos. Acceso a mensajes desde cualquier lugar. Se recomienda poca información
sobre el estatus, estado marital o género de quien escribe el mensaje. Rotación rápida de
mensajes. Dos personas pueden intercambiar los mensajes que sean necesarios en un mismo
día. Mensajes escritos en estilo conversacional en lugar de formal.
Ventajas del Uso del E-mail Ofrece varias ventajas: Es fácil de usar,es rápido, es económico, la
información se entrega o transmite en un formato digital. Permite el estilo informal de
comunicación; ya que se refleja con la frecuente eliminación del saludo y de la despedida.
Envío de anejos que acompañan los mensajes, en archivos de texto imágenes sonidos
programas y películas, entre otros. Entrega acelerada del mensaje que se envía. Uso de la
información del mensaje que se recibe como base para crear documentos. El receptor lee el
mensaje en el momento y lugar de su conveniencia. El mensaje puede imprimirse, grabarse o
reenviarse a otras personas.
Disponibilidad: todos los días a toda hora desde cualquier lugar. Servicio económico o gratuito.
Permite la codificación de mensajes para proteger su confidencialidad.
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Desventajas del Uso del E-mail Podemos señalar: Solamente pueden enviarse mensajes a
personas que tienen acceso a internet. El receptor no lee el mensaje hasta que se conecta a
Internet. Riesgo de envío accidental a personas no interesadas.Riesgo de que la computadora
contraiga un virus por medio de los anexos que se reciben. Uso ilegal del e-mail para engañar a
las personas. Riesgo de recibo de “spa” – email con un mismo mensaje que se envía
simultáneamente a muchos receptores quienes no han solicitado el mensaje.
Toma en consideración lo siguiente:
-Verificar la información que vas a escribir de modo que estacorrecta en todos los
aspectos.
-Verifica la ortografía y contenido mismo del mensaje. Aplica el corrector de palabras
(spell checker) al mensaje para ayudarte a identificar cualquier palabra escrita
incorrectamente y errores de concordancia. Separe los tópicos en párrafos cortos y deja
una línea en blanco entre ellos.Evita el uso de mayúscula sólida o negrillas en el texto,
podrían sugerir que estamos gritando, se debe usar con moderación.
-Usa tu nombre completo en la firma, nombre y dirección de la empresa, número de
teléfono con código de área y tu dirección electrónica. Deja dos o tres líneas en blanco
entre el texto y la firma.
Capitulo: Telecomunicaciones
-Controla tu disposición de ánimo. No es prudente escribir mensajes cuando estas
molesto. Tu mensaje es reflejo de tu profesionalismo. Controla usar emociones. Se ha
acuñado el término “echando fuego “(flaming) para describir las reacciones violentas e
insultantes a través de la internet.
- Relee el texto antes de enviarlo para evitar errores tipográficos. Asegúrate de añadir
cualquier anejo que hayas indicado que acompañara el mensaje. Evita el uso de
abreviaturas, siglas y acrónimos que resten claridad al mensaje y no facilite su lectura.
Utiliza la cortesía como si tuvieras a la persona frente a ti. Observa las buenas relaciones
humanas en el uso del correo electrónico, ya que ayuda a conservar clientes y
amistades.
Privacidad y Protección de Información en la Internet- Los documentos y materiales que se
envían por la Internet los pueden leer personas ajenas.
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GuíaBásica a seguir para asegurar la Privacidad del E-mail - La cuenta de e-mail que utilizas es
propiedad de la empresa. No compartas tu contraseña con nadie, es confidencial. Debes
cambiar la misma periódicamente para mantener su confidencialidad. Aun cuando el mensaje se
haya enviado a varias personas; contesta solamente a aquellas para quienes la contestación es
relevante.El recordatorio ayuda a determinar si el mensaje fue borrado accidentalmente o si no
llego a su destino. Aplica correctamente la ortografía y la gramática. Mensajes con muchos
errores o mal escritos se presta para malos entendidos o confusión. La etiqueta y la cortesía son
imprescindibles para lograr comunicaciones efectivas a través del correo electrónico.
Fax y Facsímil -Es una máquina para transferir y recibir páginas impresas usando las líneas de
teléfono. En el proceso de transmisión, la máquina convierte la información en imágenes
digitalizadas exactas para transferirlas; y las vuelve a convertir al formato original para que el
receptor pueda leer el documento. Es una de las tecnologías de más uso en la década pasada, y
todavía tiene un uso significativo.
Resumen Histórico del Fax 1842
Comienza a considerarse la idea de una máquina para enviar fax 1980, sehace popular la máquina
Capitulo: Telecomunicaciones
de fax 1983, se establece un protocolo (acuerdo) estándar para enviar facsímiles a una rapidez de 9,600
bps. Era conocido como Grupo 3- este protocolo fue creado por CCITT (Comité Consultor Internacional
de Telefonía y Telegrafía). En la actualidad se encuentra en todo tipo de oficina. Diversos tamaños.
Ofrece un método rápido, económico y confiable para transferir documentos que estén impresos o
escritos a mano, con láminas y con gráficas. Tiene un escáner óptico para imágenes, un modem, una
impresora y un teléfono para hacer conexión.
Características del Fax Rapidez – transmite datos a diferentes velocidades que fluctúan entre
4,800 a 28,800 bps. Una página que transmite a 9,600 requiere de 15 a 20 minutos para
transmitir el documento.
Impresora – utilizan un impresor térmico que requiere de papel especial. Las máquinas más
costosas tienen impresoras que pueden imprimir en papel regular.Se utilizael papeltamaños de
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8.5”x 10.1”. Algunas máquinas aceptan papel térmico en rollos. La máquina corta el papel según
el tamaño del documento que se transfiere.
Cortadora de papel – Muchas máquinas de fax incluyen una cortadora de papel. Requerido si el
papel es en rollo.
Alimentador de papel – es una bandeja para papel que ayuda en el envío de documentos de más
de una página, sin que haya que insertar las páginas manualmente.
Discado automático – vienen con una variedad de alternativas para marcar los números de fax.
Algunas permiten programarse para enviar documentos en un momento futuro.
Número de transmisiones – dependiendo de la máquina de fax que haya en la oficina, podría
enviarse uno o más facsímiles a la vez. Algunas empresas utilizan la computadora para enviar
faxes. Se utiliza un programa para esta función que permite pasar el documento a la máquina de
fax sin tener que imprimirse.
Sugerencias al Preparar y Enviar Facsímiles- Elaborar una portada que acompañe el facsímil.
Debe incluir: fecha el nombre del destinatario su número de fax su número de teléfono el
número de páginas que se están enviando información del remitente: nombre, número de fax,
Capitulo: Telecomunicaciones
número de teléfono.Proteger la confidencialidad del documento que se envía. No dejar al
descubierto o desatendido durante el proceso de transmisión. Asegurarse de que el contenido
del mensaje sea claro y este correcto en todos los aspectos gramaticales. Guardar la hoja de
confirmación que imprime el fax una vez finalizada la transmisión, como evidencia de
envío.Asegurarse, al finalizar la jornada laboral diaria, de que el fax está funcionando y de que
tiene suficiente papel y tinta, de modo que pueda recibir cualquier documento sin
interrupciones.
Correo o Buzón de Voz (Voice Mail)- El correo de voz es un sistema centralizado para administrar
mensajes telefónicos para un grupo numeroso de personas. Provee un servicio parecido al de la
máquina contestadora de teléfono. Se diferencia en que usa un servidor de computadora
centralizado en lugar de máquinas contestadoras individuales. Permite que se deje un mensaje
oral. Los mensajes son digitalizados y pueden guardarse en un disco.
Resumen Histórico del Correo de Voz
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(Voice Mail) 1975, fue inventado por el Dr. Steven J. Boies de IBM. Pasados los años la Compañía
Siemens adquiere el invento y se convirtió en el primer fabricante de PBX; el cual ofreció a las empresas
un sistema integrado de correo de voz 1070 “Otras fuentes indican que el inventor lo fue (Gordon
Matthew)”.
Matthew 1979, patentizó su invento y fundo su compañía VMX, la cual vendió el primer sistema
comercial de correo de voz. Las empresas y los individuos se han beneficiado de este servicio. Permite
que puedan llamar y dejar mensajes sin tener la necesidad de depender del teléfono convencional para
recibirlo.
Ventajas del Correo de Voz- Permite al usuario escuchar, enviar y manejar sus mensajes
telefónicos 24/7, a la semana desde cualquier teléfono con teclas. Puede almacenar un número
ilimitado de mensajes. Puede almacenar los mensajes por varios días. Graba mensajes de varios
minutos de duración.Puede desviar al correo de voz las llamadas recibidas después de un
número de timbrazos o siguiendo instrucciones predeterminadas. No requiere equipo o líneas
telefónicas adicionales. Provee un mensaje pregrabado, pero permite individualizar el saludo
inicial. Contesta el teléfono, aun cuando se esté en otra llamada.Reduce el número de llamadas
perdidas y de mensajes o recibidos. Reduce el riesgo de no comunicarse con la persona cuando
se le contesta la llamada (telephonetag).
Capitulo: Telecomunicaciones
Desventajas del Correo de Voz- Puede usarse como escudo para no contestar llamadas
telefónicas. Elimina el beneficio de compartir información con otros personalmente. Crea una
“distancia virtual” entre las personas. Si el mensaje no está claro y bien planificado, existe el
riesgo de que haya confusión o malos entendidos.
Sugerencias al Usar el Correo de Voz - Mantener al día el saludo que tienes grabado en la
contestadora. Usar una voz agradable y clara al grabar el saludo. No se debe hablar ni muy
despacio ni muy rápido. Usar un saludo apropiado. Se debe cambiar cuando las circunstancias
cambian. La persona que llama debe saber cuándo va a recibir una contestación.No depender
del correo de voz para contestar todas las llamadas. Si estas disponible y cerca del teléfono
cuando se recibe una llamada, debes contestarla.Ajustar el teléfono de tal manera que timbre
2–3 veces solamente antes de que la llamada se transfiera al correo de voz. Esto es
especialmente importante si estas fuera de la oficina.
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La Internet - Es un sistema de redes que están interconectadas entre si y que a su vez conectan a
los millares de computadoras alrededor del mundo a través del protocolo TCP/IP. Intercambian:
datos noticias opiniones, etc.Es un servicio descentralizado. Cada computadora que se conecta
al Internet es independiente. El que opera la computadora decide qué servicio usara y que
servicios locales pondrá a la disponibilidad de la comunidad de Internet.
-Diversos proveedores: American Online, PRTC ,Coquí Net, Onelink,etc.. La Internet La
información que se envía por la internet “viaja” usando una variedad de idiomas
conocidos como protocolos.
-También utiliza navegadores como: Internet Explorer Mozilla Firefox Netscape Safari,
etc. Las páginas de la Red pueden tener: sonido, texto, gráficas y videos. La Red se
acepta como la vía informativa mundial que provee datos y comentarios sobre casi
cualquier tema en el mundo. - Es la Internet, y no la Red, la que se usa para: e-mail,
Usenet, grupos de noticias (newsgroups), mensajes instantáneos (IM-Instant
Messaging), discusión en grupo (disscussion groups), wikis espacio cibernético o grupo
de páginas electrónicas en las cuales todos pueden añadir, editar o borrar contenido –
Wikipedia; y, weblogs conocidos como blogs, los cuales permiten a los participantes
expresar opiniones, ideas y sentimientos.
Capitulo: Telecomunicaciones
Resumen Histórico del Internet 1969
APANET, AdvancedResearch Project Agency Network crea la Internet como una red de
computadoras auspiciada por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos. Fue el producto del
encuentro de los medios, las computadoras y las telecomunicaciones. 1990 – la Red tuvo un crecimiento
rápido y se centuplico para fines de esta década. Es ampliamente utilizada para propósitos académicos y
comerciales.
Videoconferencia Incluye el uso de las computadoras, cámaras de televisión y programas.
Permite conducir reuniones electrónicas con participantes que se encuentran en diferentes
lugares.1
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Bibliografía Maldonado, Delgado, Román, (2008), Procedimientos Administrativos para la Oficina, Segunda
Edición, McGraw Hill.
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