Herramientas colaborativas.

1. Diego Coppola
Martín Crespo
Guillermo Defino
Adrian Finkelstein
Alejandro Garay
Tulio Pavan
Juan M. Rodriguez

2. Gestión de la Red
Contenidos del Trabajo:
 La propuesta del trabajo práctico es que los participantes exploren
posibilidades de diseñar una implementación de prácticas colaborativas
de gestión para responder a algún desafío concreto de
management, como por ejemplo alguna anomalía en las prácticas de
coordinación de acciones, de gestión del conocimiento y la
capacitación, de comunicación con los clientes o de generación de
innovación, por citar algunos de los dominios mas destacados de
intervención.
 Este desafío que mencionamos puede ser el de alguno de los miembros
del equipo en su posición laboral actual, o el de algún tercero que
conozcan, al que eventualmente le podrían sugerir, a posteriori, la
implementación de dichas prácticas.
 • Serán especialmente interesantes los casos en los que puedan mostrar
algunos resultados prácticos iniciales vinculados a dicha implementación.
Esto es factible dado que muchas herramientas colaborativas, de hecho la
mayoria de las que vimos en las clases, son gratuitas y se encuentran
operativas como servicios en web. Por supuesto, esta opción no es
obligatoria para cumplimentar el trabajo práctico.
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3. Gestión de la Red
Índice:
 Parte I: definición de la oportunidad de intervención.
Preocupaciones y anomalías
 Parte II: Diseño de la implementación de Herramientas
Colaborativas. Descripción de las mismas.
 Parte III: Plan de ejecución
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4. Gestión de la Red – Parte I
Introducción y Descripción de la Empresa
 Empresa del Rubro de Oil & Gas con operaciones en Argentina.
 Mas de 5000 empleados, Mas de 20000 empleados de
contratistas.
 Cotiza en Bolsas de Nueva York y Buenos Aires.
 Negocio dividido entre Upstream, Downstream, Retail (estaciones
de Servicio).
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5. Gestión de la Red – Parte I
Foco de Nuestro analisis
 Haremos foco en los proyectos de Sistemas orientados al Negocio
de Exploración y Producción.
 Mas de 400 empleados, mas de 3000 empleados de contratistas
en el área de sistemas.
 Un Business Partner de Sistemas por Negocio apoyados en un
área Cross de Soporte de Sistemas.
 Cartera de Proyectos 2013 de alrededor de 30 MM USD.
 Mas de 50 contratistas, muchas de ellas con la gente ubicada en
sus propias oficinas.
 Presencia naciente de gremios de Empleados Informáticos.
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6. Gestión de la Red – Parte I
Anomalías detectadas
 Metodología de Gestión de Proyectos muy dura y poco flexible.
 Equipos multidisciplinarios situados en distintas localizaciones.
 Dificultades en la comunicación entre miembros del equipo de
proyectos estable y las participantes ocasionales (áreas cross no
estan involucradas al 100% en el proyecto).
 Muchos recursos con asignación Part – Time
 Imposibilidad de gestionar la asignación del mismo recurso en
distintos proyectos.
 Dificultad para reunir a todos los interesados al mismo tiempo
para validar / relevar / lograr definiciones.
 Exceso de Correos Electrónicos.
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7. Gestión de la Red – Parte I
Oportunidades de Mejora
Estas dificultades planteadas exponen grandes oportunidades de
mejora:
 Comunicación e Integración entre equipos geográficamente dispersos.
 Colaboración en el armado de documentos de Proyecto
 Coordinación unificada de la cartera de proyectos y la asignación de
recursos y tareas
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8. Gestión de la Red – Parte II
Descripción de las Herramientas
Para poder aprovechar las oportunidades antes
mencionadas, analizamos implementar las siguientes
herramientas:
 Skype
 Google Docs
 Basecamp
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9. Gestión de la Red – Parte II
Descripción de las Herramientas
Para qué vamos a usarlo?: Para armar conferencias de trabajo o
reuniones de seguimiento de proyectos.
Participar desde el telefono movil o una tablet.
Independizarnos de la localización fisica
Realizar video conferencias de manera fácil.
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10. Gestión de la Red – Parte II
Descripción de las Herramientas
Para qué vamos a usarlo?: Para editar todos juntos los documentos
mientras nos reunimos.
Necesitamos que los demas no esperen un mail para poder avanzar con algo.
Y que cada uno pueda trabajar desde donde esté, con acceso a
internet, de esta forma evitamos los accesos VPN tan costosos para la
empresa.
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11. Gestión de la Red – Parte II
Descripción de las Herramientas
Para qué vamos a usarlo?: Para gestionar toda la cartera de proyectos online
de manera integral, pudiendo ver todos la asignación de los recursos, el avance
de las tareas, los issues y los riesgos.
Interactuar con todos los stakeholders del proyecto.
Aprovechar al know how de cada uno de los miembros del equipo utilizando los foros
en Basecamp (no perdemos tiempo coordinando reuniones que pueden hacerse
espontáneamente!).
Compartir información util entre compañeros aún en distintos proyectos.
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12. Gestión de la Red – Parte III
Plan de Ejecución
La adopción de estas tecnologías debe realizarse de forma lenta y
opcional, para que cada uno de los miembros observe las ventajas de
utilizarlas y las incorpore a su gestión personal. Esperamos que el contagio de
las mismas se realize de manera viral sin necesitar forzar por procedimiento a
utilizarlas.
Mes 1:
Instalar las aplicaciones y solicitar a cada uno de los miembros del equipo crear un usuario en
cada plataforma.
Compartir estos usuarios en el Sharepoint oficial del proyecto.
Breve capacitación / demo por parte de miembros del equipo (algún early adopter).
Realizar una reunión de equipo utilizando Skype, y utilizando laplataforma Google Docs para
al menos uno de los documentos a trabajar en la misma.
Subir el plan de alguno de los proyectos en curso a Basecamp.
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13. Gestión de la Red – Parte III
Plan de Ejecución
Mes 2:
Proveer de cámaras web a quienes aún no tengan.
Incrementar la cantidad de reuniones con Skype y comenzar a utilizar
videoconferencias.
Aumentar la cantidad de proyectos gestionados con Basecamp
Ir pasando paulatinamente todos los documentos a Google Docs.
Mes 3:
Reunión de evaluación de ventajas aportadas por el uso de esta tecnología
Evaluación económica para la adquisición de las mismas (Almacenamiento extra en
Google Drive, Licencia Pro de Basecamp, Usuario pro en Skype)
Analisis de nuevas herramientas a implementar (Blog para el proyecto / Evernotes
para compartir material de trabajo / etc.)
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