3. Interés General
Derecho a la información
Interés particular
Consulta
Reproducción copias
ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVOS PÚBLICOS
Derecho de
petición
Excepto:
•C.N.
•Restricciones Legales
•Conservación: Préstamo de información en otros soportes
5. Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”
Acuerdo 039 de 2002 “Acuerdo 039 de 2002 “Por el cual se regula el procedimiento para laPor el cual se regula el procedimiento para la
elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental enelaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000””
Acuerdo 042 de 2002 “Organización archivo de gestión”Acuerdo 042 de 2002 “Organización archivo de gestión”
Acuerdo 038 de 2002.Acuerdo 038 de 2002.
Acuerdo 037 de 2002. Requisitos para contratación de losAcuerdo 037 de 2002. Requisitos para contratación de los
servicios de Archivos.servicios de Archivos.
Ordenanza 030 de 2000 “Por medio del cual se crea el ConsejoOrdenanza 030 de 2000 “Por medio del cual se crea el Consejo
Departamental de Archivos”Departamental de Archivos”
Circular 01 de 2001 “Recordar a las entidades oficiales laCircular 01 de 2001 “Recordar a las entidades oficiales la
obligación de elaborar las TRD.obligación de elaborar las TRD.
Decreto 4124 de 2004. Obligatoriedad de crear el ConsejoDecreto 4124 de 2004. Obligatoriedad de crear el Consejo
Municipal de archivo.Municipal de archivo.
Circular 01 de 2006. Obligatoriedad de presenta informesCircular 01 de 2006. Obligatoriedad de presenta informes
semestrales de acciones adelantadas en materias archivísticasemestrales de acciones adelantadas en materias archivística
Circular 035 de 2009 Procuraduria General de la Nacion.Circular 035 de 2009 Procuraduria General de la Nacion.
6. Que es Archivo?Que es Archivo?
Conjunto de documentos,Conjunto de documentos,
sea cual fuere su fecha, susea cual fuere su fecha, su
forma y el soporte material,forma y el soporte material,
acumulados en unacumulados en un
proceso naturalproceso natural por unapor una
persona, institución públicapersona, institución pública
o privada, en el transcursoo privada, en el transcurso
de su gestión.de su gestión.
7. ARCHIVO DE GESTIONARCHIVO DE GESTION
El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel enEl Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en
donde se reúne ladonde se reúne la documentación en trámite.documentación en trámite.
Importancia de los Archivos
de Gestión:
8. Archivo CentralArchivo Central
Unidad administrativa donde se agrupanUnidad administrativa donde se agrupan
documentos transferidos trasladados por losdocumentos transferidos trasladados por los
distintos archivos de gestión de la entidad.distintos archivos de gestión de la entidad.
Importancia del Archivo
Central:
9. Archivo HistóricoArchivo Histórico
Aquel al cual se transfiere laAquel al cual se transfiere la
documentación del archivo centraldocumentación del archivo central
o del archivo de gestión.o del archivo de gestión.
Importancia del Archivo Histórico:
10. DEFINICION
Las Tablas de retención Documental son un
listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asignan el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
12. Compilación de la Información Institucional
Esta fase debe comprender el levantamiento de la
siguiente documentación:
Organigrama actualizado.
Acto administrativo.
Actos Administrativos y normatividad .
Manuales de procedimientos actualizados
de la Entidad
.INVENTARIO de archivos de oficinas en estado natural
13. Estudio Unidad
Documental
Esta fase busca establecer
la producción documental
en cada unidad
administrativa y su
relación con las funciones
que le han sido asignadas
14. ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
Aplicación Encuesta
Estudio Unidad Documental
Ubicación
Oficina
Funciones
Volumen de
Producción
Unidad
documental
Tramite
Frecuencia de
producción
Consulta
Transferencia
15. ELABORACION DE LAS T.R.D.
Conformacion de series, subseries y tipos document,
PRESENTACION ante el comité de archivos
Debe acompañarse de:
- Una Introducción
- Normas Obligatorias
- Metodología aplicada
- Explicación del formato del T.R.D.
- Modalidades de eliminación
- Modalidades de transferencias
- Actualización de la T.R.D.
- Glosario
- Sustentación para evaluación por el Comité de Archivo
- Presentación al Consejo Municipal de Archivos
16. APLICACIÓN DE LAS TRD
CLASIFICACION
PREPARACION
FOLIACION
SELECCIÓN NATURAL
IDENTIFICACION DE LA
DOCUMENTACION
UNIDAD DE CONSERVACION
18. IDENTIFICACION DE LA UBICACIÓN FISICAIDENTIFICACION DE LA UBICACIÓN FISICA
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOLEVANTAMIENTO DE INVENTARIO
DOCUMENTALDOCUMENTAL
IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS DEIDENTIFICACION DE DOCUMENTOS DE
APOYO.APOYO.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
TRANSFERENCIASTRANSFERENCIAS
ORDENACIONORDENACION DOCUMENTALDOCUMENTAL
19. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO
DE
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTORICO
VALORES
PRIMARIOS
VALORES
SECUNDARIOS
Cultural
Histórico
Científico
Administrativo
Legal
fiscal
Contable
Técnico
20. AGRUPACIONES DOCUMENTALESAGRUPACIONES DOCUMENTALES
Los Fondos.Los Fondos.
Las Secciones.Las Secciones.
Las Series Documentales.Las Series Documentales.
Las subseries documentalesLas subseries documentales
Los Tipos Documentales.Los Tipos Documentales.
22. SERIE
SUB-SERIE
UNIDAD SIMPLE (Acuerdo, Resolución)
UNIDAD DOCUMÉNTAL
COMPLEJA
NIVEL DOCUMENTAL
(Expediente de Orden de pago,
Expediente de Historia Laboral,
Expediente de procesos jurídicos)
23. 1.1. Series documentales:Series documentales: Estas son el conjunto de unidadesEstas son el conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido homogdocumentales de estructura y contenido homogééneos, emanadosneos, emanados
de un mismode un mismo óórgano o sujeto productor como consecuencia delrgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especejercicio de sus funciones especííficas.ficas.
2.2. Subseries documentales:Subseries documentales: son el conjunto de unidadesson el conjunto de unidades
documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan edocumentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e
identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tiposidentifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que vardocumentales que varíían de acuerdo con el tran de acuerdo con el tráámite de cadamite de cada
asunto.asunto.
3.3. Tipos documentales:Tipos documentales: que integran la serie o subserie documentalque integran la serie o subserie documental
respectivamente, estos se hallan identificados con un (√) enrespectivamente, estos se hallan identificados con un (√) en
escritura normal, y son la unidad mescritura normal, y son la unidad míínima que renima que reúúne todas lasne todas las
caractercaracteríísticas necesarias para ser considerado documentosticas necesarias para ser considerado documento
Relación entre Serie, Subserie y Tipos
Documentales
Ej. 120.79.03Ej. 120.79.03
■■ INFORMESINFORMES = Serie documental= Serie documental
□□ A ENTES DE CONTROLA ENTES DE CONTROL = Subserie documental= Subserie documental
√√ RequerimientosRequerimientos = Tipos documentales= Tipos documentales
√√ InformeInforme = Tipos documentales= Tipos documentales
√√ Comunicaciones enviadas y recibidasComunicaciones enviadas y recibidas = Tipos documentales= Tipos documentales
32. .. ACCESO Y SERVICIOSACCESO Y SERVICIOS
CONSULTACONSULTA
SERVICIOS DE ARCHIVOSSERVICIOS DE ARCHIVOS REFERENCIAREFERENCIA
REPROGRAFIAREPROGRAFIA
ASESORIAASESORIA
INFORMACION MEMORIAINFORMACION MEMORIA
INSTITUCIONAL Y TECNICAINSTITUCIONAL Y TECNICA
BASE DE DATOSBASE DE DATOS
. PRESTAMO DE DOCUMENTOS. PRESTAMO DE DOCUMENTOS
33. . LIMPIEZA. LIMPIEZA AREA DE ARCHIVOAREA DE ARCHIVO
MUEBLESMUEBLES
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
.. PLANES DE PREVENCIONPLANES DE PREVENCION PANORAMA DEPANORAMA DE
RIESGORIESGO
EXTINTORESEXTINTORES
DISPOSITIVOS DEDISPOSITIVOS DE
SEGURIDADSEGURIDAD
35. GUIARSE POR LAS T R D
a) DIAGNOSTICO:
b) RECOPILACIÓN DE LA HISTORIA
INSTITUCIONAL:
c) LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN:
d) INVENTARIO DOCUMENTAL:
e) VALORACIÓN DOCUMENTAL:
f) DOCUMENTACIÓN A ELIMINAR:
g) ELABORACIÓN DE INVENTARIO DE
ELIMINACIÓN:
CONCLUSION PARA LA ORGANIZACIÓNCONCLUSION PARA LA ORGANIZACIÓN
DEL ARCHIVODEL ARCHIVO
36. h) SELECCIÓN DOCUMENTAL:
i) ORGANIZACIÓN CRONOLÓGICA:
j) ALMACENAMIENTO:j) ALMACENAMIENTO:
k) ROTULACIÓN Y CONTROL DEk) ROTULACIÓN Y CONTROL DE
UNIDADES DE CONSERVACIÓN:UNIDADES DE CONSERVACIÓN:
l) SISTEMATIZACIÓN:l) SISTEMATIZACIÓN:
m) RESULTADOS Y CAPACITACIÓN:m) RESULTADOS Y CAPACITACIÓN:
CONCLUSION PARA LA ORGANIZACIÓNCONCLUSION PARA LA ORGANIZACIÓN
DEL ARCHIVODEL ARCHIVO
37. INGRESO DE LA INFORMACIÓN
Registro en elRegistro en el
Computador de laComputador de la
informacion de lasinformacion de las
Unidades DocumentalesUnidades Documentales
38. EDICIÓN DE DATOS
El sistema debe permitirEl sistema debe permitir
la edicion agil de lala edicion agil de la
informacioninformacion
PARA TENER UN CONTROL DE CALIDAD OPTIMOPARA TENER UN CONTROL DE CALIDAD OPTIMO
53. REDES DE INFORMACION DOCUMENTAL
a. INFORMACION Y COMUNICACIÓN
b. REDES E INFORMACION
• Bases de Hardware para Redes de Información
• Bases de Software y Protocolos para redes de
computadores
• Organización y Búsqueda de información en redes:
Hipertexto y Multimedia
• Edición Electrónica
• Imágenes Digitalizadas
• Tipos de Redes
54. Archivo
Magnético
Archivo
Magnético
Base de Datos
Base de Datos
Archivo
Microfilmaciòn
Archivo
Microfilmaciòn
Consulta
Dato/Película/documento
Consulta
Dato/Película/documento
CD-ROM
CD-ROM
Software
Hardware
Software
Hardware
Scanner
Scanner
Consulta
Dato/Documento
Consulta
Dato/Documento
Sistematización
Sistematización Base de Datos
(Documentos)
Base de Datos
(Documentos)
Consulta
Datos
Consulta
Datos
Discos
Opticos
Discos
Opticos
Scanner
DIGITALIZACION
Scanner
DIGITALIZACION
Software
Hardware
Software
Hardware
Consulta
Dato/Documento
Consulta
Dato/Documento
ARCHIVO
CENTRAL
(Fìsico)
ARCHIVO
CENTRAL
(Fìsico)
REDES DE
INFORMACION
DOCUMENTAL
55. REDES DE INFORMACION DOCUMENTAL
c. GERENCIA DE LA INFORMACION
• Datos
• Documentos
• Imágenes
• Consulta
56. MONTAJE DEL CENTRO DE INFORMACION
DOCUMENTAL
DISEÑO PROPUESTO
• Análisis de los diferentes documentos
• Definir archivo general
• Estudio para implementar Sistema Reprográfico
• Métodos de Almacenaje
• Control de Calidad – Riesgos
• Distribución en Planta
• Flujo de Información
• Flujo Materiales
• Flujo de Documentos
• Areas de Trabajo
• Area de Consulta
• Reciclaje de Papeles
57. MONTAJE DE UN CENTRO DE
INFORMACIÓN DOCUMENTAL.
DOCUMENTOS REPROGRAFIADOS
ARCHIVO HISTORICO
RECICLAJE
ARCHIVO GENERAL
DE DOCUMENTOS
ACTAS
MICROFORMAS
(Pel)
ROCOLA CD’
S
Duplicadoe
Microfichas.
Lector
Impresor
Destructora
Documentos
TERMINAL
Almacén Temporal
Doctos preparados Revisión General de
Documentos
JEFATURA
Lector / Terminal
SUPERVISOR Lector
Staff Jurídico DIGITACION
INDIZACION Actas
Relaciones
Consulta
USUARIOSSALA DE CONSULTA
Sensito-Denmsi-Proceso
LABORATORIO (C de C)
Inspección
T
e
s
t
Mesa 1 Mesa 2
Mesa 3 Mesa 4
L O C K E R S
Seleccion
Expurgo Asignación
Codificació
n
ESCANEAD
O Monitor
Escanner
Impresora
ALMACEN
Insumos
CABINA
Microfilm
P
R
E
P
A
R
A
C
I
O
N
R
E
C
O
L
E
C
C
I
O
N
