O documento discute os problemas associados ao excesso de e-mails nas empresas e propõe soluções alternativas. A pesquisa interna mostrou que funcionários gastam muito tempo lendo e enviando e-mails e que apenas 15% dos e-mails são considerados úteis. O documento sugere que ferramentas de gerenciamento de conteúdo, blogs, redes sociais corporativas e comunicação instantânea podem substituir o e-mail para colaboração e compartilhamento de informações de forma mais eficiente.
Redes, internet (informática) de Fernando MaviucoEditora
Este documento discute introdução à internet, páginas web, funções da internet, intranet, história e evolução da internet, controle da internet, formas de conexão, recursos e endereços eletrônicos. Também fornece detalhes sobre navegadores web como Internet Explorer e Mozilla Firefox.
MS Outlook como Ferramenta de ProdutividadeGrupo Treinar
1. O documento discute como o MS Outlook pode ser usado como uma ferramenta de produtividade para estabelecer prioridades e aumentar a produtividade pessoal e de equipes.
2. Ele descreve como o Outlook pode ser usado para organizar compromissos, tarefas, contatos e e-mails para melhor gerenciar o tempo e reduzir distrações.
3. O curso ensina as melhores práticas de produtividade com o Outlook para ajudar os usuários a fazer mais em menos tempo e melhorar a qualidade de vida.
Este documento discute três tópicos principais:
1) Apresenta notícias sobre eventos e comunidades relacionadas a software livre em Portugal.
2) Apresenta uma opinião sobre como orçamentar corretamente serviços de desenvolvimento de software.
3) Introduz conceitos básicos sobre programação em Assembly para processadores x86 em GNU/Linux.
Este documento apresenta um relatório de projeto de uma agenda eletrônica desenvolvida em Java como parte de uma disciplina de programação orientada a objetos. O relatório descreve a metodologia, desenvolvimento e códigos do projeto, incluindo a conexão com banco de dados MySQL e funções para inserir, alterar e remover compromissos e contatos.
O projeto Capacitações em Tecnologias Abertas da Universidade Federal de Goiás oferece cursos online e gratuitos sobre software livre para alunos e público em geral, com o objetivo de expandir o uso dessas tecnologias. Os cursos usam abordagens de educação a distância e colaboração para alcançar mais pessoas. Os primeiros resultados mostraram que a nova abordagem é mais escalável e acessível.
Este documento fornece orientações sobre redação para a web em três frases ou menos:
1) A cartilha apresenta princípios como persuasão, objetividade, relevância e credibilidade para ajudar na elaboração de textos claros e eficazes para o meio digital.
2) Ela discute como estruturar títulos, textos e links de acordo com o nível de detalhamento da informação, assim como o uso de imagens, áudio e vídeo.
3) Por fim, fornece dicas sobre redação
Este documento resume o serviço Google Apps for Business, incluindo: (1) fornece ferramentas on-line como e-mail, calendário e armazenamento na nuvem; (2) ajuda empresas a reduzir custos, aumentar produtividade e flexibilidade; (3) custa £3,30 por usuário por mês com suporte 24/7 e garantia de 99,9% de tempo de atividade.
Redes, internet (informática) de Fernando MaviucoEditora
Este documento discute introdução à internet, páginas web, funções da internet, intranet, história e evolução da internet, controle da internet, formas de conexão, recursos e endereços eletrônicos. Também fornece detalhes sobre navegadores web como Internet Explorer e Mozilla Firefox.
MS Outlook como Ferramenta de ProdutividadeGrupo Treinar
1. O documento discute como o MS Outlook pode ser usado como uma ferramenta de produtividade para estabelecer prioridades e aumentar a produtividade pessoal e de equipes.
2. Ele descreve como o Outlook pode ser usado para organizar compromissos, tarefas, contatos e e-mails para melhor gerenciar o tempo e reduzir distrações.
3. O curso ensina as melhores práticas de produtividade com o Outlook para ajudar os usuários a fazer mais em menos tempo e melhorar a qualidade de vida.
Este documento discute três tópicos principais:
1) Apresenta notícias sobre eventos e comunidades relacionadas a software livre em Portugal.
2) Apresenta uma opinião sobre como orçamentar corretamente serviços de desenvolvimento de software.
3) Introduz conceitos básicos sobre programação em Assembly para processadores x86 em GNU/Linux.
Este documento apresenta um relatório de projeto de uma agenda eletrônica desenvolvida em Java como parte de uma disciplina de programação orientada a objetos. O relatório descreve a metodologia, desenvolvimento e códigos do projeto, incluindo a conexão com banco de dados MySQL e funções para inserir, alterar e remover compromissos e contatos.
O projeto Capacitações em Tecnologias Abertas da Universidade Federal de Goiás oferece cursos online e gratuitos sobre software livre para alunos e público em geral, com o objetivo de expandir o uso dessas tecnologias. Os cursos usam abordagens de educação a distância e colaboração para alcançar mais pessoas. Os primeiros resultados mostraram que a nova abordagem é mais escalável e acessível.
Este documento fornece orientações sobre redação para a web em três frases ou menos:
1) A cartilha apresenta princípios como persuasão, objetividade, relevância e credibilidade para ajudar na elaboração de textos claros e eficazes para o meio digital.
2) Ela discute como estruturar títulos, textos e links de acordo com o nível de detalhamento da informação, assim como o uso de imagens, áudio e vídeo.
3) Por fim, fornece dicas sobre redação
Este documento resume o serviço Google Apps for Business, incluindo: (1) fornece ferramentas on-line como e-mail, calendário e armazenamento na nuvem; (2) ajuda empresas a reduzir custos, aumentar produtividade e flexibilidade; (3) custa £3,30 por usuário por mês com suporte 24/7 e garantia de 99,9% de tempo de atividade.
O documento discute diferentes exemplos de colaboração em larga escala, como o MIT OpenCourseWare, MIT World e Dell IdeaStorm. Ele também apresenta casos da Cemex, Apple, Innocentive e estudantes de universidades mobilizados para desenvolver carros do futuro. Finalmente, discute como as organizações podem envolver toda a equipe em um mercado de ideias para estimular a inovação.
Workshop Produtividade Pessoal - Breve ResumoWagner Mancini
O documento discute a importância da produtividade pessoal e oferece um workshop para ensinar técnicas de organização e gestão do tempo. A empresa OmRá fornece consultoria em desenvolvimento humano e tecnologia para ajudar empresas a melhorar a produtividade de seus funcionários.
Cartilha sobre home office em tempos de pandemiaRodrigo Ferreira
Este documento fornece orientações sobre como trabalhar em home office durante a pandemia de forma saudável e produtiva. Ele discute os desafios de conciliar trabalho e vida familiar no mesmo espaço, a importância do suporte social e estratégias para manter uma rotina e bem-estar adequados, como estabelecer um espaço de trabalho dedicado, negociar horários com a família e manter contato virtual com amigos.
1) O documento discute como o Office 365 pode melhorar a colaboração e comunicação entre equipes permitindo que funcionários trabalhem de qualquer lugar e em qualquer dispositivo de forma segura e em tempo real.
2) Também apresenta como ferramentas como OneNote, Yammer e Skype for Business facilitam a colaboração remota e reuniões virtuais para equipes distribuídas geograficamente.
3) Discutem como análises de dados e business intelligence no Office 2016 podem ajudar empresas a tomarem decisões melhores com base em informações.
Chatops é a habilidade de interagir com a minha infraestrutura através de uma interface de texto. Mantendo um contexto linear com meus colegas de trabalho.
_ Chatops não é só executar comandos via chat, é sobre colaboração._
O presente trabalho pretende demonstra a evolução tecnológico referente a web 2.0 que possibilitou grandes mudanças na utiliza da internet que transformou por completo as suas formas de comunicação dos brasileira nas redes sociais
Autor: Aryanne da Costa - 20 de Abril de 2012
Estácio Radial - Gestão Empresarial
São Paulo - SP
O documento discute as vantagens do Microsoft Outlook como uma ferramenta de gestão de e-mail. Apresenta o Outlook como eficaz por poupar tempo na visualização, criação e gestão de e-mail. Também destaca que é prático de usar e acessível offline. Além disso, fornece recursos úteis como calendário e editor de e-mail semelhante ao Word.
O documento discute a importância da implementação de uma cultura de feedback nas empresas para melhorar o desempenho dos funcionários, alinhar expectativas e reduzir problemas de comunicação. Ele explica que o feedback deve ser contínuo e aborda diferentes métodos como one-on-one e feedforward. Também recomenda seguir um processo gradual de introdução do feedback e menciona softwares que automatizam o processo.
Este documento discute o uso das tecnologias de informação e comunicação (TIC) na sala de aula. Apresenta tanto vantagens, como a facilitação da aprendizagem e comunicação, quanto desvantagens potenciais, como a perda de tempo se não usadas de forma adequada aos objetivos educacionais. Defende que as TIC só devem ser usadas se trouxerem benefícios claros ao processo de ensino-aprendizagem.
O documento discute como as empresas podem melhorar a comunicação interna com o uso de tecnologia. Ele fornece um guia passo a passo para avaliar a situação atual da comunicação na empresa e melhorá-la, incluindo uma discussão sobre ferramentas como redes sociais corporativas.
1 como implementar o itil em pequenas e médias empresas – parte 1benedocci
O documento discute como implementar o ITIL em pequenas e médias empresas, começando por definir os níveis de maturidade do ITIL. São descritos seis níveis de maturidade, desde o nível "inexistente" até o nível "otimizado". O autor argumenta que pequenas empresas devem ter como meta inicial o nível "definido", enquanto empresas médias devem ter o nível "gerenciado". Além disso, são apresentadas ferramentas gratuitas que podem ser usadas nesses níveis iniciais de implementação do ITIL.
O documento discute a importância do domínio do Windows 10 para o mercado de trabalho e apresenta os principais tópicos sobre o sistema operacional. Também aborda arquiteturas de sistemas colaborativos e ferramentas síncronas e assíncronas, além de apresentar um estudo de caso sobre a Coca-Cola utilizar ferramentas Microsoft para melhorar a comunicação.
Este documento fornece uma introdução aos conceitos básicos de gestão de processos de negócios. Aborda definições de processo, a diferença entre processos e projetos, e as visões funcional e por processo de uma organização. Também discute a importância da modelagem e mapeamento de processos para melhorar a estratégia e desempenho de uma empresa.
Este documento resume um estudo sobre metodologias ágeis de desenvolvimento de software. Ele apresenta um breve estudo sobre metodologias ágeis em geral e descreve detalhadamente os papéis, regras e práticas da metodologia Scrum e da linguagem Extreme Programming (XP). Além disso, compara os processos propostos pelos métodos ágeis XP, ScrUM, FDD e ASD.
Este eBook dedica-se a explorar como a tecnologia pode contribuir para a Comunicação Interna de empresas e instituições. TV Corporativa, app mobile e mais.
As principais informações do documento são:
1) A aplicação de metodologias ágeis no mercado de TI brasileiro ainda está em um nível de maturidade baixo, principalmente pela forma de atuação das equipes de desenvolvimento dos clientes.
2) O entrevistado planeja aplicar metodologias ágeis na sua empresa para melhorar a forma de conduzir as demandas dos clientes de forma mais simples, rápida e com maior percepção de valor agregado.
3) A terceirização dos processos de testes para empresas especializadas é vista
O documento apresenta um curso profissionalizante de computação dividido em vários módulos. Os módulos incluem introdução a sistemas operacionais, apresentações multimídia, ambientes web, redes sociais, produção de documentos, finanças, design gráfico, desenvolvimento de sites, manutenção de computadores e um projeto final. O objetivo é capacitar os alunos para uma variedade de carreiras relacionadas à tecnologia da informação.
1) O documento discute como a computação em nuvem pode ser benéfica para empresas de diferentes tamanhos, especialmente pequenas e médias, ao fornecer ferramentas e serviços de forma rápida e flexível sem grandes custos iniciais.
2) Apresenta algumas preocupações com a computação em nuvem, como custos a longo prazo, questões de privacidade e propriedade de dados.
3) Explica que a decisão de adotar soluções em nuvem requer uma análise cuidadosa de cada caso para balance
Este documento discute a Pirâmide Lean, um conceito que visa equilibrar práticas ágeis, princípios e valores em toda organização para promover uma mudança segura na cultura e métodos de desenvolvimento. A pirâmide foca na transformação cultural, compreensão de valores e princípios, e aplicação de princípios como entregar valor contínuo, aprendizado e melhoria contínua.
Este documento discute o uso das redes sociais nas empresas e seus potenciais benefícios e desafios. Ele destaca como as redes sociais podem melhorar a comunicação e marketing, mas também podem diminuir a interação social e consumir muito tempo dos funcionários.
Hospedar ou participar de uma reunião no Microsoft TeamsColaborativismo
Este documento fornece instruções sobre como participar e organizar reuniões no Microsoft Teams. Ele explica como ingressar em uma reunião agendada ou improvisada, iniciar uma chamada ou compartilhar sua tela, e como agendar uma nova reunião e convidar participantes.
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1) O documento discute como o Office 365 pode melhorar a colaboração e comunicação entre equipes permitindo que funcionários trabalhem de qualquer lugar e em qualquer dispositivo de forma segura e em tempo real.
2) Também apresenta como ferramentas como OneNote, Yammer e Skype for Business facilitam a colaboração remota e reuniões virtuais para equipes distribuídas geograficamente.
3) Discutem como análises de dados e business intelligence no Office 2016 podem ajudar empresas a tomarem decisões melhores com base em informações.
Chatops é a habilidade de interagir com a minha infraestrutura através de uma interface de texto. Mantendo um contexto linear com meus colegas de trabalho.
_ Chatops não é só executar comandos via chat, é sobre colaboração._
O presente trabalho pretende demonstra a evolução tecnológico referente a web 2.0 que possibilitou grandes mudanças na utiliza da internet que transformou por completo as suas formas de comunicação dos brasileira nas redes sociais
Autor: Aryanne da Costa - 20 de Abril de 2012
Estácio Radial - Gestão Empresarial
São Paulo - SP
O documento discute as vantagens do Microsoft Outlook como uma ferramenta de gestão de e-mail. Apresenta o Outlook como eficaz por poupar tempo na visualização, criação e gestão de e-mail. Também destaca que é prático de usar e acessível offline. Além disso, fornece recursos úteis como calendário e editor de e-mail semelhante ao Word.
O documento discute a importância da implementação de uma cultura de feedback nas empresas para melhorar o desempenho dos funcionários, alinhar expectativas e reduzir problemas de comunicação. Ele explica que o feedback deve ser contínuo e aborda diferentes métodos como one-on-one e feedforward. Também recomenda seguir um processo gradual de introdução do feedback e menciona softwares que automatizam o processo.
Este documento discute o uso das tecnologias de informação e comunicação (TIC) na sala de aula. Apresenta tanto vantagens, como a facilitação da aprendizagem e comunicação, quanto desvantagens potenciais, como a perda de tempo se não usadas de forma adequada aos objetivos educacionais. Defende que as TIC só devem ser usadas se trouxerem benefícios claros ao processo de ensino-aprendizagem.
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3) A terceirização dos processos de testes para empresas especializadas é vista
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Como eliminar a utilização do email na sua empresa
1. Zero Email
White Paper – Atos Consulting
27 de Junho de 2013
Your Business technologists Powering progress
2. Page 2
Conteúdo
1. Por que decidimos ser uma empresa Zero Email?.........................................................................3
2. A origem do problema.....................................................................................................................5
2.1. Histórico ..................................................................................................................................5
2.2. Mas qual o problema do E-mail? ............................................................................................6
3. Quanto mais e-mail, mais e-mail.....................................................................................................7
4. Conjunto de Ferramentas ...............................................................................................................9
5. Gerenciamento de Comunidades e Colaboração...........................................................................9
6. Prevendo um Futuro Sem E-Mail..................................................................................................10
6.1. A solução para o E-mail como um armário de arquivos .......................................................10
6.2. A solução para o E-mail como uma linha de produção ........................................................11
3. Page 3
1. Por que decidimos ser uma
empresa Zero Email?
Quando, em 2011, a Atos anunciou ao mercado a ousada meta de se transformar em uma empresa
Zero Email no período de 3 anos, o mercado devotou grande atenção ao tema, atingindo quase 4
bilhões de hits no Google e com matérias nas maiores publicações mundiais, como The Wall Street
Jornal, CNN, Forbes, BBC, dentre outros.
O sentimento de excesso de e-mails é compartilhado na maioria das empresas, porém, é possível
reduzir, substituir ou até mesmo eliminar o uso de e-mails nas organizações.
Para verificar os sentimentos envolvidos com o email no dia-a-dia das empresas, aproveitamos a
larga base de colaboradores da Atos ( 78.000 pessoas no mundo todo ) e realizamos uma pesquisa
com o objetivo de quantificar quatro indicadores referentes à utilização diária de e-mails:
a. Quantidade de e-mails enviados;
b. Quantidade de e-mails recebidos;
c. Tempo gasto na frente do computador lendo ou respondendo a e-mails;
d. Sensação do ambiente empresarial e tempo gasto na utilização de e-mails.
Os resultados da pesquisa confirmaram a percepção da avalanche de e-mails que sentimos
diariamente nas organizações. Cerca de 68% de nossos colaboradores afirmaram receber mais do
que 50 e-mails diariamente, e 39% de nosso colaboradores enviaram mais do que 25 e-mails por dia.
Figura 1: Pesquisa entre funcionários Atos na Europa
4. Page 4
Outro ponto analisado em tal pesquisa está relacionado à sensação de nossos colaboradores quanto
a sua relação na utilização de e-mail. Nela, 74% indicaram que receberam muitos e-mails e 80%
concordam que gastaram muito tempo gerenciando seus e-mails e quando se ausentaram, 82%
tiveram problemas para colocar suas caixas de e-mail em ordem novamente:
Figura 2: Percepção sobre a utilização de e-mails
E como não poderia deixar de ser, questionamos também o tempo gasto nas tarefas que incluem e-
mails. Os resultados demonstram o potencial de aumento de produtividade nas tarefas de nossos
colaboradores, onde três quartos se dedicam a tais atividades, mais de 25% de seu dia útil de
trabalho.
Figura 3: Tempo gasto com e-mails na Atos
Outro levantamento realizado em nossos servidores demonstra :
85 milhões de e-mails enviados anualmente;
Média de 100 e-mails recebidos por funcionário por dia;
5. Page 5
Apenas 15% dos e-mails são considerados úteis.
2. A origem do problema
2.1. Histórico
Apesar de estar disponível, através de computadores de médio porte desde a década de 70, foi com
o advento da internet que as mensagens eletrônicas passaram a ser utilizadas em larga escala, a
partir de 1993 – no Brasil, ainda depois. O que inicialmente pareceu uma ferramenta fantástica, está
fadado à substituição apenas 20 anos depois.
Tal ferramenta está tão enraizada em nossa rotina de trabalho que as pessoas têm dificuldade para
se lembrar de como era sua rotina trabalho antes da revolucionária ferramenta, e realmente não é de
se espantar, pois a necessidade de velocidade na comunicação corporativa fez com que facilmente
nos adaptássemos a ela.
E é justamente essa crescente necessidade de velocidade de comunicação que anuncia que o e-mail
está com seus dias contados; em um curto tempo, será humanamente impossível manter o nível de
produtividade nas corporações, devido à enxurrada de e-mails que invadem nossas caixas
diariamente.
Por isso, deverá ser realizada a migração de várias atividades (isso já está definido, não é algo que
se pode postergar), que antes eram delegadas ao e-mail, para novas ferramentas. As empresas que
anteciparem o planejamento da consolidação dessas ferramentas se tornarão mais competitivas, e
estarão à frente no processo de mudança em suas organizações.
Da mesma forma, a mudança cultural deverá ser observada, pois, se por um lado temos
colaboradores com uma vasta experiência e vivência nas corporações, por outro cada vez mais
jovens profissionais chegam ao mercado de trabalho, cabendo aos gestores conciliar as expectativas
e características de comunicação de ambos.
Uma abordagem apropriada para a mudança de hábitos de comunicação, que evite resistências
durante a mudança, deverá ter um programa específico de transformação associado a um plano de
divulgação e treinamento, pois um colaborador não treinado pode enfrentar dificuldades para se
adaptar ao novo modelo de comunicação, da mesma forma que um jovem profissional pode se ver
desmotivado, por ser obrigado a utilizar ferramentas que considera arcaicas e que não fazem parte
de seu dia a dia.
Para comprovar tal fato, basta observar a maneira com a qual a nova geração de profissionais se
comporta em seu ambiente comum. Experimente perguntar a algum jovem (preferencialmente
àqueles que ainda não ingressaram no mercado de trabalho) com qual constância eles fazem uso do
e-mail versus a utilização de outras ferramentas de comunicação e compartilhamento de
informações, como Google Drive, Skype, Whatsapp, Facebook, Twitter, Fóruns, Wikis e etc.
Não será surpresa você notar a relativa baixa adesão ao uso do e-mail e preferência por ferramentas
mais práticas e ágeis.
6. Page 6
É nesse contexto de mudanças, choque de gerações e forma de trabalho que gestores em todo
mundo terão que obter a máxima produção de suas equipes, atingindo metas cada vez mais
desafiadoras. Precisando, ainda, incentivar a atitude de trocar o urgente pelo importante , já que
muitas vezes nos deparamos com situações onde somos tentados a deixar que o e-mail dite o ritmo
das atividades corporativas.
2.2. Mas qual o problema do E-mail?
Sobrecarga de e-mail é, basicamente, um resultado dos hábitos das pessoas. E-mail é o velho e
confiável “canivete suíço” que tem sido usado por décadas: é rápido, é flexível, universal; é simples
de usar, é assíncrono, e exige relativamente baixo esforço.
Por um longo tempo ele trabalhou muito bem como um “canivete suíço”, mas seu uso está ficando
fora de controle, deixando os funcionários sobrecarregados. No entanto, essa sobrecarga é
basicamente resultado de procedimentos de trabalho ineficientes. De acordo com a metáfora criada
pela Ducheneaut e Watts, se o e-mail é usado como um armário de arquivos pessoal para a gestão
do conhecimento, utilizando as pastas para os diferentes temas, cada e-mail em seu lugar
apropriado, então um silo de informação com uma muralha é criado. Se um e-mail importante do
projeto é enviado para dez pessoas, onze pessoas irão realizar a mesma ação: realizar o
arquivamento do e-mail na pasta certa. Não é eficiente e nem eficaz do ponto de vista empresarial,
porque o acesso à informação no e-mail é restrito para as pessoas que receberam, os novos
membros do projeto não terão acesso a essas informações.
Outra boa razão para as organizações encontrarem alternativas ao uso do e-mail como armário de
arquivos, é a rotatividade de funcionários. Em 2011, a média de rotatividade de pessoal no Reino
Unido foi de 13%. Isso significa que a cada ano, cerca de 13% do conhecimento gerado pelos
trabalhadores, literalmente são destruídos ao saírem da corporação.
Quando o e-mail é usado como uma linha de produção para realizar uma determinada tarefa de
trabalho, colaborando com os outros, a ineficiência torna-se ainda mais clara. Tome por exemplo, o
processo de colaboração em um documento usando o e-mail. O membro A da equipe cria a primeira
versão de um documento, em seguida ele o anexa a um e-mail e envia para toda a equipe, a fim de
colher um feedback. O membro B usa o recurso “Controlar Alterações” do Microsoft Word, já o
membro C coloca todas as observações em um e-mail, e outro membro da equipe usa a função de
destaque do editor de texto. Então o membro A da equipe tem várias versões do mesmo documento
e tem agora, o desafio de combinar todos os comentários em uma nova versão, que será distribuído
novamente para uma nova sessão de revisão. Logo após a segunda versão do documento ter sido
criada, o membro A a envia para a equipe, um outro D, envia comentários sobre a versão anterior do
documento. Em seguida, uma nova versão é criada incluindo observações do membro D da equipe e
distribui o arquivo novamente para toda a equipe. Este processo passa por um tempo e quando a
reunião da equipe é realizada para discutir o documento, alguns membros acabam por ter uma
versão antiga. Um Sistema de gestão de documentos pode ajudar neste processo, mas ele não
estará realmente contribuindo para colaboração em equipe.
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Considerando-mail como um meio de comunicação, implica entrar no mundo do cc, e-mail ping-pong,
e quebra-cabeças de e-mail. Esta metáfora centra-se na forma como os e-mails são escritos e como
seu público é selecionado. Se o e-mail é erroneamente usado neste contexto, poderia custar às
empresas mais de US $ 16.000 por funcionário por ano, segundo a pesquisa do Dr. Tom Jackson da
Loughborough University (UK). 'Puzzles e-mail’ refere-se ao volume de trabalho que um funcionário
emprega para conseguir entender o contexto do e-mail. Muitas vezes, a linha de assunto de um e-
mail não resume o conteúdo apropriadamente. Por exemplo, um e-mail com a linha de assunto
“prazo de discussão", não esclarece o conteúdo do e-mail, e o destinatário tem de ler a mensagem
para obter o contexto. Em relação ao corpo do texto de um e-mail, se ele for bem escrito, dará ao
leitor o contexto completo no início de cada mensagem. Mas na maioria das vezes isso não
acontece, especialmente para os destinatários copiados mais tarde em uma discussão. Para
entender o assunto completamente, o destinatário tem de percorrer toda a discussão. Isso ocorre
principalmente porque e-mails são escritos a partir de uma perspectiva do remetente e não do ponto
de vista do receptor.
Para concluir, as principais razões para a sobrecarga de e-mail são:
1. O software cliente de e-mail é usado para diferentes funções de negócios.
2. O uso de outras ferramentas já existentes, as quais podem gerenciar essa carga, é
fragmentada, e os processos de negócio para apoiá-los, não são bem desenvolvidos.
3. Há uma série de práticas pobres de uso de e-mail que contribuem para a sobrecarga, e
levam muito tempo para serem gerenciadas.
4. Valores e comportamentos incorporados reforçam a forma de trabalho atual, usando e-
mail.
3. Quanto mais e-mail, mais e-mail
Por ser um meio de comunicação em que qualquer usuário pode incluir e copiar praticamente
quantas pessoas quiser como destinatário, e essas pessoas podem lê-lo e responder por quantas
vezes quiser e a qualquer momento, não necessariamente sobre o último e-mail, ou ainda, alterar o
tema inicial de uma discussão, é que o e-mail é enxergado como vilão no meio corporativo, porém
nem sempre nos lembramos da quantidade de tarefas que foi delegada a ele.
No início de 2012, após elaborar uma espécie de inventário de apenas uma caixa de um profissional
típico de 2011, chegamos à conclusão que, entre e-mails enviados e recebidos, este profissional teve
35.000 e–mails trafegando em caixas de correio, e sem dúvida isso é muito. Se, em um cálculo
rápido, considerarmos 11 meses em um ano, 20 dias úteis por mês e 8 horas, além de 3 minutos
para tratar cada e-mail recebido ou escrever um novo, teríamos comprometido 95% do dia útil médio
ao longo do ano!
Por conta disso, sugerimos a algumas pessoas em uma equipe de controle incluir algumas ações no
dia a dia, com o intuito de reduzir o tempo gasto com e-mails. A primeira delas seria enviar menos e-
mails e usar mais as conversas pessoais ou por telefone. Isso proporciona que uma série de
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assuntos sejam tratados em uma única conversa e, além disso, ajuda a eliminar ruídos de
comunicação, dúvidas que viriam a posteriori, além de contribuir no relacionamento com a própria
equipe e também pares, fornecedores e etc.
O resultado disso foi surpreendente: em apenas 6 meses, o número de e-mails médio por usuário
havia sido reduzido em 34%, porém um ponto que chamou a atenção foi relativa à proporção entre
mensagens enviadas e recebidas; para cada e-mail enviado, foram recebidos 1,75.
Mas, apesar de termos conseguido algumas melhorias na administração do tempo desses
profissionais, esse foi apenas um dos pontos de sutil melhoria. Problemas relacionados ao
gerenciamento de conteúdo e colaboração, não poderiam ser resolvidos com essas sugestões e
mudanças, dependendo de outros tipos de ação para serem tratados.
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4. Conjunto de Ferramentas
Como mencionado, uma série de atividades são executadas tendo como ferramenta única o e-mail,
porém novos cenários de uso foram criados ao longo dos últimos anos por conta da dinâmica das
tarefas diárias. Onde podemos citar uma relação:
Funcionalidades Alternativas ao e-mail
Transferência de Documentos
Ferramentas de Electronic Content ManagementArmazenamento de Documentos
Compartilhamento de Documentos
Gerenciamento de Informações Blogs ou Microblogs
Gerenciamento de Comunidades e
Colaboração
Enterprise Social Network –ESN
Comunicação Instantânea Video conferencing e Instant Messaging
5. Gerenciamento de Comunidades e
Colaboraçao
As ferramentas de Enterprise Social Network- ESN caracterizam-se por possibilitar que temas sejam
tratados de maneira centralizada, proporcionando o rápido acesso às informações pelos usuários
que tiverem permissão. Ela também facilita a interação fortuita entre pessoas de diferentes perfis,
possibilitando a geração de idéias inovadoras e a resolução de problemas novos e desconhecidos de
uma forma que o email não consegue. Algumas características desse tipo de aplicação:
Perfis de usuários acessíveis por todos facilitando a localização de expertise específico –
através dessa funcionalidade na maioria das ferramentas de ESN, é possível consultar
conhecimentos específicos de um determinado perfil e, havendo a opção, seguir seus posts
públicos, ou convidá-lo a contribuir a comunidades nas quais se debatam assuntos que esse
possa dominar;
Repositório de arquivos – as ferramentas de ESN possuem funcionalidades com esse fim ou
se integram a elas. Além de gerar uma significativa economia de storage, após amplamente
utilizadas concentram as informações em servidores corporativos e tornam obsoleta a
necessidade de recorrer às caixas de e-mail;
Formação de comunidades de interesses comuns – é possível estruturar comunidades de
interesses coletivos e grupos de trabalhos ou equipes comuns. Nessas comunidades, que
podem ser abertas, fechadas ou até mesmo invisíveis, assuntos são discutidos, informações
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são divulgadas em um grau de interação que somente se compara à interação presencial de
grupos de pessoas que se conhecem e trabalham próximas, porém, nas Redes Sociais
obtém-se esta interação entre pessoas geograficamente distantes, e que se reúnem
virtualmente para propósitos específicos ;
Alcance da informação – além da informação permanecer disponível pelo período
configurado e seguindo a política de acesso definida, tal informação estará disponível
regionalmente ou mundialmente, aumentando a sinergia entre times.
Além dessas características, uma série de benefícios é automaticamente obtida:
Qualidade das informações – é possível notar em empresas que implementaram ESN uma
mudança no comportamento de seus usuários. Por se tratar de informações que ficam
armazenadas e disponíveis para consulta de outros usuários e comunidades, nota-se que os
usuários se dedicam mais a gerar uma informação mais rica e, portanto, investem o tempo
gerando informações que possam fazer parte de uma base de conhecimento e estar
disponíveis para todos;
Centralização das informações – uma vez tendo as informações centralizadas, a segurança
dos dados aumenta consideravelmente, e tarefas como incluir o acesso de um novo usuário
a uma comunidade ou inseri-lo em um novo tema, tornam-se mais fáceis e efetivas.
Por esse motivo, a tendência de substituição de e-mails por ferramentas específicas tem se
reforçado cada vez mais nas empresas, e as que optarem por iniciar esse processo, certamente
terão vantagens competitivas sobre seus concorrentes.
6. Prevendo um Futuro Sem E-Mail
6.1. A solução para o E-mail como um armário de arquivos
Na situação de e-mail, cada um tem seu próprio armário de arquivos, nos quais as informações
recebidas são arquivadas em pastas separadas. Essas pastas geralmente são divididas em áreas de
trabalho, clientes, e temas específicos de interesse. Devido ao e-mail ser uma base de dados não
estruturada, podem surgir conflitos quando e-mails são arquivados em mais de uma pasta. Em um
ambiente de comunicação aberta, Enterprise 2.0, as comunidades de grupo irão substituir as pastas
de e-mail privadas. Comunidades são as centrais de informações e centro de comunicação para
todos os tipos de temas. Haverão comunidades relacionadas ao trabalho, projetos, ao cliente e às
comunidades para temas específicos. Uma das principais diferenças é que, ao contrário de e-mail, as
mensagens serão publicadas em uma comunidade central, e não enviadas aos indivíduos, criando
silos pessoais de informações. Em uma comunidade, todo mundo tem acesso à mesma informação.
Mas provavelmente nem todas as informações são igualmente importantes para todos os membros
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da comunidade. Usando filtragem colaborativa, cada um irá selecionar o que é mais importante para
quem. Isso é possível pois o remetente vai resumir o conteúdo da mensagem, com algumas
palavras-chave. Essas palavras-chave são chamadas de tags e cada membro da comunidade é
capaz de subscrever (RSS – Rich Site Summary) para uma determinada tag ou uma combinação das
mesmas. Todas as informações presentes na comunidade podem ser marcadas, seja um
documento, vídeo, imagem ou discussão, e até mesmo pessoas podem ser marcadas. Quando uma
nova informação relevante é lançada para a comunidade, os assinantes recebem um aviso em sua
página principal. Esta forma de trabalho permite que as pessoas acessem conteúdo relevante ao seu
interesse, e, como tal, as funções da página inicial serão a nova caixa de entrada. Será o lugar
integrado, onde cada usuário encontrará todas as informações necessárias para o trabalho do dia-a-
dia. Informações de mais importância não serão salvas em uma unidade local, mas marcadas,
garantindo atualizações e disponibilidade.
6.2. A solução para o E-mail como uma linha de produção
Olhando para a linha de produção, se levarmos em consideração uma rede social corporativa, uma
distinção deve ser feita entre os processos de negócios estruturados e não estruturados. Processos
estruturados sempre seguem um fluxo de trabalho pré-definido, e em cada etapa, fica claro o que
cada um tem que fazer. O "quem" pode ser uma determinada pessoa ou um papel associado a mais
de uma pessoa. O "quê" é uma tarefa de trabalho específico ou uma decisão. Estes processos
estruturados são mais frequentemente guiados por workflows separados e / ou sistemas de
planejamento de recursos empresariais (ERP). Pelo fato de as pessoas não acessarem estes
sistemas o dia todo, os e-mails são enviados para alertar as pessoas a respeito de uma determinada
ação requisitada em seu nome. Esses e-mails do sistema atravancam a caixa de entrada do
destinatário, que se lhe conviesse, poderia criar uma regra de e-mail que moveria automaticamente o
e-mail para fora da caixa de entrada, enviando para outra pasta.
A nova solução irá funcionar como uma camada de integração nos sistemas já existentes. Neste
caso, os e-mails do sistema serão transformados em sinais enviados para a nova plataforma, que
agregará esses sinais e os apresentarão, usando dados mash-ups, na página inicial como um
indicador de processos de negócios interativo simples, atraente e significativo.
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Figura 4: Imagem criada por Christian Rasmussen ilustrando os dois modos de trabalho: E-mail x
Colaborativo.
Por esse motivo, a tendência na substituição do e-mail por outras com fins e efeitos distintos, faz com
que presenciemos a transição do modelo atual de operação para outro considerado mais efetivo e
colaborativo, onde os profissionais nas empresas poderão se comunicar de maneira mais eficiente e
eficaz, possibilitando que seu conhecimento faça parte de uma grande base de dados corporativa,
uma imensa base de conhecimento, possibilitando às corporações “terem acesso ao que elas
sabem”.