Diseño de entrada, salida, y archivos en un sistema de información

1. DISEÑO DE ENTRADA, SALIDA, Y ARCHIVOS EN EL SISTEMA DE
INFORMACIÓN OLIB
PRESENTADO POR: KAREN DE LA HOZ
SAIDA GUERRA DIAZ
PRESENTADO A:
LUZ STELLA GIRALDO
INGENIERA DE SISTEMAS
6 SEMESTRE
GURPO 3
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO, FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y
BELLAS ARTES, PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
ARCHIVÍSTICA Y BIBLIOTECOLOGÍA, CARTAGENA DE INDIAS, D.T.Y C.
23 DE NOVIEMBRE DE 2013

2. BIBLIOTECA FRAY ANTONIO DE MARCHENA, UNIVERSIDAD DE SAN
BUENAVENTURA – SECCIONAL CARTAGENA

3. INTRODUCCION
La salida es la capacidad de un Sistema de Información para generar la
información procesada hacia el exterior, bien sean datos de entrada o
resultados. Los Archivos son la esencia de cada uno de los datos que un
sistema de información debe contener y a su vez deben estar disponibles
para cuando el usuario los requiera, con exactitud y precisión , permitiendo el
almacenamiento y manejo adecuado de identificaciones teniendo como
propósito la buena administración. El diseño de entrada es el enlace que une
al sistema de información con el mundo y sus usuarios. Bajo la apreciación
de estos conceptos basaremos este trabajo, observando la importancia que
es para nuestras instituciones sean privadas o públicas, el mantener
ordenada nuestra información, ya que son los recursos que tanto usuarios
internos como externos deseamos recibir a la hora de requerirlo y no tener
ninguna clase de inconvenientes. Las nuevas herramientas tecnológicas son
de mucha ayuda es por eso que la Universidad de San Buenaventura
Cartagena, ha buscado implementarlas ya que su deseo es que los usuarios
se sientan satisfechos con sus productos. Para esto cuenta con una gama de
herramientas tecnológicas que disponen de diseños de entradas, salidas y
del sistema, siempre vigilantes a que cumplan con los requerimientos y
necesidades de información.
Con el desarrollo de este trabajo conoceremos los sistemas que la
universidad posee y sus elementos, para que los usuarios gocen de su
utilidad.

4. JUSTIFICACION
Este trabajo se realiza con el fin de destacar las herramientas informáticas
que se adquieren en nuestros centros de información, en este caso la
biblioteca de la Universidad de San Buenaventura Cartagena, para suplir o
llenar las expectativas de información de nuestros usuarios internos y
externos. Se hace necesario tener sistemas de información bien
conformados de tal manera que suplan los requerimientos del personal
directivo que lo contrata para el buen funcionamiento de la institución, y sean
estos sistemas útiles a la hora de tomar decisiones, de dar respuestas
prontamente y de ser diligentes, veraces y agiles al hora de prestar un buen
servicio a nuestros usuarios.

5. OBJETIVO GENERAL
Mostrar los modelos de diseños de salida, entra y sistema que posee la
Universidad de San Buenaventura en su biblioteca, para satisfacer las
necesidades de información de los usuarios.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:



Identificar los medios de salida del sistema que utiliza la biblioteca de
la Universidad.
Presentar las bases de datos que la biblioteca utiliza y que
información controla a través de ellas.
Conocer los controles que se realizan para la adquisición y consulta
del material bibliográfico.

6. BIBLIOTECA CENTRAL FRAY ANTONIO DE MARCHENA, UNIVERSIDAD
DE SAN BUENAVENTURA SECCIONAL-CARTAGENA
SISTEMA DE INFORMACIÓN OLIB 9.0
La biblioteca de la universidad de san buenaventura seccional Cartagena,
cuenta con los siguientes servicios: consulta en sala, préstamo externo,
renovación del material bibliográfico, acceso a Wi-fi, sala de internet,
consulta a bases de datos, revistas electrónicas, y otros recursos
electrónicos, préstamo interbibliotecario, información y orientación al usuario,
devolución y reserva del material bibliográfico.
Cuenta con el sistema de información OLIB.
Durante más de 18 años, OLIB se ha mantenido a la vanguardia de la
administración de bibliotecas, optimizando las operaciones internas y
abriéndose a nuevas maneras de entregar información bibliotecaria a los
usuarios finales.
Ofrece una exclusiva combinación de eficiencia bibliotecaria, facilidad de uso
y capacidades multimedia avanzadas. Además, actúa como guía para las
bibliotecas cuya visión es hacer más con su servicio.
OPAC WebView
Interfaz intuitiva del usuario final que obtiene resultados
mediante la búsqueda basada en lenguaje natural. Es
absolutamente configurable y ofrece una gran cantidad
de funciones de autoservicio para autorenovación, SDI,
solicitud de recomendaciones de adquisición y
publicación de consultas en línea. Incluye además
soluciones flexibles de exportación y funciones de
mejora (sobrecubiertas de libros).
Catalogación
Ofrece la capacidad de catalogar una amplia variedad
de tipos de medios tradicionales y no tradicionales
desde sitios Web hasta 'conocimiento.' Incluye además
control total de autoridades, importación y exportación
de MARC y un tesauro.

7. Circulación y
usuarios
Incluye una gama completa de funcionalidades de
circulación, además de Importación de usuario y
software fuera de línea. Manejo de reservas de sitios
múltiples y mensajería electrónica.
Adquisiciones y
cuentas
Brinda asistencia para el proceso de pedido completo
de todos los tipos de materiales, incluso pedidos
pendientes, publicaciones de hojas sueltas y
funcionalidades ‘en aprobación’.
Control de
publicaciones
seriadas
Una solución altamente flexible, capaz de manejar
publicaciones regulares, habitualmente irregulares e
irregulares. Incluye también las funcionalidades del
Servicio de consolidación para aquellos cuyos
proveedores ofrecen también un servicio de devolución.
MÓDULOS MEJORADOS
Administración de
consultas
Un completo módulo de administración de consultas
para registrar solicitudes, realizar el seguimiento de
las mismas y responderlas. Calcula el tiempo
dedicado y crea una base de datos de preguntas
más frecuentes, con las respuestas.
Préstamos
interbibliotecarios
En el caso de los sitios que desean administrar (ILL)
Préstamos Interbibliotecarios con mayor eficiencia, el
módulo ILL se encarga tanto del suministro como de
la solicitud de ILL mediante el uso de varias
funciones automáticas de control que permiten
reducir las tareas que demandan demasiado tiempo.
Administrador de
Diseño
Un elemento de la interfaz WorldView del personal
que se emplea para personalizar las pantallas y
adaptarlas a las prácticas y los requisitos de trabajo

8. locales. También se puede utilizar para generar
diseños de impresión y pantallas nuevas para
catalogar tipos de medios no tradicionales.
DISEÑO DE SALIDA
Diseño de salida: salida es un término algo confuso. Lo emplea el personal
informático cuando se refiere a la transferencia de datos desde un
procesador central a un medio magnético tal como cinta, disco, etc. Se utiliza
también para describir lo que sale de un sistema informático hacia el usuario
para que este actué.
El diseño de la salida de la computadora debe avanzar en una forma
organizada y bien pensada: tiene que desarrollarse correctamente mientras
que al mismo tiempo se garantice que cada elemento de la salida está bien
diseñado para que las personas encuentren que el sistema es fácil de
emplear
Una de las características más importantes para los usuarios de un sistema
de información es la salida que este produce. Si la salida no tiene calidad,
entonces el sistema puede parecer para los usuarios tan poco necesario que
evitaran usarlo, tal vez esto se convierta en causa de fracaso.
Objetivos de la salida
La salida de un sistema de información debe alcanzar uno o más de los
siguientes objetivos
1. Expresar información relacionada con la actividades pasadas, estado
actual o proyecciones para el futuro
2. Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o
advertencias
3. Iniciar una acción
4. Confirmar una acción

9. MÉTODOS DE INFORMACIÓN DE SALIDA
Existen 4 métodos principales de información de salida según los cuales
actúan las personas
1. Impresión, bien sea mediante impresora de impacto (martillos que
golpean la cinta de la impresora de papel) o impresora de no-impacto
(tinta, electrostática, etc.)
2. Visualización en una pantalla
3. Microfilm
4. Síntesis de voz
El método uno se puede clasificar a su vez en: impresora de cadena, en
los métodos uno y tres el analista deberá definir la estructura de la
información según estándares formales, en parte para facilitar la
programación de los requisitos.
No obstante, debe considerarse la facilidad o no de la programación,
salvo muy buenas razones, como puede ser un sustancial ahorro de
coste que pueda impedir dentro de los requisitos del usuario, obtener la
información de salida que más pueda ayudarle.
PAPEL DEL USARIO
El diseño de salida es una faceta del trabajo en la que el usuario debe
desempeñar un importante papel
aunque necesita de la ayuda
profesional del analista de sistema que debe describir las características
operacionales de los diversos dispositivos que proporcionan la salida y
para asegurar que sus requisitos son viables dentro de las limitaciones de
coste y de no interferencia con otros requisitos del sistema
TIPOS DE SALIDA
Sin importar si la salida es un reporte o un listado del contenido de un
archivo, éste siempre es resultado de un proceso por computadora: la
salida de un sistema puede ser:
 Un reporte
 Un documento

10.  Un mensaje
De acuerdo con las circunstancias y los contenidos, la salida puede
ser impresa o presentada en una pantalla.
El contenido de la salida tiene su contenido en las siguientes fuentes:
1. Recuperación de un dispositivo de almacenamiento
2. Trasmisión desde un proceso o actividad del sistema
3. Directamente desde una fuente de entrada
El término de usuarios es ambiguo para un fabricante de ordenadores,
una organización que los utilice es un usuario, para el departamento de
informática de una organización, cualquier otro departamento externo que
recibe las salidas es un usuario. Si existen diferentes tipos de usuario, los
conceptuales más alejados del sistema se denominan a veces usuarios
finales o clientes-finales.
Por consiguiente las salidas se pueden catalogar en:
Salidas externas
Salidas internas
Salidas de operaciones del ordenador
Diseño de entrada
El diseño de entrada es el enlace que une al sistema de información
con el mundo y sus usuarios. Algunos aspectos del diseño cambian, lo
que depende si el sistema está orientado hacia lotes en línea. Pero sin
considerar el sistema.
OBJETIVOS DEL DISEÑO DE ENTRADA
El diseño de entrada consiste en el desarrollo de especificaciones y
procedimientos para la preparación de datos de una transacción en
una forma utilizable para su procedimiento, así como la entrada de los
datos. La entrada de los datos se logra al instruir a la computadora
para que lea ya sea el documento escrito o impreso, o por personas
que los escriben directamente en el sistema.

11. Los 5 objetivos que sirven de guía para el diseño de la entrada son:





Control de la calidad de entrada
Evitar retrasos
Evitar los errores en los datos
Evitar los pasos adicionales
Mantener la sencillez del proceso
MÉTODOS DE CAPTURA DE DATOS
El método utilizado para capturar los datos de las transacciones afecta en
forma marcada la capacidad de análisis para cumplir con los objetivos que
hasta el momento se han mencionado. Existen 4 métodos diferentes a
considerar y cada uno emplea equipo y preparación de datos específicos:
captura de documentos fuente por medio de perforadoras, dispositivo
teclado-almacenamiento, reconocimiento óptico de caracteres y entrada
directa a través de terminales inteligentes.
VALIDACIÓN DE LA ENTRADA
Los diseños de entrada tienen como finalidad reducir las posibilidades de
cometer errores o equivocaciones durante la entrada de datos. Sin embargo,
el analista siempre debe suponer que se presentaran errores, esto debe
detectarse durante la entrada y corregirse antes de guardar los datos o
procesarlos, es mucho más difícil corregir datos equivocados después de
almacenarlos que antes que hacerlo. De hecho los datos equivocados se
olvidan con frecuencia hasta que alguien utiliza un reporte basado en esos
datos y cuestiona su exactitud y validez.
VERIFICACIÓN DE LA TRANSACCIÓN
Lo primero y más importante es identificar todas las transacciones que no
son validad, esto es: inaceptable. Las transacciones pueden crear en esta
categoría porque están incompletas, no autorizada e incluso fuera de lugar.
Controles de lotes, validación de transacciones, prueba de secuencia,

12. VERIFICACIÓN DE DATOS DE LA TRANSACCIONES
Aunque las transacciones validas pueden contener datos que no lo son. por
los consiguiente, el analista debe asegurarse de especificar métodos para
validar los datos cuando desarrollan procedimientos de entrada. Existen
cuatro métodos para validar los datos




pruebas de existencia
prueba de límites y rangos
prueba de combinación
procesamiento duplicado
DISEÑO DE ARCHIVOS
El diseño de archivos es la forma en que se crean los archivos de una
manera sistematizada para darle un cierto orden al acomodo de los datos
que se encuentran en cada uno de ellos. La forma en que se van creando los
datos para los que en algún momento los vamos a utilizar es necesario tiene
en cuenta la forma en que tendremos los archivos de nuestro sistema de
información o en nuestro uso de usuario de informática.
El analista de sistemas es el responsable de diseñar archivos, determinar su
contenido y elegir un método para organizar los datos. Al mismo tiempo si las
aplicaciones propuestas utilizan los recursos de la base de datos.

13. MÓDULO DE PRÉSTAMO
Incluye una gama completa de funcionalidades de circulación, además de
Importación de usuario y software fuera de línea. Manejo de reservas de
sitios múltiples y mensajería electrónica.
MÓDULO DE CATALOGACIÓN
Ofrece la capacidad de catalogar una amplia variedad de tipos de medios
tradicionales y no tradicionales desde sitios Web hasta 'conocimiento.'
Incluye además control total de autoridades, importación y exportación de
MARC y un tesauro.
Acción
Lectura del código de barras
Autorizado
Préstamo
de libro
1
No autorizado
Préstamo
Ingreso manual código de
Actor
barras
Generan
log/estadísti
cas de
préstamo
Entrega de
devolución de
libros

14. Acción: Todo lo que ejecuta un sistema
Actor: todo los que ejecuta una persona

20. DISEÑO DE ARCHIVOS
Usuario: nombres,
apellidos, dirección,
telefono, correo
eletrónico, programa al
que pertenece,
categoria
Libro: título,
autor,edición,editorial,si
gnatura tpografica, No.
de paginas, idioma,
publicador, ubicación,
año de publicación
Emplado: nombres,
apellidos, dirección,
telefono, correo
eletrónico, programa al
que pertenece,
categoria
Préstamo: número
de préstamo,codido
de barras del libro,
No. de identificacion
del usuario, fecha
de devolución
Estadísticas. de
préstamo, consulta en
sala, catalogación,
ingreso de libros al
sistema, libros mas
consultados, etc.

21. BIBLIOGRAFIA
Análisis y diseño de sistemas, Kenneth E, Kendall, México: Prentice-Hall
Hispanoamericana, 1997
Análisis y diseño de sistemas de información, James A, Senn, México:
McGraw-Hill, 1992
Análisis y diseño de sistemas de información, Jeffrey L, Bogotá: McGraw-Hill,
1996