Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Présentation GTD

4,942 views

Published on

Présentation de GTD avec exercices, en utilisant le format "Job Breakdown" de TWI

Published in: Self Improvement

Présentation GTD

  1. 1. GTD®Getting Things Done (marque déposée de David Allen & Co) www.davidco.com
  2. 2. GTD® « Getting Things Done » Méthode d’organisation personnelle créée par David Allen il y a plus de 30 ans Des millions de lecteurs des livres : • Getting Things Done • Making it all work Une société dédiée: www.davidco.com Des résultats… à condition de l’appliquer ! PRE GTD SCoRE+JBS 2
  3. 3. PRE GTD SCoRE+JBS 3
  4. 4. Quelle est votre situation ? PRE GTD SCoRE+JBS 4
  5. 5. D’où vient le stress ? Lorsque nous conservons des tâches à faire à l’esprit • Le cerveau a peur de les oublier • Et vous les rappelle lorsque vous ne les faites pas – Soit au plus mauvais moment !Il faut se vider la tête régulièrementMettre en place une « boîte de réception » PRE GTD SCoRE+JBS 5
  6. 6. Qu’attendez-vous ? PRE GTD SCoRE+JBS 6
  7. 7. Où vous situez-vous ? Sur une échelle de 1 à 10 • 1 = désordre total • 10 = organisation idéale Vous êtes au niveau : ? PRE GTD SCoRE+JBS 7
  8. 8. Que faites-vous déjà ? PRE GTD SCoRE+JBS 8
  9. 9. Vous savez déjà pratiquer GTD ! Vous savez déjà faire des listes ! • Lorsque vous avez trop de choses à retenir • Lorsque vous êtes stressé • Pour vous simplifier la vie PRE GTD SCoRE+JBS 9
  10. 10. Getting Things DoneGTD c’est : Garder une tête vide Des actions concrètes • rangées dans des listes – à jourPour être productif … en restant serein ! PRE GTD SCoRE+JBS 10
  11. 11. Les activités GTD Collecter ses idées Identifier les actions Organiser les actions en listes • Savoir organiser ses projets Être efficace dans la réalisation Maintenir ses listes à jour • Prendre de l’altitude PRE GTD SCoRE+JBS 11
  12. 12. Collecter ses idées S’effectue en permanence Noter tous les « trucs » qui viennent à l’esprit • Dès qu’ils apparaissent • Déposer dans la boîte de réception PRE GTD SCoRE+JBS 12
  13. 13. Exercice « Collecter » Pour vous aider, les listes de déclenchement personnelle et professionnelle Des feuilles blanches Noter tous les « trucs » que vous avez en tête et envers lesquels vous sentez un engagement à faire quelque chose Les feuilles feront office, temporairement, de boîte de réception PRE GTD SCoRE+JBS 13
  14. 14. Comment agir ? Écrire les « trucs » ne les rend pas actionnables pour autant ! PRE GTD SCoRE+JBS 14
  15. 15. Identifier les actions Prendre un « truc » dans la  Sinon, déterminer le boîte de réception résultat attendu • Ne pas choisir  Déterminer la prochaine • Ne jamais remettre dans la action boîte • Concrète et physique Si ce n’est pas actionnable • Pour avancer vers le résultat • Jeter attendu • Ou noter sur une liste  S’il y a plusieurs actions à un jour / peut-être faire • Ou classer (classement A-Z) • Noter dans la liste des projets PRE GTD SCoRE+JBS 15
  16. 16. Identifier les actions Prendre un « truc » dans la  Sinon, déterminer le boîte de réception résultat attendu • Ne pas choisir  Déterminer la prochaine • Ne jamais remettre dans la action boîte • Concrète et physique Si ce n’est pas actionnable • Pour avancer vers le résultat • Jeter attendu • Ou noter sur une liste  S’il y a plusieurs actions à un jour / peut-être faire • Ou classer (classement A-Z) • Noter dans la liste des projets PRE GTD SCoRE+JBS 16
  17. 17. Exercice « Identifier » Prendre sur votre liste un « truc » qui n’avance pas depuis longtemps Répondre à la question : quel est mon résultat attendu derrière ce « truc » ? Identifier la Prochaine Action concrète et physique qui permet de le faire avancer vers sa réalisation et notez-la. PRE GTD SCoRE+JBS 17
  18. 18. Ça fait beaucoup d’actions ! Que faire de toutes les « Prochaines Actions » identifiées ? Comment s’y retrouver ? PRE GTD SCoRE+JBS 18
  19. 19. Organiser les actions en listes Si la prochaine action  Si c’est daté • Noter dans le calendrier prend moins de • Attention, il faudra 2 minutes impérativement le faire à ce moment-là ! • La faire  Si c’est un papier daté immédiatement ! • Le placer dans l’échéancier Si vous n’êtes pas la  Sinon, le placer dans une meilleure personne liste par contexte pour faire • @Bureau • @Maison • Déléguer • @Téléphone • Suivre dans la liste • @Déplacement en attente • @personne ou réunion PRE GTD SCoRE+JBS 19
  20. 20. Organiser les actions en listes Si la prochaine action  Si c’est daté • Noter dans le calendrier prend moins de • Attention, il faudra 2 minutes impérativement le faire à ce moment-là ! • La faire  Si c’est un papier daté immédiatement ! • Le placer dans l’échéancier Si vous n’êtes pas la  Sinon, le placer dans une meilleure personne liste par contexte pour faire • @Bureau • @Maison • Déléguer • @Téléphone • Suivre dans la liste • @Déplacement en attente • @personne ou réunion PRE GTD SCoRE+JBS 20
  21. 21. Exercice « Organiser » Prendre certains de vos « trucs » et : • Demandez-vous « Quel est le résultat attendu ? » • Identifier la Prochaine Action • Inscrivez-la sur la fiche Contexte correspondanteContextes recommandés par GTD : @Bureau, @Maison, @Téléphone, @Déplacement Le contexte « En attente » Le contexte « Un jour / Peut-être » PRE GTD SCoRE+JBS 21
  22. 22. Quel bazar ?! Comment s’y retrouver avec autant de listes ? Comment choisir la Prochaine Action à faire ? PRE GTD SCoRE+JBS 22
  23. 23. Être efficace dans la réalisation Vider l’échéancier • Dans la boîte de réception • Vider la boîte (cf. « Organiser les actions en listes ») Consulter le calendrier • Faire en priorité ces tâches-ci Faire les prochaines actions • Suivant le contexte • Puis le temps disponible • Puis l’énergie disponible • Puis la priorité En permanence: penser à se vider la tête ! PRE GTD SCoRE+JBS 23
  24. 24. Être efficace dans la réalisation Vider l’échéancier • Dans la boîte de réception • Vider la boîte (cf. « Organiser les actions en listes ») Consulter le calendrier • Faire en priorité ces tâches-ci Faire les prochaines actions • Suivant le contexte • Puis le temps disponible • Puis l’énergie disponible • Puis la priorité En permanence: penser à se vider la tête ! PRE GTD SCoRE+JBS 24
  25. 25. Exercice « Faire » Continuez à traiter votre « boîte de réception » • Identifier les résultats attendus et les Prochaines Actions • Noter les Prochaines Actions dans les bons contextes Les contextes classiques : @Bureau, @Maison, @Téléphone, @Déplacement Les contextes liés à une/des personne(s) « Agenda » : @Chef, @Pointd’Equipe… Les contextes liés au temps: votre Calendrier ! • Heures fixes : rendez-vous • Journée fixe : à faire durant cette journée obligatoirement • Pour les papiers : le « Tickler File ». PRE GTD SCoRE+JBS 25
  26. 26. J’ai fait mais ce n’est pas fini ! Lorsque l’on fait une action, le « truc » n’est pas forcément fini On risque de l’oublier et le stress va revenir ! PRE GTD SCoRE+JBS 26
  27. 27. Gérer ses projets avec GTD (1) Noter dans la liste des projets Créer un Projet • Identifier les buts et principes • Déterminer la vision • Brainstormer • Organiser les idées • Par composants, séquences, priorités… • Identifier les prochaines actions Noter les prochaines actions dans les contextes appropriés PRE GTD SCoRE+JBS 27
  28. 28. Gérer ses projets avec GTD (2) Noter dans la liste des projets Créer un Projet • Identifier les buts et principes • Déterminer la vision • Brainstormer • Organiser les idées • Par composants, séquences, priorités… • Identifier les prochaines actions Noter les prochaines actions dans les contextes appropriés PRE GTD SCoRE+JBS 28
  29. 29. Exemple de mindmap PRE GTD SCoRE+JBS 29
  30. 30. Exercice « Projets » Reprenez votre liste de « trucs » et identifiez tous les projets (deux actions ou plus pour atteindre le but) Notez ces projets sur votre Liste des Projets PRE GTD SCoRE+JBS 30
  31. 31. Oui, mais le projet n’avance pas ! Parfois, le projet est référencé, mais pourtant il n’avance pas PRE GTD SCoRE+JBS 31
  32. 32. Gérer ses projets avec GTD (2) Noter dans la liste des projets Créer un Projet • Identifier les buts et principes • Déterminer la vision • Brainstormer • Organiser les idées • Par composants, séquences, priorités… • Identifier les prochaines actions Noter les prochaines actions dans les contextes appropriés PRE GTD SCoRE+JBS 32
  33. 33. « Planification »• Planification habituelle : 1. On fonce (action) ! 2. Quel bazar !  Organisation ! 3. On n’y arrive pas : brainstorming « qui a une bonne idée ? » 4. Arrivée du consultant : « mais que voulez- vous faire ?! » • Planification naturelle® : 1. Définir le but et la vision 2. Définir les principes à respecter 3. Brainstorming (jusqu’au niveau nécessaire) 4. Organiser les idées (composants, séquences, priorités) PRE GTD SCoRE+JBS 33 5. Identifier les Prochaines Actions
  34. 34. Oui, mais je ne sais pas où je vais ! Parfois, plus que les projets, c’est nous-même qui ne savons pas où nous allons PRE GTD SCoRE+JBS 34
  35. 35. Altitudes Prochaines Actions Projets Périmètres de responsabilités Objectifs à 1 ou 2 ans Vision 3 à 5 ans Valeurs personnelles PRE GTD SCoRE+JBS 35
  36. 36. Exercice « Altitudes » Piste de décollage : Prochaines Actions  Ce qu’il faut faire 10 000 pieds : Projets  Ce qu’il faut terminer 20 000 pieds : Périmètre de responsabilités  Ce qu’il faut maintenir 30 000 pieds : Objectifs à 1 ou 2 ans Ce que l’on souhaite réaliser 40 000 pieds : Vision 3 à 5 ans  Ce à quoi ressemble le succès à long terme 50 000 pieds : Valeurs  Ce que vous êtes, la manière dont vous « fonctionnez » PRE GTD SCoRE+JBS 36
  37. 37. Je n’arriverai jamais à tout faire ! Cela fait beaucoup de choses à gérer ! PRE GTD SCoRE+JBS 37
  38. 38. Maintenir ses listes à jour Revue hebdomadaire • Prochaines actions • En attente • Calendrier (passé et futur) • Un jour / peut-être • Liste des projets • Projets • Se vider complètement la tête (cf. listes de déclenchement) PRE GTD SCoRE+JBS 38
  39. 39. Exercice « Revue hebdomadaire » Choisissez d’ores et déjà un créneau de 2 heures dans votre agenda pour votre revue hebdomadaire. OBLIGATOIRE! Suggestions : • Vendredi matin ou après-midi • Dimanche soir • Lundi matin PRE GTD SCoRE+JBS 39
  40. 40. Le workflow GTD C’est bien beau tout ça, mais comment on déroule la méthode ? PRE GTD SCoRE+JBS 40
  41. 41. Phase « collecter » PRE GTD SCoRE+JBS 41
  42. 42. Phase « Identifier » PRE GTD SCoRE+JBS 42
  43. 43. Phase « Organiser » PRE GTD SCoRE+JBS 43
  44. 44. Phase « Faire » PRE GTD SCoRE+JBS 44
  45. 45. Phase « Revoir » PRE GTD SCoRE+JBS 45
  46. 46. Et dans la journée… Faire le travail prévu • Calendrier • Échéancier • Listes d’Actions (selon contexte) Faire le travail qui se présente • S’il est plus urgent • Sinon, boîte de réception ! Prévoir son travail • Dérouler le workflow GTD PRE GTD SCoRE+JBS 46
  47. 47. Organisation pour le mail Dossier Boîte d’arrivée = Inbox • On ne choisit pas ! • Un élément à la fois • Ne jamais remettre dans la boîte d’arrivée Dossier AA Prochaines Actions Dossier AA En attente Intégrer la gestion de la boîte mail dans les revues quotidiennes et hebdomadaires PRE GTD SCoRE+JBS 47
  48. 48. Exemple de messagerie PRE GTD SCoRE+JBS 48
  49. 49. À vous le choix !Décider des Prochaines Éviter de penser à ce qu’ilActions sur les projets faudrait précisémentdès qu’ils apparaissent faire jusqu’au derniersur votre radar puis les ou moment, puis bradergrouper efficacement en vos activités pourcatégories d’actions à essayer de rattraper leréaliser en fonction du retard et éteindre lescontexte feux PRE GTD SCoRE+JBS 49
  50. 50. Commencer votre système GTD Papier ? • Modèles  http://wikinet.group.echonet/display/ITPSGTD • Orgacity  http://www.orgacity.com/ Électronique ? • Téléphone portable • Ordinateur cf. 4e de couverture de votre livret PRE GTD SCoRE+JBS 50
  51. 51. Que vouliez-vous ? Passer d’oublis et de stress À de la productivité sereine • Des résultats • De l’efficacité • De la sérénité PRE GTD SCoRE+JBS 51
  52. 52. Supposons que vous pratiquiez GTD… Quelles nouvelles actions de votre part verront vos collègues? PRE GTD SCoRE+JBS 52
  53. 53. Quelle est votre Prochaine Action ? Vous saviez déjà faire Vous savez maintenant faire à fond… Quelle action rapide pouvez-vous mettre en œuvre immédiatement pour passer de « n » à « n+1 » en matière d’organisation ? PRE GTD SCoRE+JBS 53
  54. 54. Qu’en pensez-vous ? À l’écoute de vos remarques… Revue de vos attentes initiales Quelles sont vos prochaines actions ? PRE GTD SCoRE+JBS 54

×