2. 1
Inledning
Sjukfrånvaro medför en stor kostnad för en organisation. Det är kostnader i form av uteblivna
intäkter samt utebliven kompetens och erfarenhet. En sjukskrivning innebär också en kostnad
för den enskilde såsom mindre inkomst, sjukskrivingens orsak i sig och ett utstängande från
arbetslivet. Personalresurserna eller humankapitalet är den största utgiften för ett företag, men
också den viktigaste resursen. När den resursen försvinner, vid t.ex. en sjukskrivning
försvinner både erfarenhet och pengar ur organisationen utan någon som helst nytta för någon.
En förlust helt enkelt. Och denna förlust, vad kostar den egentligen, om man räknar såväl de
direkta som indirekta kostnaderna? De direkta kostnaderna är relativt enkla att räkna ut, men
de indirekta kräver en mer omfattande kalkylering eftersom det är så många parametrar som
spelar in, vilket rapporten kommer att visa.
Bakgrund
I rapporten beskrivs Polisen i Skåne, Region Syd, som tidigare hette Polismyndigheten i
Skåne. Under 2015 genomförs en stor omorganisation där samtliga Sveriges 21
polismyndigheter slås samman för att bli en enda myndighet. Myndigheten delas in i regioner
och Skåne, det område som jag beskriver i min rapport, kommer att vara med i det som
numera kallas Region syd. Siffror och statistik är från 2014 och bakåt. I organisationen
arbetar poliser och civila, kvinnor och män med en mängd varierade arbetsuppgifter. 2014 var
antalet korttidssjukskrivna 3.6 % dvs 172 st och antalet långtidssjukskrivna 1.9% dvs 91 st.
Syfte
Syfte med denna rapport är att belysa kostnaderna sjukfrånvaron och få svar på rapportens
frågeställningar genom intervjuer och statistik samt att i den avslutande analysen ta hjälp av
befintlig teori för att förklara
Metod
Metoden jag har använt är intervjuer med anställda nyckelpersoner inom Polismyndigheten i
Skåne samt statistik avseende sjukfrånvaro.
Frågeställningar
För att uppnå syftet har ett antal frågeställningar ställts av kursansvarig Stig Malm och de
frågorna kommer jag att besvara i min rapport. Hur ser sjukfrånvaron ut (kort- och
långtidssjukskrivningar)? Hur har den förändrats över tiden- och om den har det, i så fall
varför har den förändrats? Hur påverkar den organisationen och den enskilde (d.v.s. vilka
problem orsakar sjukfrånvaron)? Hur ser redovisningen av sjukfrånvaron ut samt hur arbetar
man med rehabilitering? Vad görs för att förebygga sjukfrånvaron och vad kostar detta?
Avslutningsvis har jag gjort en modell för att belysa kostnader för sjukfrånvaro med betoning
på de indirekta kostnaderna.
3. 2
1. Hur ser sjukfrånvaron ut (kort- och långtidssjukskrivningar)? Hur har den
förändrats över tiden- och om den har det, i så fall varför har den förändrats?
Andel sjukfrånvaro totalt för samtliga anställda inom Polismyndigheten i Skåne, män och kvinnor, civila
respektive poliser. Statistiken är hämtad mellan åren 2010-2014…
Andel sjukfrånvaro
totalt
Andel
långtidssjukfrånvaro
Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt
2010 5,8 2,6 3,8 3,5 1,4 2,2
2011 4,5 2,1 3,0 2,2 0,9 1,4
2012 5,4 2,6 3,7 2,9 1,1 1,8
2013 4,9 2,7 3,6 2,6 1,3 1,8
2014 5,5 2,4 3,6 3,2 1,1 1,9
Korttidsjukfrånvaro: Sjukfrånvaro som är
mindre än 60 dagar.
Långtidssjukfrånvaro: Sjukfrånvaro som avser en
sammanhängande tid av 60 dagar eller mer (ett år).
Polismyndigheten har en väldigt sparsam redovisning av sjukfrånvaron och den redovisning
som jag har fått fram är den som är nämnd ovan. Längre tillbaka i tiden är inte möjligt att gå.
Om man tittar på själva statistiken ser man att den ser rätt så jämn ut över tiden, med undantag
för 2011, då både lång och korttidssjukskrivningarna gick ner.
2. Hur ser redovisningen av sjukfrånvaron ut samt hur arbetar man med
rehabilitering?
När det gäller hur man arbetar med rehabilitering finns det en åtgärdslista som varje chef ska
följa. Åtgärdslistan är baserad på antal sjukskrivningsdagar och orsaken till sjukskrivningen.
Det åligger chef enhet att efterfölja checklistan.
3. Vad görs för att förebygga sjukfrånvaron och vad kostar detta?
För att få reda på vad man gör för att förebygga sjukfrånvaron och vad det kostar krävs det att
jag specificerar exakt vad det är jag vill få fram. Stefan Bengtsson, personalkonsulent i
Polismyndigheten i Skåne svarar på frågan om vad myndigheten gör för att förebygga
sjukfrånvaron. Han menar på att det är svårt att svara på eftersom så väldigt mycket kan anses
vara förebyggande. Förebyggande kan vara allt från skyddsronder och hjälmar till
hälsoinspiratörer och personalkonsulenter och säger samtidigt att precisera kostnaden för detta
är näst intill omöjligt om man inte preciserar exakt vilken förebyggande åtgärd som avses.
Hela arbetsmiljöverksamheten med t ex skyddsronder är förebyggande, företagshälsovården
är i grunden förebyggande, personalkonsulenter har ett stort inslag av förebyggande
4. 3
verksamhet etc. De stora och övergripande dragen bestäms centralt (och t o m på riksdagsnivå
i form av arbetsmiljölagstiftningen) medan den praktiska tillämpningen ligger längre ner i
organisationen. Att t ex lagar o regler inom arbetsmiljön efterlevs är i vissa fall nere på
gruppschefsnivå.
Anna-Karin Boije, biträdande närpolischef i Öresund samt förordad Lokalpolischef för Eslöv
i den nya organisationen svarar följande på mina frågor. Frågor som ställdes var:
Vilka problem leder sjukfrånvaron till i organisationen?
Vad görs för att förebygga sjukskrivningar?
”Kortfattat han jag säga att sjukfrånvaro/ sjukskrivning (förutom för den som sjukskrivningen
gäller) även innebär en osäkerhet för de omkring, avseende att arbetsuppgifter som den
sjukskrivne har måste tas om hand av någon annan och många gånger måste hela gruppens
arbetsuppgifter prioriteras om. Sjukfrånvaro skapar också osäkerhet i gruppen när alla ställer
sig frågan om det är något som även kan drabba dem, ex utmattning, stress eller svår sjukdom.
Tid, energi och ofta ökad arbetsbelastning för de som inte är sjukskrivna.
Det kan också innebära att en grupp blir stark mot en gemensam "fiende" som ses som
anledning till sjukskrivningen. Kan bli problematiskt ur lojalitets synpunkt och
verksamhetssynpunkt. För ansvarig chef så innebär sjukskrivningar samtal med den
sjukskrivne, samtal med andra involverade såväl lokalt som p-konsulent, företagshälsovård
m.fl. Vid alkoholrelaterad sjukfrånvaro måste policyfrågor lyftas i lokal ledningsgrupp - vad
gör vi efter pp-dag, (förf. anm., periodplaneringsdag) ok med after work mm. Förebyggande.
Förutom att ha god fysisk arbetsmiljö så anser jag att klimatfrågan är central, att se, höra och
bekräfta varandra i vardagen, lyfta teman på APT om krishantering och var gränsen går
mellan att bry dig och tränga sig på - att hålla dessa frågor tillåtande och levande i vardagen.”
Anders Holm, huvudskyddsombud i gamla polisområde Mellersta Skåne svarar följande på
frågorna:
”Oftast hamnar ärendet i inledningsskedet hos personalkonsulenten som kontaktar den
”drabbade”. Om behov finns kan personalkonsulenten i inledningsskedet erbjuda är samtal
(upp till 10 samtal) med psykolog. I många fall hjälper dessa samtal.
Det kan även vara utmattningsdepression med påföljande sjukskrivning och då samlas den
”drabbade”, läkare, personalkonsulent, närmsta chef, huvudskyddsombud samt
försäkringskassan. Detta sker efter en tids sjukskrivning. Det ”bestäms” under mötet hur vi
går vidare, ex fortsatt sjukskrivning på heltid, deltid eller hel återgång till arbetet. Man pratar
även om arbetsträning där den ”drabbade” kan gå till en arbetsplats någon timme i veckan för
att ”känna efter”. Arbetsplatsen brukar i normalfallet ej vara samma som man blev
sjukskriven på.
5. 4
Beträffande förebyggande arbete anser jag att vår myndighet är mycket dålig på detta. Det har
dock blivit lite bättre men långt, långt ifrån bra. Tyvärr blir det en sjukskrivning istället för att
man från arbetskamrater/arbetsledare uppmärksammar problemet i tid.
Det är ju en dyr historia för arbetsgivaren och i synnerhet för den drabbade vid en
långtidssjukskrivning. Enligt tidningen Arbetarskydd så kostar det i rent produktionsbortfall
392 000 kronor per år vid en heltidssjukskrivning.”
Kostnader för det förebyggande arbetet
Eftersom myndigheten inte för någon direkt redovisning av de förebyggande kostnaderna har
jag och med hjälp av personalkonsulent och controller fått fram en del kostnader som faller
inom ramarna för det förebyggande arbetet.
Exempel på kostnader för det förebyggande arbetet
Personalkonsulent 440 000 kr/år samt soc. avgifter 1.4846%=
231 418 kr = Bruttolön 653 818 kr
Huvudskyddsombud 454 800 netto/år samt soc. avgifter 1.4846
%= 220 396 = Bruttolön 675 196
Skyddsutrustning 8 716 685 kr
Företagshälsovård
Läkarbesök, mediciner, rehabilitering
3 953 922
Samtliga siffror är för perioden 201401- 201412, baserat på uppgifter i redovisningssystemet Palasso.
Kostnader vid sjukfrånvaro
Den största kostnaden för myndigheten är personalkostnader. De direkta kostnaderna är lön
(sjuklön), arbetsgivareavgifter samt semestersättning. Det skapas indirekta kostnader när
sjukfrånvaro uppstår. De indirekta kostnaderna är t.ex. vikarier, övertid och administrativa
kostnader. (Boken om personalekonomi, s 101, B Catasús, O Högberg, A, Johrén, Liber 2012,
Stockholm. Företagets lönekostnader minskar vid sjukfrånvaro men kringkostnaderna förblir
desamma. Det gäller bland annat kostnader för lokaler, service och administration (Vad kostar
sjukfrånvaron, s 16, P Liukkonen, Svenska Arbetsgivareföreningen, 1989, Örebro). En
arbetsgivare betalar sjuklön till den anställde de första 14 dagarna. Första dagen drar
arbetsgivaren karensdag. From dag 2-14 ska arbetsgivaren sedan betala 80 % av den
anställdes lön samt de förmåner som den anställde har. Dag 15 kan den sjukskrivne få
ersättning från Försäkringskassan
6. 5
Indirekta kostnader
Anastasia Papadopoulos, ekonom vid Region Syd, beskriver de indirekta kostnaderna som
uppstår i myndigheten när medarbetare drabbas av sjukskrivning.
De indirekta kostnaderna vid en sjukskrivning är:
Nedsatt produktion för organisationen vid sjukdom 1-14 dagar, vilket i en organisation
innebär färre redovisningsresultat och sämre effekt.
Arbetsbelastning för övrig personal ökar vilket i sin tur kommer generera att andra
arbetsuppgifter som måste prioriteras i första hand och vissa arbetsuppgifter kommer
släpa efter.
Övertid. Man får beordra övertid vilket är en stor kostnad för organisationen.
Vid en längre sjukfrånvaro d.v.s. from 14 dagar och framåt kan arbetsgivaren bli tvungen att
rekrytera tillfällig ny personal för att verksamheten ska kunna bedrivas på ett tillförlitligt sätt
och inte arbetsbelasta övrig personal. Det blir en omkostnad för arbetsgivaren som denne inte
har räknat med. Man räknar i myndigheten med ca 6 månaders upplärningstid för ny ersättare.
Ersättare för personen som är sjukskriven vilket innebär för arbetsgivaren (lön plus
sociala avgifter (ca 32 %) samt semesterersättning (12 %) till den nyanställde.
Pensionsavgifter både till den sjukskrivne samt till ersättaren
Upplärningstid för en ersättare kostar pengar samt att en anställd från produktionen tas
i anspråk som ska lära upp den nya. Det innebär minskad produktion och ökade
kostnader för arbetsgivaren.
Semesterersättning för den sjukskrivne (upp till 180 dagars sjukfrånvaro) och den
nyanställde.
Rehabiliteringskostnader (arbetsgivaren ansvarar för arbetsanpassning och
rehabilitering så länge det finns ett anställningsförhållande). Detta regleras genom
arbetsrättslig lagstiftning i LAS, i arbetsmiljölagen, och i Socialförsäkringsbalken).
Merkostnad vid sjukfrånvaro
Om vi ser på de indirekta kostnaderna så som ovan har vi produktionsbortfall och
arbetsbelastning för övrig personal som gör att andra uppgifter kommer att släpa efter (vilket
gör att produktionen tar längre tid och kostar mer). Precis som hos andra myndigheter räknas
inte Polisen till ett vinstdrivande företag utan den ska producera vissa tjänster under en viss
tid. Det innebär att vi kan räkna på minus i produktionen på grund av att det tar längre tid att
producera varan men vi har däremot ingen intäkt som vi står utan. Det som istället blir vår
indirekta kostnad i det fallet är ökad antalet timmar som produktionen tar.
Jag har tagit hjälp av Paula Liukkonens modellbyggande för ett företags kostnader i samband
med sjukfrånvaro per år, där produktionsförlust, administration, övertid, timanställning och
administration ingår. Jag har beräknat på en person (polis) vid sjukfrånvaro i ett år med en
månadslön på 30. 360 kr.
7. 6
Modell för sjukskrivning med tonvikt på de indirekta kostnaderna
Årsarbetstid exkl. sem. exkl. övertid 230 arbetsdagar x 8 arbetstimmar / dag =
1840 h
Timlön inkl. sem. ers 12 % 198
Årslön (198x1840) = 364 320 netto (364
320x0.3142)= 478 800 kr brutto
Sjukfrånvaro t o m 14:e dagen 198 x 8 = 1584 x13 = 20 592
Förlorad arbetstid 230 x 8 =1840 h
Arbetsgivareavgifter 31.42%
Eftersom Polismyndigheten (Region Syd) inte har någon direkt uppföljning av kostnaderna
gör jag en uppskattning vad det skulle kunna kosta. Jag tar fram nyckeltal för
produktionsförlust, mertid för befintlig personal samt lokalhyra.
Produktionsförlust 142 560*
Ersättare efter 6 månader
(115x8= 920) (920x198)=182 160 netto
(182 160x0.3142) = 239 360 brutto
Mertid för befintlig personal (80 h x 198)=15 840 netto
(15800 x0.3142) =20 800 brutto**
Företagshälsovård/rehab (4 000 000/ 300) = 13 000 kr per
sjukskriven
Administration
Lokalkostnader
(12 000 000/300)=40 000 kr per år***
(175x1840=)322 000- 423 000 brutto ****
(x 2 / 300) = 2820 kr per anställd
Produktionsförlust / vecka
*1 vecka effektiv tid
10 förhör och1 fup (förundersökningsprotokoll)- 10 h kan användas somnyckeltal
Administrativa åtgärder - 20 h kan användas somnyckeltal
30 h gånger198= 5940 kr är förlusten
Till dess att ersättare är i tjänst efter 6 månader ger (5940 x 24=142560 kr)
8. 7
**Mertid för befintlig personal (innan ersättare sätts in efter 6 månader). Det tar ungefär en två månader att
arbeta med de utredningar som den sjukskrivne haft. Jag har då nyckeltalet 20 h för administrativa åtgärder samt
10 h för förhör, underen veckas tid.
Efter de sex månaderna kvarstår dock även kostnaderför administration och lokaler för den sjukskrivne.
Eftersom det inte går att få fram siffrorna där gör jag en uppskattning omvad det skulle kunna kosta, en
schablonberäkning.
***Administration
Två heltidstjänster med månadslön på 25 000 inkl sem ersättning och arbetsgivareavgifter / 300
anställda
****Lokalhyra
12 000 000 / år
300 anställda
Ger nyckeltalet 40 000/anställd/år i lokalhyra
Analys
Ett företag såväl som en offentlig myndighet förlorar på att anställda blir sjukskrivna. Vissa
sjukskrivningar går inte att förhindra så som t.ex. olycksfall men det finns sjukskrivningar
som går att förebygga men då krävs det en aktiv insats från företaget i sig. Med hjälp av
nyckeltal kan man relativt snabbt se hur kostnaderna ser ut per individ och vad en frånvaro
faktiskt kostar, inte bara de direkta kostnaderna utan även de indirekta. Paula Liukkonen
skriver ” Nykeltalen syftar till att skapa incitament för miljöförbättrande åtgärder. De visar att
brister i arbetsmiljön belastar produktionsresultatet, ett förhållande som företagsledningen
normalt reagerar på.” (Paula Liukkonen, s 19). Kalkyler är inte helt tillförlitliga, de är en del
av en verklighet men ändå en form av utgångspunkt, om än förenklad. Siffrorna är baserade
på en schablon och den schablonen kan differera beroende på t.ex. individuella prestationer,
löner och inflöde. I boken Kalkyler som beslutsunderlag s187 skriver författaren om vikten
av att göra riskanalyser, som ett komplement till kalkylerna. I fallet med sjukskrivningar inom
Region Syd torde det vara ett bra sätt att få en överblick med hjälp av en stabil kalkyl
kompletterat med en riskanalys för att se hur framtiden kan komma att se ut, inom det
området. På så vis kan rätt åtgärder sättas in, och man kan få en aning om framtiden, baserade
på siffror och analys.
Många gånger handlar det också om attitydförändringar inom företaget, d.v.s. att tänka att
friskvård är ekonomi och inte två helt skilda enheter. I boken om personalekonomi beskriver
författarna som ett exempel att man kan räkna ut att en tränad person beroende på dess
syreupptagningsförmåga, kan prestera mer än en person som är mindre vältränad (Boken om
personalekonomi, s 189).
Sammafattning
Polismyndigheten i Skåne (numera Region Syd) har mycket arbete framför sig inom den
förebyggande verksamheten. Det framgår tydligt av intervjuerna med nyckelpersoner inom
9. 8
myndigheten. Det är rätt så tydligt att det finns ett stort mörkertal gällande indirekta kostnader
för sjukfrånvaro. Det finns ingen klar redovisning, inga nyckeltal och ingen uppföljning av
den. Den enda klara uppgiften som finns är de direkta kostnaderna för sjukfrånvaron. Det står
klart att det hade varit gynnsamt för myndigheten att ta fram dessa siffror för att kunna få en
klar bild över hur arbetstagarna mår och vad organisationen kan göra för att förebygga
sjukskrivning. Det hade varit intressant för myndigheten att se hur sjukfrånvaron skiftar i tid
och hur sjukfrånvaron skiftar mellan könen, både avseende tidsaspekten men också avseende
orsaken till sjukskrivningen. För att på så vis sätta in relevanta åtgärder. Såväl stora som små
organisationer och företag kräver lönsamhet, antingen i form av ekonomisk vinst eller ökad
produktivitet och för det krävs att personalen mår bra för att prestera bra. Även om inte
Polisen är ett vinstdrivande företag krävs att myndigheten tänker i termer av inversteringar
och inte bara i termer av kostnader. En investering i bra arbetsmiljö, rätt verktyg och
motiverad personal ger en ökad effektivet och ett bättre resultat.
10. 9
Litteraturförteckning
Boken om personalekonomi, B. Catasùs, O, Högberg, A. Johrèn, Liber AB, Stockholm
Vad kostar frånvaron?, Paula Liukkonen, Svenska arbetsgivareföreningen, Örebro, 1989
Kalkyler som beslutsunderlag, G. Andersson, Studentlitteratur AB, Lund 2013
