Présentation journee d'étude ADBS Midi-Pyrénées, Toulouse, 23 novembre 2010

1. Toulouse, Mardi 23 novembre 2010
OATAO
(Open Archive Toulouse Archive Ouverte) :
genèse, évolution...

2. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Plan

Genèse d'OATAO

Organisation de l'archive

La communication

Les statistiques

Les perspectives

3. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
La genèse...
... d'OATAO

4. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Un contexte plutôt favorable...

5. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Une première expérience
Une première expérience concluante : une archive
ouverte des thèses de l'INP mise en place dès 2005
avec comme résultats :

Des statistiques de consultation encourageantes

Janvier 2006 : 10 934 thèses téléchargées

Décembre 2006 : 19 227 thèses téléchargées

Un premier « travail » de sensibilisation auprès des
instances de l'université (CS, CA, etc...) déjà effectué

Des compétences acquises par le personnel du SCD

6. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Un travail déjà bien engagé

Réflexions autour des archives ouvertes (GTAO
Couperin)

Début du projet ORI-OAI

http://www.ori-oai.org/display/ORIOAI/ORI-OAI.ORG

Mise en place du PRES toulousain (mars 2007)

Des outils matures de dépôts

7. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Pourquoi une archive ouverte ?

8. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010

Améliorer la visibilité et l’accessibilité des
travaux de recherche de l'établissement, et donc
l’impact scientifique

Une archive proche des besoins des chercheurs

Souple, évolutive et réactive

Services aux laboratoires et aux chercheurs

9. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Pourquoi une archive ouverte
institutionnelle ?

10. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010

Fournir des indicateurs recherche : un outil pour
l'évaluation

Listes d'autorité modérées

Contrôle et maîtrise de l'indexation

Contrôle des droits de diffusion par les
bibliothèques garanties par les SCD

Lien fort avec le SI des établissements.
L'archive doit devenir l'une des briques de l'entrepôt de
ressources (cours, thèses, articles, documents
administratifs...)

11. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Pourquoi une archive institutionnelle
multi-établissement ?

12. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010

La majorité des laboratoires de l'INP sont des
laboratoires mixtes

Le souhait de plusieurs établissements d'entrer
dans la nouvelle archive ouverte :

École Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT)

Institut National Polytechnique de Toulouse
(INPT) : 4 écoles d'ingénieurs

Institut Supérieur de l'Aéronautique et de l'Espace
(ISAE)

École Nationale de Formation Agronomique
(ENFA)

13. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Potentiel recherche

Disciplines couvertes :

Sciences de l'ingénieur

Sciences vétérinaires

Sciences de l'éducation

Sciences de l'information et de la communication

900 publications/an

1100 chercheurs

14. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Convaincre (oui c'est possible)...
Informer... Piloter...

15. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Convaincre...
Une étude préalable du SCD

Juin 2006 : analyse des conditions juridiques
d’archivage institutionnel selon les éditeurs

210 articles parus en 2005 dans des revues
commerciales à comité de lecture (6 laboratoires)

16. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
53,33%
19,05%
2,38%
25,24%
Diffusion
autorisée
Diffusion
payante
Diffusion
non autorisée
Pas d'information sur le site
de l’éditeur
112
articles
53
articles
5 art.
40
articles
Résultat de l'étude

17. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Informer...

Les instances : CS, CA, directeurs labos

Les décideurs : Président, VP CS, les
responsables de la recherche

Les chercheurs publiants

Les professionnels de la documentation

18. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Piloter...

Projet à l'initiative du SCD et de la direction de
la recherche : validation en juin 2006

Pilotage du projet par le SCD

Pas de postes dédiés

Financement demandé dans le contrat
quadriennal 2007-2010
Objectif attendu : 1500 dépôts fin 2010...

19. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
En pratique ?
Entrer dans le vif du sujet...

20. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Un groupe de travail
Septembre 2006. Constitution d'un groupe de travail mixte
constitué de :

Correspondants laboratoires

Correspondants bibliothèques

Représentants d'autres universités intéressées par le
projet

D'un représentant du SICD

21. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Les objectifs
8 réunions du groupe en 1 an ...

Définir les besoins et les contraintes des
laboratoires

Enquête et interview

Décrire les différents scénarios des dépôts
possibles

S'accorder sur la typologie des documents diffusés
dans l'archive ouverte.

Respecter les normes techniques et juridiques en
vigueur
Et ... changer les mentalités...

22. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Les grands principes retenus

UN dépôt unique pour le chercheur dans UNE
seule archive. Pas de double dépôt dans HAL :
compatibilité avec l'archive nationale

Pas d'obligation de dépôt mais...

Une archive ouverte doit avoir un contenu :

le texte intégral doit être obligatoirement déposé

Exception pour les documents confidentiels

23. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Les grands principes retenus
Des responsabilités bien réparties : un workflow simple
Le déposant :

est garant de la validité scientifique

dispose de l'autorisation de tous les auteurs

dispose des droits concernant les documents tiers (photos,
etc..)
Les gestionnaires de l'archive assurent :

la validation technique des documents et des métadonnées,

le contrôle des droits de diffusion (Romeo/Sherpa)

24. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Les grands principes retenus

Un dépôt rapide : pas plus de 5 minutes

Un format de diffusion unique : le format PDF

Une interface web en langue anglaise

Pas de classification thématique

25. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Qui peut déposer et quoi ?

Tous les enseignants-chercheurs qui font partie
des 4 établissements

Travaux de recherche réalisés au sein des 4
établissements

Travaux de recherche réalisés hors de ce périmètre

Dépôt exclusif de postprints dans l'archive
ouverte

Une typologie de documents définie avec les
chercheurs compatible avec l'archive nationale

26. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Typologie
Article
An article in a journal, magazine, newspaper. Not necessarily peer-reviewed. May be an
electronic-only medium, such as an online journal or news website. AUTHOR'S-VERSION
please : Many "Green" publishers do not allow the use of the published pdf file
Conference or Workshop Item
A paper, poster, speech, lecture or presentation given at a conference, workshop or other event.
Invited Conference
Oral communication expressed at the time of a congress and answering an invitation. It can be
given in opening of the event (plenary conference).
Other Conference
Oral communication (with support) made as a specialist (except congress) and answering an
invitation launched by a university, a school, an organization, a company,...
Book Section
A chapter or section in a book.
Book
A book.

27. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Typologie
PhD Thesis
A PhD thesis.
HDR
Habilitation à diriger des recherches.
Mémoire
University work (except thesis): master, maitrise, DEA, DESS, CNAM.
Patent
A published patent.
Popular scientific article
Document allowing the largest audience to reach the culture scientific, technical, industrial and
environmental
Report
Internal reports (only for archive).
Other
Something within the scope of the repository, but not covered by the other categories.

28. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Les index

Year

Person

Laboratory

Institution

Université de Toulouse

French research institution

Other partners

29. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Plateforme de diffusion
Choix « provisoire » : Eprints, logiciel libre OAI

Déjà utilisée pour l'archive des thèses

Facilement configurable

Une communauté active

Principales fonctionnalités :

Autocomplete-as-you-type

Export simple de ma bibliographie vers des logiciels
bibliographiques

Alertes spécifiques par mail ou fil RSS

Possibilité de mise en place de CV, de listing

Import de données possible

30. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Un groupe de travail
« pro doc »
Septembre 2007. Création d'un groupe de travail «pro
doc». 7 réunions en 3 mois
Travail sur les métadonnées. Assurer la
compatibilité avec :

l'archive nationale

les recommandations du GTAO
(http://gtao.wikidot.com)

31. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Un groupe de travail
« pro doc »
Rendre compatible l'archive locale avec HAL signifie
d'associer :

chaque auteur à un laboratoire connu de l'archive
nationale

à chaque Eprints, la classification de l'archive
nationale

32. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Un groupe de travail
« pro doc »

Définition des métadonnées obligatoires, visibles ou
non au déposant, pour chaque type de document

Définition des règles de saisie (largement reprises des
normes de saisie de catalogage)

Travail sur l'interface web du site

Rédaction de la FAQ, des aides en ligne, de la charte de
dépôt, etc...

Mise en place technique de la maquette suivant les
recommandations. Connexion au LDAP, etc...

33. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Ouverture officielle de l'archive ouverte OATAO
(Open Archive Toulouse/Toulouse Archive Ouverte)
le 17 janvier 2008
Nom de domaine PRES :
http://oatao.univ-toulouse.fr

34. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Organisation de l'archive
Comment ca marche ?

35. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Organisation

Une équipe de pilotage constituée des différents
SCD

Une équipe staff-oatao (~ 10 personnes)

Modération des articles (double, ...)

Contrôle des métadonnées

Contrôle technique des documents

Contrôle des droits de diffusion

Formation des utilisateurs

Une équipe tech-oatao (4 personnes)

Contrôle qualité

Organisation du travail

Formation des gestionnaires

Administration du serveur (mise à jour, développement, ...)

36. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Organisation

Des outils

Un wiki de travail

Google documents

Des listes pour :

Les gestionnaires (staff-oatao@)

Les administrateurs (tech-oatao@)

Les politiques (oatao@)

Des réunions régulières

37. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Organisation

Un peu de technique

Un serveur virtuel dédié : Red Hat Enterprise
Linux Server

2,8Go de RAM/38 Go de disque

Sauvegarde assurée par la DSI de l'INPT

EPrints 3.2.4 (Victoria Sponge)

Temps moyen par document : gestion

30 à 45 min

38. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
La communication
Peut-être le plus difficile...

39. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Faire savoir
Communication interne

Réunions/formation des chercheurs

Rédaction de « flyers »

Articles dans le journal de l'INP

40. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Faire savoir
Communication externe

Déclaration d'OATAO dans les différents sites de
références : ROAR, DRIVER, Eprints, OAISTER...

Articles (Arabesque - ABES), conférences (LIBER,
Journée Couperin), ...

Semaine de l'Open Acess 2010 : Interview de
chercheurs

Exemple : http://www.youtube.com/watch?v=HQQiDyImeLU&feature=related

41. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010

42. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010

43. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Statistiques ?
Retour sur investissement...

44. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010

45. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010

46. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010

47. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010

48. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010

49. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Les perspectives
Innover...

50. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Être à l'écoute des besoins

Faciliter la rédaction des rapports quadriennaux

Exportation des données (divers formats)

Rendre visible le travail des laboratoires

sur le site web du laboratoire (affichage adapté)
http://www.envt.fr/Documentation/ArchivesOuvertes.php?choix=xenobiotiques

sur les pages personnelles des chercheurs
http://personnel.isae.fr/laurent-joly/article/liste-de-publications.html
http://www.enfa.fr/recherche/laboratoires/toulouse-educagro/isabelle-fabre/

Assurer la sauvegarde des données

51. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Proposer de nouveau
services
Exemples :

importation DOI, Pubmed...

Afficher le nombre de citations des articles (Web
Of Science)

Les facteurs d'impact des revues ?

52. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Coopérer

Vers une coopération internationale et des
archives thématiques :

EPFL Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne

Universitat Politècnica de Catalunya

OATAO...

Le moissonneur du PRES toulousain

Nouveaux participants à OATAO :

Nouveaux laboratoires

Purpan, Météo ....

53. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
L'avenir : quelques pistes

Vers l'obligation du dépôt ?

Archivage externe : CINES

Une meilleur intégration au SI : référentiel interne
et externe...

Les soutenances de thèse (podcast)

Le web sémantique

Les données de la recherche

54. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Contacts
Sandrine Malotaux (sandrine.malotaux@inp-toulouse.fr)
Jean-Marie Le Bechec (Jean-Marie.LeBechec@inp-toulouse.fr)
OATAO : http://oatao.univ-toulouse.fr