This project takes place in The Development Bank of Latin America- CAF. The aim is to present an optimization model of the entity’s correspondence management. This project proposes the optimization of the correspondence processes supported in the strategic CAF target to perform a better management. This proposal also presents a record management perspective not too much taken: the multilateral finance institutions. This work presents the general and specific aspects of this finance institution to define afterwards the types of information handled. As for data recollection techniques are the survey and the interview which were used in order to identify users’ needs, expectations and suggestions; also the observation to verify the actual processes gathering, documentation and their optimization. Finally, it defines the requirements for technical, technological, human resources, financial, administrative, and risk management aspects that are needed to develop the model here proposed.

1. Modelo de optimización de
procesos de recepción,
radicación y distribución de
correspondencia en CAF
Colombia

2. Contenido
1. ¿Qué es CAF?
2. Objetivos
3. Metodología propuesta
4. Resultados
5. Conclusiones
6. Recomendaciones

3. ¿Qué es CAF?
Multilateral
latinoamericana y de
proyección
iberoamericana.
Origen 1970: Convenio
Constitutivo
Misión
-El desarrollo sostenible
-La integración regional

4. Objetivos
OBJETIVO GENERAL
• Diseñar un modelo de optimización de procesos para el centro de
correspondencia de CAF Colombia para contribuir al aseguramiento de la
información manejada y producida en esta organización.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Diagnosticar el estado de gestión de correspondencia en CAF Colombia a través
de entrevista, encuestas y observación.
• Presentar una propuesta de optimización de procesos para el centro de
correspondencia de CAF Colombia justificando los beneficios de este modelo a la
unidad.
• Definir los requerimientos para la formulación del modelo de optimización.

5. Metodología propuesta
Tipo de
investigación
• Aplicada
Instrumentos de
recolección de
datos
• Encuesta
• Entrevista
• Observación

6. Metodología propuesta
Caracterización de la
organización
• Servicios, políticas
gestión de
información
• Comprensión del tipo
de negocio
Reconocimiento de
oportunidades de
mejora
• Diagnóstico:
levantamiento de
procesos, aplicación
de instrumentos
recolección de datos
Propuesta de
optimización
• Optimización de
procesos de
correspondencia
• Requerimientos
financieros, RRHH,
tecnológico, técnico

7. Caracterización de la organización- Servicios
Préstamos a
corto, mediano y
largo plazo
Préstamos
sindicados
Préstamos A/B
Financiamiento
estructurado
Asesoría
financiera
Garantías y
avales
Participaciones
accionarias
Servicios de
tesorería
Cooperación
técnica
Líneas de crédito

8. Caracterización de la organización- Servicios
180
5
95
12
4
8
24
25
6
8
7
ADMIN
CER PLACC
COOPERACIÓN TÉCNICA
CORRESPONDENCIA INTERNA CAF
FINANCIAMIENTO ESTRUCTURADO
FONDO DE INVERSIÓN
INVITACIÓN
LIBRO / REVISTA / CREDENCIAL /
AGRADECIMIENTO
LÍNEA DE CRÉDITO
PRÉSTAMO GARANTÍA NO SOBERANA
PRÉSTAMO GARANTÍA SOBERANA
Tipos de documentos correspondencia CAF Colombia 2014
Campos módulos de:
• Correspondencia
recibida
• Correspondencia
enviada
• Consulta

9. Reconocimiento de oportunidades de mejora- diagnóstico
Entrevista ejecutivo
Dirección de Logística
y Servicios
Administrativos- DLSA
Justificación del
proyecto
CATEGORÍAS ENTREVISTA RAMP
Procesos de correspondencia
Producción de documentosTipos documentales
Políticas (gestión documental
y desarrollo de colecciones)
Gestión de riesgo (seguridad
de información)
Utilización y conservación de
documentos
Sistemas de información Disposición final de los
documentosPolíticas de retención

10. Reconocimiento de oportunidades de mejora- diagnóstico
Encuesta usuarios internos
Identificar necesidades.
-VP
-Flujo de información
-Tipos de documentos
-Realización de consultas
-Tiempos de Retención

11. Reconocimiento de oportunidades de mejora- diagnóstico
4
2
2
0
1
5
4
0
4
0
7
2
0
2
0
0
1
1
0
1
1
0
1
3
1
0
0
1
Solicitudes de crédito
Solicitudes de información
Facturas
Informes
Propuestas a licitaciones
Estados Financieros
Informes anuales
¿Qué tipo de documentos recibe en su oficina
para tramitar?
Procesa Archiva Elabora Revisa
15%
15%
8%
8%8%
31%
15%
¿Qué le gustaría mejorar de la gestión de
correspondencia de CAF Colombia?
Sin categorizar
No sugiere cambios
Mejor recuperación de la
información
Mayor trazabilidad
Mejora de Hoja de ruta
Gestión electrónica de
documentos
Mejora del Sistema de
Información

12. Reconocimiento de oportunidades de mejora- diagnóstico
Encuesta usuarios externos
Identificar necesidades.
-Origen
-Flujo de información
-Tipos de documentos
-Recomendaciones

13. Reconocimiento de oportunidades de mejora- diagnóstico

14. Reconocimiento de oportunidades de mejora- diagnóstico
• Recurso humano
• Levantamiento de procesos de
correspondencia actuales
Centro de
correspondencia CAF
Colombia
Ejecutivo DLSA
Auxiliar
administrativo
Auxiliar de mensajería

15. Recepción

16. Radicación

17. Distribución

18. Distribución

19. Propuesta de optimización
Modelo de
optimización
Optimización de
procesos
Requerimientos
técnicos
Requerimientos
tecnológicos
Requerimientos
de recursos
humanos
Requerimientos
financieros
Requerimientos
de gestión de
riesgo

20. Requerimientos técnicos, tecnológicos y de gestión de riesgo
Requerimientos
técnicos
• Módulos: digitalización, correspondencia
enviada, recibida, consulta y radicación
• Generación de: expedientes virtuales,
estadísticas y reportes, formatos
definidos (CNC, DEC), formato de
control entrega y devolución
correspondencia
• Compatibilidad sistemas agresso y SAP
Requerimientos
tecnológicos
• Windows server
• Windows 7 o superior
• Soporte seguridad de información (ISO
27000)
• Interoperabilidad con otros sistemas
• Repositorio de archivos
• Escalabilidad
Evento Riesgo
• Desastre natural
Pérdida o daño de la información• Corte o interrupciones
causadas por errores
humanos o del sistema
• Fraude
• Errores y omisiones en la
documentación
Pérdida de fondos o daño
reputacional
• Robo y/o divulgación de
información electrónica y
de activos electrónicos
• Ataques maliciosos o
código perjudicial
• Periodos inadecuados de
retención de registros y
de información
Pérdida de información crítica del
negocio que puede llevar a la pérdida
de fondos o daño a la reputación de
la entidad
Puntos de control y aseguramiento de la información
por medio de políticas de gestión documental

21. Propuesta de optimización- Requerimientos recursos humanos
Centro de
correspondencia
CAF Colombia
Ejecutivo de
archivo
Auxiliar
administrativo
Auxiliar de
mensajería
Auxiliar de
digitalización y de
archivo

22. Propuesta de optimización- Requerimientos financieros
OPEX CAPEX
Concepto Inversión (en dólares) Concepto Inversión (en dólares)
Servicios
profesionales de
apoyo y soporte a
usuarios del SGD
20.000 (1) Impresora
para
correspondencia*
y (1) scanner**
13.000
Honorarios auxiliar
de digitalización y
de archivo por un
año (12 meses)
16.800 (2) Lectores
códigos de barras
1.000
Honorarios
ejecutivo de archivo
por un año (12
meses)
90.000 Parametrización,
migración e
implementación
del SGD
45.000
Honorarios auxiliar
de mensajería (12
meses)
16.800
Honorarios
outsourcing de
mensajería (12
meses)
24.000
Total USD 167.600 Total USD 59.000
Total USD 226.600
*Características mínimas: Velocidad de impresión en
negro: hasta 42 ppm, borrador: hasta 72 ppm. Velocidad
de impresión a color: Hasta 42 ppm (A4), hasta 44 ppm
(carta), normal: hasta 42 ppm, borrador: hasta 72 ppm.
Entrada de manejo de papel, estándar: Bandeja de
entrada de 500 hojas y multiuso de 50 hojas. Impresión a
doble cara: automática (estándar)
**Características mínimas: Cama plana, alimentador
automático de documentos. Resolución de escaneo:
Hasta 600 ppp, Capacidad de alimentador de
documentos: estándar 100 hojas. Velocidad de escaneo
del alimentador automático de documentos: Hasta 50
ppm/100 ipm (blanco y negro, color, escala de grises, 200
dpi)

23. Conclusiones
• Diagnóstico documental, justifica la necesidad de optimizar procesos
• Modelo: optimización de procesos y requerimientos con el fin de contribuir al
aseguramiento de la información manejada y producida en esta organización.
• Comprensión de la naturaleza financiera de la unidad así como sus servicios y
cómo éstos se evidencian en la documentación generada, que presentan una
movilidad y actualización constante.
• Importancia del centro de correspondencia ¿área de apoyo o estratégica?
• Precedente a seguir para optimizar procesos documentales en todo CAF
• Formación profesional en Ciencia de la Información en la dimensión de gestión
corporativa en entidades financieras.

24. Recomendaciones
• Generar un ente rector de gestión documental en CAF que actúe gestor
de políticas y normativa ante todas las sedes de esta entidad.
• Diseñar un sistema de gestión de documentos para abarcar por
completo el ciclo de vida de los documentos de esta banca multilateral
y de este modo, incluir esta propuesta dentro todo este sistema.
• Delegar un ejecutivo responsable del levantamiento y divulgación de
estos procesos documentales para permitir de este modo llevarla a un
nivel estratégico.

25. www.caf.com