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Este documento presenta información sobre el acompañamiento y cierre de proyectos de consultoría. Explica la importancia del seguimiento y control durante la implementación de soluciones, incluyendo el uso de herramientas como planes de acción, cronogramas y diferentes tipos de juntas de trabajo. También destaca la necesidad de definir roles, objetivos medibles y canales de comunicación para garantizar el éxito del proyecto.

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MÓDULO 1 Consultoría: Proceso y Habilidades Avalado por ICCN, www.internationalccn.org
Profesor: Luis Carlos Estévez MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre
Módulo 5 Acompañamiento y cierre Temas Introducción. 1. El acompañamiento y cierre. Implementación de soluciones. 1. Acompañamiento en la ejecución. 2. Informes de avance. Cierre de proceso. 1. El servicio, la ética y la calidad. 2. Informe y presentación final. 3. Recibir y dar feedback. 4. Plan de mantenimiento. Temario 1 2 3
• Acompañamiento y cierre del proyecto TEMA 01 MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Introducción
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 5 Introducción al acompañamiento y cierre del proyecto de consultoría
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 6 Introducción al acompañamiento y cierre del proyecto de consultoría Dicho popular empresarial: En el mundo de los negocios, lo único que cuenta son… ”los resultados”. Todo lo demás es ”palabrería”… ¡Bienvenido a la gestión de proyectos en Consultoría Empresarial!
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 7 Introducción al acompañamiento y cierre del proyecto de consultoría En el mundo de la consultoría y de la gestión empresarial para la implementación de soluciones, sólo existen dos resultados posibles… ¿En cuál te gustaría estar? Fracasar y no cumplir los resultados comprometidos. NO CUMPLIR KPI’S Cumplir y lograr los resultados comprometidos. SUPERAR KPI’S
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Inicio Planeación Ejecución Control Cierre Nivel de actividad Tiempo 8 Introducción al acompañamiento y cierre del proyecto de consultoría El ciclo de vida de los proyectos Nos encontramos en esta etapa del proyecto. Traslape de fases en el ciclo de vida del proyecto.
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 9 Introducción al acompañamiento y cierre del proyecto de consultoría Administración del proyecto Gestión de la integración. Gestión del alcance. Gestión del tiempo. Gestión del costo. Gestión de la calidad. Gestión de los recursos humanos. Gestión de los interesados. Gestión de las comunicaciones. Gestión de los riesgos. Gestión de las adquisiciones. Planeación Ejecución Monitoreo y control Inicio Cierre
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 10 Introducción al acompañamiento y cierre del proyecto de consultoría + + Objetivos, metas y KPI´s - plan de acción. Herramientas de implementación. Tecnología para el control. Ya en este punto tendremos que haber realizado nuestro plan de acción y haber seleccionado la metodología y herramientas adecuadas para la implementación de nuestro proyecto.
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 11 Introducción al acompañamiento y cierre del proyecto de consultoría Definición de actividades. Plan de acción - Metas y KPI ´s Estimación de tiempo. Secuencia de actividades. Desarrollo del programa (Cronograma). Estimación de recursos por actividad. Sistema de control del programa.
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 12 Herramientas de diagnóstico. Herramientas de diseño de soluciones. Herramientas de implementación. Herramientas de implementación Introducción al acompañamiento y cierre del proyecto de consultoría
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 13 Tecnología para el control Benchmarking Assessment Definición Implementación y medición Monitoreo y control Conocer las tecnologías relacionadas. Evaluar la mejor opción, de acuerdo a las necesidades del cliente. Definición y alcance de tecnologías a implementar y/o actualizar. Implementación, pruebas y medición de la actualización tecnológica. Definición de reportes de uso e impacto. 01 02 03 04 05 Introducción al acompañamiento y cierre del proyecto de consultoría
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 14 Introducción al acompañamiento y cierre del proyecto de consultoría El seguimiento y control del proyecto: El control de proyecto tiene como objetivo principal el mantener el proyecto alineado con sus objetivos. El control efectivo del proyecto nos permite la comparación entre valores planificados e incurridos: 1. Evaluar la actuación o ejecución pasada. 2. Analizar tendencias futuras.
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 15 Introducción al acompañamiento y cierre del proyecto de consultoría El seguimiento y control del proyecto Procesos de planeación. Procesos de ejecución. Procesos de Monitoreo y control. Proceso de inicio. Proceso de cierre. Entrada de fase / comienzo de proyecto. Salida de fase / comienzo de proyecto.
1. Acompañamiento en la ejecución TEMA 02 MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Implementación de soluciones
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 17 Acompañamiento en la ejecución La implementación de una solución. Se da cuando en un proyecto se identifican problemas, obstáculos o retrasos. ¿Qué es la implementación de soluciones? ¿Qué es un problema? Situación negativa, no deseada. Según el Diccionario de la Real Academia Española, problema también es: • Cuestión que se trata de aclarar. • Proposición o dificultad de solución dudosa. • Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún fin. • Desviación entre las expectativas y la realidad. = Oportunidad. META NO ALCANZADA (lado negativo). META POR ALCANZAR (lado positivo).
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 18 Implementación de soluciones de acompañamiento durante el proyecto TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES Plan de trabajo Manejo del proyecto Lograr el compromiso de los usuarios y partes interesadas. Definir con claridad roles y responsabilidades. Planificar de manera objetiva y realista. Definir los objetivos y el alcance. Medir el progreso e inspeccionar los entregables. Manejar de manera activa el riesgo, los cambios y los asuntos pendientes. Integrar un equipo de trabajo efectivo. Comunicar activamente. 01 02 03 04 05 06 07 08 Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 19 Implementación de soluciones de acompañamiento durante el proyecto Acompañamiento en la ejecución Manejo del proyecto Lograr el compromiso de los usuarios y partes interesadas. Definir con claridad roles y responsabilidades. Planificar de manera objetiva y realista. Definir los objetivos y el alcance. Medir el progreso e inspeccionar los entregables. Manejar de manera activa el riesgo, los cambios y los asuntos pendientes. Integrar un equipo de trabajo efectivo. Comunicar activamente. 01 02 03 04 05 06 07 08
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 20 Soluciones durante el acompañamiento al plan de trabajo TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES ¿QUIÉN lo va a hacer? ¿CUÁNTOS recursos van a ser necesarios? ¿QUÉ se espera conseguir? ¿CÓMO sabemos si hemos cumplido los objetivos? ¿QUÉ tareas hay que repetir? ¿CUÁNDO hay que entregar las tareas? ¿CÓMO vamos a conseguir los objetivos? ¿DÓNDE se van a realizar las acciones? Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 21 Acompañamiento durante el plan de trabajo Seguimiento resultados / reporteo Seguimiento acciones- estrategias Acompañamiento en la ejecución TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES ¿QUIÉN lo va a hacer? ¿CUÁNTOS recursos van a ser necesarios? ¿QUÉ se espera conseguir? ¿CÓMO sabemos si hemos cumplido los objetivos? ¿QUÉ tareas hay que repetir? ¿CUÁNDO hay que entregar las tareas? ¿CÓMO vamos a conseguir los objetivos? ¿DÓNDE se van a realizar las acciones?
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 22 Seguimiento a acciones del plan de trabajo Seguimiento resultados / reporteo Seguimiento acciones- estrategias Acompañamiento en la ejecución TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES ¿QUIÉN lo va a hacer? ¿CUÁNTOS recursos van a ser necesarios? ¿QUÉ se espera conseguir? ¿CÓMO sabemos si hemos cumplido los objetivos? ¿QUÉ tareas hay que repetir? ¿CUÁNDO hay que entregar las tareas? ¿CÓMO vamos a conseguir los objetivos? ¿DÓNDE se van a realizar las acciones?
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 23 Herramientas para implementar el plan de acción • Juntas de trabajo - minutas. • Planes de acción. • Gantt- cronograma. Acompañamiento en la ejecución TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES Plan de trabajo
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 24 Herramientas de seguimiento y reporteo Tipos de juntas de trabajo Determinar tipo de reuniones y su duración MEDIO BAJO SEGUIMIENTO PRODUCTIVIDAD [RESULTADOS] TIPO DE JUNTA IMPACTO DURACIÓN Junta grupal Cada 15 días 30 - 60 Min Junta individual 1 vez a la semana 30 - 60 Min CAPACITACIÓN & ENTRENAMIENTO [DESARROLLO] TIPO DE JUNTA IMPACTO DURACIÓN Entrenamiento grupal Cada 15 días 2:00 horas Mentoring individual 1 vez al mes 1:30 horas Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 25 Herramientas de seguimiento y reporteo Tipo de reunión Duración Finalidad Claves de éxito Repaso diario 1 diario noticiero (tipo relámpago) 15 minutos Compartir planes y actividades. No cancelar este informativo diario. Junta táctica semanal 1 sesión semanal 40 - 60 minutos Analizar actividdaes semanales. Revisar planes de acción semanal y proponer debates de los planes estratégicos. Junta motivacional 1 sesión semanal 60 - 90 minutos Dejar un mensaje de logros y "carga de pilas”. Preparar temas y apoyarse en herramientas audiovisuales. Tipos de juntas de trabajo Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 26 Herramientas de seguimiento y reporteo TIPO DE REUNIÓN Duración Finalidad Claves de éxito Junta mensual 1 sesión mensual 2 a 4 Horas Debatir, analizar, realizar tormentas de ideas, decidir estrategias para garantizar el éxito a largo plazo. Limitarse a uno o dos estrategias y generar un plan de acción con su cronograma. Junta trimestral 1 sesión trimestral 4 a 6 Horas Analizar la estrategia, las tendencias del sector y resultado de los planes de acción implementados. Centrarse en los planes de acción para el próximo trimestre y evitar actividades sociales. Tipos de juntas de trabajo Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 27 Herramientas de seguimiento y reporteo ¿Alguna vez has escuchado este tipo de comentarios? ¡En nuestras juntas! “Los acuerdos a los que llegamos no son respetados”. “Discutimos mucho y no llegamos a nada”. “No escuchan mis opiniones dentro de las juntas”. “Las juntas nos quitan mucho tiempo”. Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 28 Tipos de juntas de trabajo: Abordemos brevemente las mejores prácticas del manejo de juntas efectivas. Planeación de la junta Ejecución de la junta Manejo de juntas efectivas Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 29 Tipos de juntas de trabajo: Junta efectiva • Renueva compromiso y energetiza a los involucrados. • Es corta y al grano. • Es visto como crecimiento. • Se tocan temas fundamentales y se resuelven asertivamente. • Fluye la comunicación. • Se celebran los éxitos. Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 30 Tipos de juntas de trabajo: Junta poco efectiva • Genera frustración. • Es larga y poco eficiente. • Es visto como un proceso burocrático y poco valioso. • Se habla mucho y no se llega a nada. • Algunos o pocos participan. • Se enfoca sólo en problemas. Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 31 Elementos de juntas efectivas: Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución 1 5 4 3 2 Establece el objetivo. Haz una agenda. Sé puntual. Elimina los distractores. Sé directo. 6 10 9 8 7 Sé un guía. Asigna responsabilidades justas y concretas. Haz tiempo para comentarios y dudas. Haz una minuta de trabajo. Da seguimiento.
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 32 Tipos de juntas de trabajo Junta grupal 1.- Reunión de seguimiento con el equipo: • Logros y avances del grupo. • Avances de proyectos. • Mejoras estrategias / avances y cambios. • Temas de nuevos procesos administrativos. Junta individual 2.- Reunión de seguimiento individual: • Dar seguimiento a avances. • Dar feeeback. • Logros de la semana = tareas. • Acuerdos y plan de trabajo semanal. • Generar compromisos individuales. Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 33 Planes de acción: Un plan de acción es un modo de asegurarnos de que las soluciones planteadas en nuestro proyecto de consultoría se concretan. 01 En consultoría nos apoyamos de 3 tipos de planes de acción: A Planes individuales • ODT. • Check list. • Listado de actividades. • Gantt. B Planes grupales / área • Cronograma. • Plan de actividades. • Gantt. • App’s de gestión. C Planes x compañía • Cronograma. • Plan de actividades. • Gantt. • Software control de proyectos. Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 34 Planes de acción: Una vez que todos estén presentes, repase los siguientes puntos de su organización: 01 • La visión. • La misión. • Los objetivos. • Las estrategias. • Los objetivos y los agentes de cambio (gerentes, empleados, directores). • Los cambios propuestos para cada sector y/o área de la empresa. Meta clara Plan de acción claro Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 35 Herramientas para implementar el plan de acción TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES Plan de trabajo • SW2H • SWOT- FODA • GRÁFICA GREINER • VRIO FRAMEWORK • CADENA DE VALOR • MATRIZ BCG • MATRIZ GE- MCKENSEY • CUSTOMER JOURNEY • 5 FUERZAS DE PORTER • BALANCED SCORECARD • BENCHMARK • GANTT- CRONOGRAMAS Estado insatisfactorio Recopilación de datos Análisis de datos Implementar conclusión Formulación de hipótesis Selección de un método de investigación 1 2 3 4 5 6 • Formulación de estrategias. • Selección de canales. • Estilo de comunicación. Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 36 Herramientas de seguimiento y reporteo • Reglas y funcionamiento. • Compromisos. • Filosofía de trabajo. • Juntas y sesiones. • Planes de trabajo. • Pizarrones / tableros. • ODT-Informes. • Folder expedientes. • Formulación de estrategias. • Selección de canales. • Estilo de comunicación. Acompañamiento en la ejecución TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES Plan de trabajo
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 37 Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución Clarificar reglas de funcionamiento: En este punto se deben de asignar las reglas del funcionamiento de la interacción del miembro del equipo (llamado encuadres de productividad). • Horarios laborales y días especiales. • Metas de productividad / estándares de desempeño. • Metodología de seguimiento a resultados. • Capacitación y plan de desarrollo. • Sistema de consecuencias (penalizaciones).
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 38 Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución Masters Líderes Retadores Visionarios Valor Capacidad Cuadrante mágico
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 39 Acompañamiento durante el plan de trabajo Seguimiento resultados / reporteo Seguimiento acciones- estrategias Acompañamiento en la ejecución TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES ¿QUIÉN lo va a hacer? ¿CUÁNTOS recursos van a ser necesarios? ¿QUÉ se espera conseguir? ¿CÓMO sabemos si hemos cumplido los objetivos? ¿QUÉ tareas hay que repetir? ¿CUÁNDO hay que entregar las tareas? ¿CÓMO vamos a conseguir los objetivos? ¿DÓNDE se van a realizar las acciones?
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Objetivo Desempeño Evaluación Medición Éxito Validación Estrategia KPI 40 Seguimiento de objetivos e indicadores • Objetivos (tipos). • Reporte de KPI’s. • Informes. • Sesiones de ajustes. • Seguimiento Objetivos SMART. • Indicadores –KPIS. • Reporte de Avances- Productividad. TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES Plan de trabajo Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 41 Indicadores Clave de Rendimiento: Son métricas específicas que cuantifican el rendimiento relativo a los objetivos. Un KPI nos permite crear expectativas y generar acciones. Definición de métricas de eficiencia: • Es un dato. • Mide el éxito de una actividad. • Relativos a objetivos. • Crea expectativas. • Detona acciones. Seguimiento de objetivos e indicadores Acompañamiento en la ejecución KPI / Key Performance Indicator
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 42 1.- Construir reglas del juego para medir la entrega de resultados. La mayoría de los KPI se encuentran en una de las siguientes cuatro categorías: • Incrementos. • Reducciones. • Mantener. • Proporciones. Seguimiento de objetivos e indicadores Acompañamiento en la ejecución
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 43 2.- Definir un KPI Válido. • Deben responder a los objetivos del negocio. • Deben ser definidos por la ‘Dirección’. • Deben estar vinculados a factores de valor crítico para el logro de los objetivos de negocio. • Tienen que estar sustentados en datos válidos. • Necesitan ser cuantificables de forma consistente y significativa. • Deben ser sencillos de entender. • Deben propiciar el disparo de acciones de mejora. Acompañamiento en la ejecución Seguimiento de objetivos e indicadores
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 44 Acompañamiento en la ejecución Seguimiento de objetivos e indicadores Regla de la escalera ¿Cómo saber si un KPI es adecuado? • ¿Implica algún costo la medición de ese KPI? • ¿Qué otros recursos se requieren para medir el KPI? • ¿Cuánto tiempo se requiere para realizar la medición? • ¿Realmente mide lo que se debe medir? Clarifica las implicaciones para realizar la medición de cada KPI.
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 45 3.- Presentación de KPI’S. • Procurar no solo presentar números ‘crudos’ sino tasas, promedios o porcentajes. • Mostrar el porcentaje de cambio. (Siempre presentados con su comparación a través del tiempo). • Es conveniente usar indicadores con flechas y colores. • Verde es bueno, rojo es malo, amarillo es alerta. Acompañamiento en la ejecución Seguimiento de objetivos e indicadores
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 46 Ejemplo: KPI’s de un negocio Objetivo 1.4 millones de pesos mensuales. • Compras totales. • Valor medio de la transacción. • Cantidad de artículos por ticket. • Abandonos de carro de compra. • 1,000 compras totales. • $1,000 MX. • 3 artículos. • 10% de abandono. Meta KPI’S KPI´S Target Incrementar las ventas mensuales del sitio en 40% respecto al promedio mensual del 2013. Acompañamiento en la ejecución Seguimiento de objetivos e indicadores
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 47 Acompañamiento en la ejecución Seguimiento de objetivos e indicadores • Son los que miden el logro final de una meta. • Meta: Llegar entre los primeros 50 lugares en el medio maratón de la Ciudad de México del 2021 • KPI histórico = lugar obtenido en la meta final. Indicadores históricos:
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 48 Acompañamiento en la ejecución Seguimiento de objetivos e indicadores Indicadores predictivos: • Miden el avance gradual hacia el logro de una meta. • Meta: Correr 3 km diarios. • KPI predictivo = número de kilómetros recorridos cada día ó % de días a la semana que se corrieron.
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 49 ¿Cómo definir KPI´s cualitativos? Acompañamiento en la ejecución Seguimiento de objetivos e indicadores “Todo es medible” • Antes de definir los indicadores cualitativos define con tu cliente qué es lo que se quiere medir y para qué (por ejemplo: Crear una cultura de calidad). • Define con tu cliente qué elementos o comprtamientos específicos estarían relacionados con el concepto de calidad. • Define con tu cliente en qué medida se correlacionan dichos comportamientos con el concepto de calidad. • Correlación es la medida en que cambios en una variable se explican por cambios en la otra variable, una correlación total es 1 a 1 y de ahí la proporción se disminuye. • Como regla empírica, si la correlación entre una variable (calidad) se explica arriba de un 50% por otra variable (por ejemplo: reducción de errores), entonces definir ese KPI como cualitativo. • Si la correlación es menor al 50% definir con el cliente si vale la pena asignar ese KPI.
2. Informes de avance TEMA 02 MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Implementación de soluciones
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 51 Informes de avance Informes a entregar Construir reglas del juego en la entrega de resultados: • Informes de resultados por áreas / proyectos B y C. • Informes de rentabilidad (factores económicos: ventas, productos vendidos, etc.). • Producción y logística (rotación, inventarios, mermas, desvíos, mejoras, ahorros, etc.). • Informe de tiempo invertido: visitas y desplazamientos. movimientos. • Informes de avances en KPI’s.
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 52 Informes de avance La matriz de conocimiento Vs. receptividad del receptor • ¿Tiene la información relevante? • ¿Entiende la información? Receptividad Conocimiento Persuadir Proponer Interesar Explicar ¿Qué tanto le interesa? / ¿Está abierto a escuchar? 01 02 03 04
1. Cierre de proceso TEMA 03 MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Cierre de proceso
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 54 El servicio, la ética y la calidad Integración total del proceso Satisfacción del cliente Mejora continua Equipo comprometido con la calidad Excelencia en la gestión + - Calidad
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 55 La ética del consultor “Un consultor nunca presentará una falsa imagen de sí mismo pretendiendo realizar una tarea que queda fuera de su competencia, aunque esté escaso de trabajo y ansioso de obtener alguna misión”. JURAMENTO No mentir, no ocultar, no fallar, y nunca poner pretextos o excusas. El servicio, la ética y la calidad
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 56 Desarrollo del concepto de calidad en el servicio elite Calidad percibida Expectativa del cliente Valor percibido Satisfacción del cliente Quejas del cliente Fidelidad del cliente El servicio, la ética y la calidad
2. Informe y presentación final TEMA 03 MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Cierre de proceso
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 58 Informe y presentación final • Se entrega en una sesión con un protocolo de “servicio de excelencia”. • Se maneja una presentación con videos que generen confianza en los resultados. • Se utiliza la fórmula SPIN para su diseño. • Se utilizan las presentaciones con la metodología ZEN y el uso del Storytelling.
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 59 Ser un Storyteller es reconocer que una historia es la distancia más corta entre dos personas. Nancy Duarte, en su libro “Resonate”, nos explica la importancia de contar buenas historias. Contar historias es una forma de ciencia, ya que implica varios elementos que se organizan de una manera especial para llegar a la gente. Storytelling: Y si queremos interesar a un auditorio sobre un tema, la estrategia más efectiva de comunicación es… ¡Sé un verdadero Storyteller! Informe y presentación final
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 60 El viaje del héroe Inicio del viaje El desafío final El renacimiento Reclamar la recompensa Retorno a la normalidad Llamado a la aventura La ayuda Los retos Mundo ordinario Mundo especial Informe y presentación final 1 3 5 8 6 2 4 7
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 61 Presentación final de resultados ¡El efecto del uso de imágenes es realmente asombroso! 4.500 niños morirán hoy de enfermedades relacionadas con el agua. 33% Bullet point 67% Visual slides 30 puntos El tamaño de la letra. Con esto se garantiza que mejorará la explicación de los puntos más sobresalientes. 20 minutos Presentar diez diapositivas en veinte minutos. Informe y presentación final
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 62 Ejemplo de láminas de resultados Informe y presentación final
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 63 Ejemplo de entrega de reportes Informe y presentación final
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 64 Informe y presentación final 10 características más relevantes de una infografía: 1. Cuenta una historia de datos sobre un tema en particular. 2. Incorpora elementos visuales relevantes al tema. 3. Contempla una gama definida de colores. 4. Incorpora diversos tipos de tipografía. 5. Trabaja los espacios estratégicamente. 6. Logra armonía y simplicidad del diseño. 7. Busca la originalidad y creatividad del diseño. 8. Incorpora elementos de marca. 9. Puede compartirse en diversos medios digitales. 10. Incluye un llamado a la acción. Elementos de las infografías
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 65 Uso de sistemas representacionales Informe y presentación final VISUAL “Vamos a ver”, “a simple vista”, “lo veo claro”, “se ve bien”, “ya veremos”, “veo luz al final del túnel”, “ya me quedo claro”, “Veo varias opciones”, “no veo la solución”, “échale un ojo”, “Cómo lo ves?”… Suelen pensar en imágenes, se les identifica fácilmente cuando suben la mirada buscando un recuerdo.
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 66 Uso de sistemas representacionales Informe y presentación final AUDITIVO “Me suena”, “me pregunto si…”, “te escucho”, “lo he oído”, “suena fatal”, “me resuena”, “Me cayo el 20”, “es música para mis oídos”, “Cómo te suena esta idea?”… Giran la mirada hacia los lados, se señalan los oídos y suelen ser más tranquilos que los visuales.
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 67 Uso de sistemas representacionales Informe y presentación final KINESTÉSICO “Agarré la idea”, “sigo la corriente”, “no me hace sentir bien”, “me puso la piel de gallina”, “es un trago amargo”, “me duele el alma”. Estas personas son las que más capacidad de concentración tienen. Además, suelen mirar más hacia abajo, un tono bajo de voz y una velocidad más lenta que los anteriores. .
3. Recibir y dar feedback TEMA 03 MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Cierre de Proceso
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 69 Recibir y dar feedback La palabra feedback y los ejemplos de feedback suelen utilizarse como un sinónimo de respuesta o reacción. El feedback, puede ser la reacción u opinión que nos da un interlocutor, como retorno de un asunto.
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 70 Comunicar resultados Comportamiento Decisión Juicios y opiniones Interpretación Realidad Cuidado al subir demasiado rápido la escalera de las inferencias. Retroalimentación para la mejora del desempeño. Recibir y dar feedback
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 71 Aunado al seguimiento de actividades es importante crear un sistema de retroalimentación, el cual debe considerarse en 3 formas: Tipos de retroalimentación Estrategia Proceso Táctica Procedimiento Técnica Habilidad Recibir y dar feedback
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 72 1 2 3 4 5 Objetivos Marcos Escenarios Compromisos Seguimiento Diseño de conversaciones Recibir y dar feedback
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 73 Diseño de conversaciones - “comunicación no violenta” Cuatro elementos clave de la “comunicación no violenta” (CNV). 1er. componente: Separación entre observación y evaluación. 2do. componente: Identificar y expresar sentimientos. 3er. componente: Asumir la responsabilidad de nuestros sentimientos. 4to. Componente: Peticiones conscientes: Solicitar acciones concretas. 3 etapas que se centran en lo que observamos, sentimos y necesitamos. La última etapa se ocupa de lo que nos gustaría pedir a los demás. Recibir y dar feedback
4. Plan de mantenimiento TEMA 03 MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Cierre de proceso
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 75 Plan de mantenimiento El mantenimiento preventivo es el conjunto de acciones necesarias para mantener los proyectos en funcionamiento, reduciendo las incidencias y logrando su efectividad en los periodos acordados. a) Mantenimiento correctivo: • Cuando hablamos de mantenimiento correctivo, nos referimos a reparar las fallas o problemas una vez que han aparecido. • El mantenimiento correctivo resulta inevitable porque es imposible predecir y evitar todas las fallas, problemas u omisiones. b) Mantenimiento preventivo: • En el mantenimiento preventivo, se busca evitar futuras fallas en el proyecto antes de que surjan. • Normalmente se hace sustituyendo tácticas o afinando estrategias. También puede tratarse de acciones de mejora para eficientar los procesos.
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 76 Esquema general de un plan de monitoreo Resultado esperado Metas para alcanzar el resultado Indicadores Medición del nivel alcanzado Definición de correctivos requeridos Ejecución Plan de mantenimiento Continuo monitoreo de indicadores de forma mensual
MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 77 Existen tres medios para dar un adecuado seguimiento al proyecto, para dar continuidad. • Educación a distancia. • Programas de aprendizaje. • Actualización. • Coaching individual. • Reuniones de trabajo. • Mentoría y/o tutoría. • Coaching de equipos • Conferencias y seminarios. • Mantenimiento de KPI’s. • Fomento de la cultura de trabajo. Sesiones virtuales Reuniones Webinars Plan de mantenimiento
Profesor: Luis Carlos Estévez MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre

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    Profesor: Luis CarlosEstévez MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre
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    Módulo 5 Acompañamiento y cierre Temas Introducción. 1.El acompañamiento y cierre. Implementación de soluciones. 1. Acompañamiento en la ejecución. 2. Informes de avance. Cierre de proceso. 1. El servicio, la ética y la calidad. 2. Informe y presentación final. 3. Recibir y dar feedback. 4. Plan de mantenimiento. Temario 1 2 3
  • 4.
    • Acompañamiento ycierre del proyecto TEMA 01 MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Introducción
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  • 6.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 6 Introducción al acompañamiento ycierre del proyecto de consultoría Dicho popular empresarial: En el mundo de los negocios, lo único que cuenta son… ”los resultados”. Todo lo demás es ”palabrería”… ¡Bienvenido a la gestión de proyectos en Consultoría Empresarial!
  • 7.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 7 Introducción al acompañamientoy cierre del proyecto de consultoría En el mundo de la consultoría y de la gestión empresarial para la implementación de soluciones, sólo existen dos resultados posibles… ¿En cuál te gustaría estar? Fracasar y no cumplir los resultados comprometidos. NO CUMPLIR KPI’S Cumplir y lograr los resultados comprometidos. SUPERAR KPI’S
  • 8.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Inicio Planeación Ejecución Control Cierre Nivel de actividad Tiempo 8 Introducciónal acompañamiento y cierre del proyecto de consultoría El ciclo de vida de los proyectos Nos encontramos en esta etapa del proyecto. Traslape de fases en el ciclo de vida del proyecto.
  • 9.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 9 Introducción al acompañamientoy cierre del proyecto de consultoría Administración del proyecto Gestión de la integración. Gestión del alcance. Gestión del tiempo. Gestión del costo. Gestión de la calidad. Gestión de los recursos humanos. Gestión de los interesados. Gestión de las comunicaciones. Gestión de los riesgos. Gestión de las adquisiciones. Planeación Ejecución Monitoreo y control Inicio Cierre
  • 10.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 10 Introducción al acompañamientoy cierre del proyecto de consultoría + + Objetivos, metas y KPI´s - plan de acción. Herramientas de implementación. Tecnología para el control. Ya en este punto tendremos que haber realizado nuestro plan de acción y haber seleccionado la metodología y herramientas adecuadas para la implementación de nuestro proyecto.
  • 11.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 11 Introducción al acompañamientoy cierre del proyecto de consultoría Definición de actividades. Plan de acción - Metas y KPI ´s Estimación de tiempo. Secuencia de actividades. Desarrollo del programa (Cronograma). Estimación de recursos por actividad. Sistema de control del programa.
  • 12.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 12 Herramientas de diagnóstico. Herramientas dediseño de soluciones. Herramientas de implementación. Herramientas de implementación Introducción al acompañamiento y cierre del proyecto de consultoría
  • 13.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 13 Tecnología para elcontrol Benchmarking Assessment Definición Implementación y medición Monitoreo y control Conocer las tecnologías relacionadas. Evaluar la mejor opción, de acuerdo a las necesidades del cliente. Definición y alcance de tecnologías a implementar y/o actualizar. Implementación, pruebas y medición de la actualización tecnológica. Definición de reportes de uso e impacto. 01 02 03 04 05 Introducción al acompañamiento y cierre del proyecto de consultoría
  • 14.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 14 Introducción al acompañamientoy cierre del proyecto de consultoría El seguimiento y control del proyecto: El control de proyecto tiene como objetivo principal el mantener el proyecto alineado con sus objetivos. El control efectivo del proyecto nos permite la comparación entre valores planificados e incurridos: 1. Evaluar la actuación o ejecución pasada. 2. Analizar tendencias futuras.
  • 15.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 15 Introducción al acompañamientoy cierre del proyecto de consultoría El seguimiento y control del proyecto Procesos de planeación. Procesos de ejecución. Procesos de Monitoreo y control. Proceso de inicio. Proceso de cierre. Entrada de fase / comienzo de proyecto. Salida de fase / comienzo de proyecto.
  • 16.
    1. Acompañamiento enla ejecución TEMA 02 MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Implementación de soluciones
  • 17.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 17 Acompañamiento en laejecución La implementación de una solución. Se da cuando en un proyecto se identifican problemas, obstáculos o retrasos. ¿Qué es la implementación de soluciones? ¿Qué es un problema? Situación negativa, no deseada. Según el Diccionario de la Real Academia Española, problema también es: • Cuestión que se trata de aclarar. • Proposición o dificultad de solución dudosa. • Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún fin. • Desviación entre las expectativas y la realidad. = Oportunidad. META NO ALCANZADA (lado negativo). META POR ALCANZAR (lado positivo).
  • 18.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 18 Implementación de solucionesde acompañamiento durante el proyecto TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES Plan de trabajo Manejo del proyecto Lograr el compromiso de los usuarios y partes interesadas. Definir con claridad roles y responsabilidades. Planificar de manera objetiva y realista. Definir los objetivos y el alcance. Medir el progreso e inspeccionar los entregables. Manejar de manera activa el riesgo, los cambios y los asuntos pendientes. Integrar un equipo de trabajo efectivo. Comunicar activamente. 01 02 03 04 05 06 07 08 Acompañamiento en la ejecución
  • 19.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 19 Implementación de solucionesde acompañamiento durante el proyecto Acompañamiento en la ejecución Manejo del proyecto Lograr el compromiso de los usuarios y partes interesadas. Definir con claridad roles y responsabilidades. Planificar de manera objetiva y realista. Definir los objetivos y el alcance. Medir el progreso e inspeccionar los entregables. Manejar de manera activa el riesgo, los cambios y los asuntos pendientes. Integrar un equipo de trabajo efectivo. Comunicar activamente. 01 02 03 04 05 06 07 08
  • 20.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 20 Soluciones durante elacompañamiento al plan de trabajo TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES ¿QUIÉN lo va a hacer? ¿CUÁNTOS recursos van a ser necesarios? ¿QUÉ se espera conseguir? ¿CÓMO sabemos si hemos cumplido los objetivos? ¿QUÉ tareas hay que repetir? ¿CUÁNDO hay que entregar las tareas? ¿CÓMO vamos a conseguir los objetivos? ¿DÓNDE se van a realizar las acciones? Acompañamiento en la ejecución
  • 21.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 21 Acompañamiento durante elplan de trabajo Seguimiento resultados / reporteo Seguimiento acciones- estrategias Acompañamiento en la ejecución TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES ¿QUIÉN lo va a hacer? ¿CUÁNTOS recursos van a ser necesarios? ¿QUÉ se espera conseguir? ¿CÓMO sabemos si hemos cumplido los objetivos? ¿QUÉ tareas hay que repetir? ¿CUÁNDO hay que entregar las tareas? ¿CÓMO vamos a conseguir los objetivos? ¿DÓNDE se van a realizar las acciones?
  • 22.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 22 Seguimiento a accionesdel plan de trabajo Seguimiento resultados / reporteo Seguimiento acciones- estrategias Acompañamiento en la ejecución TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES ¿QUIÉN lo va a hacer? ¿CUÁNTOS recursos van a ser necesarios? ¿QUÉ se espera conseguir? ¿CÓMO sabemos si hemos cumplido los objetivos? ¿QUÉ tareas hay que repetir? ¿CUÁNDO hay que entregar las tareas? ¿CÓMO vamos a conseguir los objetivos? ¿DÓNDE se van a realizar las acciones?
  • 23.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 23 Herramientas para implementarel plan de acción • Juntas de trabajo - minutas. • Planes de acción. • Gantt- cronograma. Acompañamiento en la ejecución TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES Plan de trabajo
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    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 24 Herramientas de seguimientoy reporteo Tipos de juntas de trabajo Determinar tipo de reuniones y su duración MEDIO BAJO SEGUIMIENTO PRODUCTIVIDAD [RESULTADOS] TIPO DE JUNTA IMPACTO DURACIÓN Junta grupal Cada 15 días 30 - 60 Min Junta individual 1 vez a la semana 30 - 60 Min CAPACITACIÓN & ENTRENAMIENTO [DESARROLLO] TIPO DE JUNTA IMPACTO DURACIÓN Entrenamiento grupal Cada 15 días 2:00 horas Mentoring individual 1 vez al mes 1:30 horas Acompañamiento en la ejecución
  • 25.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 25 Herramientas de seguimientoy reporteo Tipo de reunión Duración Finalidad Claves de éxito Repaso diario 1 diario noticiero (tipo relámpago) 15 minutos Compartir planes y actividades. No cancelar este informativo diario. Junta táctica semanal 1 sesión semanal 40 - 60 minutos Analizar actividdaes semanales. Revisar planes de acción semanal y proponer debates de los planes estratégicos. Junta motivacional 1 sesión semanal 60 - 90 minutos Dejar un mensaje de logros y "carga de pilas”. Preparar temas y apoyarse en herramientas audiovisuales. Tipos de juntas de trabajo Acompañamiento en la ejecución
  • 26.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 26 Herramientas de seguimientoy reporteo TIPO DE REUNIÓN Duración Finalidad Claves de éxito Junta mensual 1 sesión mensual 2 a 4 Horas Debatir, analizar, realizar tormentas de ideas, decidir estrategias para garantizar el éxito a largo plazo. Limitarse a uno o dos estrategias y generar un plan de acción con su cronograma. Junta trimestral 1 sesión trimestral 4 a 6 Horas Analizar la estrategia, las tendencias del sector y resultado de los planes de acción implementados. Centrarse en los planes de acción para el próximo trimestre y evitar actividades sociales. Tipos de juntas de trabajo Acompañamiento en la ejecución
  • 27.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 27 Herramientas de seguimientoy reporteo ¿Alguna vez has escuchado este tipo de comentarios? ¡En nuestras juntas! “Los acuerdos a los que llegamos no son respetados”. “Discutimos mucho y no llegamos a nada”. “No escuchan mis opiniones dentro de las juntas”. “Las juntas nos quitan mucho tiempo”. Acompañamiento en la ejecución
  • 28.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 28 Tipos de juntasde trabajo: Abordemos brevemente las mejores prácticas del manejo de juntas efectivas. Planeación de la junta Ejecución de la junta Manejo de juntas efectivas Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución
  • 29.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 29 Tipos de juntasde trabajo: Junta efectiva • Renueva compromiso y energetiza a los involucrados. • Es corta y al grano. • Es visto como crecimiento. • Se tocan temas fundamentales y se resuelven asertivamente. • Fluye la comunicación. • Se celebran los éxitos. Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución
  • 30.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 30 Tipos de juntasde trabajo: Junta poco efectiva • Genera frustración. • Es larga y poco eficiente. • Es visto como un proceso burocrático y poco valioso. • Se habla mucho y no se llega a nada. • Algunos o pocos participan. • Se enfoca sólo en problemas. Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución
  • 31.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 31 Elementos de juntasefectivas: Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución 1 5 4 3 2 Establece el objetivo. Haz una agenda. Sé puntual. Elimina los distractores. Sé directo. 6 10 9 8 7 Sé un guía. Asigna responsabilidades justas y concretas. Haz tiempo para comentarios y dudas. Haz una minuta de trabajo. Da seguimiento.
  • 32.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 32 Tipos de juntasde trabajo Junta grupal 1.- Reunión de seguimiento con el equipo: • Logros y avances del grupo. • Avances de proyectos. • Mejoras estrategias / avances y cambios. • Temas de nuevos procesos administrativos. Junta individual 2.- Reunión de seguimiento individual: • Dar seguimiento a avances. • Dar feeeback. • Logros de la semana = tareas. • Acuerdos y plan de trabajo semanal. • Generar compromisos individuales. Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución
  • 33.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 33 Planes de acción: Unplan de acción es un modo de asegurarnos de que las soluciones planteadas en nuestro proyecto de consultoría se concretan. 01 En consultoría nos apoyamos de 3 tipos de planes de acción: A Planes individuales • ODT. • Check list. • Listado de actividades. • Gantt. B Planes grupales / área • Cronograma. • Plan de actividades. • Gantt. • App’s de gestión. C Planes x compañía • Cronograma. • Plan de actividades. • Gantt. • Software control de proyectos. Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución
  • 34.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 34 Planes de acción: Unavez que todos estén presentes, repase los siguientes puntos de su organización: 01 • La visión. • La misión. • Los objetivos. • Las estrategias. • Los objetivos y los agentes de cambio (gerentes, empleados, directores). • Los cambios propuestos para cada sector y/o área de la empresa. Meta clara Plan de acción claro Herramientas de seguimiento y reporteo Acompañamiento en la ejecución
  • 35.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 35 Herramientas para implementarel plan de acción TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES Plan de trabajo • SW2H • SWOT- FODA • GRÁFICA GREINER • VRIO FRAMEWORK • CADENA DE VALOR • MATRIZ BCG • MATRIZ GE- MCKENSEY • CUSTOMER JOURNEY • 5 FUERZAS DE PORTER • BALANCED SCORECARD • BENCHMARK • GANTT- CRONOGRAMAS Estado insatisfactorio Recopilación de datos Análisis de datos Implementar conclusión Formulación de hipótesis Selección de un método de investigación 1 2 3 4 5 6 • Formulación de estrategias. • Selección de canales. • Estilo de comunicación. Acompañamiento en la ejecución
  • 36.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 36 Herramientas de seguimientoy reporteo • Reglas y funcionamiento. • Compromisos. • Filosofía de trabajo. • Juntas y sesiones. • Planes de trabajo. • Pizarrones / tableros. • ODT-Informes. • Folder expedientes. • Formulación de estrategias. • Selección de canales. • Estilo de comunicación. Acompañamiento en la ejecución TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES Plan de trabajo
  • 37.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 37 Herramientas de seguimientoy reporteo Acompañamiento en la ejecución Clarificar reglas de funcionamiento: En este punto se deben de asignar las reglas del funcionamiento de la interacción del miembro del equipo (llamado encuadres de productividad). • Horarios laborales y días especiales. • Metas de productividad / estándares de desempeño. • Metodología de seguimiento a resultados. • Capacitación y plan de desarrollo. • Sistema de consecuencias (penalizaciones).
  • 38.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 38 Herramientas de seguimientoy reporteo Acompañamiento en la ejecución Masters Líderes Retadores Visionarios Valor Capacidad Cuadrante mágico
  • 39.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 39 Acompañamiento durante elplan de trabajo Seguimiento resultados / reporteo Seguimiento acciones- estrategias Acompañamiento en la ejecución TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES ¿QUIÉN lo va a hacer? ¿CUÁNTOS recursos van a ser necesarios? ¿QUÉ se espera conseguir? ¿CÓMO sabemos si hemos cumplido los objetivos? ¿QUÉ tareas hay que repetir? ¿CUÁNDO hay que entregar las tareas? ¿CÓMO vamos a conseguir los objetivos? ¿DÓNDE se van a realizar las acciones?
  • 40.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Objetivo Desempeño Evaluación Medición Éxito Validación Estrategia KPI 40 Seguimiento de objetivose indicadores • Objetivos (tipos). • Reporte de KPI’s. • Informes. • Sesiones de ajustes. • Seguimiento Objetivos SMART. • Indicadores –KPIS. • Reporte de Avances- Productividad. TIEMPO ESTRATEGIA CANALES RESPONSABILIDADES RECURSOS OBJETIVOS ACCIONES INDICADORES Plan de trabajo Acompañamiento en la ejecución
  • 41.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 41 Indicadores Clave deRendimiento: Son métricas específicas que cuantifican el rendimiento relativo a los objetivos. Un KPI nos permite crear expectativas y generar acciones. Definición de métricas de eficiencia: • Es un dato. • Mide el éxito de una actividad. • Relativos a objetivos. • Crea expectativas. • Detona acciones. Seguimiento de objetivos e indicadores Acompañamiento en la ejecución KPI / Key Performance Indicator
  • 42.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 42 1.- Construir reglasdel juego para medir la entrega de resultados. La mayoría de los KPI se encuentran en una de las siguientes cuatro categorías: • Incrementos. • Reducciones. • Mantener. • Proporciones. Seguimiento de objetivos e indicadores Acompañamiento en la ejecución
  • 43.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 43 2.- Definir unKPI Válido. • Deben responder a los objetivos del negocio. • Deben ser definidos por la ‘Dirección’. • Deben estar vinculados a factores de valor crítico para el logro de los objetivos de negocio. • Tienen que estar sustentados en datos válidos. • Necesitan ser cuantificables de forma consistente y significativa. • Deben ser sencillos de entender. • Deben propiciar el disparo de acciones de mejora. Acompañamiento en la ejecución Seguimiento de objetivos e indicadores
  • 44.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 44 Acompañamiento en laejecución Seguimiento de objetivos e indicadores Regla de la escalera ¿Cómo saber si un KPI es adecuado? • ¿Implica algún costo la medición de ese KPI? • ¿Qué otros recursos se requieren para medir el KPI? • ¿Cuánto tiempo se requiere para realizar la medición? • ¿Realmente mide lo que se debe medir? Clarifica las implicaciones para realizar la medición de cada KPI.
  • 45.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 45 3.- Presentación deKPI’S. • Procurar no solo presentar números ‘crudos’ sino tasas, promedios o porcentajes. • Mostrar el porcentaje de cambio. (Siempre presentados con su comparación a través del tiempo). • Es conveniente usar indicadores con flechas y colores. • Verde es bueno, rojo es malo, amarillo es alerta. Acompañamiento en la ejecución Seguimiento de objetivos e indicadores
  • 46.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 46 Ejemplo: KPI’s deun negocio Objetivo 1.4 millones de pesos mensuales. • Compras totales. • Valor medio de la transacción. • Cantidad de artículos por ticket. • Abandonos de carro de compra. • 1,000 compras totales. • $1,000 MX. • 3 artículos. • 10% de abandono. Meta KPI’S KPI´S Target Incrementar las ventas mensuales del sitio en 40% respecto al promedio mensual del 2013. Acompañamiento en la ejecución Seguimiento de objetivos e indicadores
  • 47.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 47 Acompañamiento en laejecución Seguimiento de objetivos e indicadores • Son los que miden el logro final de una meta. • Meta: Llegar entre los primeros 50 lugares en el medio maratón de la Ciudad de México del 2021 • KPI histórico = lugar obtenido en la meta final. Indicadores históricos:
  • 48.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 48 Acompañamiento en laejecución Seguimiento de objetivos e indicadores Indicadores predictivos: • Miden el avance gradual hacia el logro de una meta. • Meta: Correr 3 km diarios. • KPI predictivo = número de kilómetros recorridos cada día ó % de días a la semana que se corrieron.
  • 49.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 49 ¿Cómo definir KPI´scualitativos? Acompañamiento en la ejecución Seguimiento de objetivos e indicadores “Todo es medible” • Antes de definir los indicadores cualitativos define con tu cliente qué es lo que se quiere medir y para qué (por ejemplo: Crear una cultura de calidad). • Define con tu cliente qué elementos o comprtamientos específicos estarían relacionados con el concepto de calidad. • Define con tu cliente en qué medida se correlacionan dichos comportamientos con el concepto de calidad. • Correlación es la medida en que cambios en una variable se explican por cambios en la otra variable, una correlación total es 1 a 1 y de ahí la proporción se disminuye. • Como regla empírica, si la correlación entre una variable (calidad) se explica arriba de un 50% por otra variable (por ejemplo: reducción de errores), entonces definir ese KPI como cualitativo. • Si la correlación es menor al 50% definir con el cliente si vale la pena asignar ese KPI.
  • 50.
    2. Informes deavance TEMA 02 MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Implementación de soluciones
  • 51.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 51 Informes de avance Informesa entregar Construir reglas del juego en la entrega de resultados: • Informes de resultados por áreas / proyectos B y C. • Informes de rentabilidad (factores económicos: ventas, productos vendidos, etc.). • Producción y logística (rotación, inventarios, mermas, desvíos, mejoras, ahorros, etc.). • Informe de tiempo invertido: visitas y desplazamientos. movimientos. • Informes de avances en KPI’s.
  • 52.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 52 Informes de avance Lamatriz de conocimiento Vs. receptividad del receptor • ¿Tiene la información relevante? • ¿Entiende la información? Receptividad Conocimiento Persuadir Proponer Interesar Explicar ¿Qué tanto le interesa? / ¿Está abierto a escuchar? 01 02 03 04
  • 53.
    1. Cierre deproceso TEMA 03 MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Cierre de proceso
  • 54.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 54 El servicio, laética y la calidad Integración total del proceso Satisfacción del cliente Mejora continua Equipo comprometido con la calidad Excelencia en la gestión + - Calidad
  • 55.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 55 La ética delconsultor “Un consultor nunca presentará una falsa imagen de sí mismo pretendiendo realizar una tarea que queda fuera de su competencia, aunque esté escaso de trabajo y ansioso de obtener alguna misión”. JURAMENTO No mentir, no ocultar, no fallar, y nunca poner pretextos o excusas. El servicio, la ética y la calidad
  • 56.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 56 Desarrollo del conceptode calidad en el servicio elite Calidad percibida Expectativa del cliente Valor percibido Satisfacción del cliente Quejas del cliente Fidelidad del cliente El servicio, la ética y la calidad
  • 57.
    2. Informe ypresentación final TEMA 03 MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Cierre de proceso
  • 58.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 58 Informe y presentaciónfinal • Se entrega en una sesión con un protocolo de “servicio de excelencia”. • Se maneja una presentación con videos que generen confianza en los resultados. • Se utiliza la fórmula SPIN para su diseño. • Se utilizan las presentaciones con la metodología ZEN y el uso del Storytelling.
  • 59.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 59 Ser un Storytelleres reconocer que una historia es la distancia más corta entre dos personas. Nancy Duarte, en su libro “Resonate”, nos explica la importancia de contar buenas historias. Contar historias es una forma de ciencia, ya que implica varios elementos que se organizan de una manera especial para llegar a la gente. Storytelling: Y si queremos interesar a un auditorio sobre un tema, la estrategia más efectiva de comunicación es… ¡Sé un verdadero Storyteller! Informe y presentación final
  • 60.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 60 El viaje delhéroe Inicio del viaje El desafío final El renacimiento Reclamar la recompensa Retorno a la normalidad Llamado a la aventura La ayuda Los retos Mundo ordinario Mundo especial Informe y presentación final 1 3 5 8 6 2 4 7
  • 61.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 61 Presentación final deresultados ¡El efecto del uso de imágenes es realmente asombroso! 4.500 niños morirán hoy de enfermedades relacionadas con el agua. 33% Bullet point 67% Visual slides 30 puntos El tamaño de la letra. Con esto se garantiza que mejorará la explicación de los puntos más sobresalientes. 20 minutos Presentar diez diapositivas en veinte minutos. Informe y presentación final
  • 62.
  • 63.
  • 64.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 64 Informe y presentaciónfinal 10 características más relevantes de una infografía: 1. Cuenta una historia de datos sobre un tema en particular. 2. Incorpora elementos visuales relevantes al tema. 3. Contempla una gama definida de colores. 4. Incorpora diversos tipos de tipografía. 5. Trabaja los espacios estratégicamente. 6. Logra armonía y simplicidad del diseño. 7. Busca la originalidad y creatividad del diseño. 8. Incorpora elementos de marca. 9. Puede compartirse en diversos medios digitales. 10. Incluye un llamado a la acción. Elementos de las infografías
  • 65.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 65 Uso de sistemasrepresentacionales Informe y presentación final VISUAL “Vamos a ver”, “a simple vista”, “lo veo claro”, “se ve bien”, “ya veremos”, “veo luz al final del túnel”, “ya me quedo claro”, “Veo varias opciones”, “no veo la solución”, “échale un ojo”, “Cómo lo ves?”… Suelen pensar en imágenes, se les identifica fácilmente cuando suben la mirada buscando un recuerdo.
  • 66.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 66 Uso de sistemasrepresentacionales Informe y presentación final AUDITIVO “Me suena”, “me pregunto si…”, “te escucho”, “lo he oído”, “suena fatal”, “me resuena”, “Me cayo el 20”, “es música para mis oídos”, “Cómo te suena esta idea?”… Giran la mirada hacia los lados, se señalan los oídos y suelen ser más tranquilos que los visuales.
  • 67.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 67 Uso de sistemasrepresentacionales Informe y presentación final KINESTÉSICO “Agarré la idea”, “sigo la corriente”, “no me hace sentir bien”, “me puso la piel de gallina”, “es un trago amargo”, “me duele el alma”. Estas personas son las que más capacidad de concentración tienen. Además, suelen mirar más hacia abajo, un tono bajo de voz y una velocidad más lenta que los anteriores. .
  • 68.
    3. Recibir ydar feedback TEMA 03 MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Cierre de Proceso
  • 69.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 69 Recibir y darfeedback La palabra feedback y los ejemplos de feedback suelen utilizarse como un sinónimo de respuesta o reacción. El feedback, puede ser la reacción u opinión que nos da un interlocutor, como retorno de un asunto.
  • 70.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 70 Comunicar resultados Comportamiento Decisión Juicios yopiniones Interpretación Realidad Cuidado al subir demasiado rápido la escalera de las inferencias. Retroalimentación para la mejora del desempeño. Recibir y dar feedback
  • 71.
    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 71 Aunado al seguimientode actividades es importante crear un sistema de retroalimentación, el cual debe considerarse en 3 formas: Tipos de retroalimentación Estrategia Proceso Táctica Procedimiento Técnica Habilidad Recibir y dar feedback
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    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 73 Diseño de conversaciones- “comunicación no violenta” Cuatro elementos clave de la “comunicación no violenta” (CNV). 1er. componente: Separación entre observación y evaluación. 2do. componente: Identificar y expresar sentimientos. 3er. componente: Asumir la responsabilidad de nuestros sentimientos. 4to. Componente: Peticiones conscientes: Solicitar acciones concretas. 3 etapas que se centran en lo que observamos, sentimos y necesitamos. La última etapa se ocupa de lo que nos gustaría pedir a los demás. Recibir y dar feedback
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    4. Plan demantenimiento TEMA 03 MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre Cierre de proceso
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    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 75 Plan de mantenimiento Elmantenimiento preventivo es el conjunto de acciones necesarias para mantener los proyectos en funcionamiento, reduciendo las incidencias y logrando su efectividad en los periodos acordados. a) Mantenimiento correctivo: • Cuando hablamos de mantenimiento correctivo, nos referimos a reparar las fallas o problemas una vez que han aparecido. • El mantenimiento correctivo resulta inevitable porque es imposible predecir y evitar todas las fallas, problemas u omisiones. b) Mantenimiento preventivo: • En el mantenimiento preventivo, se busca evitar futuras fallas en el proyecto antes de que surjan. • Normalmente se hace sustituyendo tácticas o afinando estrategias. También puede tratarse de acciones de mejora para eficientar los procesos.
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    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 76 Esquema general deun plan de monitoreo Resultado esperado Metas para alcanzar el resultado Indicadores Medición del nivel alcanzado Definición de correctivos requeridos Ejecución Plan de mantenimiento Continuo monitoreo de indicadores de forma mensual
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    MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre 77 Existen tres mediospara dar un adecuado seguimiento al proyecto, para dar continuidad. • Educación a distancia. • Programas de aprendizaje. • Actualización. • Coaching individual. • Reuniones de trabajo. • Mentoría y/o tutoría. • Coaching de equipos • Conferencias y seminarios. • Mantenimiento de KPI’s. • Fomento de la cultura de trabajo. Sesiones virtuales Reuniones Webinars Plan de mantenimiento
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    Profesor: Luis CarlosEstévez MÓDULO 5 Consultoría: Acompañamiento y Cierre