有效管理会议，准时下班

1. 笔者：郭智荣
如何让沉闷无趣的会议变得有意义
FB: 别再盲目的接受会议邀请，你应该主动出击，询问主办方会议的目的和议程。你会发现意
想不到的效果！
简介：如果你是号召会议的人，那么你就有责任把会议内容策划，交代清楚给所有的负责人。
如果你是参与会议的人，那么你就有责任主动出击，对号召会议的人打破沙锅问到底！
相信大家有这种经验，早上刚走进办公室，就收到某某人通过电邮送来的会议邀请函。一般上
这种邀请函有两个主要内容：
1. 会议的标题、时间和地点
2. 要求答复“出席”或“不出席”。
邀请函上面并没有解释会议详情、没有议程，更没有注明工作分配的内容。只能从会议标题大
概猜测这次的会议范畴。毫无疑问，这场会议的结果肯定没效率也没办法达成任何目标，只会
浪费员工的宝贵时间。问题到底出现在哪里？

2. 问题一，没有善用人力资源
人多好办事的道理，并不适用于组织一场会议。
如果没有精挑细选适合的人选，就会把无关人士也拖进来“陪坐”。虽然出席会议的人数会很多，
可是场面却静悄悄地，没有办法提出意见，只是因为这些人都不熟悉讨论的话题。
因此，发出会议邀请函之前，需要认真筛选符合资格的会议出席者。出席会议的人需要符合以
下两点：
一， 与开会项目有直接关系的人：在进行任何项目之前必定要指定主要负责人，而这些负责
人就是主要的会议出席者。这是为了确保每个环节负责人可以在会议中向整个团队报告进度。
如有需要，也可以邀请在最前线的计划执行者，因为只有他们才真正能体会最前线的实际状况。
二， 出席会议的人有决定权：项目负责人不是任何时候都可以抽空出席会议，有时，因为有
务在身，只好指派手下或同事代表出席。可惜的是，这些代表往往都没有决策权，只能充当传
话筒，结果只会拖慢会议的决策过程。因此，就算是代表也需要承担做决定的责任。
问题二，没有做好功课

3. 出席会议就避忌的就是两手空空，没有准备好功课和报告，结果就会导致因为缺乏资讯而没有
办法做准确决定。
开会的主要目的是为了让所有项目负责人，报告各个项目的进度以及做重大决定。只要每个负
责人把自己队伍的工作状况交代清楚，这样一来，在场的所有人都可以了解整个团队的工作近
况，可以获得全方面的讯息。
一般上，需要准备的功课可以分为以下三点：
一， 工作进度，如果跟不上进度，请附上原因。
二， 小队财政状况，不管是超支花费或者是成功减少开销也要报告。
三， 接下来的计划。根据现在的情况，判断是否按照原订计划或者改变计划，进行接下来的
工作。
问题三，没有按照会议议程办事

4. 开会没有议程，就如开船不带指南针一样，会议会变得没有方向，更不能达成目的。
如果认真地设计和实行会议议程，会议流程不只可以变得流畅，更可以大大缩短会议时间。以
下几点就是会议议程的好处：
一， 有规划地时间分配：议程可以把会议时间切成几个时间段落，以确保不会浪费时间在讨
论的某一项工作。如果遇上悬而未决的问题，不宜拉长讨论时间，反观，应该直接委托适合的
人选，并设下时限，在下一次的会议交代解决方案。这样不只可以快速让路给其他议程，让会
议可以按时进行，大家也知道未解决的问题到底是由谁接手，什么时候可以知道进度。
二， 有目的性的讨论：按照议程的编排，只讨论特定项目，可以让大家都集中在同一课题里，
不会跑题。在这里，会议主席扮演最重要的角色，有义务打断任何跑题的讨论，以确保每个人
都只针对议程的课题发出意见。
问题四，没有主动接洽会议的发起人

5. 即使自己不是会议号召人，也绝对有能力拯救会议。
其实，当收到会议邀请函时，除了按下“出席”的按钮，出席会议的人还可以选择主动去接触或
联络召开会议的人或任何相关的人，主动询问会议的主要目的。
如果你愿意，你甚至还可以进一步帮助这位号召人，制定好议程、分配好负责人，并提醒每个
出席会议的人应该要做好什么功课。这样一来，你不只可以让自己摆脱了沉闷无趣的会议，还
可以获得会议号召人的赏识，一举两得，何乐而不为呢？因此，不管你是什么人，只要改过过
于被动的态度，不再只是盲目地接受和出席会议，你宝贵的时间就不再会被会议所吞噬掉。