Material de apoio elaborado pelo Prof. Me. Aristides Faria Lopes dos Santos (aristidesfaria@ifsp.edu.br) para as disciplinas "Ecoturismo e Turismo de Aventura", "Gestão Pública", "Marketing e Turismo", "Organização de Eventos (I)" e "Fundamentos do Turismo (I)" do Curso Superior de Tecnologia em Gestão de Turismo do IFSP Campus Cubatão.

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Organização de eventos (I)
IFSP Campus Cubatão | 2016
Prof. Aristides Faria Lopes dos Santos

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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Planejamento e organização de eventos

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Execução do projeto
• Comissão de marketing
– Imprensa: identificação do perfil dos veículos de comunicação de interesse do projeto,
contato com profissionais-chave dentro destas empresas (editoriais, departamentos),
elaboração e envio de press kit sobre o projeto, elaboração de um release padrão e
planejamento de um cronograma de divulgação das ações do projeto.
– Relações Públicas: relacionamento entre a organização e o público em geral, através dos
meios de comunicação, coordenação e planejamento de pesquisas da opinião pública,
para fins institucionais, planejamento e supervisão da utilização dos meios audiovisuais,
para fins institucionais e o planejamento e a execução de campanhas de opinião pública.

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Execução do projeto
• Comissão de marketing
– Publicidade e Propaganda:
• Levantar os dados que orientarão a campanha de divulgação do projeto (atendimento);
• Produzir campanhas publicitárias com base na análise de pesquisas de mercado (criação);
• Administrar as ações de publicidade e de promoção de vendas do projeto (gerência do
produto);
• Planejar e desenvolver estratégias de preço, distribuição e venda, desde a campanha até a
aproximação com o consumidor (marketing);
• Negociar a compra de espaço para anúncios (mídia);
• Avaliar o impacto das campanhas publicitárias sobre o público (pesquisa);
• Fazer jingles, comerciais e anúncios em rádios, TVs, jornais, revistas, outdoors e websites
(produção);
• Desenvolver campanhas promocionais junto a parceiros do projeto (promoção de vendas).
– Inscrições: gerenciamento das inscrições, implementação de uma estratégia de captação
de participantes e de recursos, se o evento for pago.

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Estrutura organizacional
• Comissão técnica
– Recepção: mesmo com a realização de inscrições (pagas ou gratuitas) prévias ao evento,
é importante que os organizadores estejam preparados para receber participantes sem
inscrições feitas com antecedência; devem ser planejados meios (manuais ou
informatizados) para receber estes participantes.
– Secretaria: no caso de eventos pagos, a Secretaria deve atentar para o controle das
inscrições pagas e a consequente emissão de recibos, além do envio das confirmações e
de informações sobre o projeto com antecedência ao evento; controle de presenças e
emissão de certificados de participação.

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Estrutura organizacional
• Comissão técnica
– Convidados: elaboração da relação de convidados (profissionais do mercado,
autoridades públicas, empresários de destaque, pessoas homenageadas, potenciais
parceiros).
– Palestrantes: a elaboração da agenda de discussões é muito importante e deve ser
planejada com cuidado para promover harmonia entre as falas dos palestrantes, devem
ser evitados conflitos entre os mesmos, então é essencial que se conheça cada um dos
palestrantes. O contato prévio com cada um destes é fundamental.
– Infraestrutura: como visto, a infraestrutura pode ser considerada um recurso econômico
(sem o dispêndio direto de dinheiro) ou um adquirida/contratada com recursos
financeiros ($).

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Estrutura organizacional
• Comissão de finanças
– Contas a pagar e receber: ainda em relação às inscrições, é fundamental que a
“Secretaria” mantenha controle rigoroso sobre todo o processo, desde as inscrições, a
emissão de confirmações, o acompanhamento dos pagamentos, a emissão de cobranças,
emissão de recibos e gerenciamento dos pagamentos a fazer; essas ações devem ser
realizadas em parceria entre o “Contas a pagar e receber” e a Tesouraria.
– Tesouraria: execução dos controles apresentados pela Secretaria e o departamento de
“Contas a pagar e receber” e a “Secretaria”; é fundamental que haja transparência no
processo, prestação de contas e controle informatizado, se possível, permanentemente
atualizado.
– Inscrições: o processo de credenciamento dos participantes e dos demais públicos de
interesse é importante para que os organizadores tracem um perfil do público, possam
contata-los durante ou após o evento e mesmo possam comercializar produtos, serviços
ou ofertar benefícios aos inscritos.
– Captação de recursos: os recursos captados podem ser financeiros ou econômicos!