Prezentacja z konferencji. Jeżeli masz pytania, zapraszam do kontaktu: beata.marek@cyberlaw.pl

1. PROJECT
X
1
Obowiązki prawne w zakresie
archiwizacji danych
Beata Marek
Warszawa, 23 luty 2016

2. PROJECT
X
2
Czym się zajmujemy?
Biznes | Prawo | Cyberbezpieczeństwo
E-USŁUGI,
CLOUD COMPUTING,
BIG DATA,
INTERNET RZECZY
DANE OSOBOWE
PRAWO AUTORSKIE,
BAZY DANYCH,
ZNAKI TOWAROWE,
PATENTY,
DOMENY
MEDIA, REKLAMA,
OCHRONA
WIZERUNKU
BEZPIECZEŃSTWO
INFORMACJI, BYOD

3. PROJECT
X
3
Dane a informacja

4. PROJECT
X
4
Archiwizujemy dane. Chronimy informacje
Dane osobowe
• Dane osobowe zwykłe
• Dane osobowe szczególnych
kategorii (sensytywne)
- pochodzenie rasowe lub etniczne
- poglądy polityczne
- przekonania religijne lub
światopoglądowe
- przynależność do związków
zawodowych
- dane genetyczne lub dane
dotyczące zdrowia
- dane dotyczące seksualności
- o wyrokach skazujących za
przestępstwa i o przestępstwach
Dane firmowe
• Dane finansowe
• Dane dotyczące negocjacji
• Dane dotyczące umów
• Dane dotyczące efektywności pracy
• Dane zawierające badania rynku
• Dane zawierające know-how
• Dane zawierające tajemnice
• Inne dane poufne

5. PROJECT
X
5
Cele archiwizacji
Zgodność z przepisami
Dane są archiwizowane i
usuwane gdy nie ma obowiązku
ich przetwarzania
Big data
Dane są zapisywane i
przechowywane na potrzeby
dokonywania analiz, rozwoju
firmy, zwiększenia
konkrurencyjności

6. PROJECT
X
6
Obowiązki prawne
zależą od informacji,
które są
przetwarzane
(przechowywane)
Przykłady:
Dokumentacja pracownicza
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia
28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze
stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt
osobowych pracownika.
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach.
01
02
Dokumentacja księgowo-rachunkowa
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
• Ustawa z dnia 16 września 2011 r. o redukcji niektórych
obowiązków obywateli i przedsiębiorców
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie
ubezpieczeń społecznych.
• Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach
z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

7. PROJECT
X
7
Dokumentacja pracownicza

8. PROJECT
X
8
Akta osobowe
Część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
Część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
Część C - dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być:
• Ponumerowane
• Ułożone w porządku chronologicznym
• Kompletne
Akta osobowe i dokumentacja
• Forma papierowa lub elektroniczna
• Archiwum zakładowe albo podmiot przechowujący dokumentację (likwidacja/upadłość)
• Informacje uporządkowane, przechowywane w warunkach niegrożących uszkodzeniem,
zniszczeniem lub kradzieżą dokumentacji
• Pracownik ma prawo dostępu do danych go dotyczących (prawo podmiotu danych)

9. PROJECT
X
9
Okres przechowywania
Dokumentacji pracowniczej
Wnioski urlopowe
Inne
• Inne wypadki niż w
dokumentach BHP
• Analiza wypadków i
chorób
zawodowych
Dokumenty BHP
• Wypadki zbiorowe,
śmiertelne i
powodujące
inwalidztwo
Akta osobowe
• od od zakończenia
stosunku pracy
50 lat
25 lat
10 lat
2 lata

10. PROJECT
X
10
Archiwizacja w systemach
teleinformatycznych
Architektura
własna
Zgodność z SZBI Analiza GRC
+
umowa powierzenia
przetwarzania danych
osobowych
Architektura
procesora

11. PROJECT
X
11
Dokumentacja księgowo-rachunkowa

12. PROJECT
X
12
Dokumentacja podatkowa
• Forma papierowa lub elektroniczna
• Archiwum zakładowe albo podmiot przechowujący dokumentację
• Informacje uporządkowane, kompletne, przechowywane w warunkach niegrożących uszkodzeniem,
zniszczeniem lub kradzieżą dokumentacji
• Inspektor ma prawo dostępu do danych
Dokumentacja rachunkowa
Dowody księgowe, księgi rachunkowe
• Forma papierowa lub elektroniczna
• Archiwum zakładowe albo podmiot przechowujący dokumentację
• Informacje czytelne, oznaczone, w porządku chronologicznym i systematycznym, przechowywane
w warunkach umożliwiających wydruk lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych,
niegrożących uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą lub nieupoważnionym rozpowszechnieniem
dokumentacji, zapewniające trwałość zapisu
• Inspektor ma prawo dostępu do danych

13. PROJECT
X
13
Dokumentacja ZUS i FUS
Dokumentacja na potrzeby ZUS (deklaracje rozliczeniowe, raporty, dokumenty korygujące)
Dokumentacja na potrzeby FUS (listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których
następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty)
• Forma papierowa lub elektroniczna
• Archiwum zakładowe albo podmiot przechowujący dokumentację
• Sposób przechowywania określają przepisy związane z bezpieczeństwem informacji
• Inspektor ma prawo dostępu do danych

14. PROJECT
X
14
Okres przechowywania
Dokumentacji księgowo-rachunkowej
Dowody księgowe dotyczące
wpływów ze sprzedaży
detaliczne
Dokumenty dotyczące rękojmi i
reklamacji
1 rokDo dnia zatwierdzenia sprawozdania
finansowego za dany rok obrotowy, nie
krócej niż do dnia rozliczenia osób,
którym powierzono składniki aktywów
objęte sprzedażą detaliczną

15. PROJECT
X
15
Okres przechowywania
Dokumentacji księgowo-rachunkowej
Dokumenty podatkowe, księgi rachunkowe
karty wynagrodzeń pracowników bądź ich
odpowiedniki
dowody księgowe dotyczące środków
trwałych w budowie, pożyczek, kredytów
oraz umów handlowych, roszczeń
dochodzonych w postępowaniu cywilnym
lub objętych postępowaniem karnym albo
podatkowym
dokumentacja przyjętego sposobu
prowadzenia rachunkowości i dokumenty
inwentaryzacyjne, pozostałe dow. księgowe
Listy płac, karty wynagrodzeń albo
inne dowody, na podstawie których
następuje ustalenie podstawy wymiaru
emerytury lub renty
50 lat5 lat
Dokumentacja
podatkowa, rachunkowa
i rozliczenia ZUS

16. PROJECT
X
16
Archiwizacja w systemach
teleinformatycznych
Architektura
własna
Zgodność z SZBI Analiza GRC
+
umowa powierzenia
przetwarzania danych
osobowych
Architektura
procesora

17. PROJECT
X
17
Bezpieczeństwo informacji
zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych
• Poufność
• Integralność
• Dostępność
• Rozliczalność
• Autentyczność
• Niezaprzeczalność
• Niezawodność

18. PROJECT
X
18
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych
Status prac
2014 2015 2016 2017 20182012
Projekt
Komisji
Europejskiej
Projekt
Parlamentu
Europejskiego
Projekt Rady
i
Zakończenie
trilogu
Przyjęcie
przepisów
Procedura
zmian w
przepisach
krajowych
Obowiązywanie
nowych
przepisów

19. PROJECT
X
19
Pomocnik RODO
Co zmienia rozporządzenie o ochronie danych i jak stosować nowe przepisy?
Interaktywne karty
Wypowiedzi zaproszonych ekspertów
Forum i przydatne dokumenty

20. PROJECT
X
20
T: (+48) 500 435 372
E: beata.marek@cyberlaw.pl
Kontakt
Dziękuję za uwagę
J