Principales dificultades en la tramitación de expedientes administrativos relacionados a proyectos de inversión 1. Modificaciones presupuestales 2. Modificaciones de plazo 3. Asistencia técnica 4. Liquidaciones técnicas financieras 5. Acciones legales. 6. Convenios de cooperación con núcleos ejecutores.

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PRINCIPALES DIFICULTADES EN LA TRAMITACIÓN
DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS
RELACIONADOS A PROYECTOS DE INVERSIÓN
1. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
2. MODIFICACIONES DE PLAZO
3. ASISTENCIA TÉCNICA
4. LIQUIDACIONES TÉCNICAS FINANCIERAS
5. ACCIONES LEGALES
6. CONVENIOS DE COOPERACIÓN CON NÚCLEOS EJECUTORES

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MODIFICACIONES PRESUPUESTALES:
N UNIDAD DE PLATAFORMAS DE SERVICIOS (UPS)
1
EFICACIA ANTICIPADA:
Las modificaciones datan de años anteriores (2016-2017-2018), lo cual obliga a que la UPS tramite la modificación con eficacia anticipada; no obstante ello, pese a que se
tratan de diversos tipos, no identifica la fecha de eficacia que corresponde a cada una de ellas. Razón por la cual, se recomienda realizar un cuadro que determine la
fecha a la cual debe retrotraerse, el tipo de modificación y el sustento de la misma.
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SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
En algunos casos la solicitud del NE no cuenta con cargo de recepción que permita corroborar la fecha de ingreso al STD, o en su defecto, no se acompaña la
documentación que acredite su trámite conforme a las medidas excepcionales aprobadas por la Entidad. (Ejemplo: Proyecto Chanchara - Huancasaya)
3
DESLINDE DE RESPONSABILIDAD:
En determinados expedientes, los requerimientos del NE han sido reactivados después de más de 04 años de presentados, identificando de ellos, las siguientes
responsabilidades: (i) Por la demora en la tramitación, (ii) por deficiencias en el expediente técnico y (iii) por haberse permitido la modificación del ET sin previa autorización
de la Entidad.
Estas circunstancias ameritan que la UPS identifique a los presuntos responsables, situación que no se cumple pese a ser recomendando en diversos informes.
4
DOCUMENTACIÓN
En su gran mayoría, no se adjunta los asientos del cuaderno de obra que comprende la solicitud y sustento del residente y el pronunciamiento favorable del supervisor;
careciendo en algunos casos del informe del supervisor del proyecto o de la carta que contiene la solicitud del NE.
Asimismo, no se adjunta copia del convenio, sus adendas y el documento que aprueba el ET.
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SOLICITUD DEL NÚCLEO EJECUTOR
- Los requerimientos del NE constantemente son adecuados. Ejemplo: NE solicita modificación de Especificación Técnica, siendo adecuada por el CRT a modificación de
estructura de presupuesto que contempla adicionales y deductivos (Proyecto Huancasaya).
- La entidad solo debería pronunciarse sobre la procedencia del pedido del NE
- En el caso específico del Proyecto Chanchara, se verifica que se esta solicitando un deductivo por optimización de recursos, efectuado sobre el ahorro en la adquisición
de los insumos o bienes que contempla el ET, figura que no se encuentra regulada en nuestros instrumentos normativos internos.

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AMPLIACIONES DE PLAZO:
N° UNIDAD DE PLATAFORMAS DE SERVICIOS (UPS)
1
ADICIÓN DE DÍAS
La Unidad de Plataformas de Servicios en el caso de ampliaciones de plazo, adiciona días a los solicitados por el Núcleo Ejecutor, a pesar que esta figura no está
regulada en nuestros instrumentos internos y sin que éste tenga conocimiento.
2
DOCUMENTACIÓN
Los expedientes administrativos constantemente se tramitan incompletos, careciendo en su gran mayoría de los asientos de cuaderno de obra en donde constan los
atrasos, la consulta del residente y el pronunciamiento favorable del supervisor del proyecto, requisitos de procedencia para atender una modificación al expediente
técnico. Asimismo, se ha visualizado en algunos casos, que se carece de la solicitud del NE (normalmente materializada en una carta).
Se verifica constantemente que pese a no contar con los asientos del cuaderno de obra, o la solicitud del NE, el área técnica insiste en que la ampliación debe ser
aprobada.
3
CONGRUENCIA Y SUSTENTO:
- No hay congruencia entre los informes de los profesionales técnicos, llegando en algunos casos a otorgarse plazos distintos, cambiando de criterio
constantemente.
- El área técnica agrega fundamentos de hecho que no son invocados por el NE. Ejemplo: 201 días calendario de retraso por transferencia del Programa (Proyecto
Pampachacra). Al respecto, se tiene que estos atrasos no se encuentran registrados en el cuaderno de obra.
- El sustento de la procedencia o improcedencia de las ampliaciones de plazo no se acompaña de documento que lo compruebe.
- En algunos casos, (Ejemplo: Proyecto Huacullani), se verifica que el sustento de la ampliación de plazo esta basado en el incumplimiento de funciones de los
anteriores profesionales del NE, a quienes también se le atribuye el retraso del proyecto por incumplimiento de sus contratos y posterior resolución de los mismos;
no obstante ello, evidenciándose que este retaso es imputable al NE, se persiste en solicitar la ampliación de plazo, circunstancia contraria incluso a las casuales
de ampliación de plazo.
4
DESLINDE DE RESPONSABILIDAD:
Se verifican expedientes reactivados, cuya solicitud data del 2017-2018-2019, lo cual ameritaría deslindar la responsabilidad de los servidores que no han tramitado y
atendido oportunamente la solicitud.
Esta circunstancia amerita que la UPS identifique a los presuntos responsables, situación que no se cumple pese a ser recomendando en diversos informes.

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ASISTENCIA TÉCNICA:
N° UNIDAD DE PLATAFORMAS DE SERVICIOS
1
ASISTENCIA TÉCNICA
- Se ha verificado de los expedientes administrativos que el procedimiento previsto en el Instructivo N° 001-2018-MIDIS/PNPAIS-UPS no se agota en
su totalidad, por cuanto la UPS no atiende las solicitudes formuladas por el CSSR-NE, consistente en proponer profesionales para ocupar el cargo
de residente de obra y supervisor del proyecto.
- Se ha visualizado que quien impulsa el trámite de designación de supervisor y residente es el Coordinador Regional Técnico y no el NE
- Se ha verificado que los requerimientos no son canalizados conforme al procedimiento establecido en el modelo de gestión documental del
Programa Nacional PAIS, regulado por la Directiva N° 10-2018-MIDIS/PNPAIS-UA; esto es, a través del sistema de trámite documentario de la
Entidad.

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LIQUIDACIÓN TÉCNICA FINANCIERA:
N° UNIDAD DE PLATAFORMAS DE SERVICIOS
1
DE LOS BIENES PATRIMONIALES
- Se ha verificado en diversos expedientes administrativos que la motocicleta adquirida con recursos del proyecto mientras se ejecutaba la obra bajo
la modalidad de contrata, no es considerado en el Formato N° 03: Relación detallada de bienes patrimoniales.
- Se ha visualizado inconsistencia entre el número de chasis y/o serie consignado en el Formato N° 03: Relación detallada de bienes
patrimoniales y el identificado en los informes de la Unidad de Administración y la Unidad de Plataformas de Servicios. Ejemplo: proyecto
Santiago de Chocorvos.
- Se han advertido errores materiales en las resoluciones que aprueban: (i) el expediente técnico y (ii) la Liquidación de los contratos de obra, no
obstante ello, no se solicita la rectificación de las mismas previo al trámite de la LTF. Ejemplo: Proyecto Suchis.

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ACCIONES LEGALES:
N° UNIDAD DE PLATAFORMAS DE SERVICIOS
1
DE LOS HECHOS
- Se ha verificado en diversos expedientes administrativos que no se identifica con exactitud los presuntos hechos irregulares, su periodo de
ejecución, ni su relación o vinculación con los presuntos responsables
DE LOS RESPONSABLES
- No se identifica las responsabilidades de todos los presuntos responsables en el marco de la Guía y normativa vigente, ni se indica cuáles serían
las acciones u omisiones que habrían realizado, vinculadas con los hechos irregulares.
DEL PERJUICIO
- Se ha identificado que en algunos casos no se sustenta ni se adjunta los documentos que sustentan el perjuicio ocasionado a la entidad, ya sea
material o económico.
DE LOS MEDIOS PROBATORIOS
- Se ha verificado que en la mayoría de casos se adjuntan los documentos en copias simples, lo cual genera retraso en las investigaciones a cargo
del Ministerio Público, pues para disponer el inicio de la investigación, el fiscal solicita la remisión de los originales o copias fedateadas.
- Se ha verificado que no se adjunta todos los documentos que sirven para acreditar los hechos y el perjuicio ocasionado.
DE LAS CONCLUSIONES
- Se identifica en la mayoría de informes que las conclusiones no están sustentadas en el análisis previo que debería realizarse sobre los hechos,
presuntos responsables y el perjuicio ocasionado.

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CONVENIOS DE COOPERACIÓN CON NÚCLEOS EJECUTORES:
N° UNIDAD DE PLATAFORMAS DE SERVICIOS
1
- Se ha verificado que en los Informes, no se menciona ni analiza que se ha verificado el grado de instrucción del tesorero, conforme lo exige el numeral 6.2.2 de la
Directiva N° 005-2017.
- Se ha identificado que al tramitar las Adendas por cambio de representantes del NE, se solicita con eficacia anticipada, sin tener en cuenta que esto es una situación
excepcional que deber ser justificada y sustentada documentalmente tal necesidad.