Download to read offline
Ασκληπιός™ Finance (Διαχειρίσεις) - Κλείσιμο Έτους
- 1. Ασκληπιός Finance ∆ιαχειρίσεις 1.0.0.32 Κλείσιµο Έτους
- 2. 2 Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) Περιεχόµενα 0 Κλείσιµο Έτους 3 1 A' Στάδιο: Φ υσική Απογραφή ................................................................................................................................... 3 Εισαγωγή .......................................................................................................................................................... 3 Προετοιµασία Απογραφ ής .......................................................................................................................................................... 3 Προετοιµασία ∆ιαχείρισης .......................................................................................................................................................... 3 Καταγραφ ή Υλικών .......................................................................................................................................................... 3 2 Β' Στάδιο: Καταχώριση Φ υσικής Απογραφής ................................................................................................................................... 5 Εισαγωγή .......................................................................................................................................................... 5 1ος Τρόπος: Εισαγωγή Φυσικής Απογραφ ής Από Την Εφ αρµογή .......................................................................................................................................................... 5 1ο Βήµα ......................................................................................................................................................... 5 2ο Βήµα ......................................................................................................................................................... 5 3ο Βήµα ......................................................................................................................................................... 6 4ο Βήµα ......................................................................................................................................................... 6 5ο Βήµα ......................................................................................................................................................... 7 6ο Βήµα ......................................................................................................................................................... 8 2ος Τρόπος: Εισαγωγή Φυσικής Απογραφ ής Από Excel .......................................................................................................................................................... 11 Εισαγωγή ......................................................................................................................................................... 11 1ο Βήµα ......................................................................................................................................................... 12 2ο Βήµα ......................................................................................................................................................... 12 3ο Βήµα ......................................................................................................................................................... 12 4ο Βήµα ......................................................................................................................................................... 13 5ο Βήµα ......................................................................................................................................................... 14 6ο Βήµα ......................................................................................................................................................... 15 7ο Βήµα ......................................................................................................................................................... 17 Επίλογος.......................................................................................................................................................... 20 3 Γ'................................................................................................................................... 21 Στάδιο: Άνοιγµα Νέας Χρήσης Εισαγωγή .......................................................................................................................................................... 21 Μεταφ ορά Σειρών .......................................................................................................................................................... 21 1ο Βήµα......................................................................................................................................................... 21 2o Βήµα......................................................................................................................................................... 22 Επ ίλογος ......................................................................................................................................................... 23 Αυτόµατη.......................................................................................................................................................... 23 ∆ηµιουργία Απογραφ ής Έναρξης 1ο Βήµα......................................................................................................................................................... 23 2ο Βήµα......................................................................................................................................................... 24 3ο Βήµα......................................................................................................................................................... 25 Επ ίλογος ......................................................................................................................................................... 27 4 Επίλογος ................................................................................................................................... 28 Παροράµατα - Βελτιώσεις 29 1 Έκδοση 1.0.0.32 ................................................................................................................................... 29 © 2012 Computer Solutions S.A.
- 3. Κλείσιµο Έτους 3 1 Κλείσιµο Έτους 1.1 A' Στάδιο: Φυσική Απογραφή 1.1.1 Εισαγωγή Πριν ξεκινήσουµε οποιαδήποτε διαδικασία στην διαχείριση µας, θα πρέπει πρώτα να φροντίσουµε να κλείσουν όλες οι εκκρεµότητες µας. Αρχικά θα πρέπει να έχουµε καταχωρίσει όλα τα παραστατικά που µας έχουν στείλει οι προµηθευτές (∆Α, ∆Α-ΤΙΜ, ΤΙΜ, Π.ΤΙΜ κλπ). Επίσης είναι σηµαντικό να έχουµε ξεκαθαρίσει όλες τις συναλλαγ ές µας µε τα τµήµατα και να έχουµε καταχωρίσει όλα τα δελτία εξαγ ωγ ής. Η διαδικασία της φυσικής απογ ραφής είναι υψίστης σηµασίας γ ια την διαχείριση. Από την ακρίβεια και την ορθότητα των στοιχείων που θα καταγ ράψουµε θα εξαρτηθεί και η απογ ραφή έναρξης (απόθεµα) της νέας χρήσης. Αν κάτι δεν καταγ ραφεί σωστά, το λάθος θα µας επιβαρύνει και στην επόµενη χρήση. 1.1.2 Προετοιµασία Απογραφής Εκτυπώνουµε µια λίστα µε τα υλικά µας από την εφαρµογ ή, την οποία θα χρησιµοποιήσουµε στην καταγ ραφή µας. Μια αναφορά που θα µπορούσε να φανεί χρήσιµη στην συγ κεκριµένη περίπτωση είναι η “Κατάσταση Υπολοίπων Ειδών Ανά Τµήµα”. Εναλλακτικά θα µπορούσαµε να εκµεταλλευτούµε οποιαδήποτε σχετική αναφορά της εφαρµογ ής. Σε περίπτωση εξαγ ωγ ής της αναφοράς σε excel πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στους κωδικούς των ειδών. Η στήλη του κωδικού θα πρέπει να µορφοποιηθεί σαν κείµενο γ ια να µην χαθούν τα µηδενικά µπροστά από τον κωδικό (όπου αυτά υπάρχουν). 1.1.3 Προετοιµασία ∆ιαχείρισης Κλείνουµε την διαχείριση γ ια όσο διάστηµα χρειαστεί. Ενηµερώνουµε εγ καίρως τα τµήµατα γ ια να εφοδιαστούν µε τα απαραίτητα υλικά. Για όσο διάστηµα διαρκέσει η φυσική απογ ραφή δεν πρέπει να διακινήσουµε οποιοδήποτε υλικό (είτε εξαγ ωγ ή, είτε εισαγ ωγ ή). Σε περίπτωση που οι προµηθευτές στείλουν υλικά κατά την διάρκεια της απογ ραφής, ο διαχειριστής σε συνεργ ασία µε την επιτροπή παραλαβής τα αποθηκεύουν σε προσωρινό χώρο εκτός διαχείρισης και δεν τα καταµετρούν στην φυσική απογ ραφή. Τα παραστατικά τους δεν τα καταχωρούµε στο πρόγ ραµµα µέχρι να εκδώσουµε το δελτίο απογ ραφικών διαφορών. 1.1.4 Καταγραφή Υλικών Αφού έχουµε εξασφαλίσει στο απόλυτο τις παραπάνω συνθήκες, µπορούµε να προχωρήσουµε στην καταγ ραφή των υλικών. Υπάρχουν υλικά τα οποία γ ια διαφόρους λόγ ους (π.χ. λόγ ω παλαιότητας ή λόγ ω έλλειψης αποθηκευτικού χώρου) φυλάσσονται σε αποµακρυσµένες αποθήκες παρόλο που δεν έχουν χρεωθεί πουθενά. Θα πρέπει να καταµετρήσουµε και τα παραπάνω υλικά © 2012 Computer Solutions S.A.
- 4. 4 Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) γ ια να µην δηµιουργ ήσουµε λανθασµένα ελλείµµατα. © 2012 Computer Solutions S.A.
- 5. Κλείσιµο Έτους 5 1.2 Β' Στάδιο: Καταχώριση Φυσικής Απογραφής 1.2.1 Εισαγωγή Έχουµε τελειώσει µε το πρώτο στάδιο, που είναι η διενέργ εια φυσικής απογ ραφής στην αποθήκη µας. Ακόµη όµως δεν έχει κλείσει ο κύκλος γ ια να µπορέσει η διαχείριση να συνεχίσει την καθηµερινή της ρουτίνα. Το επόµενο στάδιο είναι να καταχωρίσουµε την φυσική απογ ραφή στην εφαρµογ ή και να εκδώσουµε το δελτίο απογ ραφικών διαφορών γ ια να ισοσκελιστεί η λογ ιστική απογ ραφή (τα υπόλοιπα που φαίνονται στον υπολογ ιστή) µε την φυσική απογ ραφή (τα υπόλοιπα που καταγ ράψαµε “στο ράφι”). Μέχρι να ολοκληρωθεί και αυτό το στάδιο κανένα παραστατικό (∆Α, ∆Α-ΤΙΜ, ΤΙΜ, Π.ΤΙΜ, ∆ΕΛΤΙΟ ΕΞΑΓΩΓΗΣ, κλπ) δεν πρέπει να περαστεί στην εφαρµογ ή, γ ιατί θα αλλοιωθεί το ισοζύγ ιο την αποθήκης και κατ’ επέκταση τα αποθέµατα της νέας χρονιάς. 1.2.2 1ος Τρόπος: Εισαγωγή Φυσικής Απογραφής Από Την Εφαρµογή 1.2.2.1 1ο Βήµα Από το κεντρικό menu επιλογ ών, κάνουµε διπλό κλικ στην επιλογ ή “Φυσική Απογ ραφή” που βρίσκεται στο πρόγ ραµµα “∆ιαχείριση Υλικού” , κάτω από τις επιλογ ές “Ηµερήσια Κίνηση”, “Παραστατικά Εισαγ ωγ ής”, “Εργ ασίες Απογ ραφής Έναρξης”. 1.2.2.2 2ο Βήµα Στη οθόνη που εµφανίζεται κάνουµε κλικ στην επιλογ ή "F2=Εισαγ ωγ ή" © 2012 Computer Solutions S.A.
- 6. 6 Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) 1.2.2.3 3ο Βήµα Επιλέγ ουµε τα παρακάτω: I. Αν η απογ ραφή µας αφορά πάγ ιο ή αναλώσιµο υλικό. II.Το τµήµα γ ια το οποίο έχουµε κάνει φυσική απογ ραφή (Συνήθως είναι η κεντρική αποθήκη µε κωδικό 1). III.Συµπληρώνουµε την ηµεροµηνία. Προσοχή η ηµεροµηνία πρέπει να είναι ίδια µε την ηµεροµηνία που έγινε η φυσική απογραφή. 1.2.2.4 4ο Βήµα Αµέσως µόλις πατήσουµε το πλήκτρο Tab ή Enter παρατηρούµε ότι φορτώνονται αυτόµατα τα εξής στοιχεία: a. Τα υλικά της διαχείρισης. b. Το λογ ιστικό υπόλοιπο τους την µέρα της απογ ραφής. © 2012 Computer Solutions S.A.
- 7. Κλείσιµο Έτους 7 c. Η αξία τους Επίσης παρατηρούµε ότι η ταξινόµηση είναι µε βάση τον κωδικό είδους 1.2.2.5 5ο Βήµα Εκτός από τις παραπάνω στήλες υπάρχουν και οι στήλες "Ποσότητα" και "Απογ ραφή" τονισµένες µε µπλε γ ραµµατοσειρά. Σε αυτές συµπληρώνουµε δίπλα από κάθε υλικό την ποσότητα που βρήκαµε "στο ράφι" και αν χρειαστεί διορθώνουµε την αξία του. Αν υπάρχει κάποιο υλικό στην οθόνη γ ια το οποίο δεν έχουµε καταγ ράψει υπόλοιπο τότε στην ποσότητα βάζουµε 0. Αν υπάρχει κάποιο υλικό που βρήκαµε στην φυσική απογ ραφή και δεν εµφανίζεται στην οθόνη (έχει λογ ιστικό υπόλοιπο 0) τότε το προσθέτουµε στην τελευταία ελεύθερη γ ραµµή κάνοντας κλικ στην επιλογ ή "F2=Νέα Γραµµή" © 2012 Computer Solutions S.A.
- 8. 8 Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) Αν γ ια κάποιο λόγ ο θέλουµε να σταµατήσουµε την καταχώριση και να συνεχίσουµε αργ ότερα κάνουµε κλικ στην επιλογ ή "F10=Καταχώριση" και ανατρέχουµε αργ ότερα σε αυτή µε µεταβολή (όχι δηµιουργ ία εκ νέου) και συνεχίζουµε από εκεί που µείναµε. 1.2.2.6 6ο Βήµα Μόλις καταχωρίσουµε και το τελευταίο υλικό που έχουµε καταγ ράψει στην φυσική απογ ραφή, αποθηκεύουµε ότι έχουµε καταχωρίσει ως τώρα κάνοντας κλικ στην επιλογ ή "F10=Καταχώριση" και στην συνέχεια δίνουµε εντολή στο πρόγ ραµµα να δηµιουργ ήσει το δελτίο απογ ραφικών διαφορών, κάνοντας κλικ στην επιλογ ή "F5=Εκτέλεση ∆ιαφορών" Στο παράθυρο που θα εµφανιστεί συµπληρώνουµε τα ζητούµενα πεδία και κάνουµε κλικ στην επιλογ ή "F10=Εκτέλεση ∆ιαφορών Απογ ραφής" © 2012 Computer Solutions S.A.
- 9. Κλείσιµο Έτους 9 Αυτόµατα δηµιουργ είτε ένα δελτίο απογ ραφικών διαφορών µε ελλείµµατα και πλεονάσµατα το οποίο ισοσκελίζει τη λογ ιστική µε την φυσική απογ ραφή. Πρόσβαση στο συγ κεκριµένο δελτίο έχουµε είτε από το menu της "Απογ ραφής Έναρξης", Είτε από την αντίστοιχη εκτύπωση στις "Οικονοµικές Εκτυπώσεις Ειδών" © 2012 Computer Solutions S.A.
- 10. 10 Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) © 2012 Computer Solutions S.A.
- 11. Κλείσιµο Έτους 11 1.2.3 2ος Τρόπος: Εισαγωγή Φυσικής Απογραφής Από Excel 1.2.3.1 Εισαγωγή Από την έκδοση 1.0.0.32 της εφαρµογ ής Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) υπάρχει η δυνατότητα να εισάγ ουµε την φυσική απογ ραφή από αρχείο csv (ΜΟΝΟ γ ια αναλώσιµα υλικά και ΟΧΙ γ ια πάγ ια). Στην ουσία πρόκειται γ ια αρχείο της εφαρµογ ής Microsoft Excel το οποίο το αποθηκεύουµε µε την µορφή csv (οριοθετηµένο µε κόµµατα) . Πριν προχωρήσουµε στην εισαγ ωγ ή της απογ ραφής θα πρέπει να έχουµε προετοιµάσει πρώτα το αρχείο µας. Η γ ραµµογ ράφηση η οποία θα πρέπει να έχει είναι η εξής: Η πρώτη στείλει θα αντιστοιχεί στον κωδικό είδους Η δεύτερη στην ποσότητα που καταγ ράψαµε, µε βάση τη βασική µονάδα µέτρησης του υλικού Όλες οι υπόλοιπες στήλες κενές Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί στους κωδικούς των ειδών. Η στήλη του κωδικού θα πρέπει να µορφοποιηθεί σαν κείµενο γ ια να µην χαθούν τα µηδενικά µπροστά από τον κωδικό (όπου αυτά υπάρχουν). © 2012 Computer Solutions S.A.
- 12. 12 Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) 1.2.3.2 1ο Βήµα Από το κεντρικό menu επιλογ ών, κάνουµε διπλό κλικ στην επιλογ ή “Φυσική Απογ ραφή” που βρίσκεται στο πρόγ ραµµα “∆ιαχείριση Υλικού” , κάτω από τις επιλογ ές “Ηµερήσια Κίνηση”, “Παραστατικά Εισαγ ωγ ής”, “Εργ ασίες Απογ ραφής Έναρξης”. 1.2.3.3 2ο Βήµα Στη οθόνη που εµφανίζεται κάνουµε κλικ στην επιλογ ή "F2=Εισαγ ωγ ή" 1.2.3.4 3ο Βήµα Επιλέγ ουµε τα παρακάτω: I. Αν η απογ ραφή µας αφορά πάγ ιο ή αναλώσιµο υλικό. II.Το τµήµα γ ια το οποίο έχουµε κάνει φυσική απογ ραφή (Συνήθως είναι η κεντρική αποθήκη µε κωδικό 1). © 2012 Computer Solutions S.A.
- 13. Κλείσιµο Έτους 13 III.Συµπληρώνουµε την ηµεροµηνία. Προσοχή η ηµεροµηνία πρέπει να είναι ίδια µε την ηµεροµηνία που έγινε η φυσική απογραφή. 1.2.3.5 4ο Βήµα Αµέσως µόλις πατήσουµε το πλήκτρο Tab ή Enter παρατηρούµε ότι φορτώνονται αυτόµατα τα εξής στοιχεία: a. Τα υλικά της διαχείρισης. b. Το λογ ιστικό υπόλοιπο τους την µέρα της απογ ραφής. c. Η αξία τους Επίσης παρατηρούµε ότι η ταξινόµηση είναι µε βάση τον κωδικό είδους Χωρίς να πειράξουµε τίποτα, κάνουµε κλικ στην επιλογ ή "F10=Καταχώριση" © 2012 Computer Solutions S.A.
- 14. 14 Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) 1.2.3.6 5ο Βήµα Μέχρι στιγ µής έχουµε αποθηκεύσει την φυσική απογ ραφή κενή, έχοντας όµως φορτώσει τα υλικά µε την λογ ιστική απογ ραφή τους. Για να µπορέσουµε να συνεχίσουµε, θα πρέπει να ανατρέξουµε σε αυτή µε µεταβολή. Ακολουθώντας τα παρακάτω. Από το κεντρικό menu επιλογ ών, κάνουµε διπλό κλικ στην επιλογ ή “Φυσική Απογ ραφή” που βρίσκεται στο πρόγ ραµµα “∆ιαχείριση Υλικού” , κάτω από τις επιλογ ές “Ηµερήσια Κίνηση”, “Παραστατικά Εισαγ ωγ ής”, “Εργ ασίες Απογ ραφής Έναρξης”. Στη οθόνη που εµφανίζεται κάνουµε κλικ στην επιλογ ή "F3=Μεταβολή" © 2012 Computer Solutions S.A.
- 15. Κλείσιµο Έτους 15 Ανατρέχουµε στην αποθηκευµένη φυσική απογ ραφή συµπληρώνοντας το τµήµα και την ηµεροµηνία που είχαµε βάλει στην αρχή και κάνουµε κλικ στην επιλογ ή "F8=Αναζήτηση" 1.2.3.7 6ο Βήµα Παρατηρούµε ότι στην οθόνη φορτώνονται πάλι τα υλικά µε την λογ ιστική τους απογ ραφή, όπως τα είχαµε αποθηκεύσει. © 2012 Computer Solutions S.A.
- 16. 16 Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) Επίσης παρατηρούµε ότι έχει εµφανιστεί και η επιλογ ή "F6=Αρχείο csv" Κάνουµε κλικ στην καινούρια επιλογ ή "F6=Αρχείο csv", και στο παράθυρο διαλόγ ου που θα εµφανιστεί επιλέγ ουµε το αρχείο csv στο οποίο έχουµε καταχωρίσει την φυσική απογ ραφή µας και κάνουµε κλικ στην επιλογ ή "Open". © 2012 Computer Solutions S.A.
- 17. Κλείσιµο Έτους 17 Αυτόµατα συµπληρώνεται η στήλη "Ποσότητα" µε τις ποσότητες που έχουµε συµπληρώσει στο αρχείο της απογ ραφής µας. Χωρίς να µεταβληθεί η στήλη τιµή µονάδος, την οποία την διορθώνουµε αν χρειαστεί. 1.2.3.8 7ο Βήµα Τέλος αποθηκεύουµε ότι έχουµε καταχωρίσει ως τώρα κάνοντας κλικ στην επιλογ ή "F10=Καταχώριση" και στην συνέχεια δίνουµε εντολή στο πρόγ ραµµα να δηµιουργ ήσει το δελτίο απογ ραφικών διαφορών, κάνοντας κλικ στην επιλογ ή "F5=Εκτέλεση ∆ιαφορών" © 2012 Computer Solutions S.A.
- 18. 18 Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) Στο παράθυρο που θα εµφανιστεί συµπληρώνουµε τα ζητούµενα πεδία και κάνουµε κλικ στην επιλογ ή "F10=Εκτέλεση ∆ιαφορών Απογ ραφής" Αυτόµατα δηµιουργ είτε ένα δελτίο απογ ραφικών διαφορών µε ελλείµµατα και πλεονάσµατα το οποίο ισοσκελίζει τη λογ ιστική µε την φυσική απογ ραφή. Πρόσβαση στο συγ κεκριµένο δελτίο έχουµε είτε από το menu της "Απογ ραφής © 2012 Computer Solutions S.A.
- 19. Κλείσιµο Έτους 19 Έναρξης", Είτε από την αντίστοιχη εκτύπωση στις "Οικονοµικές Εκτυπώσεις Ειδών" © 2012 Computer Solutions S.A.
- 20. 20 Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) 1.2.4 Επίλογος Μετά την δηµιουργ ία του δελτίου απογ ραφικών διαφορών µπορούµε να συνεχίσουµε µε την καθηµερινή δουλειά της διαχείρισης µας. Η καταχώριση των καινούριων παραστατικών δεν δηµιουργ εί κανένα πρόβληµα µε τα υπόλοιπα µας, αλλά καλό θα ήταν οι ηµεροµηνίες των κινήσεων να είναι µεταγ ενέστερες από αυτή της φυσικής απογ ραφής γ ια να µην υπάρχει ασυµφωνία στην "εικόνα" της αποθήκης. Η παραπάνω διαδικασία θα πρέπει να επαναληφθεί γ ια όσα τµήµατα κρατάµε υπόλοιπο. © 2012 Computer Solutions S.A.
- 21. Κλείσιµο Έτους 21 1.3 Γ' Στάδιο: Άνοιγµα Νέας Χρήσης 1.3.1 Εισαγωγή Για να µπορεί η αποθήκη να περάσει παραστατικά στη νέα χρήση (έστω και χωρίς υπόλοιπα, µέχρι να κλείσει πλήρως η προηγ ούµενη χρήση) θα πρέπει να µεταφερθούν οι σειρές από την παλιά χρήση στην καινούρια. Μια διαδικασία που στην εφαρµογ ή έχει αυτοµατοποιηθεί πλήρως και το µόνο που χρειάζεται είναι η εντολή του χρήστη. Σε δεύτερο χρόνο και αφού έχουν κλείσει όλες µα όλες οι υποχρεώσεις (∆Α, ΤΙΜ, ∆Α-ΤΙΜ, Π.ΤΙΜ κλπ) γ ια το προηγ ούµενο έτος θα πρέπει να µεταφερθούν τα υπόλοιπα από την παλιά χρήση στην καινούρια. Μια διαδικασία που επίσης έχει αυτοµατοποιηθεί πλήρως και το µόνο που χρειάζεται είναι η εντολή του χρήστη. Οι δύο παραπάνω διαδικασίες γ ίνονται γ ια κάθε διαχείριση ξεχωριστά και ανεξάρτητα. 1.3.2 Μεταφορά Σειρών 1.3.2.1 1ο Βήµα Από το κεντρικό menu επιλογ ών, κάνουµε κλικ στην επιλογ ή παράµετροι. Στην οθόνη που θα εµφανιστεί επιλέγ ουµε την διαχείριση γ ια την οποία θέλουµε να δουλέψουµε και βάζουµε το καινούριο έτος (π.χ. 2013) στο πεδίο "Χρήση" το οποίο είναι τονισµένο µε µπλε γ ραµµατοσειρά. Τέλος κάνουµε κλικ στην επιλογ ή "F10=Εκτέλεση" © 2012 Computer Solutions S.A.
- 22. 22 Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) Πλέον οποιαδήποτε εργ ασία κάνουµε, αυτή γ ίνεται γ ια την καινούρια χρήση. Στο συγ κεκριµένο παράδειγ µα γ ια το 2013. 1.3.2.2 2o Βήµα Στη συνέχεια από το κεντρικό menu επιλογ ών, κάνουµε διπλό κλικ στην επιλογ ή "Αντιγ ραφή Σειρών Προηγ ούµενης Χρήσης" που βρίσκεται στο πρόγ ραµµα “∆ιαχείριση Υλικού” , κάτω από την επιλογ ή “Βοηθητικές Εργ ασίες” Στην ειδοποίηση που θα εµφανιστεί κάνουµε επιλέγ ουµε "ΝΑΙ". © 2012 Computer Solutions S.A.
- 23. Κλείσιµο Έτους 23 Αµέσως παρατηρούµε ότι το πρόγ ραµµα αρχίζει και "δουλεύει" και σε µερικά δευτερόλεπτα µας εµφανίζει µήνυµα που µας ενηµερώνει γ ια την επιτυχής µεταφορά των σειρών. 1.3.2.3 Επίλογος Προσοχή!!! Η παραπάνω διαδικασία µπορεί να γ ίνει µόνο µια φορά γ ια κάθε διαχείριση. Αν γ ια κάποιο λόγ ο ανοίξουµε καινούρια σειρά στην παλιά χρήση αυτή δεν µπορεί να µεταφερθεί αυτόµατα στην καινούρια. Για τον λόγ ο αυτό πριν µεταφέρουµε τις σειρές θα πρέπει να είµαστε σίγ ουροι ότι δεν χρειαζόµαστε άλλη. Με το πέρας αυτής της εργ ασίας, µπορούµε πλέον να καταχωρίσουµε οποιοδήποτε παραστατικό που αφορά την καινούρια χρήση αρκεί να έχουµε συνεννοηθεί µε το λογ ιστήριο γ ια να ανοίξει τις καρτέλες των προµηθευτών για την νέα χρονιά. Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δείξουµε και στην µεταφορά των προµηθευτών από την παλιά στην νέα χρήση, καθώς µετά την διαδικασία αυτή δεν πρέπει να ανοιχτεί καρτέλα προµηθευτή στην παλιά χρήστη. Αυτό σηµαίνει ότι πρέπει να είµαστε σίγ ουροι ότι δεν έχουµε παραστατικό καινούριου προµηθευτή ακαταχώρητο. 1.3.3 Αυτόµατη ∆ηµιουργία Απογραφής Έναρξης 1.3.3.1 1ο Βήµα Από το κεντρικό menu επιλογ ών, κάνουµε κλικ στην επιλογ ή παράµετροι. © 2012 Computer Solutions S.A.
- 24. 24 Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) Στην οθόνη που θα εµφανιστεί επιλέγ ουµε την διαχείριση γ ια την οποία θέλουµε να δουλέψουµε και βάζουµε το καινούριο έτος (π.χ. 2013) στο πεδίο "Χρήση" το οποίο είναι τονισµένο µε µπλε γ ραµµατοσειρά. Τέλος κάνουµε κλικ στην επιλογ ή "F10=Εκτέλεση" Πλέον οποιαδήποτε εργ ασία κάνουµε, αυτή γ ίνεται γ ια την καινούρια χρήση. Στο συγ κεκριµένο παράδειγ µα γ ια το 2013. 1.3.3.2 2ο Βήµα Στη συνέχεια από το κεντρικό menu επιλογ ών, κάνουµε διπλό κλικ στην επιλογ ή "Αυτόµατη Απογ ραφή Έναρξης" που βρίσκεται κάτω από τις επιλογ ές “Ηµερήσια Κίνηση”, “Παραστατικά Εισαγ ωγ ής”, “Εργ ασίες Απογ ραφής Έναρξης”. © 2012 Computer Solutions S.A.
- 25. Κλείσιµο Έτους 25 1.3.3.3 3ο Βήµα Στο παράθυρο που θα εµφανιστεί συµπληρώνουµε τα παρακάτω στοιχεία: A.∆ηλώνουµε αν θέλουµε να µεταφέρουµε τα υπόλοιπα γ ια τα αναλώσιµα υλικά ή γ ια τα πάγ ια υλικά ή και γ ια τα δύο. B. Έχει συµπληρωθεί αυτόµατα το έτος από το οποίο θα µεταφέρουµε τα υπόλοιπα, δηλαδή το προηγ ούµενο (στο συγ κεκριµένο παράδειγ µα το 2012). C.Έχει συµπληρωθεί αυτόµατα το έτος στο οποίο θα µεταφέρουµε τα υπόλοιπα, δηλαδή το τρέχων (στο συγ κεκριµένο παράδειγ µα το 2013). D.Αλλάζουµε αν θέλουµε το παραστατικό µε βάση το οποίο θα δηµιουργ ηθεί η απογ ραφή έναρξης. E. Επιλέγ ουµε την κατάλληλη επιτροπή. F. Προαιρετικά επιλέγ ουµε και κριτήρια. © 2012 Computer Solutions S.A.
- 26. 26 Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) Τέλος κάνουµε κλικ στην επιλογ ή "F10=Εκτέλεση". Άµεσα παρατηρούµε µια µπάρα να γ εµίζει σιγ ά - σιγ ά και ταυτόχρονα να δηµιουργ ούνται απογ ραφές έναρξης γ ια όσα τµήµατα κρατάµε υπόλοιπα. Στο τέλος της διαδικασίας θα εµφανιστεί το παρακάτω µήνυµα. © 2012 Computer Solutions S.A.
- 27. Κλείσιµο Έτους 27 Πρόσβαση στο συγ κεκριµένο δελτίο έχουµε είτε από το menu της "Απογ ραφής Έναρξης", Είτε από την αντίστοιχη εκτύπωση στις "Οικονοµικές Εκτυπώσεις Ειδών" 1.3.3.4 Επίλογος Μετά την µεταφορά των υπολοίπων από την παλιά χρήση στην καινούρια, έχουµε ολοκληρώσει στις εργ ασίες που απαιτούνται γ ια την ολοκληρωµένη µετάβαση από την παλιά χρήση στην καινούρια. Οποιαδήποτε αλλαγ ή προκύψει, αυτή θα πρέπει να γ ίνει στην καινούρια χρήση. Οποιαδήποτε αλλαγ ή σε παλιότερες χρήσεις θα πρέπει να γ ίνει σε συνεργ ασία µε τον Π.Ο.Υ. και τους αρµόδιους εσωτερικούς ή εξωτερικούς λογ ιστές που καταρτίζουν τον ετήσιο προϋπολογ ισµό του νοσοκοµείου. Οι αλλαγ ές αυτές δεν µεταφέρονται αυτόµατα στις επόµενες χρήσεις και θα πρέπει να τις κάνουµε εµείς "χειροκίνητα", αλλάζοντας © 2012 Computer Solutions S.A.
- 28. 28 Ασκληπιός™ Finance (∆ιαχειρίσεις) χρήση κάθε φορά. 1.4 Επίλογος Οι διαδικασίες που περιγράφονται παραπάνω, στο σύνολό τους αποτελούν µια πρόταση για οµαλή µετάβαση από την παλιά στην νέα χρήση. Σε περίπτωση εκτάκτου ανάγκης (π.χ. κάποιος έκτακτο χειρουργείο) σαφώς και µπορούν να παρακαµφθούν. Θα πρέπει όµως να έχουµε σηµειώσει επακριβώς τι κάναµε και γιατί, για να µπορέσει να αντιµετωπιστεί (αν είναι δυνατόν) ανά περίπτωση. © 2012 Computer Solutions S.A.
- 29. Κλείσιµο Έτους 29 2 Παροράµατα - Βελτιώσεις 2.1 Έκδοση 1.0.0.32 Προστέθηκε το κεφάλαιο "2ος Τρόπος: Εισαγ ωγ ή Φυσικής Απογ ραφής Από Excel" που περιγ ράφει την δυνατότητα εισαγ ωγ ής της φυσικής απογ ραφής, από ηλεκτρονικό αρχείο csv © 2012 Computer Solutions S.A.
- 30.