Este documento presenta una breve introducción a la mejora de procesos. Explica que los procesos están orientados a describir las actividades y su orden, y que si un proceso tiene muchas actividades puede ser complicado de entender. También cubre cuatro enfoques para documentar procesos - descripción, normalización, rediseño y reingeniería - y recomienda clasificar los procesos para priorizar en qué trabajar y con qué enfoque. Finalmente, destaca la importancia de medir los procesos con indicadores.

1. Brevísima introducción a la mejora
de procesos
Marzo 2018

2. Cuando queremos detallar
el trabajo de ciertos roles
de nuestra empresa
debemos hacerlo a nivel
de actividades, un rol
tendrá participación en
algunas actividades de uno
o más procesos. El detalle
de su labor será entonces
la descripción de como
debe ejecutar esas
actividades.

3. Los procesos están
típicamente orientados a
decir las actividades y le
orden entre ellas.
Si el proceso tiene muchas
actividades hace
complicado el adecuado
entendimiento por parte
de los usuarios que
participan en su ejecución.
Un elemento que se debe
considerar adicionalmente
son las reglas de negocio
ligadas al proceso.

4. Cuando se trata de documentar procesos se puede hacer con cuatro(4) acercamientos
diferentes a la labor:
Enfoque de trabajo Detalle
Descripción
Detallar los pasos a seguir tal cual se están ejecutando
actualmente, sin validar si son los correctos o si hay formas
mejores de llevar a cabo dichas tareas.
Normalización
Identificar las diferentes formas en que se están ejecutando las
tareas, sopesarlas, para luego analizar y definir una forma
estándar de desarrollar esas tareas
Rediseño
Identificar con una visión crítica la forma en que se ejecutan las
actividades, trabajar con los usuarios respecto a las mejoras
posibles y, teniendo en cuenta los objetivos de la Dirección con
respecto a dicho proceso, proponer una versión mejorada
Reingeniería
Enfoque disruptivo donde se parte casi de cero para de manera
abierta y sin paradigmas, pensar en ideas para definir que
tareas se requieren para ese procedimiento y la mejor manera
de ejecutarlas

5. Luego se recomienda clasificar los procesos para establecer una priorización en el trabajo a
realizar y con qué enfoque ejecutar el trabajo de documentarlos:
Mucho “dolor”
en el proceso y
bajo valor para
el negocio
Mucho “dolor”
en el proceso y
alto valor para
el negocio
Poco “dolor”
en el proceso y
bajo valor para
el negocio
Poco “dolor”
en el proceso y
alto valor para
el negocio
Al clasificar los procesos en los 4
cuadrantes se puede definir:
-Por cuales iniciar y también …
- En cuales hay que hacer un trabajo
de rediseño y en cuales solo
describir el procedimiento como se
ejecuta actualmente.
Dolor
Valor

6. El proceso es algo estático y las actividades que contiene son dinámicas ya que las
actividades serán la ejecución de dicho proceso.
Es importante que se considere la definición de indicadores de ejecución del proceso para
que se haga esa medición y sirva para la gestión de los resultados producidos por el
proceso/actividades y para conocer la performance/desempeño del proceso/actividades.
Tabla ejemplo de indicadores
de procesos/actividades de
administración

7. La ficha básica de identificación de un proceso debería tener al menos los elementos
graficados:
Entrada Salida
Indicadores
del negocio
Desempeño
del proceso
Aplicaciones Datos Seguridad
Actividades Reglas Roles/Areas