Copia de Archivist's Day in Colombia by Slidesgo.pptx

1. Administración Documental en el Entorno
Laboral
Actividad 3
Foro Temático "Tipos de Documentos". Norma
Icontec NTC 185
Servicio Nacional de Aprendizaje Sena

2. Presentado por
Alejandra Johanna Rodriguez Pimiento

3. En el presente trabajo planteó los conocimientos
adquiridos en aplicar la Norma GTC 185 para la gestión
de documentos formales, y así poder aplicarlo en un
futuro en mi trabajo, utilizando los lineamientos para la
gestión de documentos, basados en las normas Icontec,
de esa manera poder utilizar diferentes herramientas,
que me sirven de soporte para mejorar la presentación y
dar formalidad aquellos documentos que así lo requieran,
todo esto con el fin de facilitar las comunicaciones
escritas y tecnológicas en mi área laboral, cabe resaltar
que estas comunicaciones me permiten el desarrollo y
comprensión de la información que puedo aportar a mi
labor.
INTRODUCCIÓN

4. GTC-185 Documentación organizacional - PB 060 Esta guía técnica
colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten
la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y
organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y
electrónicas.
A su vez, busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con
buena calidad. El documento se plantea como una guía, lo cual permite su
adaptación a las necesidades y características internas de las
organizaciones.
El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos
de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de
proyectar una adecuada imagen corporativa.
¿Que es la norma GTC 185?

5. GTC-185 Documentación organizacional - PB 060 Esta guía técnica
colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la
gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar
la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas.}
Tiene una cuenta los aspectos generales de la comunicación y presenta un orden
para las partes de cada tipo de documentos, con base en el estilo y la
presentación que demanda los protocolos organizacionales y que se establecen
en los manuales de procedimiento de cada organización, para la producción de
documentos.
¿Objetivo de la norma GTC 185?

6. ❖ Anexos
❖ Abreviatura
❖ acta
❖ Asuntos
❖ Bibliográfica
❖ carta
❖ Certificado
❖ Circular
❖ Cita
❖ Código
Terminos y definiciones

7. Documento 01 Carta
Memorando
Circular
Documento 02
Documento 03
La guia GTC 185
Sirve para la elaboración de los siguientes documentos.

8. Documento 01 Actas
Informes
Certificados
Documento 02
Documento 03
La guia GTC 185
Sirve para la elaboración de los siguientes documentos.

9. Documento 01 Hoja de vida Coorporativa
Mensajes Electrónicos
Constancias
Documento 02
Documento 03
La guia GTC 185
Sirve para la elaboración de los siguientes documentos.

10. ¿Que es la
carta?
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre
organización y personas naturales; igualmente, en las relaciones
entre las organizaciones y sus empleados En algunas entidades se
de nómina oficio
La expedición de cartas está a cargo de funcionarios autorizados
mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus
funciones. Se recomienda elaborar las cartas en formato carta,
oficio o A4, con logo, membrete y pie de página

11. PARTES DE LA CARTA
★ Código
★ Lugar de origen y fecha de elaboración
★ Destinatario
★ Denominación o título académico
★ Nombre del destinatario
★ cargo
★ Organización
★ Dirección
★ Nombre del lugar de origen
★ país
★ Asunto
★ saludo
★ Texto
★ Despedida
★ Remitente y firmas responsables
★ Lineas especiales
★ Anexos
★ Copias

12. UNA IMAGEN VALE MÁS
QUE MIL PALABRAS

13. Ejemplo de cómo elaborar una
carta

14. Circulares
Comunicación interna o externa de carácter general o normativa
(disposiciones, normas, políticas) dirigida a varios destinatarios con el
mismo contenido.

15. Partes de una circular
➢ Encabezado
➢ Código
➢ Lugar de origen y fecha de elaboración
➢ Encabezado y destinatarios
➢ Asunto
➢ Texto con saludo incluido y despedida
➢ Nombre de remitente
➢ cargo
➢ Anexos
➢ Transcriptor

16. Ejemplo de cómo elaborar una circular

17. Certificaciones
y constancias
Documento de carácter probatorio público
o privado que asegura la veracidad y
legalidad de un hecho o un acto solemne
(acontecimiento acompañado de
formalidades necesarias para la validez de
un acto judicial, ceremonial, juramento o
norma)
La constancia es un documento de carácter
probatorio, que no requiere solemnidad,
pue de ser personal.

18. Partes de Certificaciones y
constancias
❏ Número
❏ Lugar de origen
Fecha de
elaboración
❏ Cargo
❏ identificación del
documento
❏ Texto
❏ Firmante
❏ transcriptor
❏ Paginas
subsiguientes
❏ Código

19. Ejemplo de cómo elaborar una
Certificaciones y constancias

20. Actas Documento en el que consta sucedido,
tratado y acordado en una reunión. Son
documentos que adquieren valor
administrativo, legal, jurídico e histórico
desde el momento de su creación. Cada
organización debe cumplir con lo ordenado
en la legislación vigente y en algunos casos
se debe registrar o presentar ante la
entidad competente; en este caso el acta se
debe elaborar en papel con membrete.
Toda acta debe llevar el nombre del grupo
que se reúne. Además, se debe aclarar si el
carácter de la reuniones ordinario o
extraordinario.

21. Partes del Acta
★ Título
★ Denominación del
documento y número
★ Encabezado
★ Lugar de origen y
fecha de reunión
★ Hora
★ Lugar
★ Asistentes
★ Representaciones
★ Invitados
★ Ausentes
★ Orden del dia
★ Desarrollo
★ Compromisos
★ Convocatoria
★ Firmas, nombres y
cargos

22. Ejemplo de cómo elaborar actas

23. Mis más sinceros agradecimientos al instructor
por el apoyo y enseñanza en este curso.
Agradecimiento