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스마트워킹의 의미와 효과적 실행 방향
STO추진실 SW사업담당 권기재
요즘 스마트워킹(Smart Working)에 대한 관심이 높아지고 있다. 정부에서 2015년
근로자 30%를 스마트워킹으로 전환하는 것을 목표로 정책을 추진 중이고,
대기업을 중심으로 기업에서도 스마트워킹을 적극적으로 채택하려는 움직임이
나타나고 있다. 본고에서는 스마트워킹에 대한 이해를 도모하기 위해
스마트워킹의 배경, 효과적 추진 전략과 핵심 실행 솔루션에 대해 살펴보도록
하겠다.
1. 스마트워킹의 배경과 효과
[스마트워킹의 배경]
우리나라의 경우 스마트워킹이 최근에 부상하고 있는 이슈이지만 유럽, 미국,
일본의 정부와 기업에서는 이미 오래 전부터 추진하고 있는 주제이다. 네덜란드의
경우 국가 차원에서 스마트워킹이 가장 활성화되어 있는데, 전 사업체의 49%
이상이 스마트워킹을 하고 있으며, 비영리단체 ‘W’를 통해 전국적으로
스마트워킹센터 즉, 원격근무센터를 구축하여 운영하는 등 공간 인프라도 가장 잘
갖춰져 있다.
미국은 2001년 연방정부 차원에서 재택근무 시범 Project 추진을 시작으로
공공부문을 중심으로 스마트워킹을 확산시키고 있는데, 2016년 6천 만 명 이상이
스마트워킹을 하리라 예상된다. 일본 또한 2005년 ‘원격근무 인구 배증 계획’,
‘2010년 스마트워킹 20% 확대 정책’ 등 적극적 정책을 통해 스마트워킹을
견인하고 있다.
개별 기업 차원에서도 스마트워킹이 활성화되어 있는데, 대표적 사례는 영국의
BT이다. BT는 90년대 중반 스마트워킹을 시범 도입한 이래 직원의 15% 이상인
14,000여명이 재택근무를 하고 있으며, 63,000여명이 유연근무를 하는 등 전
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2. 직원의 85% 이상이 스마트워킹 체제로 근무하고 있다.
이렇게 스마트워킹이 활성화되고 있는 이면에는 저출산, 노령화, 저탄소 녹색성장
등 각 사회가 공통적으로 안고 있는 구조적 문제를 해결하려는 의도가 깔려 있다.
우리 사회도 마찬가지이다. 최근 통계에 의하면 우리나라의 합계 출산율은 작년
기준 1.22명으로 세계 최하위 수준이다. 또한, 2000년 고령화 사회 진입한 데
이어, 2020년경에는 65세 이상 인구가 14% 이상인 고령사회로 진입하는 등
세계에서 가장 빨리 늙어가는 나라가 되고 있다. 이와 함께 환경오염 심화,
탄소배출 거래제, 지구 온난화 등 녹색성장 이슈도 우리 경제와 생활을 좌우하는
현안으로 급부상하고 있다.
앞으로 이러한 문제는 더욱 커져 갈 것인데, 스마트워킹이 이러한 문제를
극복하고, Sustainability 즉, 지속 가능한 성장을 이루는데 기여할 수 있을 것으로
예상된다.
즉, 스마트워킹은 사회적 측면에서 자유롭고 효율적으로 일할 수 있는 환경을
조성함으로써 출산율 건전성 확보, 고용 증대, 지역균형 발전은 물론 환경 친화적
경제성장에 기여할 수 있다. 기업 측면에서는 혁신과 창의 그리고 개방적 협력과
성과중심의 문화를 정착시키고, 직원 만족에 기여함으로써 생산성 향상, 비용
절감, 우수 인재 유치 등 3마리 토끼를 동시에 잡아 기업이 기업시민(corporate
citizenship)으로 지속 성장하는데 기여할 수 있다. 개인측면에서는 각 개인들이
일과 삶을 조화롭게 영위하여 윤택한 생활을 하는데 도움을 줄 수 있다.
[스마트워킹의 효과]
이러한 스마트워킹의 기대효과는 구두선(口頭禪)이 아니다. 기업차원에서 가장 잘
하고 있다는 BT의 경우를 보면, 직원 만족도 20%이상 상승, 연간 5억 파운드
이상(한화 9천 억 원 수준)의 공간비용 절감, 1,800년 수준의 통근시간 절감효과와
함께 Co2 9.7만 톤 배출 감소 등의 효과를 보고 있다고 한다. 특히, 재택근무
활성화를 통해 재택근무자의 생산성 30% 증가, 근무 만족도 50% 상승, 결근률
20% 감소를 실현함으로써 우수 직원을 유치, 유지하는데 성공하고 있다고 한다.
국내의 경우도 스마트워킹의 도입효과를 추정해보면 상당한 효과가 기대된다.
국내 350만 명이 스마트워킹을 한다고 가정할 때, KT 자체 추정 결과 가장
단순한 모델을 적용했을때 출퇴근 시간 2.5만 년, Co2 46만 톤, 최소 3,300억 원의
공간 절감 효과가 나타나는 것으로 예상되었다. 체계적 준비와 확산노력이 뒷받침
된다면, 이 이상의 효과를 거둘 수 있다는 판단이다.
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3. [스마트워킹으로 인한 사회/경제적인 효과]
2. 스마트워킹의 효과적 실행 방향
스마트워킹을 모바일 오피스, 재택 근무, 시차근무제, 탄력근무제 등 IT
솔루션이나 복무제도의 하나 정도로 인식하는 사람들이 많은데, 효과적 실행과
안착 측면에서 스마트워킹을 제대로 정의하면 다음과 같다.
스마트워킹은 기존의 사무실에서 벗어나 언제 어디서나 일을 편리하고
효과적으로 하는 것임과 동시에 이를 위해 일하는 방식과 제도, 프로세스, 문화를
변화시키는 일체의 활동이다.
이러한 관점에서 스마트워킹을 제대로 활성화하려면 지향점에 대한 명확한
인식과 최고 경영층의 스폰서십 그리고 핵심 성공 요소에 대한 종합적 고려와
올바른 실행 방법이 잘 맞물려 실행되어야 한다.
[명확한 비전과 Top Level의 Sponsorship]
먼저, 스마트워킹의 지향점을 명확히 하고 추진해야 한다. 이때, 스마트워킹이
국가사회의 트렌드 변화와 긴밀히 연계되어 있다는 것, 환경이 아무리 변해도
기업의 존재 이유는 고객과 사회라는 것을 감안할 필요가 있다.
이를 반영하여 스마트워킹이 추구해야 할 비전을 정립해 보면, 스마트워킹은
고객에게 최상의 서비스를 제공하고 기업의 사회적 책임을 완수하기 위하여
기업의 일하는 제도와 환경 그리고 공간을 전사적 관점에서 최적화하여 시스템과
문화를 혁신(Transformation)하는 과정이라고 할 수 있다. 각 사에 맞는
스마트워킹 철학을 세워야겠지만, 이러한 방향이 견지되었으면 하는 바람이다.
그리고, 이러한 철학과 지향점을 바탕으로 일관성 있게 추진을 하려면, 최고
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4. 경영층의 스폰서십이 필수불가결하다. 전사적 변화를 수반하는 활동이므로
스폰서십 없이는 당장의 현실적인 문제에 부딪히거나, 심리적 반발로 실행이 되지
않거나 중간에 좌초할 우려가 크기 때문이다.
[핵심성공요소(CSF)에 대한 종합적 접근]
스마트워킹의 활성화와 안착은 의욕만 가지고 되는 것이 아니다. 스마트워킹의
핵심 성공 요소를 구성하는 일하는 방식, 변화관리, 근무공간 그리고 ICT
인프라를 유기적으로 설계하여 실행하여야 한다.
일하는 방식의 변화는 워크스타일(Workstyle)과 HR 제도 및 프로세스를 회사의
특성에 맞게 설계, 적용하는 것을 말한다. 임직원이 효과적으로 근무할 수 있도록
전체 직무의 분석을 통해 사무실근무, 모바일근무, 유연근무, 재택근무 등
공간이나 시차제 근무 및 압축근무, 시간제근무, 저축형근무 등 시간 측면에서
다양한 근무 유형을 설계해야 한다.
또한 복무, 급여, 복지 등은 물론 성과관리, 조직관리 등도 워크스타일 설계와
병행하여 재설계되어야 할 것이다. 특히, 성과 중심의 조직운영 및 평가관리는
스마트워킹의 성패를 가를 만큼 중요하다.
더불어, 전구성원의 공감대 형성 및 자발적 참여와 이해를 구하기 위해 지속적인
교육과 PR 프로그램이 필요하며, 사내 주요 이해관계자 대상 커뮤니케이션,
리더층의 솔선수범 프로그램, 변화관리자(Change Agent)를 통한 조직적 활동 등
기업문화 차원의 변화관리도 기업 특성에 맞게 설계 되어야 한다.
다양한 근무 인프라 마련 또한 중요한데, 재택, 이동, 고객사이트, 스마트워킹
센터 등 다양한 근무 장소 구축에도 소홀함이 없도록 하여 직원들이 어디서나
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5. 편리하게 업무를 볼 수 있도록 해야 한다.
ICT 인프라는 일하는 유형 다양화, 인사 제도 및 프로세스, 체계적 변화관리,
근무공간의 최적화 등을 Seamless하게 엮고 실제 작동하게 하는 역할을 한다.
따라서, 필수적인 유무선 통합 인프라를 기반으로 각종 솔루션들이 전천후로
업무를 지원할 수 있도록 전략을 수립하는 단계부터 통합적으로 설계되어야 한다.
[Transformation 시나리오에 의한 단계적 실행]
스마트워킹을 시행착오 없이 효과적으로 추진하기 위해 다음으로 필요한 것은
표준화된 실행 방법론이다. 시행착오 최소화를 위해 선진 사례를 벤치마킹한 결과
비전공유, 발견, 계획, 실행, 변혁의 5단계를 도출하였다.
[실행 방법 단계]
가장 먼저 필요한 것이 비전공유인데, 자사의 업종 및 특성에 바탕을 둔
스마트워킹 비전을 수립하고 임직원과 함께 스마트워킹 철학과 비전을 공유하는
단계이다.
다음으로 발견단계는 직무와 역할 별 일하는 유형 분석, 변화에 대한 니즈 파악,
기업의 자산과 ICT 솔루션 현황 파악, 직원 일상 생활 분석 등을 통해 스마트워킹
전략의 기초를 마련하는 단계이다.
계획단계는 최적화된 일하는 방식 설계, 중장기 인력계획, 제도/프로세스 재설계,
Property 효율화, IT Solution 재정비 및 신규 도입 방안 설계 등이 진행 되며,
실행 및 변혁단계에서는 이러한 계획의 실행에 대한 지속적인 피드백을 통해
개선, 보완하는 활동과 함께 실질적 변화를 도모하는 활동이 진행된다.
3. 스마트워킹 실행 단계별 핵심 활동과 솔루션
위에 보았듯이 스마트워킹이 단순히 ICT 솔루션을 도입, 적용하는 활동이 아닌
만큼 ICT 솔루션 이상의 활동과 유무형 솔루션이 필요하다. 스마트워킹을 실제
기업에 적용하기 위한 과정은 ‘컨설팅 - 솔루션 설계/구축 - 매니지드’의 3단계로
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6. 구분할 수 있는데, 여기서는 각 단계별 핵심 활동과 솔루션에 대해 살펴본다.
[스마트워킹 컨설팅 솔루션]
문제를 제대로 진단해야 답을 제대로 찾을 수 있듯이 컨설팅은 현재 기업의
상태를 객관적으로 진단하여, 최적화된 워크스타일과 전략을 설계하는 단계로
효과적 스마트워킹 실현을 위한 필수 핵심 활동이다.
컨설팅은 워크스타일 진단과 변화 수용도를 검토하는 ‘일하는 방식 컨설팅’, ICT
솔루션 진단과 재설계를 포함하는 ‘ICT 솔루션 컨설팅’, 탄소배출을 관리, 통제하는
‘탄소저감 컨설팅’, 공간 활동도 진단 및 재배치 방향을 설계하는 ‘자산관리
컨설팅’ 및 인사 제도와 프로세스를 진단하고 새롭게 실행플랜을 짜는 ‘HR
컨설팅’ 등으로 구성된다. 그리고, 각 활동 결과를 종합 분석, 검토함으로써,
기업의 스마트워킹 도입 전략과 이에 따른 비용과 효과를 명확히 도출할 수 있다.
[ICT 운영 솔루션]
컨설팅 결과를 반영하여 기업에 최적화된 ICT 솔루션을 상세히 설계, 구축하는
단계로 인트라넷, 모바일 오피스, 보안, 실시간 협업, 스마트워킹센터가 5대 핵심
ICT 솔루션이다.
먼저, 인트라넷은 초고속 인터넷, 3G, Wibro 및 WiFi 등 유무선 통신 인프라 기반
위에서 사내 외를 막론하고 언제 어디서나 실시간으로 업무 처리와 협업을 할 수
있도록 하는 시스템이다.
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7. 모바일 오피스는 이러한 환경을 아이패드, 아이폰 등 각종 모바일화 된 스마트
기기에서도 활용할 수 있게 하는 것으로 게시판, 메신저, 메일, 일정, 결재 등
모바일 그룹웨어 기능은 물론 FFA(Field Force Automation), SFA(Sales Force
Automation) 등을 통해 일선 현장에서 실시간으로 업무를 처리하는 기능을
지원한다.
다음으로 아무리 강조해도 지나치지 않은 것이 보안이다. 스마트워킹을 위해서는
외부접속용 VPN서비스인 SSL-VPN이 기본적으로 필요하며, OPT(One Time
Password)와 VPN을 결합한 ‘M-OPT & SSL-VPN’을 통해 보안을 더욱 강화할 수
있다.
더불어 기업용 데이터를 중앙에서 관리하는 cloud형의 ‘U-Cloud’솔루션 및
가상화를 통해 업무 효율과 보안을 동시에 실현할 수 있는 ‘SBC/VDI’형 솔루션을
스마트워킹의 핵심 보안 솔루션으로 적용 가능하다.
떨어져있는 직원들간에 효율적인 커뮤니케이션 및 업무처리와 비용절감, 생산성
향상을 위해 꼭 필요한 솔루션이 ‘실시간 협업’이다. 오디오 회의, Tele Presence,
웹 화상회의, UC(Unified Communication) 등이 실시간 협업에 도움을 줄 수
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8. 있으며, 최근에는 원격회의와 전자칠판 기능을 유기적으로 결합한 ‘Smart Work
Station’이 개발되어 실시간 협업의 효율성 제고에 기여하고 있다.
마지막으로 ICT와 사무 공간을 결합한 복합 인프라형 솔루션이 ‘스마트
워킹센터’이다. 개인 업무공간, 프라이버시형 공간, 회의공간과 함께 출입관리,
화상회의 등 각종 솔루션을 완비한 스마트워킹센터를 주요 거점에 구축함으로써
기업의 업무 접근성과 효율성을 높일 수 있다.
위에서 다양한 솔루션을 확인해 보았는데, 적시한 솔루션 영역 및 세부 내용은
예시에 불과하며 고객사의 상황, 신 솔루션의 개발, 적용에 따라 계속 진화
발전하는 것으로 이해해야 한다.
[매니지드 솔루션]
스마트워킹은 도입보다 운영관리가 더욱 중요하다. 매니지드 단계에서는 도입 후
체계적 변화관리를 위한 솔루션과 함께 헬프데스크, 유지보수 솔루션 등 원활한
운영을 돕는 솔루션들이 스마트워킹의 성공적 안착을 돕는다.
4. 맺음말
지난 10년간 국내에서는 다양한 스마트워킹 추진 노력이 있어 왔지만, 아직
우리나라의 스마트워킹 실행률은 1% 미만이라고 한다. 시의에 따른 단편적
실행의 결과가 아닐까 생각된다. 우리 사회의 거시적 패러다임 변화를 조망해 볼
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9. 때, 스마트워킹은 일회적 유행이 아닌 기업과 사회의 생존과 지속 성장을 위해
반드시 해야 하는 과제임이 분명하다. 각 기업에서 명확한 철학과 리더십하에
체계적 추진 전략과 방법론을 가지고 스마트워킹을 추진함으로써, 스마트워킹이
진정으로 사회와 기업 그리고 개인 모두를 행복하게 하는 날이 오기를 기대한다.
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