Cartilla

2. Cargue virtual de documentos y solicitud
de inspección
Dirección Operaciones Sanitarias-Puerto Cartagena
Oficina Puerto Cartagena
Dirección: Carrera 28 #27-18 Manga
Tel: (57)(5) 6607987
Cartagena (Bolívar), Colombia
www.invima.gov.co
PAUTAS PARA FUNCIONARIOS

3. Propósito
 Reducción utilización de recursos y
elementos físicos.
 Sistematización del tramite.
 Facilidad y ahorro de tiempo en
desplazamientos del personal de
agencias de aduanas.
 Agilidad y oportunidad en la respuesta
al usuario.

4. Contexto
1. Generación de
Solicitud Inspección
Sanitaria en Puerto
(Pagina Web)
2. Cargue de
Documento
(Pagina Web)
3. Solicitud de
Agendamiento
(Correo electrónico)
Inspección: Física o Documental

5. Organización correo
agendacartagena@invima.gov.co

6. Password: Invima2019*
TIPO DE CARGA: Contenedor / Carga suelta: Cross docking, consolidado, etc.
(Para exportación)
CANTIDAD Y NÚMERO DE CONTENEDORES: Todos incluidos en BL (en caso de
inspección conjunta se deberá señalar el/los elegido(s) por otras entidades)
NUMERO DE DOCUMENTOS ADJUNTOS (Cantidad de archivos subidos al
sistema)
NÚMERO DE LICENCIA IMPORTACION
FECHA ESTIMADA DE INSPECCION (Día, Fecha y Hora)
OTRAS ENTIDADES QUE ACTUARAN (Inspección conjunta)
IDIOMA DEL CIS (Cuando aplique)
OTRA INFORMACION: ej. Carga compartida con otros radicados
FIRMA DEL CORREO Nombre, cargo y número de contacto en caso de que el
inspector requiera comunicación.
NO es para adjuntar documento
Un mail por cada radicado.
Orden cronológico de recepción
HORARIO DE ENVIO Y RECEPCION:
L a V: 08:00 – 17:00
S: 08:00 - 12:00
Cualquier respuesta a
requerimiento debe ser
generada bajo misma
cadena de correo.
Forma del mensaje

7. Estructura del
correo: Diseño
Subcarpeta por cada
funcionario del PAPF,
incluyendo los
funcionarios locales, para
mover los correos de los
radicados asignados.
Carpeta para guardar temporalmente los correos
de radicados con pendientes de todos los PAPF.
Carpeta por cada
PAPF que va a
intervenir en la
revisión documental.,
incluyendo el puerto
local y los de apoyo.
Carpeta para mover los correos de trámites
radicados por PAPF pendientes de impresión para
programar inspección.
Carpeta para guardar trámites finalizados y
finalizados con observación ya radicados.
Tramite que genera lista de chequeo
con requerimiento que no permite
proceder a inspección, ó sea se debe
subsanar para confirma movilización
de contenedor
Tramite con requerimiento en el que
se debe generar lista de chequeo ni
revisión de documentos.
Tramite en el que se ha
generado
satisfactoriamente lista
de chequeo.
Tramite en el que se
genera lista de chequeo
con observación pero
procede a inspección.
Son
excluyentes

8. Estructura del correo: Respuesta
automática

9. Estructura del correo: Pie de respuesta correo
Aquí se debe anotar el nombre de
funcionario que esta remitiendo el
correo con requerimiento.

10. Ejemplo de semaforización, trámite clasificado para inspección física, que se le
generó requerimiento en su momento de revisión y verificación, pero que fue
subsanado y se genero lista de chequeo para inspección sin observación

11. Ejemplo de semaforización: trámite clasificado para inspección física, con algún
incumplimiento previo a lista de chequeo, se subsano pero se le generó requerimiento(s) en
su momento de revisión y verificación que pudo ser parcialmente subsanado y se genero
lista de chequeo para inspección con algún pendiente en observación

12. Situaciones y
condiciones

13. Accesos
1. Habilitar acceso a Sivicos desde sitios de apoyos
2. Acceso y contraseña de aplicativos y plataformas de consulta
• App Sivicos: Usuario y Password
• App Registro Sanitario: Usuario y Password
• App Correspondencia: Usuario y Password
• Vuce SIIS Exportaciones: Usuario y Password
• Vuce Importaciones 2.0 (Licencias nuevas REG): Usuario y Password
• Vuce Importación 1.0 Licencias viejas LIC): Usuario y Password
• Otros?

14. Tiempos de
Respuesta
Complejidad del tramite
Volumen de tramite – Horas Pico
¿Línea base? - Producto de la implementación
¡RESPONDER LLAMADA!
Capacidad Invima: Responsabilidad del Instituto

15. COMUNICACION
TELEFONICA OPORTUNA Y
PERMANENTE
Tel.: 6607987
NOTIFICACION CORREO
LIDER OFICINA
ablancov
CORREO AGENDAMIENTO
agendacartagena
ACOMPAÑAMIENTO AL
CASO PUNTUAL
Excepción
Pautas para los casos de exportaciones carga suelta

16. REVISION DE
DOCUMENTOS
NO PROCEDE A
RADICAR
PROCEDE A
RADICAR
NO PROCEDE A
INSPECCION
PROCEDE A
INSPECCION
CON
OBSERVACION
CONFORME
1. Responder a usuario por
correo los requerimiento.
2. Usuario Subsana y
responde el mismo correo.
3. Redistribución
1. Se responde a través de la lista de chequeo
con requerimiento: “No procede a inspección
hasta tanto…”
2. Usuario subsana y responde en el mismo
correo de la solicitud.
3. Redistribución
1. Se responde a través de la lista de chequeo
con requerimiento: “No procede a
certificación hasta tanto…”
2. Usuario subsane y notifica a inspector.
3. Inspección y/o certificación
1. Programación
2. Inspección y/o certificación
Posibles situaciones y
comunicación a usuario

17. Propuesta: como diligenciar observaciones en lista de chequeo
Perfilamiento SOA.
Sivico genera este
anuncio
automáticamente
Numero(s) de
contenedor(es) a movilizar
Esta información se
proporciona en el correo de
solicitud
Sitio de inspección o
puerto. Esta
información se
proporciona en el
correo de solicitud
Numero de Vuce SIIS (solo
para exportaciones). Esta
información se proporciona en
el correo de solicitud
Idioma del CIS Invima (solo
para exportaciones). Esta
información se proporciona
en el correo de solicitud
Anuncio de
desistimiento tácito.
Sivico genera este
anuncio
automáticamente Descripción de requerimiento cuando aplique.
Se debe terminar escribiendo el correo
electrónico del funcionario que genera el
requerimiento - yxxxxp@invima.gov.cov
Iniciar con expresiones tales como:
“No procede a inspección hasta tanto…”
“No procede a certificación hasta tanto…”

18. Procedimiento

19. 1) Usuario
carga
documentos
2) Usuario
envía correo
a agenda
puerto
4)
Administrador
revisa correo y
verifica tipo
de inspección
5) Administrador
asigna inspector
y mueve correo
a la subcarpeta
Físicos
6) Inspector
verifica
documentos
¿Debe radicar
físicos?
9) SI Físicos
7) NO – Trámite
fallido
Documentales
6) Inspector
verifica
documentos
¿Debe radicar
documentales?
8) SI
Documentales
Administrador
organiza –
carpetas e
inspectores y
gestiona correo
Líder de
puerto
programa
inspectores
3) Respuesta
automática del
correo agenda
puerto al correo
usuario
Diagrama de Flujo

20. 7) NO - Trámite
Fallido
Inspector envía correo al
usuario informando estado
y causas
Usuario Subsana
Usuario informa por correo
a agenda puerto
Administrador revisa y
verifica tipo de inspección
paso 4)
Administrador asigna
inspector y lo mueve a la
subcarpeta paso 5)
Diagrama de Flujo

21. 8) SI -
Documentales
Inspector
verifica
¿Cumple?
8b) NO Requerimiento
Se envía correo por
Sivicos a usuario
con lista de
chequeo
Usuario Subsana
Usuario envía
correo a agenda
puerto
Administrador
asigna inspector
para iniciar en paso
8)
8a) SI
Inspector verifica,
genera y envía CIS por
Sivicos al correo del
usuario
Diagrama de Flujo

22. 9) SI -
Físicos
Inspector
verifica
¿Cumple?
9a) SI
Inspector envía
correo por Sivicos
a usuario con lista
de chequeo
Usuario
tramita en
puerto
programa
inspección
Inspector
asignado
Realiza
inspección /
toma
muestra
¿Cumple?
SI
Genera
acta
Genera
protocolo
rotulado
Genera y
envía CIS
NO
Se hace
requerimiento
en acta y se
consigna en CIS
Usuario informa
subsanación
Inspector local
imprime radicado
y lista de chequeo
y el de apoyo
mueve correo a
para impresión
9c) SI Procede
Inspección con
Observación
Inspector envía
correo por Sivicos
con lista de
chequeo con
observación
9b) NO
Correo por Sivicos a
usuario con lista de
chequeo informando
requerimientos
Usuario Subsana
Usuario informa
Subsanación por
agenda puerto
Administrador
asigna inspector
para iniciar en
paso 9)
Diagrama de Flujo

23. Roles
• El líder de puerto elabora la programación mensual con rotación semanal
de funcionarios locales (del puerto) y apoyos (no pertenecientes al puerto)
según disponibilidad, definiendo función y horarios. Es necesario de parte de
todos los funcionarios mantener una comunicación permanente con el líder
del puerto para informar con la mayor anticipación posible las novedades
(incapacidades, permisos y demás contingencias), para hacer los ajustes
necesarios y minimizar los impactos en la revisión de documentos hacia los
usuarios.
• Los administradores de correo, mantendrán organizado el correo de agenda
del puerto con las carpetas y subcarpetas necesarios según los PAPF y los
funcionarios locales y de apoyo, tal como se muestra en el ejemplo.
•Los inspectores atenderán los tramites asignados a su carpeta atendiendo
oportunamente el correo, y respetando las reglas y pautas establecidas para el
manejo del mismo.

24. 1) El administrador del correo en puerto durante el turno lo revisa regularmente, teniendo en cuenta los
horarios de movilización del puerto y funcionarios, verificando en Sivicos si se trata de importaciones,
exportaciones, documentales o físicos.
2) El administrador del correo realiza la asignación de radicados a los funcionarios (locales y de apoyo)
según programación y función, moviendo el correo del usuario de la bandeja de entrada a la carpeta
del PAPF y subcarpeta del funcionario, marcando el correo con la bandera según codificación
(documental o físico ).
3) Los funcionarios del puerto (locales y de apoyo) en el horario programado revisan permanentemente
la subcarpeta que les corresponde para verificar los radicados asignados (que pueden ser de primera
vez o subsanación), realizan la verificación de documentos.
ABC del proceso

25. 4) El trámite NO se puede revisar/radicar (refiriéndose al diligenciamiento de la lista de chequeo), sean
documentales o físicos. El correo se marca como trámite fallido y se mueve a la carpeta de
pendientes, a la espera de la subsanación por parte del usuario. Las razones del trámite fallido
pueden ser; por mala clasificación del producto lo cual hace cambiar el tipo de inspección o por
tramite de selectividad en VUCE para las exportaciones, no existe visto bueno del Invima en licencia de
importación o no coincide la transacción del pago con la transacción que figura en la solicitud de
inspección:
a. El inspector igual revisa los documentos y responde desde agendacartagena@Invima.gov.co al
correo del usuario, informando el estado del trámite, todas las causas por las cuales no se
puede radicar y los requerimientos (de documentos) si los hay. El inspector marca el correo
como trámite fallido y lo mueve a la carpeta de pendientes de
agendacartagena@Invima.gov.co .
b. El usuario subsana.
c. El usuario informa al correo de agendacartagena@Invima.gov.co la subsanación.
d. El administrador revisa y verifica tipo de inspección. El trámite vuelve a paso 1).

26. 5) El trámite se clasifica como inspección DOCUMENTAL y SE PUEDE RADICAR:
a. El inspector verifica documentos y CUMPLE: genera y envía el CIS automáticamente por Sívicos al correo
del usuario. El correo se marca como finalizado y se mueve a la carpeta Terminados.
b. El inspector verifica documentos y NO CUMPLE, se genera un requerimiento.
i. Se envía la lista de chequeo por Sivicos automáticamente al correo del usuario en la cual se
describen los requerimientos en el campo observaciones. El inspector marca el correo como
pendiente y lo mueve a bandeja de Pendientes de agendacartagena@Invima.gov.co.
ii. El usuario subsana.
iii. El usuario envía correo a agenda puerto informando subsanación.
iv. El administrador asigna nuevamente el trámite para que inicie en el paso 5), dando prioridad al
inspector que realizó la primera o anterior revisión.

27. 6) El trámite se clasifica como INSPECCIÓN FÍSICA y SE PUEDE RADICAR:
a. El inspector verifica los documentos y CUMPLE:
i. Se genera y envía por Sivicos la lista de chequeo automáticamente al correo del usuario informando número de
contenedores a inspeccionar y confirmando el sitio de inspección.
ii. Si el inspector que realizó la revisión de documentos es local, imprime lista de chequeo y radicado, lo coloca en la
bandeja correspondiente para programación de inspección y marca el correo como finalizado y se mueve a la
carpeta de terminados. Si el inspector que realizó la revisión es de apoyo, marca el correo como finalizado y lo
mueve a la carpeta para impresión del PAPF donde pertenece.
iii. El administrador del correo previo a los cortes establecidos revisa las carpetas para impresión e imprime la lista
de chequeo y el radicado, asignándolas al sitio de inspección.
iv. El usuario realiza la gestión para la programación de la inspección (movilización). El puerto informa la
programación y se ejecuta la inspección:
• Se realiza la inspección y SI CUMPLE; el inspector genera acta, diligencia protocolo de
rotulado, genera y envía automáticamente el CIS por Sivicos al correo del usuario.
• Se realiza la inspección y NO CUMPLE; el inspector envía correo al usuario por su correo
institucional informando requerimientos. El usuario subsana e informa al correo del
inspector. Así hasta proceder a generación y envío de CIS por Sivicos al correo del
usuario.

28. 6) El trámite se clasifica como INSPECCIÓN FÍSICA y SE PUEDE RADICAR:
b. El inspector verifica los documentos y NO PROCEDE A INSPECCIÓN. Se incluye como incumplimiento la inexistencia
comprobable del Certificado Sanitario de Origen para productos de alto riesgo de origen animal:
i. Se genera y envía la lista de chequeo por Sivicos automáticamente al correo de usuario informando todos los
requerimientos.
ii. El inspector marca el correo como pendiente y lo mueve a la carpeta de pendientes.
iii. El usuario subsana e informa al correo agendacartagena@Invima.gov.co. El administrador asigna nuevamente el
trámite para que inicie en el paso 6), dando prioridad al inspector que realizó la primera o anterior revisión.
c) El inspector verifica los documentos y PROCEDE A INSPECCIÓN CON OBSERVACIÓN: Se incluye como observación
allegar original de Certificado Sanitario de Origen para productos de alto riesgo de origen animal
i. Se genera y envía por Sivicos automáticamente correo al usuario con la lista de chequeo informando los
requerimientos pendientes de cumplir en inspección.
ii. Si el inspector que realizó la revisión de documentos es local, imprime lista de chequeo y radicado, lo coloca en
la bandeja correspondiente para programación de inspección y marca el correo como finalizado con
observación y se mueve a la carpeta de Terminados. Si el inspector que realizó la revisión es de apoyo, marca
el correo como finalizado con observación y lo mueve a la carpeta para impresión del PAPF donde pertenece.
iii. Se actúa acorde a paso 6a) iii - iv.

29. Dirección Operaciones Sanitarias-Puerto Cartagena
Oficina Puerto Cartagena
Dirección: Carrera 28 #27-18 Manga
Tel: (57)(5) 6607987
Cartagena (Bolívar), Colombia
www.invima.gov.co