1. Giáo Trình Quản Trị Dự Án Phần Mềm Khoa Công Nghệ Thônh Tin
Bộ Môn Công Nghệ Phần Mềm Đại Học Khoa Học
35
Đóng dự án: gồm thời gian, chi phí và tài nguyên cần để đóng cửa văn phòng dự án, tái phân công nhân
sự và đóng các tài khoản ngân hàng.
Thu hồi sản phẩm: gồm kế hoạch thu hồi sản phẩm sau khi đã hết vòng đời sử dụng
Lưu ý:
Có thể phân rã theo bất kỳ phạm trù nào miễn là có ý nghĩa cho dự án. Phạm trù đó có thể là các thành phần của
sản phẩm, các chức năng, các đơn vị của tổ chức, lãnh thổ địa lý, các chi phí, lịch biểu, hoặc các công việc. WBS
thường được phân rã theo công việc. Các ví dụ trên minh họa cho phân rã theo công việc.
Các thành phần được phân rã ở mức cuối cùng –mức lá hay còn gọi là gói công việc, phải thỏa các tiêu chí sau:
1. Tình trạng/tính hoàn tất của công việc có thể đo được.
2. Thời gian, tài nguyên và chi phí dễ ước lượng.
3. Luật 80 giờ: công việc nên thực hiện trong khoảng 80 giờ
4. Thời gian hoàn thành công việc trong giới hạn cho phép.
5. Công việc được phân công độc lập. Nghĩa là một khi công việc đó được thực hiện thì nó sẽ được thực
hiện cho đến hết mà không bị dừng giữa chừng để chờ kết quả của công việc khác
Trong lúc phân rã, nếu có một tiêu chí không thỏa thì phải phân rã tiếp.
Tránh đưa ra một WBS không đủ chi tiết. Nếu công việc được xác định ở mức độ thô (còn mơ hồ) thì việc ước
lượng nhân sự, thời gian thực hiện, ngân sách cho công việc sẽ trở nên "phán". Những thông tin được ước lượng
đó không đáng tin cậy, nó là nguyên nhân khiến kế hoạch không khớp với thực tế.
WBS càng chi tiết, việc lên kế hoạch càng chính xác hơn và khả năng theo dõi quá trình thực hiện tốt hơn. Một
phương pháp phổ biến được sử dụng là phương pháp 80 giờ: mỗi công việc thuộc tầng thấp nhất trong WBS phải
không được vượt quá 80 giờ lao động. Nếu như công việc cần nhiều giờ hơn, trưởng dự án phải chia nhỏ công
việc đó thành những công việc nhỏ hơn. Do đó WBS được liên tục cải tiến khi trưởng dự án ước lượng thời gian
thực hiện của công việc.
Khi hoàn tất, trưởng dự án nên cùng với khách hàng và người bảo trợ duyệt lại (review) để chắc chắn rằng WBS
là đầy đủ và có đề cập đến các chi tiết quan trọng.
Trưởng dự án có thể dùng WBS để thượng lượng lại với khách hàng, cấp trên về ngân sách, lich biểu,..
Các lợi ích khi lên WBS:
WBS bắt trưởng dự án, thành viên nhóm, và khách hàng ngồi lại với nhau để phác họa những bước cần
thiết trong xây dựng và chuyển giao sản phẩm hay dịch vụ. Điều này tự nó đã khuyến khích một cuộc
đối thoại giúp khoanh vùng được phạm vi của dự án; sớm chỉ ra được các vấn đề then chốt; làm rõ các
điều còn mơ hồ; phơi bày ra các giả định ngầm - các giả định này phải được liệt kê một cách tường
minh bởi chúng chính là nguồn gốc của các hiểm nguy tiềm ẩn.
Mức độ thấp nhất trong WBS là mức độ gói công việc (work package level ). Đó là những công việc lá
sẽ được sử dụng để phân công, xây dựng lịch biểu và theo dõi tiến độ. WBS được xem như là một danh
sách phác thảo khổng lồ. Mỗi mục thấp hơn trong danh sách là sự chia nhỏ của cái ở mức độ cao hơn.
