Folien 15.11.2018

1. Workshop „Vorbei und
vergessen? Die Lösung: Das
Vereinsarchiv!“
Thomas Wolf
Siegen, 15. November 2018

2. Gliederung
• Allgemeine Einführung
• Aufgaben des Archivs
• Erhalt des Archivguts
• Erhalt des digitalen Archivguts
• Literatur/Links/Kontakt
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3. 14.11.2018Kreis Siegen-Wittgenstein3
Allgemeine Einführung
„Ordentliche Unordnung

4. Definition:
„Archive sind Einrichtungen, deren
Aufgabe die systematische Übernahme,
Erfassung, Ordnung, dauerhafte
Aufbewahrung und Erschließung von
Schrift-, Bild- und Tonträgern sowie
elektronischen Speichermedien ist.“
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Allgemeine Einführung

5. Funktion des Archivs:
• 1) Rechtssicherheit
• 2) Öffentlichkeitsarbeit (Nutzung:
Vereinsgeschichte)
• 3) Identitätsbildung (Publikation,
Veranstaltung, Jugend, ….)
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Allgemeine Einführung

6. Lösung:
• Aufbau des Vereinsarchivs:
• verantwortliche Betreuung durch eine/n
Archivar/in
• Tipp: Kooperation mit Kommunalarchiv
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Allgemeine Einführung

7. Ressource Raum:
• möglichst zentrale Lagerung:
- Verein, der 25 Jahre lang aktiv ist, über
Material von mindestens 1 Regalmeter
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Allgemeine Einführung

8. Archivischer Super-“Gau“:
• Vereinsauflösung
• unklare Nachfolgeregelung
• „Werft Eure Geschichte nicht weg!“
• Was ist zu tun?
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Allgemeine Einführung

9. • Vorstandsbeschluss zur Regelung,
wohin mit dem Archivgut.
• Kontakt zu Ihrem Kommunalarchiv!
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Allgemeine Einführung

10. • Sichtung der vorhandenen Unterlagen
• Sammlung der neuen Unterlagen
• Vernichtung der überflüssigen
Unterlagen
• Ordnung
• Verzeichnung
• Bereitstellung der Archivalien zur
Nutzung und Auswertung
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Aufgaben des Archivs

11. • Dokumente um die Vereinsgründung
• Verträge, Satzungen,
Geschäftsordnungen
• sämtliche Protokolle
• Vorstands- und Mitgliederlisten
• Finanz- und Haushaltspläne, Beitrags-
und Kassenbücher
• Rechnungsbelege der letzten 10 Jahre,
ausgewählte Beispiele
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Aufgaben des Archivs: Sichtung

12. • Unterlagen zur Entwicklung des Vereins
und zum Vereinsleben (z. B.
Übungsangebot, Geräteverzeichnis,
Wettkämpfe, Festschriften, Noten usw.)
• Vereinszeitungen
• Fotos, Videos, Plakate usw.
• Homepages, sonstige Webauftritte
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Aufgaben des Archivs: Sichtung

13. • Zeitaufwand: mindestens 1 Woche
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Aufgaben des Archivs: Sichtung

14. Zweck:
• Lücken schließen
• Überlieferung mit hoher Informations-
dichte: Zeitungsausschnittsammlung)
bilden
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Aufgaben des Archivs: Sammlung

15. • Nicht archivwürdig:
– Doppelexemplare,
– Rechnungsbelege (können nach 10 Jahren
weggeworfen werden),
– Dokumente anderer Organisationen,
Verbände und Institutionen, wenn sie nur zur
Kenntnisnahme zugeschickt
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Aufgaben des Archivs: Bewertung

16. • Exkurs: Paläographie
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Aufgaben des Archivs: Ordnung

17. • Exkurs: Paläographie
• 4 Tipps:
- Buchstaben schreiben
- Komplizierte Wörter von hinten lesen
- Üben, Üben, Üben
- Lesekurse besuchen
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Aufgaben des Archivs: Ordnung

18. • Analyse der vorhandenen Unterlagen
• Behalten Sie die vorgefundene Ordnung
bei!
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Aufgaben des Archivs: Ordnung

19. Beispiel-Gliederung:
• 1. Vereinsgründung
• 2. Verträge, Satzungen,
Geschäftsordnungen
• 3. Protokolle
• 4. Vorstands- und Mitgliederlisten
• ……..
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Aufgaben des Archivs: Ordnung

20. Archivgutbeschreibung:
- Gliederungspunkt
- eindeutige Signatur
- Titel
- Laufzeit
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Aufgaben des Archivs: Verzeichnung

21. • Womit?
• Tabellenkalkulation (oder
Textverarbeitung)
• oder
• MidosaXML (Archivschule Marburg)?
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Aufgaben des Archivs: Verzeichnung

22. Beispielliste (Tabellenkalkulation):
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Aufgaben des Archivs: Verzeichnung

23. 14.11.2018Kreis Siegen-Wittgenstein23
Aufgaben des Archivs: Nutzung

24. Quelle: Siegener Zeitung, 13. April 2017
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Aufgaben des Archivs Nutzung

25. • Allen – auch externen - Interessenten
Zugang zum Archivgut.
• Persönlichkeits- sowie Urheberrechte und
der Datenschutz bei (lebenden) Personen
sind zu wahren.
• Orientierung am Archivgesetz NRW
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Aufgaben des Archivs: Nutzung

26. 14.11.2018Kreis Siegen-Wittgenstein26
Erhalt des Archivguts

27. Schutz gegen:
- Wasser, Feuer, Staub
- Tageslicht
- Unkontrollierte Entnahmen (z.B.
Diebstahl)
-Vandalismus
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Erhalt des Archivguts:
Raumbedingungen

28. • Temperatur: Kühl: 16-18° C
• Luftfeuchte: 50 %
• Schwankungen: +- 2 Grad, +- 10 %
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Erhalt des Archivguts:
Klimabedingungen

29. 14.11.2018Kreis Siegen-Wittgenstein29
Erhalt des Archivguts

30. Verpacken!Verpacken!Verpacken!
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Erhalt des Archivguts

31. 14.11.2018Kreis Siegen-Wittgenstein31
Erhalt des Archivguts

32. 14.11.2018Kreis Siegen-Wittgenstein32
Erhalt des Archivguts

33. • Kein Metall
• Keine Klebestreifen, kein Kleben
• Keine Fotoecken
• Keine Plastikeinlagen
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Erhalt des Archivguts

34. • Schädlinge (Papierfischchen):
– Ermitteln, ob Bedarf besteht (Köderfallen)
– Doppelseitiges Klebeband um Lagerort
– Regelmäßige Reinigung des Archivraumes
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Erhalt des Archivguts

35. Versicherung?
• nur: Wiederherstellungskosten nach
einem Schadensfall
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Erhalt des Archivguts

36. 14.11.2018Kreis Siegen-Wittgenstein36
Erhalt des digitalen Archivguts

37. Formate:
• Möglichst unkomprimiert
• Langzeitarchivfähig zertifiziert
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Erhalt des digitalen Archivguts

38. Formate:
• Standard:
- Text, Tabellen, Präsentationen: PDF/A
- Bilder: jpg2000
- Audio: WAV
- Filme: mp4
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Erhalt des digitalen Archivguts

39. Ordnerstruktur (wie analog)
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Erhalt des digitalen Archivguts

40. Erhalt des digitalen Archivguts
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41. Erhalt des digitalen Archivguts
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42. • Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für
Vereinsarchive, Festschriften und
Jubiläumsausstellungen. Maulbronn: Institut für
Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V., 2010, ISBN
978-3-933486-72-1
• Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für
Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste -
Fachrichtung Archiv / hrsg. im Auftrag des LWL-
Archivamtes für Westfalen von Marcus Stumpf; Red.:
Hans-Jürgen Höötmann. – 4. aktualisierte Aufl. –
Münster: Ardey-Verlag 2018. – 400 S. und Abb. –
ISBN 978-3-87023-434-8.
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Literatur/Links/Kontakt:

43. • http://www.rheinisches-
schuetzenmuseum.de/joomla/images/stories/files/tipps2.pdf
• http://www.vibss.de/vereinsentwicklung/lebendiges-
vereinsarchiv/sinn-und-zweck-eines-lebendigen-
vereinsarchivs/
• http://www.vitaminb.ch/static/files/arbeitshilfen/Vereinsarchiv.p
df
• http://www.dfb.de/vereinsmitarbeiter/abteilungsleiterin-
fussball/artikel/anlegen-und-pflege-eines-vereinsarchivs-1455/
• http://de.slideshare.net/Stadtarchiv/vergangenheit-fr-die-
zukunft-sicherung-der-vereinsgeschichte-im-archiv
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Literatur/Links/Kontakt:

44. • http://de.slideshare.net/StadtASpeyer/grundla
gen-der-archivierung
• http://www.forum-bestandserhaltung.de/
• http://bestandserhaltung.eu/home.html
• http://museumpests.net/
• http://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/Fach
informationen/versicherung
• http://de.wikipedia.org/wiki/Archivgesetz_Nor
drhein-Westfalen
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Literatur/Links/Kontakt:

45. • Universität Zürich:
http://www.adfontes.uzh.ch/1000.php
• Digitale Schriftkunde der staatlichen
Archive Bayerns:
http://www.gda.bayern.de/DigitaleSchriftku
nde/
• http://de.slideshare.net/Stadtarchiv/vergan
genheit-fr-die-zukunft-festschrift-und-
chronik
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Literatur/Links/Kontakt:

46. • Bei Rückfragen:
Thomas Wolf
Telefon: 0271/333 15 10
E-Mail: t.wolf@siegen-wittgenstein.de
Blog: http://www.siwiarchiv.de
14.11.2018Kreis Siegen-Wittgenstein46
Literatur/Links/Kontakt