1. Hulshoff kan uw archiefbeheer uit handen nemen. We regelen zowel opslag als
beheer en onderhoud van uw bedrijfsinformatie (archief). Dankzij de beste beveiligings-
systemen en -procedures, en softwareondersteuning is uw bedrijfsinformatie bij ons
met de grootste zorg omgeven.
Hoe werkt Archiefbeheer?
In de opslagruimten van Hulshoff wordt vrijwel alles gearchiveerd. Van archiefdozen, losse
dossiers, röntgenfoto’s tot en met tapes, cd’s en microfilms. Onze klimaatbeheersing zorgt
voor optimale condities voor uw archieven en gaat tegelijkertijd ongedierte tegen.
1. bezoek adviseur
Een adviseur van Hulshoff komt altijd eerst bij u langs om een werkwijze af te spreken en
een coderingsschema voor de archieven op te stellen.
2. coderen
Voorafgaand aan het archiveren wordt een coderingsschema voor uw archieven opgesteld.
Hiermee kunnen snel en eenvoudig uw papieren worden teruggevonden in het systeem.
Hulshoff zorgt voor de (unieke) codering en instrueert uw medewerkers hoe ze ermee om
moeten gaan.
3. overbrengen
Liggen de procedures en codering vast, dan kan er worden de archieven door Hulshoff
Projectverhuizingen overgebracht naar de opslag van Hulshoff. Uw papieren zijn gegarandeerd
uiterlijk de volgende dag weer beschikbaar.
4. raadplegen
De archieven die door ons worden beheerd, kunt u altijd raadplegen. Vooraf kunt u aangeven
welke personen binnen uw bedrijf hiertoe geautoriseerd zijn. In eerste instantie is een naam
en handtekening voldoende. Als een archiefstuk per fax wordt opgevraagd, wordt de hand-
tekening gecontroleerd, en de aanvraag goedgekeurd. Uw medewerkers kunnen ook een
password krijgen, of via Internet (uiteraard streng beveiligd) het archiefstuk opzoeken. Het is
heel makkelijk om bij Hulshoff uw archieven in te zien. Wij zijn 24 uur per dag, zeven dagen
in de week geopend en beschikken over een eigen koeriersdienst. Als het moet, hebt u uw
archieven binnen twee uur in huis.
> ARCHIEFBEHEER
> DIGITALISERING
> PROJECTVERHUIZINGEN
> ARCHIEFBEHEER

2. Beveiliging
Bij Hulshoff zijn uw archieven in veilige handen. Onze beveiligingssystemen tegen brand
en inbraak voldoen aan de allerhoogste eisen van de stichting BORG. Hierdoor is sabotage
onmogelijk. Er heerst binnen een vrijwel constante temperatuur en ongedierte worden door
experts preventief bestreden. Ook is er altijd rechtstreeks verbinding met de brandweer en is
heeft Hulshoff een geavanceerd toegangscontrole systeem. Opgeslagen archieven zijn alleen
in te zien door diegenen met toegang tot het geautomatiseerde systeem. Uiteraard zijn al
onze systemen ISO-9001 gecertificeerd
Transport in eigen beheer
Hulshoff voert alle transporten in eigen beheer uit. Onze eigen koeriersdienst met vaste
chauffeurs leveren uw archiefstuk(ken) gegarandeerd op tijd. Dankzij het barcodesysteem,
kunt u op elk gewenst moment informeren waar uw stuk zich bevindt of aan wie en wanneer
het is uitgeleverd.
Bezorging
Wij bezorgen uw archiefstukken op 3 gegarandeerde levertijden:
• De volgende dag (gegarandeerd binnen 24 uur)
• Dezelfde dag ( ’s morgens besteld: ’s middags geleverd)
• Spoedbezorging (gegarandeerd binnen 2 of 3 uur, afhankelijk van de regio)
Vernietiging
Na een bepaalde tijd, moeten of kunnen archiefstukken vernietigd worden. Bij Hulshoff is
dit van tevoren in het systeem opgeslagen. Aan het begin van het jaar krijgt u een lijst met
de stukken die voor vernietiging in aanmerking komen. Als u deze ondertekent, worden de
stukken vernietigd. Als bewijs ontvangt u van ons een verklaring dat de vernietiging volgens
de eisen van De Nederlandsche Bank is gebeurd.
Waar zit Hulshoff Archiefbeheer?
Het hoofdkantoor en distributiecentrum van Hulshoff Archiefbeheer is gevestigd in Almere.
Daarnaast zijn er full-service vestigingen in Amsterdam en Soest. Door deze centrale ligging
en de door onze gebruikte systemen kunnen wij u gegarandeerde levertijden bieden. Zonodig
hebt u opgevraagde archiefstukken binnen 2 uur in huis.