Có thể mọi người đã từng nghe qua câu “Don’t sweat the small stuff”, nghĩa là đừng cáu gắt vì những điều nhỏ nhặt. Điều này đúng trong một số khía cạnh của cuộc sống – nhưng với email, “sweat the small stuff” chính xác là những gì mình nên làm.
Tại sao chúng ta cần những quy tắc cho email?
Việc mắc lỗi ảnh hưởng nghiêm trọng đến cách khách nhìn nhận bạn, họ cho rằng đó là do chưa có tâm, không không khéo và không đáng tin so với những email không mắc lỗi.
Học viện Kỹ năng Masterskills - 5 Kỹ Thuật Để Lắng Nghe Hiệu Quả HơnMasterSkills Institute
Lắng nghe là một công đoạn quan trọng trong giao tiếp. Những người giỏi lắng nghe luôn được chia sẻ cởi mở, hiểu người khác hơn và đạt hiệu quả cao trong giao tiếp. Tuy nhiên, thật không may, mọi người thường có xu hướng tập trung chuẩn bị câu hỏi tiếp theo thay vì toàn tâm toàn ý lắng nghe. Điều đó có thể gây lãng phí thông tin và hiểu nhầm trong việc truyền tải thông điệp giữa các bên.
Nếu bạn dành thời gian để nghe những gì người khác nói gì, đặc biệt là từ phía nhân viên và khách hàng, thông tin phản hồi mà bạn nhận được sẽ là vô giá. Bạn sẽ xây dựng sự trung thành cho thương hiệu của mình.
Học viện Kỹ năng Masterskills - 5 Kỹ Thuật Để Lắng Nghe Hiệu Quả HơnMasterSkills Institute
Lắng nghe là một công đoạn quan trọng trong giao tiếp. Những người giỏi lắng nghe luôn được chia sẻ cởi mở, hiểu người khác hơn và đạt hiệu quả cao trong giao tiếp. Tuy nhiên, thật không may, mọi người thường có xu hướng tập trung chuẩn bị câu hỏi tiếp theo thay vì toàn tâm toàn ý lắng nghe. Điều đó có thể gây lãng phí thông tin và hiểu nhầm trong việc truyền tải thông điệp giữa các bên.
Nếu bạn dành thời gian để nghe những gì người khác nói gì, đặc biệt là từ phía nhân viên và khách hàng, thông tin phản hồi mà bạn nhận được sẽ là vô giá. Bạn sẽ xây dựng sự trung thành cho thương hiệu của mình.
Chúng ta không phải nhà văn, không phải nhà thơ để dùng từ ngữ sáng tác ra những tác phẩm thu hút người đọc nhưng chúng ta làm kinh doanh thì cũng phải viết thư chào hàng để khách hàng quyết định mua sản phẩm/ dịch vụ. Việc viết thư chào hàng thế nào luôn là vấn đề khó khăn cho những người mới bắt đầu. Tôi đã dành thời gian tổng hợp lại các phương pháp viết thư bán hàng, thêm kinh nghiệm bản thân và chuẩn bị những mẫu thư hay dùng bán hàng để mọi người tham khảo. Cám ơn vì đã xem tài liệu
7 tips for increasing email conversion ratesQuy Nguyen
Mặc dù nó có thể là một trong những cái công cụ lâu đời nhất được biết sử dụng trên internet, nhưng nó không thể hiện bất kỳ dấu hiệu gì là lỗi thời.
Thực tế thì nó vẫn còn có sức ảnh hưởng mạnh mẽ đến tỷ lệ ROI marketing. Email marketing là tạo ra hơn 40$ trên mỗi đôla dành cho Email Marketing.
Cách viết Email Marketing hiệu quả - Học viện Tư duy Marketing MMA (mma.edu.vn)Marketing Mindset Academy
Email marekting (EM) là con dao 2 lưỡi. Nó sẽ làm tăng doanh thu của bạn lên 138% nếu bạn tiếp thị đến đúng đối tượng và nội dung tốt. Bằng ngược lại, bạn sẽ trở thành “chuyên gia spam hộp mail” mà không ai muốn chơi với bạn! Trở lại với việc tăng doanh thu, tiếp thị đúng đối tượng là việc tưởng dễ mà không dễ. Nhưng MMA sẽ đề cập việc này ở bài tiếp theo, còn bài viết này, MMA dành để giải quyết vấn đề cốt lõi – nội dung email marketing.
13 điều cần kiểm tra trước khi nhấn ‘Gửi’ trên email marketingQuy Nguyen
Giơ tay điểm danh nếu bạn đã từng gửi email marketing, và nhận ra sau khi nhấp vào ‘gửi’ thì lời gọi hành động chính của email của bạn có chứa một liên kết bị hỏng. Thật là lãng phí, phải không? Và sự bối rối sau đó…
Vậy để tránh sự bối rối với email marketing – và kết quả không tốt đi kèm – hãy in ra danh sách kiểm tra này, ghim nó vào tủ của bạn và tham khảo mỗi khi bạn xem xét gửi email kiểm tra.
Hiện nay Email Marketing đang là công cụ hỗ trợ rất đắc lực cho chiến dịch truyền thông, marketing của doanh nghiệp.
Việc sử dụng công cụ gửi email số lượng lớn đến tệp khách hàng giúp các marketer rút ngắn thời gian (chỉ cần nhấp - số lượng gửi đi lên tới hàng nghìn, chục nghìn email) , gắn kết mối quan hệ khác hàng bền vững ( cung cấp tính năng cá nhân hóa ), tạo mẫu email dễ dàng, lôi cuốn, thúc đẩy hành động.
Tuy nhiên, nếu bạn chưa biết cách tối ưu các yếu tố thúc đẩy chiến dịch chạy hiệu quả thì rất lãng phí số tiền bỏ ra (Tỷ lệ mở thấp, bị đánh dấu spam,...)
Có rất nhiều yếu tố bạn cần chú ý đến, mình đã liệt kê được 20 yếu tố chính và các thủ thuật bao gồm:
1/ Giới thiệu
2/ Nhắm trúng tệp khách hàng
3/ Xây dựng danh sách email khách hàng
4/ Xây dựng nội dung Email
5/ Thiết kế
6/ Thử nghiệm
7/ Tên địa chỉ người gửi
8/ Chiến dịch email những dịp lễ trong năm
9/ Địa chỉ IP
10/ 6 bước viết email hoàn chỉnh
11/ Sử dụng landing page
12/ Số liệu
13/ Cá nhân hóa
14/ Tần suất gửi
15/ Phân khúc
16/ Thời gian
17/ Hủy đăng ký
18/ Số lượng email gửi đi
19/ Mẫu email chào mừng thành viên mới
20/ Soạn email tóm tắt hàng năm
21/ Email dành riêng cho khách hàng VIP
Link tải: http://bit.ly/31DAOEJ
Chiến lược email marketing cho ngành ô tôQuy Nguyen
Marketing bằng email cho ngành ô tô không nhận được sự xem trọng xứng đáng, đó là vì nó không được áp dụng một cách đúng đắn, nhiều người chưa hiểu email là làm gì sử dụng nó ở giai đoạn nào là hợp lý. Đa phần sẽ là cứ có contacts là gửi liên tục bắn email liên tục, nhưng không biết được nội dung có họ có xem hay không, có quan tâm hay không để có sự điều chỉnh mà thay đổi. Vì vậy, mà email của bạn luôn spam, tỷ lệ mở siêu thấp, mặc dù chi phí bỏ ra rất thấp nhưng lại rất ít đơn vị sử dụng nó. Đó là một vấn đề của quá khứ. Dưới đây là một số chiến dịch marketing email cho ngành ô tô rất tốt mà sau quá trình tư vấn và triển khai cho nhiều doanh nghiệp mà Triggerm đã nhận thấy.
5 Lý do Danh sách Email quan trọng hơn tương tác từ MXHQuy Nguyen
Có một điều chắc chắn là bạn cần cả 2 kênh để xây dựng thương hiệu trên trực tuyến và tất cả traffic sẽ được dẫn về website.
Nhưng sẽ cần xác định được kênh nào quan trọng hơn theo mục đích và cho việc thiết lập và vận hành.
Tiếp tục xem để biết được 5 lí do tại sao email list lại quan trọng hơn mạng xã hội.
Chi tiết tại: https://triggerm.digital/5-ly-do-danh-sach-email-quan-trong-hon-tuong-tac-tu-mxh/
More Related Content
Similar to 22 quy tắc gửi email giúp tạo ấn tượng tốt
Chúng ta không phải nhà văn, không phải nhà thơ để dùng từ ngữ sáng tác ra những tác phẩm thu hút người đọc nhưng chúng ta làm kinh doanh thì cũng phải viết thư chào hàng để khách hàng quyết định mua sản phẩm/ dịch vụ. Việc viết thư chào hàng thế nào luôn là vấn đề khó khăn cho những người mới bắt đầu. Tôi đã dành thời gian tổng hợp lại các phương pháp viết thư bán hàng, thêm kinh nghiệm bản thân và chuẩn bị những mẫu thư hay dùng bán hàng để mọi người tham khảo. Cám ơn vì đã xem tài liệu
7 tips for increasing email conversion ratesQuy Nguyen
Mặc dù nó có thể là một trong những cái công cụ lâu đời nhất được biết sử dụng trên internet, nhưng nó không thể hiện bất kỳ dấu hiệu gì là lỗi thời.
Thực tế thì nó vẫn còn có sức ảnh hưởng mạnh mẽ đến tỷ lệ ROI marketing. Email marketing là tạo ra hơn 40$ trên mỗi đôla dành cho Email Marketing.
Cách viết Email Marketing hiệu quả - Học viện Tư duy Marketing MMA (mma.edu.vn)Marketing Mindset Academy
Email marekting (EM) là con dao 2 lưỡi. Nó sẽ làm tăng doanh thu của bạn lên 138% nếu bạn tiếp thị đến đúng đối tượng và nội dung tốt. Bằng ngược lại, bạn sẽ trở thành “chuyên gia spam hộp mail” mà không ai muốn chơi với bạn! Trở lại với việc tăng doanh thu, tiếp thị đúng đối tượng là việc tưởng dễ mà không dễ. Nhưng MMA sẽ đề cập việc này ở bài tiếp theo, còn bài viết này, MMA dành để giải quyết vấn đề cốt lõi – nội dung email marketing.
13 điều cần kiểm tra trước khi nhấn ‘Gửi’ trên email marketingQuy Nguyen
Giơ tay điểm danh nếu bạn đã từng gửi email marketing, và nhận ra sau khi nhấp vào ‘gửi’ thì lời gọi hành động chính của email của bạn có chứa một liên kết bị hỏng. Thật là lãng phí, phải không? Và sự bối rối sau đó…
Vậy để tránh sự bối rối với email marketing – và kết quả không tốt đi kèm – hãy in ra danh sách kiểm tra này, ghim nó vào tủ của bạn và tham khảo mỗi khi bạn xem xét gửi email kiểm tra.
Hiện nay Email Marketing đang là công cụ hỗ trợ rất đắc lực cho chiến dịch truyền thông, marketing của doanh nghiệp.
Việc sử dụng công cụ gửi email số lượng lớn đến tệp khách hàng giúp các marketer rút ngắn thời gian (chỉ cần nhấp - số lượng gửi đi lên tới hàng nghìn, chục nghìn email) , gắn kết mối quan hệ khác hàng bền vững ( cung cấp tính năng cá nhân hóa ), tạo mẫu email dễ dàng, lôi cuốn, thúc đẩy hành động.
Tuy nhiên, nếu bạn chưa biết cách tối ưu các yếu tố thúc đẩy chiến dịch chạy hiệu quả thì rất lãng phí số tiền bỏ ra (Tỷ lệ mở thấp, bị đánh dấu spam,...)
Có rất nhiều yếu tố bạn cần chú ý đến, mình đã liệt kê được 20 yếu tố chính và các thủ thuật bao gồm:
1/ Giới thiệu
2/ Nhắm trúng tệp khách hàng
3/ Xây dựng danh sách email khách hàng
4/ Xây dựng nội dung Email
5/ Thiết kế
6/ Thử nghiệm
7/ Tên địa chỉ người gửi
8/ Chiến dịch email những dịp lễ trong năm
9/ Địa chỉ IP
10/ 6 bước viết email hoàn chỉnh
11/ Sử dụng landing page
12/ Số liệu
13/ Cá nhân hóa
14/ Tần suất gửi
15/ Phân khúc
16/ Thời gian
17/ Hủy đăng ký
18/ Số lượng email gửi đi
19/ Mẫu email chào mừng thành viên mới
20/ Soạn email tóm tắt hàng năm
21/ Email dành riêng cho khách hàng VIP
Link tải: http://bit.ly/31DAOEJ
Chiến lược email marketing cho ngành ô tôQuy Nguyen
Marketing bằng email cho ngành ô tô không nhận được sự xem trọng xứng đáng, đó là vì nó không được áp dụng một cách đúng đắn, nhiều người chưa hiểu email là làm gì sử dụng nó ở giai đoạn nào là hợp lý. Đa phần sẽ là cứ có contacts là gửi liên tục bắn email liên tục, nhưng không biết được nội dung có họ có xem hay không, có quan tâm hay không để có sự điều chỉnh mà thay đổi. Vì vậy, mà email của bạn luôn spam, tỷ lệ mở siêu thấp, mặc dù chi phí bỏ ra rất thấp nhưng lại rất ít đơn vị sử dụng nó. Đó là một vấn đề của quá khứ. Dưới đây là một số chiến dịch marketing email cho ngành ô tô rất tốt mà sau quá trình tư vấn và triển khai cho nhiều doanh nghiệp mà Triggerm đã nhận thấy.
5 Lý do Danh sách Email quan trọng hơn tương tác từ MXHQuy Nguyen
Có một điều chắc chắn là bạn cần cả 2 kênh để xây dựng thương hiệu trên trực tuyến và tất cả traffic sẽ được dẫn về website.
Nhưng sẽ cần xác định được kênh nào quan trọng hơn theo mục đích và cho việc thiết lập và vận hành.
Tiếp tục xem để biết được 5 lí do tại sao email list lại quan trọng hơn mạng xã hội.
Chi tiết tại: https://triggerm.digital/5-ly-do-danh-sach-email-quan-trong-hon-tuong-tac-tu-mxh/
10 mẹo cho các chiến dịch email hiệu quả hơnQuy Nguyen
Bạn muốn phát triển kinh doanh trên sàn digital của mình mà không muốn đặt cược vào các kênh marketing mà khó kiểm soát?
Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể tăng doanh số bằng cách sử dụng kênh mà không giống như nhiều kênh khác, không phải trả tiền để triển khai.
Vậy chúng ta có thể làm gì để đảm bảo các chiến dịch của bạn chuyển đổi rõ rệt? Dưới đây là danh sách 10 lời khuyên cho các chiến dịch email được hiệu quả hơn.
Tối ưu hóa ngân sách chiến dịch: Đây là điều tôi tìm ra sau khi chi hơn $ 77k...Quy Nguyen
Tối ưu hóa ngân sách chiến dịch (CBO) là chủ đề nóng hổi đối với các Marketer trên Facebook ngày nay. Đây có phải tính năng mới của Facebook, sẽ ngon hay dở? Cần bắt đầu test các chiến dịch mới như thế nào khi sử dụng CBO? Gia tăng quy mô của 1 chiến dịch khi sử dụng CBO như thế nào?
Nói một cách đơn giản, marketing qua email vẫn là hoạt động ROI cao nhất mà một nhà marketing có thể làm.
Ngay cả với những thay đổi về mức tiêu thụ nội dung, MarTech mới nổi và các bài báo liên tục tuyên bố email đã chết hoặc sắp chết, chúng tôi đã thấy (cũng như nhiều người khác) rằng email là một trong những kênh hiệu quả nhất trong việc đưa mọi người đi qua Hành trình Giá trị của Khách hàng (Customer Value Journey).
Dưới đây là 4 chiến dịch email mà bất kỳ công ty nào cũng có thể thêm vào các quảng cáo marketing của họ để thấy sự gia tăng về mở, nhấp và bán hàng.
7 sai lầm của việc gửi Email Marketing và cách tránh chúngQuy Nguyen
Khi nói đến việc phát triển các chiến dịch marketing chất lượng, marketing qua email vẫn là một lựa chọn lý tưởng, đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ.
Trong khi kênh marketing hoạt động cho nhiều doanh nghiệp rất tốt, nhiều chiến dịch email thất bại. Các lý do từ nội dung nhàm chán đến chiến lược tồi đều khiến các doanh nghiệp nhỏ đưa ra các chiến dịch marketing qua email phụ. Chúng tôi đã nói chuyện với các nhà Marketing và thực hiện nghiên cứu web chi tiết để tìm ra 7 lỗi email marketing phổ biến nhất bạn nên tránh. Hạn chế những lỗi này có thể giúp bạn biến email thành doanh số.
Danh sách đen Email 101: Những điều bạn cần biếtQuy Nguyen
Gửi một chiến dịch email có thể có nghĩa là giờ làm việc cho bạn. Chẳng hạn, bạn phải viết bản sao, hình ảnh nguồn, định dạng tin nhắn trong nhà cung cấp dịch vụ email (ESP), chọn phân khúc của bạn và cuối cùng, gửi email.
Với tất cả những công việc đang diễn ra trong một chiến dịch, điều đó thật bi thảm khi nhớ rằng một số email thậm chí không bao giờ được gửi đến hộp thư đến, phủ nhận tất cả các công việc đã đi vào đó. Một địa chỉ email xấu hoặc hộp thư đến đầy đủ có thể khiến nó bị trả lại, một lỗi đánh máy có thể gửi nhầm người hoặc một danh sách đen có thể ngăn không cho nó đến hộp thư đến.
Phễu Marketing và Hành trình khách hàng: Kết hợp để nâng cao hiệu quả chuyển ...Quy Nguyen
Phễu marketing và hành trình khách hàng: chúng là hai cụm từ bạn có thể sẽ gặp trong bất kỳ cuộc thảo luận nào về marketing ngày nay. Chúng là những ý tưởng tương tự và đôi khi bị nhầm lẫn là chúng có thể thay thế cho nhau.
Nếu bạn là một nhà marketing đang tìm cách tận dụng tối đa từng khái niệm thì đây là một số khác biệt quan trọng bạn cần biết.
Tăng tỷ lệ nhấp qua email với 4 nguyên nhân dẫn đến cảm xúc của người đọc.Quy Nguyen
Nếu bạn đứng ở vị trí người đọc, tự thuyết phục chính bản thân, khi đó bạn có thể khiến độc giả thực hiện các hành động mà bạn mong muốn với bản sao email của mình.
4 nguyên nhân để tăng tỷ lệ nhấp qua email là:
– Lợi ích thu được
– Hợp lý (logic)
– Nỗi sợ
– Sự khan hiếm
Làm thế nào để biết nếu Email Marketing của bạn sẽ vào Spam?Quy Nguyen
Sau nhiều tuần nội dung được làm cẩn thận, phân chia một cách cẩn thận một danh sách các liên hệ có liên quan và liên quan, tranh luận về dòng chủ đề hoàn hảo, bạn nín thở và nhấn gửi vào chiến dịch lớn mới nhất của bạn. Nhưng làm thế nào để bạn biết nếu công việc khó khăn của bạn đã được đền đáp bằng việc gửi đến hộp thư chính, hoặc nếu thư của bạn chuyển đến thư mục thư rác đáng sợ?
Sự thật là không có cách nào đáng tin cậy để biết chắc chắn điều gì sẽ xảy ra với một email khi nó được gửi đi.
8 yếu tố tạo nên tiêu đề email giúp tăng tỷ lệ mởQuy Nguyen
Chúng ta đều biết rằng tỷ lệ mở là một con số quan trọng để đánh giá chiến dịch email. Nếu bạn mới biết đến email marketing, hãy tìm hiểu bài viết này dành cho người mới bắt đầu nhé: FAQs cho người mới bắt đầu email marketing
Có rất nhiều bài viết giới thiệu những dòng tiêu đề thú vị và độc đáo, dưới đây chúng ta hãy cùng nhau mổ xẻ 8 thành phần để tạo nên một dòng tiêu đề bắt tai để bạn có thể xây dựng công thức cho riêng mình!
Đánh giá và cải thiện data, danh sách email khách hàngQuy Nguyen
So với nhiều kênh digital marketing khác, email được xem là một kênh lâu đời mang giá trị cốt lõi nền tảng và mang lại lượng ROI khổng lồ. Chìa khoá để chiến dịch email marketing chính là chất lượng của danh sách email của công ty, hãy tiếp tục đọc để hiểu cách phát triển danh sách thật chuẩn nhé!
Thống kê chi tiết về email marketing 2020Quy Nguyen
Mục tiêu của những chuyên gia marketing luôn là tối đa hoá trải nghiệm khách hàng và giá trj khách hàng nhận được. Hãy cùng điểm qua những thống kê chi tiết với số liệu cụ thể về email marketing để có những nhận định đúng đắn và rõ ràng hơn về xu hướng sắp tới nhé!
3 cách để nâng cao thành công quảng cáo với AIQuy Nguyen
Trong số tất cả các công nghệ đã xuất hiện trong cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, trí tuệ nhân tạo đã có tác động mạnh mẽ nhất đến kinh doanh. Khả năng tự động hóa, thống nhất dữ liệu của AI, cá nhân hóa dịch vụ, dự đoán nhu cầu, xu hướng và tối ưu hóa các chiến dịch Marketing làm cho nó trở thành một công cụ cạnh tranh cần có cho các doanh nghiệp trong thời đại kỹ thuật số.
Cách cá nhân hóa làm thay đổi trải nghiệm của khách hàngQuy Nguyen
Bạn muốn cung cấp một trải nghiệm cá nhân mà khách hàng của bạn yêu thích? Đây là cách bạn có thể đáp ứng mong đợi của họ.
Đã đến lúc phải đến gần và cá nhân hóa hơn
Cá nhân hóa là một thành phần quan trọng để tạo ra trải nghiệm khách hàng nổi bật. Tại sao? Bởi vì khách hàng muốn được coi là cá nhân/riêng tư và họ cảm nhận được điều đó khi bạn nhìn họ như những chân dung khách hàng được tổng quát. Hơn một nửa (52%) khách hàng nói rằng các công ty nói chung thì không cá nhân và tạo lỗ hổng giữa kỳ vọng của họ và sự truyền tải của các công ty thì rộng lớn:
Chiến lược tạo lead từ website – Phần 2 Quy Nguyen
Trong phần một của blog này, chúng tôi đã thảo luận tại sao trang web của bạn có thể không tạo được khách hàng tiềm năng, bao gồm:
• Điều hướng trang web vô tổ chức
• Nội dung không thu hút
• Thiếu tài nguyên giáo dục (và có thể tải xuống)
• Không có trang đích hoặc điểm chuyển đổi
Trong phần hai, chúng ta sẽ xem xét khả năng hiển thị của các điểm chuyển đổi và tối ưu hóa thiết bị và cách chúng có thể tác động đến lead generation trên web.
4 cách để giảm tỷ lệ hủy đăng ký với các chiến dịch email Quy Nguyen
Nghiên cứu cho thấy, 80% doanh thu của công ty bạn, doanh thu trong tương lai của bạn sẽ đến từ chỉ 20% khách hàng hiện tại của bạn. Vì vậy, nhóm của bạn phải tập trung vào việc làm hài lòng khách hàng và đảm bảo họ đạt được giá trị.
Các Loại Segmentation Cơ Bản Cho Marketing Automation Quy Nguyen
SEGMENTATION là hành động phân loại và sắp xếp thông tin khách hàng thành từng nhóm theo những điều kiện cho trước. Hiện tại khi nhắc tới Segmentation người ta thường nghĩ tới các danh sách (list) vì đa phần gửi email marketing hoặc sms thì trước tiên phải cần danh sách để gửi.
Những lưu ý quan trọng cho điều "nên làm" và "không nên làm" trong Email News...Quy Nguyen
Email marketing tạo ra trung bình hơn 174% sự chuyển đổi hơn là Mạng xã hội và kết quả làm tăng ROI 28,5%, được so sánh với mail trực tiếp.
Trong khi các bản tin là một trong những cách phổ biến để đưa tin về những cập nhật của doanh nghiệp, chúng có thể sẽ khó để thực hiện tốt được. Bạn phải lo về việc tạo những nội dung hấp dẫn và những CTA, thiết kế một email phù hợp với đa thiết bị, phát triển những nội dung được gán liên kết (clickable topic), và hơn thế nữa.
Tổng hợp 6 cách áp dụng cá nhân hóa (personalization) thông điệp trong Market...Quy Nguyen
Công nghệ Marketing Automation hiện nay cho phép phân phối những thông điệp riêng biệt khác nhau đến từng cá nhân khách hàng, hay còn gọi là Cá nhân hóa. Công nghệ Mail-Merge từ 1 phần tư thế kỷ trước đã cho phép gửi những thông điệp cá nhân hóa 1 phần đến cho khách hàng.
Tổng hợp 6 cách áp dụng cá nhân hóa (personalization) thông điệp trong Market...
22 quy tắc gửi email giúp tạo ấn tượng tốt
1. 22 quy tắc gửi email giúp tạo ấn tượng tốt
Có thể mọi người đã từng nghe qua câu “Don’t sweat the small stuff”, nghĩa là đừng cáu
gắt vì những điều nhỏ nhặt. Điều này đúng trong một số khía cạnh của cuộc sống – nhưng
với email, “sweat the small stuff” chính xác là những gì mình nên làm.
Tại sao chúng ta cần những quy tắc cho email?
Việc mắc lỗi ảnh hưởng nghiêm trọng đến cách khách nhìn nhận bạn, họ cho rằng đó là do
chưa có tâm, không không khéo và không đáng tin so với những email không mắc lỗi.
Nếu bạn đọc một email bị lỗi chính tả, thường sẽ có 2 suy nghĩa như sau:
Người gửi không biết chính tả và ngữ pháp cơ bản
Người gửi không quan tâm lắm để xem lại trước khi gửi
2. Điều này là dấu hiệu không tốt cho mối quan hệ về sau. Vì vậy, để tránh những khách hàng
tiềm năng đi đến những kết luận này về bạn, dưới đây là một vài mẹo về quy tắc viết email
mà mọi chuyên gia (đặc biệt là những khách hàng phải đối mặt) nên biết và làm theo.
Quy tắc email chỉ ra những gì phù hợp và những gì không phải khi bạn gửi tin nhắn cho
khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh, đồng nghiệp, người quản lý hoặc người quen.
Chúng giúp bạn tránh những thông tin sai lệch và sai lầm. Hãy kiểm tra những tiêu chuẩn
hiện đại dưới đây.
1. Giữ giọng văn chuyên nghiệp
Đôi lúc, sau khi liên hệ với khách hàng qua cuộc gọi đầu tiên, bạn vẫn chưa hiểu rõ họ lắm,
vì vậy nên tạo tiêu đề có tính mô tả và gửi kèm một lời chào chính thức. Bạn có thể gợi
nhắc về cuộc trò chuyện trước đó với sự thân thiện và xác nhận lại các thông tin đã trao
đổi.
3. 2. Tránh tiêu đề mơ hồ
Dòng tiêu đề của email không cho khách hàng tiềm năng biết bất cứ điều gì về nội dung –
vậy tại sao họ lại mở nó? Ngoài ra, lời chào quá bình thường, không có gì được cá nhân
hóa về chính email và không có xác nhận thông tin được đưa vào.
3. Sử dụng dấu câu email thích hợp
Dấu câu là tinh tế khi bạn sử dụng nó một cách chính xác và rõ ràng. Đừng làm cho người
nhận của bạn khó chịu – ghi nhớ các quy tắc này và tuân thủ đúng đắn nhé.
Dấu chấm câu
Mỗi dòng nên kết thúc bằng dấu chấm câu cuối, tức là dấu chấm, dấu chấm hỏi hoặc dấu
chấm than. Nếu bạn bỏ qua dấu chấm câu cuối, có vẻ như bạn chưa bao giờ hoàn thành suy
nghĩ của mình.
Dấu chấm phẩy (;)
Một dấu chấm phẩy cũng có thể kết nối hai câu độc đáo, nhưng có liên quan. Nó không thể
hoạt động như dấu phẩy được.
Dấu phẩy (,)
Một trong những lỗi phổ biến nhất là thêm dấu phẩy sai chỗ. Dưới đây là các quy tắc quan
trọng nhất:
Sử dụng trước khi một từ dùng để kết nối hai mệnh đề độc lập (và, nhưng, cho, hoặc, cũng
không, vì vậy).
Tôi đã làm việc với một khách hàng tương tự vào năm ngoái, và tỷ lệ mở của họ tăng 20%
trong một tháng.
Sử dụng sau một mệnh đề phụ thuộc ở đầu câu.
Sau khi cải thiện dòng chủ đề của họ, tỷ lệ mở được cải thiện đáng kể.
4. Sử dụng để phân tách các mục trong một danh sách.
Tôi tập trung vào độ dài email, khả năng đọc và nội dung.
Dấu câu
Có một vài cách khác nhau để kết thúc câu chào của bạn (dòng đầu tiên của email nơi bạn
đề cập người nhận).
Nếu đó là một email chính thức, hãy sử dụng dấu hai chấm.
Cô Frost thân mến:
Nếu đó là một email tương đối bình thường, hãy sử dụng dấu phẩy.
Aja thân mến,
Và nếu bạn đang có quan hệ thân thiết với ai đó, bạn có thể sử dụng dấu gạch ngang.
Xin chào Aja –
Dấu chấm than
Hạn chế sử dụng dấu chấm than như đối với dấu chấm hỏi. Nhiều dấu chấm than dễ dẫn
đến tình trạng quá khích và quá mức.
“Cảm ơn một lần nữa vì cuộc trò chuyện hữu ích ngày hôm qua! Tin vui, tôi đã nói chuyện
với Tài chính và chúng tôi rất vui được đi! Không thể chờ đợi để làm việc cùng nhau!”
Nói chung, dấu chấm than không được coi là rất chuyên nghiệp. Vì vậy, hãy để chúng cho
tin nhắn cho bạn bè.
4. Luyện tập ngữ pháp vững
Trừ khi bạn dành toàn tâm toàn ý cho việc học ngữ pháp, đôi lúc bạn vẫn sẽ bị mắc lỗi.
Hãy tránh xa các lỗi cơ bản nhất về mặt diễn đạt.
5. Bỏ qua biểu tượng cảm xúc trong email
5. Nghiên cứu cho thấy biểu tượng cảm xúc trong email công việc có hại đến danh tiếng:
Chúng làm trông kém năng lực hơn (và không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến mức độ thân
thiện cả).
6. Giữ tiêu đề có tính mô tả và ngắn gọn
Dòng tiêu đề nên được mô tả và tương đối ngắn. Lý tưởng nhất, nó sẽ cung cấp cho người
nhận một ý tưởng tốt cho dù họ muốn mở tin nhắn của bạn.
7. Chọn lời chào cẩn thận
Ở trên, chúng ta đã thảo luận về những dấu câu để sử dụng trong lời chào. Bạn cũng cần
chọn một lời chào – có thể chính thức hoặc không chính thức, tùy thuộc vào người nhận
và mối quan hệ.
Đa phần, một lời chào ngẫu nhiên là thích hợp. Bạn sẽ tạo nên văn phong thân thiện, thoải
mái và tự tin giao tiếp.
8. Tạo ấn tượng tốt bằng kết thúc email.
Kết thúc email đúng cách sẽ bổ sung cho văn phong và nội dung email của bạn. Vì đó là
điều cuối cùng mà người nhận đọc, dòng này ảnh hưởng đến ấn tượng lâu dài của họ.
9. Kiểm tra kỹ tên người nhận của bạn
Kiểm tra kỹ càng bạn đã viết đúng tên người nhận.
Và đừng rút ngắn tên của họ trừ khi đó đã là chữ ký được dùng. Ví dụ, nếu một người ký
tên với biệt danh thì bạn có thể dùng biệt danh đó để xưng hô với họ, còn không thì cần
tránh dùng tên thân mật.
10. Sử dụng chữ in đầu câu
Khi bạn đang viết một email chuyên nghiệp, hãy sử dụng chữ in đầu câu, khác với khi bạn
có thể tuỳ ý so với việc nhắn tin thông thường. Nói cách khác, viết hoa chữ cái đầu tiên
của từ đầu tiên trong một câu và danh từ riêng.
6. 11. Xem xét giọng văn trong email
Thật khó để có được giọng văn phù hợp qua email. Nghiên cứu cho thấy mọi người đánh
giá quá cao rằng việc thường xuyên nhận email sẽ xác định đúng giọng điệu của họ là châm
biếm hoặc nghiêm túc.
Mặc dù họ tin rằng người nhận sẽ hiểu đúng 80%, nhưng thực tế lại gần với 56%.
Điều đó có nghĩa là một nửa số email của bạn sẽ bị hiểu sai? Không. Nhưng điều đó có
nghĩa là bạn nên suy nghĩ cẩn thận về những từ bạn đang sử dụng và cách người khác đọc
chúng.
Đầu tiên, tránh các cụm từ phủ định. Chúng có thể khiến bạn có vẻ lo lắng, khó chịu hoặc
lo lắng hơn.
Ví dụ: Sai lầm, vấn đề, thất bại, chậm trễ, vấn đề, khủng hoảng, rắc rối, không may, hậu
quả
Thứ hai, đừng châm biếm. Có khả năng người nhận sẽ không nhận được trò đùa – và bạn
sẽ có vẻ như là một kẻ ngốc.
Thứ ba, cắt bỏ tính từ. Chúng có thể khiến bạn nghe có vẻ quá xúc động – chúng ta cần
bình tĩnh và chuyên nghiệp.
Ví dụ: Rất, thực sự, cực kỳ, rất cao, nghiêm túc, nghiêm túc, sâu sắc
Thứ tư, bắt chước người nhận. Theo sự dẫn dắt của họ đảm bảo bạn sẽ không vô tình xúc
phạm họ.
Thứ năm, khi nghi ngờ, hãy nhấc điện thoại lên. Bất cứ khi nào bạn có một cuộc trò chuyện
đầy tiềm năng, bạn luôn luôn nên gọi điện, Skype hoặc gặp mặt trực tiếp với người đó.
12. Luôn sử dụng phông chữ và định dạng chuẩn
Bạn muốn làm đau mắt người nhận? Sử dụng phông chữ lập dị, màu sắc vui nhộn và định
dạng khác thường.
7. Đúng vậy, email của bạn sẽ được ghi nhớ hơn, nhưng bạn sẽ trông giống như bạn hoàn
toàn mất liên lạc với các chuẩn mực giao tiếp.
Luôn sử dụng phông chữ chuẩn. Không bao giờ sử dụng một màu bên cạnh màu đen. Bám
sát kích thước phông chữ tiêu chuẩn. Không in đậm hoặc in nghiêng nhiều hơn một từ
(hoặc chuỗi từ) trong một email.
13. Rút ngắn URL của bạn
Dán toàn bộ URL vào email sẽ chiếm không gian quý báu và trông lộn xộn. Thay vào đó,
hãy tạo hyperlink hoặc chèn một URL rút ngắn.
14. Chỉ ra tệp đính kèm
Chỉ ra rằng bạn đã bao gồm một tệp đính kèm để người nhận của bạn không bỏ qua nó.
Và hãy chắc chắn rằng bạn đang đính kèm lại các tệp khi thêm người khác vào chuỗi email,
nếu không họ sẽ không thể nhìn thấy chúng. (Hoặc bạn có thể chỉ cần chuyển tiếp cho họ.)
15. Hoàn thiện chữ ký email
Một chữ ký email xấu thực sự ảnh hưởng lên các mối quan hệ của bạn. Ngay cả khi bạn
viết thông điệp hùng hồn, thuyết phục nhất trên thế giới, một chữ ký được thiết kế kém sẽ
khiến bạn trông giống như một kẻ nghiệp dư.
Hãy ghi nhớ “less is more”, chữ ký nên được thiết kế nhỏ, đơn giản và hạn chế. Bây giờ
không phải là lúc để bao gồm trích dẫn truyền cảm hứng yêu thích của bạn, headshot, hoặc
mọi cách có thể để kết nối. Bám sát tên, chức danh công việc, URL LinkedIn và/hoặc trang
web của công ty và số điện thoại.
16. Điền vào các trường trong email đúng cách
To: trường này là đơn giản. Thêm địa chỉ email của người bạn đang muốn liên hệ.
Cc: Nếu bạn muốn đưa người khác vào tin nhắn Cc họ. Về cơ bản, bạn đang nói, “Hey
Hey, đọc nó đi, nhưng không cần phải trả lời”.
8. Việc buộc ai đó là cần thiết khi có thông tin liên quan trong email hoặc bạn đang kết nối
họ với người nhận thực tế.
Bcc: Bcc cũng sao chép liên hệ của bạn vào email, nhưng không ai ngoài nguời nhận được
nó.
17. Sử dụng Bcc một cách thích hợp
Để ẩn địa chỉ email. Bcc có thể được sử dụng để bảo vệ email của ai đó khỏi bị lộ với người
khác. Ví dụ: nếu bạn gửi email cho một nhóm người về một sự kiện sắp tới, bạn có thể
chọn Bcc tất cả các email để bạn không hiển thị email mà không được phép.
18. Sử dụng “Reply all” một cách tiết kiệm
Trả lời: Khi bạn nhấp vào “Trả lời”, bạn trả lời trực tiếp cho người gửi email cho bạn lần
cuối.
Trả lời tất cả: Khi bạn chọn “Trả lời tất cả”, bạn gửi email lại cho tất cả những người thuộc
trường “To” hoặc “Cc”. Lợi ích của “Reply all” là cho những người ai đang theo dõi biết
một vấn đề nhất định đã được giải quyết. Nó cũng hữu ích khi bạn có thông tin mà mọi
người quan tâm.
Khi đắn đo, mặc định là “Trả lời.” Bạn không muốn trở thành người khó chịu mà mọi
người đang bí mật trợn tròn mắt.
19. Suy nghĩ trước khi chuyển tiếp
Có một vài gợi ý quan trọng cần ghi nhớ về quy tắc chuyển tiếp email thích hợp:
Nếu một người đang gửi cho bạn thông tin riêng tư hoặc nhạy cảm, hãy hết sức thận
trọng trước khi chuyển tiếp.
Khi chuyển tiếp một chuỗi email dài, một phép lịch sự phổ biến là tóm tắt những gì
đang được thảo luận dưới đây để người nhận biết chính xác những gì bạn muốn từ
họ.
9. Nếu bạn muốn email được chuyển tiếp của bạn để bắt đầu một chuỗi email mới
(thay vì là một phần của chuỗi hiện tại của bạn) chỉ cần đưa bình luận của riêng bạn
vào dòng chủ đề.
20. Trả lời kịp thời
Tất cả chúng ta đều có hộp thư đến tràn ngập và lịch trình bận rộn, vì vậy không phải lúc
nào bạn cũng có thể trả lời email ngay lập tức. Khung giờ phản hồi thích hợp tùy thuộc vào
người:
Đồng đội ngay và luôn:
Trả lời trong vòng 12 giờ. Nhóm của bạn dựa vào bạn để làm việc nhanh chóng và hiệu
quả; cộng với hầu hết các email là về các vấn đề kịp thời.
Đồng nghiệp chung:
Đối với những người khác mà bạn làm việc cùng, hãy trả lời trong vòng 24 giờ. Nếu không
thể giải quyết yêu cầu của họ trong khoảng thời gian đó? Trả lời cho họ biết bạn đã đọc
email và sẽ theo dõi theo thời gian X.
21. Gửi tự động phản hồi “không có mặt”
Nếu bạn sẽ không có mặt trong một thời gian dài, một câu trả lời tự động có thể cho phép
bất cứ ai liên hệ với bạn biết rằng bạn sẽ không thể trả lời tin nhắn của họ cho đến khi ngày
bạn sẽ quay lại làm việc.
22. Theo dõi email mở và tỷ lệ nhấp
Thay vì gửi tin nhắn hỏi rằng bạn nhận được email chưa?, sử dụng một công cụ theo dõi
email. Bạn sẽ biết chính xác thời điểm người nhận mở nó.
Nếu như email là kênh giao tiếp chính thức giữa bạn và mọi người, hãy lưu ý những điều
trên và sử dụng cẩn trọng để tạo sự chuyên nghiệp cho cả bản thân và công ty nhé.
Sưu tầm và biên soạn.