Tijdens mijn workshops over time management laat ik zien hoe je weer controle krijgt over de jouw beschikbare en wat je kunst doen om stress te verlagen door onthaastingstechnieken. Het boek 'Schat, het wordt wat later' met ruim 150 tips, is verkrijgbaar via de website.

1. Time Management
door

2. Enkele publicaties

3. •Vragen
•Introductie Time Management
•De relatie tussen tijd en werk. Is tijd wel geld?
•Het afnemen en uitleggen van de DAS-test
•Interne en externe factoren
•Inventarisatie tijdverspillers
•Moet ik dit nu doen?
•Assertiviteit
•Delegeren/Motiveren
•Organisatie geeft overzicht; hoe overzicht krijgen?
•Storingen en interrupties beheersen
Programma

4. Spreuk van de dag
‘Onze geest is als een parachute;
ze functioneert alleen maar als
ze open is!’

5. Wanneer heb je
het gevoel
dat je TIJD
te kort komt?
(Discussie)

6. Tijdsbewustzijn
‘De tijd vliegt niet; het zijn
de mensen die vliegen!’
Juana Cruz Gonzalez

7. Wat is time management?
• Anders denken; anders werken.
• Niet harder werken; slimmer!
• Leiden in plaats van lijden!
• Hard voor de materie; zacht voor de mens.
• Persoonlijke en zakelijke discipline.
• Creatief proces voor verandering/verbetering.
Kortom: Communiceren!

8. TM is een
werkproces
Het is een klim
die inzet, betrokkenheid
en creativiteit vergt

9. Met andere woorden:
Je bent en kent de oplossing van
je eigen problemen!

10. Wat wil je met Time Management
bereiken?
En, wat heb je er voor over?

11. De eerste oefening!
Hoe lang nog?

12. Bereken beschikbare tijd
• Met pensioen: …….. jaar
• Huidige leeftijd: …….. jaar
• Aantal te werken jaren: …….. jaar
• …… jaren X 1760 uur= ……….. Uur(1)
• vrije tijd:
• ……. jaren x 2320 uur= ………… uur(2)
• Tel 1 en 2 bij elkaar op: ………… uur.

13. ‘Er wordt meer tijd verknoeid met
werken dan met niets doen.’
Jean de Boison

14. Waardoor kom je tijd tekort?
• Laatste moment
• Teveel taken
• Binnenvallers
• Teveel mail
• Telefoon aannemen
• Dringende werkzaamheden collega´s
• Onverwachte zaken tussendoor
• Vragen collega´s
• Tussendoor overleg/klussen
• Afwijken van planning
• Het vasthouden aan een planning
• Verkeerd inschatten benodigde tijd
• Te precies werken
• Teveel dingen op bureau
• Teveel tijd aan ´doorlopen´ /uitstellen van werk

15. Interne/externe oorzaken

16. De oorzaak van alle problemen

17. DAS-profiel
Testje
Dominant
Afstand.
Sociaal

18. Dominant Gedrag
• Hier en nu!
• Impulsief
• Open
• Creatief
• Communicatief
• Emotioneel
• Ego belangrijk
• A-diplomatiek
• Generalisten
• Drammerig
• Vastbesloten
• Ad hoc
• Slordig
• Onbewust
• Zelfbewust
• Actie gericht
Welke problemen zijn te verwachten?

19. Afstandelijk gedrag
• Toekomst gericht
• Afstandelijk
• Zwijgen
• Selectief
luisteren
• Cijfers/feiten
• Logisch
• Rationeel
• Conservatief
• Precies
• Details belangrijk
• Gesloten
• Kat uit de boom
• Hekel werkdruk
• Trage beslissers
Welke problemen zijn te verwachten?

20. Sociaal gedrag
• Verleden
• Sterk geheugen
• Amicaal
• Hak op de tak
• Generalist
• Emotioneel
• Relatie gericht
• Gezellig
• Beloven
veel/presteren
minder
• Hekel aan conflict
• Zoekt balans
• Communicatief
• Contact vaardig
• Geen ‘neen’
kunnen zeggen
Welke problemen zijn te verwachten?

21. Discussiepunt:
Bent u een ochtend- of avondmens?
Geef reacties weer en de gevolgen.
Bepaal privé – en zakelijke consequenties.

22. Wanneer
ervaar je
stress?

23. Bepaal eerst doelstellingen

24. of
=

26. Hoeveel?

28. Hoeveel?

29. Weet je dat…
Secretaresses 60% van hun tijd
besteden aan controleren van hun
files en het zoeken naar informatie
Naar 75 tot 80% van de opgeslagen
informatie nooit meer gevraagd
wordt!

30. Hoe werk je?
Onderzoek je werkgewoonten!
Krijg een helder beeld!

31. Moet ik dit nu
doen?

32. • Dwang?
• Wie? Delegeer!
• Dit of dat? Prioriteit
• Bepaal actie. Nu, later, nooit!
• Ga aan de slag!
Maak een duidelijke beslissing!

33. E-mail management

34. Houd controle
• Doe het eenmaal
• Los problemen op zolang
ze nog klein zijn
• Schoon achterstanden op

35. Onderbrekingen
• Externe oorzaken
Telefoongesprekken
Mensen willen met je praten
E-mail & sociale media
• Interne oorzaken
Deadlines niet halen
Incompleet of incorrect werk
Niet aan doelstellingen gehouden

36. Houd controle
• Voeg meerwaarde toe aan een
nieuwe taak
• Gebruik Doe het Nu!!!
• Beslis of het jouw aandacht nodig
heeft
- delegeren?
- deleten?
• Neem een duidelijke beslissing
wanneer je het doet
- planning
• Een taak is niet af totdat het is
gefiled op de juiste plek -
papier of elektronisch!

37. Uitstelgedrag
• Je wilt het niet doen
• Het is teveel
• Het is te gecompliceerd
• Het is geen prioriteit

38. Start met een butklus!

39. Voorkom teveel communicatie
E-mail management
Nieuwsbrieven
Berichten sociale media
Dubbele informatie (digitaal en analoog)
Abonnementen
……………………………

40. E-mail: DOE HET NU!
• Plan tijd(en) in e-mail te behandelen
(bundelen)!
• Behandel elk item door te beslissen:
– het NU te doen
– het NU te delegeren – taakopdrachten
– het NU te plannen – sleep naar takenlijst / agenda
– het NU te filen - referentie folders/mappen
– het NU te deleten
• …en ga door naar het volgende
• Nooit een item terugzetten of
achterlaten in de Inbox!

41. Verzonden berichten en In box:

42. Prullenbakken
Beoefen het werkwoord!
Bewaren of weggooien?
Waarom je dingen bewaren?
Waar kan ik het dan vinden?

43. De 72 uur regel

44. Contact: