5. Flujo de Información Capacitación Contabilidad Recursos Humanos Compras Cuentas por Cobrar IT Gerencia General Inventario Manejadores de Proyecto (PM) Pre Venta Taller Ventas Base de Datos y Nuevas Líneas Servicio al Cliente Post Venta
6. Actividades de apoyo Admin. Y Gestión; Cobros; Inventario;Taller;Mensajería Recursos humanos: Personal admin., Personal Técnico, Finanzas, Contabilidad Tecnología: Sist. De Información y Redes Margen Sistema de Cotizaciones vía WEB Servicio de instalación a nivel nacional. Gestión de Calidad y Control de Servicios. Taller de Reparación de equipos. Flota de vehículos. Venta de productos a través de vendedores con catalogos electrónicos. Instalación de los equipos que se venden. Gestión de las instalaciones yy ventas a través de softwares. Marketing Publicidad, Ferias. Política de descuentos a clientes. Sistema de Mercadeo Atención al Cliente. Call Center Crédito Alquileres Leasing Compras Equipo para la venta Pago a proveedores Cobro a clientes Contratos de alquiler Margen Mantenimento de Instalaciones Actividades primarias Cadena de ValorAdvacedSystemsSupply
7. Sistema de Información en ADVSYSA OPERACIÓN INFRAESTRUCTURA PRESENTACIÓN Sistema de Cotizaciones Venta Cotizaciones Visuales Instalación LOFIS Reportes de Gestión de Proyectos Inventario MAGIC Serv. al Cliente Reportes Financieros Compras Servicio Taller Finanzas
8. MÓDULOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A MERCADOTECNIA ADMINISTRACION Y CONTROL DE LA FUERZA DE VENTAS ANALISIS Y SERVICIO A CLIENTES GESTIÓN DE PROYECTO DE INSTALACIÓN ANALISIS DE REND. Y EFECT. DE VENTAS Y PRONOSTICOS PROMOCION PRESUPUESTO INVESTIGACION DE MERCADO Y DE INTELIGENCIA ANALISIS DE PRODUCTOS Y ESTRATEGIAS
9. MÓDULOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A FINANZAS CUENTAS POR COBRAR MAGIC. Plataforma de Gestión COTIZACIONES APROBADAS MAYOR GENERAL ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACION PLANILLA ORDENES DE COMPRA Y RECIBO CUENTAS POR PAGAR ADMON DE INVENTARIOS
10. MÓDULOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE APOYA INSTALACIÓN CONTROL DE INVENTARIO DE EQUIPOS Y MATERIALES TIEMPO DE ENTREGA DE PROYECTOS DISEÑO E INGENIERIA FACTURA DE MATERIALES COSTOS ESTANDARES PLANEAMIENTO DE REQ. DE MATERIALES COSTOS DEL TRABAJO PLANEAMIENTO DE REQ. DE CAPACIDAD CONTROL DE INSTALACIÓN RENDIMIENTO DEL REC. HUMANO
11. Necesidades de Información Reportes adecuados al volumen del crecimiento del negocio. Unificar la plataforma de Inventario, Servicio, Finanzas (MAGIC) con la de Instalaciones y Ventas (LOFIS). Instruir a las personas en el uso de la herramienta. Evaluar empresas de consultoría de Herramientas Tecnológicas.
12. Necesidades de Información Gerente general: Estados financieros. Pronósticos de Venta Análisis de Inventario de mercancía que se compra en el extranjero. Finanzas Realización de los estados financieros Contabilidad diaria de la empresa Órdenes de Compra contra proyectos abiertos. Órdenes de compra contra análisis de inventario vs pronóstico de venta
13. Necesidades de Información Operativa Informe de indicadores de servicio al cliente. Apertura y cierre de tiquetes. Bitácora de llamadas. Apertura y Cierre de tiquetes de servicio de taller Bitácora de atención de técnicos a clientes Sistema para llevar el inventario. Notas de salida firmadas por cada equipo que se despacha diariamente a los técnicos para ser instalado en los clientes. Comercial Apertura de Proyectos Realización de cotizaciones Pre venta trabaja soluciones complejas para clientes a través de ingenieros. Post Venta se encarga de cotizar y venderle al cliente menudencias como piezas, reparaciones y reubicaciones. Base de Datos y nuevas líneas. Le da mantenimiento al catálogo de equipos y servicios que se ofrece. Realiza adicional la investigación y desarrolla la competencia para traer nuevos productos.
14. Necesidades de Información Administrativa Gerente administrativa controla el mantenimiento del edificio. En ese sentido no utiliza ninguno de los software de gestión Recursos humanos. Utiliza un programa llamado Mitdot para hacer pruebas de integridad a nuevos candidatos Capacitación se encarga de realzar la inducción. Prepara cursos en diferentes niveles. Enseña a usar las diferentes herramientas o sistemas que existen para trabajar, enseña sobre los equipos. Da seminarios técnicos, seminarios de ventas. Organiza seminarios administrativos. Envía boletines mensuales con información importante y resumen de las capacitaciones dadas en el mes. IT se encarga de la red interna de la compañía y de las sucursales, tiene el helpdesk y maneja todo lo que es tecnología exceptuando los software de gestión que los administra base de datos.
15. Necesidades de Información Instalaciones Departamento se encarga de realizar las instalaciones y administrar los subcontratistas. Utiliza el software de administración de proyectos LOFIS. Donde indica los equipos que va a usar, lleva controles de entrega con inventario, da entrada de gastos que va teniendo en el proyecto y cuando lo finaliza envía el proyecto a facturación para cerrar el mismo. Maneja personal técnico y Project managers
16.
17. Infraestructura: EFICIENTE Se ha logrado adquirir la tecnología para manejar el crecimiento de la empresa. La tecnología se utiliza para que los procesos se cumplan. El grado de desconexión se da por la rotación de personal. Hay que enseñarle las herramientas y toma tiempo que las usen correctamente.
18. Estrategia de la organizaciónaplicación de la estrategia Propuesta Estratégica
21. Metas Metas Organizacionales Metas de SI/TI Digitalización de Documentos Tener un solo software de Gestión para evitar duplicidad de trabajo. Envío automático de Facturas vía email. Programa de Gestión vinculado con la central telefónica. Llevar controles de inventario con código de barras. Y salidas de equipo contra número de series. Realizar forecast automáticos y reportes que puedan generar acciones de compras de equipo s diarias. Herramientas de Seguimiento de Ventas Herramientas de Control de Calidad y Servicio Intranet con capacitaciones que lleven puntaje de las personas. Video Conferencias entre Sucursales. Lograr bajar el gasto de oficina. Impresiones y Documentos de archivo Reducir el tiempo que se demora en Gestionar la parte administrativa de un Proyecto. Aumentar las ventas con la diversificación de productos. Agilizar los cobros. Mejora en la atención de servicio al cliente. Mejorar las respuestas de Garantías Mejorar los tiempos de entrega de equipos (Gestión de Compras). Crecer en las sucursales.
41. Resumen del Pliego de Cargo SOLICITUD DE PROPUESTAS Propietario: ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. Dirección: Calle 77A, Urb. La Sabanas Contactos: Sergio Gómez – Teléfono: 269-2841 Correo Electrónico: sjgomeze@gmail.com Hyara Apolayo Telefono 20951515 Correo Electrónico: Hyara.apolayo@gmail.com AracellysAlvarengaTelefono: 65269290 Correo Electrónico: aranays@hotmail.com Por este medio le invitamos a participar en la solicitud de propuestas por los trabajos abajo descritos y de acuerdo con todas las provisiones de este documento y los siguientes puntos mencionados abajo. El trabajo consiste en servicios de OUTSOURCING en Sistemas y Tecnología de Información. Los trabajos descritos en el presente documento deben cotizarse como Suma Global Esta invitación a licitar se compone de las siguientes partes: 1. TRABAJO A REALIZARSE (Términos de Referencia): Con excepción a lo especificado en otras partes de esta licitación, EL CONTRATISTA deberá suministrar toda la asistencia administrativa, servicio técnico y profesional y realizar todas las operaciones incluyendo la provisión y supervisión de todo el personal técnico y laboral y el suministro de todo el equipo, material, herramientas, alojamiento y transporte para el desarrollo de manera satisfactoria de los Trabajos. La información y plan incluidos en esta solicitud de propuestas tienen la intención de mostrar todos los requerimientos para los servicios a realizarse desde la fecha establecida hasta finalización del contrato. Cualquier trabajo que razonablemente pueda deducirse del alcance de los trabajos como requerido para producir el resultado satisfactorio esperado por ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. ya sea que esté o no mencionado específicamente en este documento será realizado por EL CONTRATISTA. Es responsabilidad del PROPONENTE asegurar que esta solicitud de oferta incluye todos los bienes y servicios que considera necesarios para la ejecución de los servicios. En el evento de una adjudicación de contrato, ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. no aceptará cambio en los costos ofertados durante la ejecución del contrato
42. 2. REQUISITOS DE SEGURIDAD: El PROPONENTE debe saber que antes de los inicios de los trabajos en la obra, todo el personal de EL CONTRATISTA debe ser sometido a un Curso de Inducción de Seguridad y Cursos de Entrenamiento relacionados a Seguridad. 3. PERIODO DE VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS: Las propuestas serán válidas durante un período de NOVENTA (90) días de vigencia, a partir de la fecha entrega de las Propuestas. 4. RESPONSABILIDAD DEL PROPONENTE: Para todos los propósitos, es responsabilidad de EL PROPONENTE haber obtenido toda la información necesaria, local o de otro origen en cuanto a los riesgos, contingencias u otras circunstancias que pudiesen en cualquier forma influir o afectar su propuesta. 5. PRESENTACIÓN DEL SOBRE CERRADO: El sobre cerrado, que contiene la propuesta, se presentará con la siguiente identificación e información en el sobre: “DOCUMENTOS Y PRECIOS” SEÑORES: ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. PROPONENTE: ______________________________________ SOLICITUD DE PROPUESTAS SERVICIOS DE OUTSOURCING EN SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
43. Fecha: Sábado 4 de Septiembre de 2010 Hora Límite de Entrega de Propuesta: 5:00 pm. Dentro del sobre cerrado debe incluir los siguientes documentos: Desglose de Precios. Relación de trabajos similares realizados. Tres cartas mínimas de referencias de trabajos similares. Certificaciones que muestren idoneidad y calificaciones para los servicios solicitados. Información que compruebe los años de la empresa en el mercado realizando este tipo de trabajo. (Registro de la Empresa y Certificado de Operación). Adjuntar preforma de Contrato de mantenimiento por un año el cual debe estar incluido en el precio final. Carta de apoyo de los fabricantes de las marcas que ofrece en esta licitación. Personal a no menos de 15 km de las áreas de sucursales. Demostrable. Fianza de Cumplimiento por un valor de 10% del Contrato. 10. IDIOMA OFICIAL: Las propuestas, así como cualquier otra documentación, serán presentadas en idioma español, salvo catálogos y/o folletos que pueden ser presentados en idioma español o en inglés. 11. CONDICIONES DE PAGO: ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. ofrecerá condiciones de pago a 15 días neto contra la aprobación de la factura. 15. SUBCONTRATOS: No se le permitirá a EL CONTRATISTA subcontratar ninguna parte del trabajo, sin una aprobación expresa y por escrito por parte de ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. 19. FECHAS IMPORTANTES: 20 de Agosto de 2010 – Reunión de Homologación. Oficinas de ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. 4 de Septiembre 2010 – Entrega de Propuestas en las Oficinas de ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. o por vía electrónica hasta las 5:00 pm. Este día se estarán recibiendo las propuestas desde las 8:00 a.m. hasta las 5:00 pm en las oficinas de ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A.. ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A.
45. Conclusiones y Recomendaciones Es importante involucrar a la empresa completa en cada uno de los procesos de toma de decisiones de Tecnología. Por que no es solo el departamento que lo solicita quien lo va a usar, es la totalidad de la empresa. La Planificación estratégica de proyectos de tecnología deben llevar al crecimiento de la empresa y no deben tomarse proyectos que no tengan beneficios en el negocio. La primera forma de sobrellevar la reticencia la cambio es involucrando a las personas dentro del proyecto.
46. Conclusiones y Recomendaciones La falta de conocimiento es la mayor amenaza de las empresas modernas, es por esto la importancia de poder utilizar herramientas tecnológicas para el apalancamiento del negocio. Las herramientas te permiten acortar distancias y tiempos en un mundo globalizado. Planear es parte integral de poder ser exitosos, pero medirse como va uno durante la ejecución del plan es lo que te deja alcanzar la meta.
