2. INTRODUCCIÓN
Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una
pieza cada vez más importante para las empresas. La cantidad de
información generada por las compañías actuales crece de forma
exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan
demasiadas carencias.
Un sistema de gestión documental asegura una información
organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial.
3. DEFINICION
Un sistema de gestión documental, o document management
system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para
almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de
una organización.
Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes
digitales en una localización centralizada a la que los empleados
puedan acceder de forma fácil y sencilla.
4. Según la definición de un sistema de gestión documental, este
realiza la captura y organización de todos los documentos para
facilitar la tarea de encontrar la información en la empresa. Los
documentos en papel son escaneados con destino el sistema de
gestión documental, por parte del responsable gestor documental.
5.
6. El Sistema de Gestión Documental debe garantizar que los
documentos cumplan con su autencidad y escalabilidad para
crecer en el tiempo sin perder la calidad en el servicio; mantener
la integridad de los documentos por medio de agrupaciones
documentales como garantizar el acceso a la información y la
disponibilidad de la ciudadanía.
7. CARACTERÍSTICAS
La característica principal de un sistema de gestión de
información es su capacidad para almacenar datos y facilitar
información para ser recuperada por los usuarios del sistema. El
tipo de base de datos utilizada determina cómo el sistema de
gestión de información responde a las peticiones o consultas de
información. El acceso abierto significa que la empresa puede
integrar más fácilmente el SGI con los sistemas existentes.
8. CARACTERÍSTICAS
. CONFORMIDAD Se entiende por conformidad el respaldo a la gestión de la
información
INTEROPERABILIDAD El sistema debe operar con los otros sistemas de información
a lo largo tiempo, tomando como base el principio de
neutralidad tecnológica, uso formatos, estándares, etc
SEGURIDAD La información administrativa de la entidad dentro del
sistema, tiene que estar en un entorno completamente
seguro.
9. METADESCRIPCIÓN Generar metadatos normalizados ya sean manuales o
automatizados, desde el mismo sistema y aplicativo.
ADICIÓN DE
CONTENIDOS
Debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los
documentos que se altere la autenticidad, valor e integridad de
los documentos.
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENTO
Debe ser de fácil manejo para los usuarios la creación y captura
de documentos en el sistema, haciendo de esta manera lo mas
simple posible.
GESTIÓN DISTRIBUIDA Se debe ofrecer capacidades para importar y exportar
masivamente documentación (series, subseries, expedientes y
metadatos) desde y hacia otros sistemas.
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Debe asegurar autenticidad, integridad, inalterabilidad,
accesibilidad, interpretación, comprensión de los documentos
electrónicos y reutilización.
NEUTRALIDAD
TECNOLÓGICA
Se refiere a la libre adopción de tecnologías teniendo en cuenta
respectivas recomendaciones, con el fin de prestar un servicio
integral
10.
11. Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la
creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y
eliminación de los documentos.
Sus objetivos son:
• Facilitar el trabajo con los documentos
• Facilitar que la información se comparta
• Conservar la memoria de la empresa, su “saber hacer” más allá delos
individuos que trabajan en ella.
Un sistema de gestión documental es un sistema de procesos
diseñado para efectuar el seguimiento, almacenamiento,
administración y control del flujo de documentos y archivos.
12. Razones para implantar un sistema de gestión documental en
la organización
Las buenas decisiones requieren de
buena información Soporte para la toma de decisiones
Es necesario documentar las actuaciones
de la empresa
Soporte ante posibles accioneslegales
Los documentos responden a múltiples
necesidades de la organización
Memoria Corporativa. Referencia
Histórica. Búsqueda de antecedentes
Documentos no disponibles o
ilocalizables cuestan tiempo y dinero
Eficiencia Organizativa
Documentos innecesarios representan
costos innecesarios
Reducción del volumen y los costosdel
papel y almacenamiento
13. MINISTERIO DE EDUCACIÓN - ATENCIÓN AL CIUDADANO
CIUDADANO Y
ENTIDADES
AREA DE RECEPCIÓN AL CIUDADANO Y USUARIO MESA DE PARTES
DEPEN
DENCIA
S MENSAJERÍA
CIUDADANO Y
ENTIDADESORDEN DE
LLEGADA
(TICKETS)
ORIENTACIÓN ADMINISTRADO RECEPCIÓN FÍSICO O
CONVERSIÓN DE FÍSICO A
DIGITAL
RECEPC
ÓN,
EMISIÓ
N(FIRM
A
DIGITAL
DESPA
HO)
ENTREGAS FÍSICAS
ENTREGAS
ELECTRÓNICA
PPT 7
DEPENDEN
CIAS DEL
MINEDU
CIUDADA
NOS Y
USUARIOS
