Tài liệu hướng dẫn về báo cáo, liên lạc và thảo luận trong nhóm IoT, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc truyền đạt thông tin rõ ràng và chính xác. Nó đề xuất các nguyên tắc cho báo cáo, bao gồm báo cáo kịp thời, phân biệt giữa thực tế và phán đoán cá nhân, và việc cần thiết phải báo cáo thường xuyên. Cuối cùng, nó khuyến khích sự chân thành và cầu thị trong thảo luận để thể hiện sự tín nhiệm và tìm kiếm giải pháp hiệu quả.

1. 報ー連ー相
IOT TEAM - NGÔ DUY SƠN

2. I. Báo cáo - 報告
IOT TEAM - NGÔ DUY SƠN

3. Mục lục
I. Thời điểm - Yếu tố quan trọng nhất
II. Định nghĩa
III. Tips

4. Thời điểm - Yếu tố quan trọng nhất
Bad
Normal
Good
Ngáo!
Tiên
tri
Tìm hiểu
Code
PR
Review

5. Mục lục
I. Thời điểm - Yếu tố quan trọng nhất
II. Định nghĩa
III. Tips

6. Định nghĩa
Sự kiện! Báo cáo
Chỉ thị
Phán đoán/ Chỉ thị

7. Định nghĩa
Là việc truyền đạt tình trạng thực hiện chỉ thị được giao hay
ảnh hưởng của một sự kiện mới tới công việc đang làm của
cấp dưới lên cấp trên.

8. Định nghĩa
 Đối tượng báo cáo hướng tới: Cấp trên
 Nội dung báo cáo:
 Sự việc xảy ra
 Quá trình làm
 Kết quả
 Nội dung chính của báo cáo không phải là ý kiến chủ quan, cảm tưởng hay ý kiến cá
nhân của người báo cáo

9. Mục lục
I. Thời điểm - Yếu tố quan trọng nhất
II. Định nghĩa
III. Tips

10. Tips
1. Báo cáo từ kết luận đầu tiên
2. Nghĩ tới tình trạng của người nhận báo cáo
3. Phân định rõ ràng giữa thực tế và phán đoán của bản thân
4. Tình trạng xấu phải được báo cáo trước, nhanh, gọn, chính xác
5. Không ngần ngại báo cáo thường xuyên

11. 1. Đi từ kết luận
 Chủ đề
 Báo cáo về vấn đề gì
 Kết luận
 Bổ xung thông tin, diễn giải
 Bối cảnh, lý do, quá trình
 Ý kiến cá nhân
 Nói ngắn gọi ý kiến cá nhân của mình về vấn đề
Cấp trên luôn mong muốn được biết kết quả trước tiên

12. 2. Hoàn cảnh hiện tại của cấp trên
 Không chỉ cần chú ý tới tình trạng hiện tại của bản thân, mà còn phải chú ý xem
cấp trên đang trong hoàn cảnh nào
 Xem xét hoàn cảnh của cấp trên rồi mới quyết định
 Nếu không thể báo cáo ngay thì nên hỏi xem lúc nào phù hợp
Việc nắm được thời điểm lúc nào cấp trên có thời gian nghe
báo cáo là yếu tố quan trọng giúp báo cáo thuận lợi

13. 3. Thực tế VS Phán đoán cá nhân
 Phân biệt rõ giữa phán đoán, ý kiến cá nhân và sự việc thực tế
 Không nói phán đoán của bản thân như thể là đang nói thực tế sự việc xảy ra
 Khi bắt đầu nói về ý kiến cá nhân của mình luôn phải mào đầu [ Theo em nghĩ là...]
 Báo cáo phải rõ ràng (gắn đầy đủ tài liệu tra cứu...)
Tránh để cấp trên phán đoán nhầm tình hình

14. 4. Xấu phô ra =))
 Không nên một mình cố gắng giải quyết vấn đề
 Dù có buồn phiền thì cũng chả giải quyết được vấn đề gì
 Không giấu diếm mà nói thẳng ra
 Sự giúp sức của senior hay sếp sẽ giúp phòng ngừa được lỗi lớn hay rắc rối có khả
năng phát sinh
 Khi đó cần chân thật nói ra nhận định, ý kiến cá nhân của mình
Vấn đề, điềm xấu là cái phải ưu tiên báo cáo trước tiên

15. 5. Báo cáo thường xuyên
 Đừng dựa vào tiêu chuẩn cá nhân để đánh giá sự ưu tiên
 Nếu ko chắc chắn thì cứ báo cáo để hỏi
 Thời điểm bắt đầu luôn có nhiều điều chưa biết nên hãy hỏi tích cực
 Không chỉ báo cáo kết quả, mà cả quá trình làm nữa
 Trước khi cấp trên phải hỏi [Cái này làm thế nào để được như thế?] thì hãy báo cáo
trước
Đừng xoắn bố con thằng nào! Đừng nghĩ ngợi nhiều!
Hãy thử báo cáo ngay nếu thấy cần thiết!

16. Hãy báo cáo!
KẾT

17. SUMARY
① Kịp thời
② Bắt đầu từ kết quả/ kết luận
③ Nghĩ tới tình hình của người sẽ nhận báo cáo
④ Phân biệt rõ tình trạng thực tế vs phán đoán cá nhân
⑤ Vấn đề, sự việc xấu: Ưu tiên trước - Báo cáo trực tiếp - Chính xác
⑥ Thường xuyên

18. II. Liên lạc - 連絡
IOT TEAM - NGÔ DUY SƠN

19. Mục lục
I. Định nghĩa
II. Tips

20. Định nghĩa
Liên lạc
Cấp trên
Đồng
nghiệp
Trainer
Thông tin
Thông tin

21. Định nghĩa
Là việc liên lạc cho những người có liên quan về thông tin mình
tiếp nhận được

22. Định nghĩa
 Đối tượng liên lạc hướng tới: Những người có liên quan tới thông tin
 Nội dung liên lạc: Thông tin
 Nội dung chính của liên lạc không phải là ý kiến chủ quan, cảm tưởng hay ý kiến cá
nhân của người liên lạc
 Mục đích chính: Chia sẻ thông tin

23. Mục lục
I. Định nghĩa
II. Tips

24. Tips
1. Chỉnh lý nội dung liên lạc
2. Nắm bắt được tổng thể tình hình
3. Phải xác nhận lại xem nội dung liên lạc đã tới người nhận hay chưa
4. Note lại cẩn thận thông tin

25. 1. Chỉnh lý nội dung
 5W1H : Tuỳ vào từng trường hợp mà có thể bỏ đi một hoặc vài mục
 What
 Who
 Where
 When
 Why
 How
 Dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu

26. 2. Nắm tổng thể tình hình
 Dựa trên nhận định về mức độ quan trọng và độ cấp bách mà quyết định hình
thức liên lạc phù hợp
 Khẩn cấp: Trực tiếp tới, điện thoại, tin nhắn SMS…
 Quan trọng, yêu cầu độ chính xác cao: Văn bản, mail, chatwork…
 Dựa trên vị trí người nhận tin mà quyết định ngôn ngữ sử dụng
 Cấp bậc
 Mức độ thân thiết
 Tính cách, mối quan tâm: Có thêm được những thông tin “râu ria” không?

27. 3. Xác nhận đối tượng liên lạc đã nhận được
tin
 Nếu không gặp được người cần liên lạc
 Xác nhận lại xem người chuyển tin đã chuyển giúp chưa
 Nếu là mail, fax hay bưu kiện thì phải xác nhận lại xem đã tới nơi chưa
 Phân biệt rõ ràng giữa “Đã liên lạc” với “Đã nhận được liên lạc”
 Việc liên lạc chỉ được coi là hoàn thành khi đối tượng đã nhận được liên lạc

28. 4. Nhớ memo
 Tránh quên khi tiếp nhận thông tin
 Xác nhận lại được xem các thông tin đã chính xác hay chưa
 An tâm khi truyền đạt lại cho người khác

29. SUMARY
① Chỉnh lý nội dung liên lạc
② Nắm bắt được tổng thể tình hình
③ Phải xác nhận lại xem nội dung liên lạc đã tới người nhận hay chưa
④ Note lại cẩn thận thông tin

30. III. Thảo Luận – 相談
IOT TEAM - NGÔ DUY SƠN

31. Mục lục
I. Định nghĩa
II. Tips

32. Định nghĩa
Thảo luận
Cấp trên
Đồng
nghiệp
Chỉ thị
Thảo luận
Trợ giúp, ý kiến
Trợ giúp, ý kiến
???
Sự kiện

33. Định nghĩa
Là việc xin ý kiến, lời khuyên của cấp trên hay đồng nghiệp khi
gặp một vấn đề khó khăn không thể tự mình quyết định

34. Định nghĩa
 Đối tượng thảo luận hướng tới: Những người có thể đưa ra ý kiến và lời khuyên
cho vấn đề
 Nội dung thảo luận:
 Vấn đề
 Cách suy nghĩ, quan điểm cá nhân

35. Mục lục
I. Định nghĩa
II. Tips

36. Tips
1. Bắt đầu trình bày từ ý kiến cá nhân về vấn đề
2. Phải chân thành, cầu thị
3. Nhất định phải báo lại kết quả thảo luận
4. Thể hiện mong muốn thảo luận là chứng minh cho sự tin cậy

37. 1. Bắt đầu từ ý kiến cá nhân
1. Vấn đề cần thảo luận
2. Trở ngại gặp phải
3. Ý kiến cá nhân
4. Gợi hỏi ý kiến

38. 2. Chân thành, cầu thị
 Dù ý kiến, giả thiết của mình bị phủ định cũng nên chăm chú lắng nghe
 Tìm ra điểm có vấn đề
 Nhìn vấn đề từ quan điểm, góc nhìn khác
 Sau khi sửa lại phương án, xin ý kiến lại lần nữa
 Point!
 Trình bày ý kiến của mình trước (Tip1)

39. 3. Báo cáo kết quả thảo luận
 Người đưa ra lời khuyên rất muốn biết xem lời khuyên hay ý kiến đó có giúp ích
gì không!
 Point!
 Nên note lại để biết cần giải quyết vấn đề gì và báo cáo như thế nào

40. 4. Thảo luận là thể hiện sự tín nhiệm
 Vứt bỏ suy nghĩ rằng xin ý kiến hay lời khuyên của ai đó chứng tỏ mình dốt hay
yếu kém
 Đó là dấu hiệu của sự tín nhiệm, tin cậy

41. SUMARY
① Bắt đầu trình bày từ ý kiến cá nhân về vấn đề
② Phải chân thành, cầu thị
③ Nhất định phải báo lại kết quả thảo luận
④ Thể hiện mong muốn thảo luận là chứng minh cho sự tin cậy