Este documento habla sobre la gestión documental. Explica que la gestión documental permite organizar, almacenar y recuperar documentos de manera eficiente. También permite eliminar documentos que ya no son necesarios. Algunos beneficios son evitar la pérdida de documentos, ahorrar tiempo al buscar documentos y mejorar la seguridad. El documento concluye que la gestión documental es una herramienta útil para las organizaciones ya que ayuda a controlar y recuperar documentos de manera más efectiva.
1. Informe Gestión Documental
Libey Tatiana Lombana Caicedo
Yenny Alejandra Pérez Pérez
11°1
Grado:
Ángela mena
Docente:
Institución Educativa Doce de Octubre
Media Técnica
Medellín
2019
2. La gestión documental.
La gestión documental es el conjunto de normas que se aplican para gestionar los documentos de
todo tipo que se crean y reciben en una organización. Esa gestión de documentos debe facilitar su
recuperación, permitir la extracción de información, el expurgo de los que no sean necesarios, la
conservación de los que son importantes durante el tiempo que sean útiles, así como la destrucción
cuando ya no se necesitan, utilizando para todo esto métodos eficaces y eficientes.
En sí, la gestión documental permite:
-Revisión de información, Ahorro y eficiencia, Categorización de archivos, Eliminación de
archivos que han perdido vigencia, Almacenamiento ordenado, Custodia de documentos.
De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo,
brindando ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado
como importante para la empresa.
El administrador de archivos permite:
• Gestionar archivos.
• Manipular bases de datos.
• Revisar estructuras de documentación.
• Acceder rápidamente a documentos.
3. Es de esta manera que la gestión documental no solo les aporta orden a los archivos, también
proveen de información detallada de su prioridad y de su aporte para la empresa. Por lo tanto,
podemos decir lo que los pasos centrales de la gestión documental se resumen en:
-Revisión, Análisis, Categorización., Aplicación de estrategias, Establecimiento de matrices.
¿Qué documentos puede procesar un sistema de gestión documental?
Los documentos que se pueden procesar con la gestión documental son muy variados y de distintos
tipos: Los documentos llegan en forma de papel o electrónicos.
Ventajas y Beneficios.
-Es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los
documentos de la empresa estén controlados y centralizados.
-Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas
diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de
organización de sus documentos.
-Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida de
la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos.
-Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los
datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información.
La importancia de un sistema de gestión documental se basa en los siguientes puntos base:
-Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.
4. -Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos
desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por
la persona que está buscando la información.
-Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder
definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión
documental.
-Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los
documentos.
Dentro de las acciones realizadas en este proceso de gestión documental, está la clasificación,
ordenamiento y signatura de los archivos.
-Clasificación: Empezamos con un proceso de revisión de los documentos con el fin de separarlos
en clases o grupos y sus respectivas subdivisiones. Todo, respetando la estructura orgánica de la
empresa y sus necesidades.
-Ordenamiento: Una vez estructurados los grupos de clasificación, se inicia el proceso de relación
de los documentos. Este ordenamiento puede ser alfabético, numérico, alfanumérico o
cronológico.
-Signatura: De esta manera se les asignan a los archivos sus símbolos de codificación, los cuales
permiten la identificación rápida dentro de los grupos de clasificación.
5. Ordenar los documentos de archivo en series y subseries:
Al momento de llevar cabo la destinación de la información, se ejecuta la clasificación, marcación
y ordenamiento de las carpetas o de sus raíces en caso de los documentos electrónicos. En este
punto se detalla la ubicación de los documentos, con el fin de facilitar su visualización y revisión.
Dicha ordenación se ejecuta gracias a la revisión de la información, lo que ayuda a establecer por
medio de instrumentos archivísticos, su disponibilidad y tratamiento a través del tiempo, su
relevancia y su categoría central y subalterna. Lo anterior, manteniendo la estructura
organizacional de los documentos.
Informe mixto.
Éste es un informe mixto, ya que estos están destinados a una organización y al mismo tiempo se
da a conocer la información al público en general.
Conclusiones.
La gestión documental se ha convertido en una herramienta básica para las entidades que
requieren de un control, supervisión, almacenamiento, e incluso la recuperación de los
documentos. Además la cantidad de canales a través de la información que llega a la empresa,
con esto grandes volúmenes de información quedan desestructurados y repartidos por los
distintos sistemas de la organización, esto supone terminar con la búsqueda infinita de
documentos por las redes de carpeta de la organización agilizando el ritmo de trabajo.
Las organizaciones mejoran el flujo de trabajo con la gestión documental permitiendo seguir las
tareas incompletas, conocer aquellas que hayan finalizado o automatizar las tareas repetitivas que
terminaran ahorrando tiempo a la organización.
